PERENCANAAN : Perencanaan Organisasi & Penetapan Tujuan 5 & 6 PERENCANAAN : Perencanaan Organisasi & Penetapan Tujuan 7/23/2019 muliati@stmik-mdp.net

Pengertian Perencanaan Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan – tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. 7/23/2019

Pengertian Perencanaan Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal : Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kemudian hari. 7/23/2019

Tahapan dalam Perencanaan Menetapkan tujuan Merumuskan keadaan saat ini Identifikasi kemudahan dan hambatan Mengembangkan rencana atau kegiatan TUJUAN 7/23/2019

Tahapan dalam Perencanaan Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan. Tahap 3 : Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatanperlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk mencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada. 7/23/2019

Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Manajemen Lainnya 7/23/2019

Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Manajemen Lainnya Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan , phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Pengarahan Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dan faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya, dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Pegawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Bagi manajer hal ini menunjukkan apakah rencana yang telah disusun realistik atau tidak, bila rencana tidak realistik atau praktek manajemen buruk akan menyebabkan rencana tidak dikerjakan seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. 7/23/2019

Tipe –tipe Perencanaan 7/23/2019

Tipe –tipe Perencanaan Rencana-rencana strategik (strategik plans), yang direncanakan memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas – mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi Rencana-rencana operasional (operational plans), penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai. Ada dua tipe rencana-rencana operasional : Rencana sekali pakai (single use plans) dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai. Rencana tetap (standing plans) merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang. 7/23/2019

Kebaikan Perencanaan Strategik Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum timbul dan menanganinya sebelum lebih berat. Membantu para manajer dalam pembuatan keputusan. Analisa hati-hati dari perencanaan strategik memberikan pada para manajer lebih banyak informasi yang mereka perlukan untuk membuat keputusan-keputusan yang baik. 7/23/2019

Kelemahan Perencanaan Strategik Kelemahan perencanaan strategik formal adalah hal itu memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar Dalam banyak organisasi perencanaan strategik memakan waktu bertahun-tahun agar berfungsi dengan lancar, sehingga dapat kehilangan kesempatan Perencanaan strategik kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko. 7/23/2019

Kriteria Penilaian Efektivitas Rencana Efektivitas perencanaan Kegunaan Ketepatan Waktu Efektivitas biaya Akuntabilitas Ruang lingkup Ketepatan dan objektivitas 7/23/2019

Kriteria Penilaian Efektivitas Rencana Kegunaan. Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana. Ketepatan dan objektivitas. Rencana-rencana harus di evaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas. Nyata dan akurat. Berbagi keputusan dan kegiatan manajemen lainnya hanya efektif bilan didasarkan atas informasi yang tepat. Ruang lingkup. Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan (comprehensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi. Efektivitas biaya. Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut waktu, usaha dan aliran emosional. Akuntabilitas. Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan : Tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan. Tanggung jawab atas implementasi rencana. Ketepatan waktu. Para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu. 7/23/2019

Tujuan dan Rencana Organisasi Tujuan (Goal) keadaan yang diharapkan masa depan. Rencana (Plan) merupakan blueprint dari pencapaian tujuan dan merinci alokasi sumber daya, jadwal, tugas dan tindakan lain yang dibutuhkan. Perencanaan (Planning) penentuan tujuan organisasi dan pendifisian perangkat untuk meraih hal tersebut. 7/23/2019

Tingkatan Tujuan/Rencana dan Pentingnya bagi Organisasi Pesan Eksternal Legitimasi bagi investor, pelanggan, pemasok dan masyarakat Pernyataan Misi Rencana/Tujuan Strategis Manajemen Tingkat Atas (Organisasi secara keseluruhan) Pesan Internal Legitimasi, motivasi, petunjuk, penghitungan, standar Rencana/Tujuan Taktis Manajemen Tingkat Menengah (Divisi Utama, Fungsi) Rencana/Tujuan Operasional Manajemen Tingkat Bawah (Departemen, individu) 7/23/2019

Maksud dan Tujuan Rencana Legitimasi (Legitimacy). Sumber Motivasi danKomitmen (Source of Motivation and Commitment). Panduan untuk Tindakan (Guides to Action). Pengambilan Keputusan yang Rasional (Rational for Decisions). Standar Kinerja (Standard of Performance). 7/23/2019

Misi Organisasi Misi (mission), alasan keberadaan organisasi. Menggambarkan nilai, dan aspirasi. Merupakan dasar dari pengembangan tujuan dan rencana selanjutnya. Pernyataan misi (mission statement) yang formal merupakan penjelasan yang dinyatakan secara umum tentang skala usaha dan operasi yang membedakan organisasi dengan organisasi lain di bidang yang sama. Berfokus pada pasar dan pelanggan serta mengidentifikasi usaha dibidang yang diinginkan. Menggambarkan karakteristik perusahan, nilai perusahaan, kualitas, fasilitas, dan prilaku terhadap karyawan. Mengungkapkan filosofi dan tujuan perusahaan. 7/23/2019

Tujuan dan Rencana Tujuan Strategis (Strategic Goal) Pernyataan mengarah ke organisasi secara menyeluruh dan bukan pada divisi atau departemen tertentu. Sering disebut tujuan resmi, karena merupakan maksud dari apa yang ingin dicapai organisasi. 7/23/2019

Rencana Strategis (Strategic Plan) Langkah nyata yang diambil untuk mencapai tujuan. Merupakan cetak biru yang menggambarkan kegiatan organisasional dan alokasi sumber daya dalam bentuk dana tunai, karyawan, ruangan dan fasilitas yang dibutuhkan untuk memenuhi target. Bersifat jangka panjang dan dapat menjelaskan tindakan yang diambil organisasi selama dua hingga lima tahun. 7/23/2019

Tujuan Strategis dapat dicapai melalui rencana strategis: Mengalokasi sumber daya untuk mengembangkan produk baru, kompetitif dengan potensi pertumbuhan yang tinggi. Meningkatkan metode produksi untuk mencapai hasil lebih baik dengan menekan biaya. Melakukan penelitian untuk mengembangkan kegunaan alternatif dari produk dan layanan yang telah ada. 7/23/2019

Tujuan taktis (tactical goal) Hasil yang ingin dicapai oleh divisi dan departemen utama dalam organisasi. Digunakan oleh manajemen tingkat menengah dan menjelaskan apa yang harus dilakukan subunit agar organisasi dapat mencapai tujuannya secara keseluruhan. Rencana taktis (tactical plan) Membantu perencanaan rencana strategis utama dan mencapai bagian tertentu dari strategi organisasi. Memiliki jangka waktu lebih pendek dari rencana strategis. Menggambarkan apa yang akan dilakukan departemen dan sub unit organisasi untuk mengimplementasi rencana strategisnya. Tujuan operasional (operational goal) Hasil spesifik yang diharapkan dari departemen, kelompok kerja dan individu. Bersifat akurat dan terukur. Rencana operasional (operational plan) Dikembangkan di tingkat bawah organisasi untuk merinci langkah-langkah yang diambil, sehingga dapat mencapai tujuan operasional dan mendukung rencana taktis. Alat manajer departemen dalam kegiatan operasional harian dan mingguan. Tujuan dinyatakan dengan angka, rencana departemen menggambarkan bagaimana tuuan dapat dicapai. Jadwal bermanfaat untuk menggambarkan kerangka waktu yang akurat untuk menyelesaikan setiap tujuan operasional yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan taktis dan strategis. Harus dikoordinasikan dengan anggaran. 7/23/2019

Hierarki Tujuan Pencapaian tujuan tingkat rendah yang menuju pencapaian ke tujuan tingkat tinggi. Rantai cara berujung (means-ends chain),tujuan tingkat terendah tercapai akan memungkinkan pencapaian tujuan tingkat tinggi. Tujuan operasional membawa ke tujuan taktis dan akhirnya mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis secara tradisional akan mempertimbangkan tanggung jawab manajemen puncak , tujuan taktis oleh manajemen menengah dan tujuan operasional oleh penyelia lini dan karyawan. Pemberdayaan karyawan dapat menghasilkan keterlibatan yang besar dari seluruh karyawan dalam penentuan tujuan dan perencanaan di tiap tingkat. Contoh halaman 324 tampilan 7.3 7/23/2019

Kriteria Tujuan yang Efektif Spesifik dan terukur (spesific and measureable). Menyentuh area penting (cover key result areas). Menantang namun tetap realistis (challenging but realistic). Jangka waktu yang jelas (defined time periode). Dikaitkan dengan kompensasi (linked to rewards). 7/23/2019

Jenis Perencanaan dan Kinerja Management By Objective. Rencana Sekali Pakai (single use plan). Rencana Berkesinambungan (contingency plan). Perencanaan Manajemen Krisis. 7/23/2019

Management By Objectives (MBO) Langkah 2: Mengembangkan Rencana Pelaksanaan Langkah 1: Menetapkan Tujuan Tujuan Strategis Perusahaan. Tujuan Departemen. Tujuan Individu. Rencana Pelaksanaan Meninjau Kemajuan yang Dicapai Mengambil Langkah Perbaikan Menilai Kinerja Langkah 3: Meninjau Kemajuan yang Dicapai Langkah 4: Penghargaan Atas Kinerja Keseluruhan 7/23/2019

Manfaat dan Permasalahan MBO Manfaat MBO Permasalahan MBO 1. Usaha dari manajer dan karyawan difokuskan pada kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah disusun. 2. Kinerja dapat ditingkatkan dalam setiap tingkatan dalam perusahaan. 3. Karyawan termotivasi. 4. Tujuan departemen dan individu akan disesaikan dengan tujuan perusahaan. 1. Perubahan terus-menerus membuat MBO sulit dijadikan pegangan. 2. Lingkungan yang memperlihatkan hubungan yang buruk antara atasan dan bawahan akan mengurangi efektivitas MBO. 3. Tujuan strategis dapat tergantikan tujuan operasional. 4. Organisasi yang mekanistik dan nilai yang menghambat partisipasi karyawan akan membahayakan proses MBO. 5. Administrasi yang terlalu banyak akan menghambat MBO. 7/23/2019

Rencana Sekali Pakai dan Rencana Beragam Kegunaan Program Rencana untuk mencapai tujuan organisasi yang dilaksanakan sekali Memakan waktu beberapa tahun untuk penyelesaian. Skala besar dapat dikaitkan dengan sejumlah proyek. Proyek Sejumlah rencana untuk mencapai tujuan yang dilaksanakan sekali. Skala dan kompleksitas yang lebih kecil dari program. Serig kali merupakan bagian dari program yang lebih besar. Kebijakan Skala luas-petunjuk umum untuk pelaksanaan. Didasarkan pada tujuan organisasi secara keseluruhan/rencana strategis. Mendifinisikan batasan untuk pengambilan keputusan. Peraturan Skala yang lebih sempit. Menjelaskan bagaimana tindakan spesifik dilaksanakan. Dapat diaplikasikan dalam format tertentu. Prosedur Disebut operasi standar. Mendifinisikan serangkaian langkah yang tepat untuk mencapai tujuan tertentu. 7/23/2019

Rencana Berkesinambungan Rencana yang menunjukan respon perusahaan terhadap situasi tertentu. Mengidentifikasi faktor-faktor yang tidak dapat diidentifikasi 7/23/2019

Perencanaan Manajemen Krisis Pencegahan Membangun kerja sama. Mendeteksi tanda-tanda dari lingkungan. Persiapan Mengarahkan tim dan juru bicara manajemen krisis. Membentuk rencana manajemen krisis yang rinci. Menyiapkan sistem komunikasi yang efektif. Penahanan Respons kilat: aktivitas rencana manajemen krisis. Memperoleh kebenaran. Memenuhi kebutuhan keamanan dan emosional. Kembali beroperasi. 7/23/2019

Perencanaan di Lingkungan Kerja Baru Pendekatan perencanaan tradisional Perencanaan organisai secara menyeluruh. Departemen perencanaan pusat (central planning departement) merupakan kelompok spesialisasi dalam perencanaan. 7/23/2019

Pendekatan perencanaan di lingkungan kerja baru. Perencanaan terdesentralisasi (decentralized planning). Mulai dengan misi yang kuat. Susun tujuan yang direntangkan. Menciptakan budaya yang mendorong pembelajaran. Mendesain peran baru bagi staf perencanaan. Menggunakan satuan kerja sementara. Perencanaan tetap mulai dan berhenti di tingkat atas. 7/23/2019

Terima kasih.. 7/23/2019