PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI Fathiah,S.T.,M.Eng fathiah@uui.ac.id 085277892641

Model Model adalah penyederhanaan dari sesuatu, mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas. Jenis Model: Model Fisik Penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi (dalam skala tertentu) Model Narratif Penggambaran entitas secara lisan atau tulisan Model Grafik Penggambaran entitas melalui garis, simbol atau bentuk Model Matematik Persamaan 2PS EOQ = M 2

Model Grafik dari Konsep Kuantitas Pemesanan Ekonomis (EOQ) Biaya (Cost) Total biaya Biaya Penyimpanan Biaya Pembelian EOQ Jumlah Pemesanan (Order Quantity) 3

Prepare Sales Order Report Prepare Sales Order Report Sales Orders Sales Orders Customers 1. Edit Sales Orders Edit Sales Orders Edit Sales Orders 2. Enter Sales Order Data 1. Sales Order Data Sales Orders Enter Sales Orders 3. Prepare Sales Order Report Sales Orders Enter Sales Order Data Sales Order History File 2. Sales Order Report Prepare Sales Order Report 3. Sales Order History File Sales Orders Report Sales Manager A. A Flowchart B. A Data Flow Diagram 5

Kegunaan Model Model Sistem Umum Keempat model mempermudah pengertian/pemahaman dan komunikasi Model matematika membantu memperkirakan masa depan. Model Sistem Umum Sistem Fisik Arus Material (Material flow) Arus Personil (Personnel flow) Arus Mesin (Machine flow) Arus Uang (Money flow). 5

Sistem Fisik Perusahaan Proses Transformasi Output Sumber Daya Input Sumber Daya Boundary of the Firm 7

Model sistem Konseptual Sistem Lingkatan Terbuka Sistem Lingkaran Tertutup Pengendalian Manajemen Pengolah Informasi . SD Input Transformasi SD Output Informasi Informasi Manajemen SD Input Transformasi SD Output Informasi Informasi Manajemen Pengolah inf SD Input Transformasi SD Output

Model sistem Konseptual Lanjutan… Management by exception  3 keuntungan & 4 kendala Mengkombinasikan standar dengan output dari pengolahan Manajer terlibat dlm aktifitas yang menyimpang Kemampuan dasar CBIS Faktor Sukses Kritis (Critical Success Factors -CSFs) Kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuannya Memiliki beberapa CSF Terfokus pada sebagian operasi perusahaan Arus Keputusan Data diolah menjadi informasi dgn pengolah informasi Manajer mengolah informasi menjadi keputusan-keputusan

Model Sistem Umum Perusahaan Lingkungan Standar Informasi dan Data Keputusan Informasi Pengolah Informasi Manajemen Data Sumber daya Fisik Sumber daya Fisik Input Sumber daya Proses Transformasi Output Sumber daya 21

Sistem Lingkaran Tertutup Mekanisme Pengendalian Umpan balik Umpan balik Input Sumber daya Output Sumber daya Proses Transformasi 9

Sistem Fisik Perusahaan sebagai Sistem Terkendali Manajemen Informasi Informasi Input Sumber daya Proses Transformasi Output Sumber daya 10

Laporan Penjualan dari Produk yang Paling Laku Year-to-Date % of Total Item Number Item Description Sales Volume Year-to-Date Sales 400293 BRAKE PIPE $1,702.93 .068 319421 DOOR HANDLE GASKET 1,624.00 .065 786402 CLUTCH DRIVEN PLATE 1,403.97 .056 190796 CARPET SNAP 1,102.00 .044 001007 SPARK PLUG 1,010.79 .040 739792 HOSE CLIP 949.20 .038 722210 RUBBER PLUG 946.73 .038 410615 UPPER DOOR HINGE 938.40 .038 963214 REAR TUBE SHOCK 922.19 .037 000123 NEEDLE VALVE 919.26 .037 Totals $11,519.47 .461

Informasi Dikumpulkan dari Seluruh Elemen Sistem Fisik Manajemen Informasi Informasi Proses Transformasi Input Sumber daya Output Sumber daya 12

Laporan Analisis Pemasok Item Number: 410615 Item Description: Upper Door Hinge SUPPLIER LAST UNIT DAYS TO PCT. NUMBER NAME DATE P.O. # QTY. PRICE RECEIPT REJECTS 3062 CARTER 7/12 1048-10 360 $8.75 12 .00 & SONS 4189 PACIFIC 4/13 962-10 350 9.10 08 .02 MACHINING 0140 A.B. 1/04 550-10 350 8.12 03 .00 MERRIL 2111 BAY AREA 8/19 1196-10 360 11.60 19 .04

Suatu Laporan Status yang Menyediakan Informasi tentang Proses Transformasi Job Number: 84-182 Customer: Wankel Automotive CURRENT STATUS Step 4-weld supports to frame Department 410-Welding Date and Time Begun-10/8; 10:15A Projected Job Completion-10/14; 9:30A NEXT PROCESS Step 5-paint frame Department 632-Paint

Pengolah Informasi Mengubah Data Menjadi Informasi Manajemen Data Input Proses Transformasi Output Sumber daya Sumber daya 15

Dimensi Informasi Relevansi (Relevancy) → berkaitan langsung dengan masalah yang ada Akurasi (Accuracy) → ketelitian Ketepatan Waktu (Timeliness) → tersedia sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan hilang Kelengkapan (Completeness) → informasi lengkap tapi tidak berlebihan (kelebihan informasi / information overload) 16

Sistem Konseptual Mengendalikan sistem fisik Terdiri dari: Manajemen Pengolah Informasi Standar 18

Perbandingan antara Tujuan dan Standar Tujuan Standar Kinerja Mencapai vol penjualan sedikitnya Rp 25 Milyar Mempertahankan 20% pangsa pasar Mempertahankan tingkat pertumbuhan tahunan 15%. Memenuhi Kebutuhan Pelanggan Membayar dividen kepada para pemegang saham tiap triwulan Mempertahankan harga saham perusahaan di atas Rp 85.000 per saham Menghasilkan return on investment bagi pemilik Mewujudkan laba setelah pajak 15% dari penjualan Mempertahankan rekor hari tanpa kecelakaan kerja Menjaga turnover pekerja di bawah 10% Beroperasi secara Efisien Investasi bagi Masa Depan Investasi sedikitnya 15% dari penjualan untuk penelitian dan pengembangan Persediaan yang habis tidak lebih dari 2% jenis barang dalam persediaan sepanjang tahun Menjaga jumlah pesanan yang belum terselesaikan kurang dari 5% daru seluruh pesanan yang diproses Tidak terjadi penutupan pabrik karena kekurangan bahan mentah Mengembangkan Sumber Pasokan Beroperasi secara Etis Berhasil membela perusahaan terhadap tuntutan hukum dari pelanggan, pemasok, dan pemerintah

Standar Kinerja Disediakan untuk Manajemen dan Pengolah Informasi Data Proses Transformasi Input Sumber daya Output Sumber daya 19

Perubahan Dibuat dalam Sistem Fisik Melalui Arus Keputusan Standar Keputusan Informasi Pengolah Informasi Manajemen Data Proses Transformasi Output Sumber daya Input Sumber daya 20

Penggunaan Model Sistem Umum Pasar Swalayan (Supermarket) Semua sember daya fisik mengalir melalui sistem fisik tetapi arus utama adalah arus material Biro Hukum (Law Firm) 23

Pandangan Umum Pemecahan masalah Keputusan Struktur Masalah : Respon untuk menekan akibat yang buruk Memanfaatkan peluang untuk keuntungan Keputusan Pemilihan strategi atau tindakan Struktur Masalah : Terstruktur Tak Terstruktur Semi terstruktur

Elemen Pemecahan Masalah Problem Elements of the conceptual system Standards Desired state Alternate solutions Problem solver (manager) Information Current state Constraints Solution

Langkah Pendekatan SIstem Phase I: Usaha persiapan Step 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem Step 2. Mengenali sistem lingkungan Step 3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan Phase II: Usaha Definisi Step 4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem Step 5. Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu Phase III: Usaha Solusi Step 6. Mengidentifikasi solusi alternatif Step 7. Mengevaluasi solusi alternatif Step 8. Memilih solusi terbaik Step 9. Menerapkan solusi terbaik Step 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan baahwa solusi itu efektif

Faktor Pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah Merasakan Masalah Penghindar Masalah (Problem Avoider) Pemecah Masalah (Problem Solver) Pencari Masalah (Problem Seeker) 2. Mengumpulkan Informasi Gaya teratur (Preceptive Style) Gaya menerima (Receptive Style) 3. Menggunakan Informasi Gaya Sistematis (Systematic Style) Gaya intuitif (Intuitive Style)

Pendekatan Sistem dalam Perspektif Pendekatan sistem hanyalah akal sehat Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar