SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS (SP3) Materi MANAJEMEN DATA KESEHATAN

Pendahuluan Tdp 18 kegiatan pokok Puskesmas  salah 1 : Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu (SP2TP) = - SK Menkes No. 63/ MENKES/II/1981 - Juklak Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat No. 143/Binkesmas/DJ/II.81 SP2TP = kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga, dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas berdasarkan SK Menkes No. 63/MENKES/ SK/II/1981 Ruang Lingkup = konsep wilayah kerja Puskesmas

SP2TP  Tujuan Umum : - didapatnya semua data hasil kegiatan puskesmas ( Puskesmas dengan TT, Pustu, Pusling, Bidan Desa dan Posyandu) dan data terkait - dilaporkannya data tsb ke jenjang administrasi di atasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat

SP2TP Tujuan Khusus : 1. Tercatatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas dan data yang berkaitan dlm format yang telah ditentukan secara benar, berkelanjutan dan teratur 2. Terlaporkannya data tsb kepada jenjang yang lebih atas sesuai kebutuhan 3. Terolahnya data menjadi informasi di Puskesmas dan setiap jenjang administrasi diatasnya, shg bermanfaat mengetahui permasalahan kesmas serta rumuskan cara penanggulangannya secara tepat

SP2TP Tujuan Khusus : 4. Diperolehnya kesamaan pengertian ttg SP2TP : DO, tata cara pengisian format, pengolahan data menjadi informasi dan mekanisme pelaporannya 5. Mantapnya pelaksanaan SP2TP di semua jenjang administrasi, shg dpt berhasil guna dan berdaya guna dlm pengelolaan upaya kesehatan masyarakat

PERKEMBANGAN SP3 SP2TP  SP3 berupa tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan Puskesmas, meliputi : keadaan fisik, tenaga, sarana, dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai Puskesmas Proses pelaksanaan SP3 : 3 hal = - pencatatan - pelaporan - pengolahan/ analisis/ pemanfaatan Pencatatan hasil kegiatan dalam buku register  direkapitulasi dalam format SP3

SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS Pengertian = pencatatan dan pelaporan yang harus dibuat oleh puskesmas dan direkapitulasi setiap tingkat dengan waktu tertentu Sistem ini = satu kesatuan yang terdiri dari komponen yang saling berkaitan, berintegrasi, dan punya tujuan tertentu, merupakan gabungan berbagai macam kegiatan upaya yankes puskesmas  meringankan beban kerja puskesmas

RUANG LINGKUP SP3 Konsep wilayah kerja Puskesmas, mencakup semua kegiatan Puskesmas (Bidan Desa, Pustu, Pusling, Puskesmas dengan tempat tidur) Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat = - ketenagaan Puskesmas - sarana yang dimiliki Puskesmas - kegiatan pokok Puskesmas (dalam maupun luar gedung)  Laporan SP3 dengan sistem tahun kalender : periode bulanan, triwulan, dan tahunan

Kunjungan Pasien Kunjungan seseorang ke Puskesmas, Pustu, baik untuk mendapatkan yankes atau sekedar cari surat keterangan sehat/ sakit 2 kategori : a. Kunjungan Baru = seorang pertama kali datang ke Puskesmas/ Pustu  dapatkan yankes, dicatat hanya 1 kali seumur hidup b. Kunjungan Lama = seorang yang datang ke puskesmas/ pustu dan seterusnya untuk dapatkan yankes

Kunjungan Pasien Kategori lain : - Kunjungan Ibu Hamil : setiap kehamilan dianggap kunjungan baru, pada kunjungan kedua dst untuk pemeriksaan = kunjungan lama  tidak ditentukan oleh periode, diberlakukan ‘Episode of Illness’ - Kunjungan ibu menyusui, termasuk ibu yang abortus, selama periode 2 tahun dihitung = kunjungan baru - Kunjungan balita setiap tahun (setelah ulang tahun) sebagai kunjungan baru. Untuk kunjungan kedua dst dari tahun yang bersangkutan = kunjungan lama

KASUS DI PUSKESMAS Kasus Baru : NEW EPISODE OF ILLNESS = pernyataan pertama kali seseorang menderita penyakit tertentu sebagai hasil diagnosis dokter/ tenaga para medis Kasus Lama = kunjungan ke-2 dari kasus baru yang dinyatakan belum sembuh, untuk kunjungan selanjutnya dari kasus lama (periode/ tahun sama) selama belum sembuh  kunjungan kasus lama

KASUS di PUSKESMAS  Khusus penderita kusta hanya dikenal kasus baru = saat pertama kali penemuannya, kunjungan ke-2 dst dihitung sebagai kasus lama dan kunjungan kasus lama Jumlah kasus lama = kunjungan kasus lama + kasus lama Jumlah kunjungan kasus = kasus baru dan kasus lama

SP3 Keluarga : KK beserta anggota keluarga = isteri, anak-anak (kandung, tiri, dan angkat); orang lain yang tinggal dalam 1 rumah Nomor Kode Puskesmas : berdasarkan letak geografis dan jenjang administrasi serta peresmian per SK Bupati atas eksistensinya setelah dibangun

Program puskesmas SP3 Gizi = jumlah bayi dan batita, jumlah bumil, jumlah balita, jumlah vit.A KIA = Kunjungan Neonatal ke-2 (N2); K-1; K-4; jumlah bumil yang risti; jumlah persalinan oleh dukun; jumlah bayi BBLR <2500 gram; dll KB = efek samping, komplikasi P2M = Imunisasi (bayi, bumil); DBD (abatisasi selektif, ABJ); Kusta (jumlah penderita); ISPA (Penumonia)

Program puskesmas 5. Perawatan Kesehatan Masyarakat 6. Penyakit Gigi dan Mulut 7. Usaha Kesehatan Sekolah 8. Kesehatan Lingkungan 9. PSM (Peran serta masyarakat) 10. PKM (Penyuluhan Kesehatan Masyarakat)

SISTEM INFORMASI PUSKESMAS  Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3)/ SPP = 1. SPP di Loket Pendaftaran 2. SPP di Pengobatan 3. SPP LB_1 = data kesakitan 4. SPP LB_2 dan LPLPO 5. SPP LB_3 = KIA 6. SPP LB_3 = Imunisasi 7. SPP LB_4 = Kegiatan Puskesmas 8. SPP LB_1S = Sentinel

SPP di Loket Pendaftaran  Data : - Sumber data : kunjungan pasien - Data yang dicatat : Identitas pasien; No. RM; Unit yang dituju; Cara pembayaran  Output/ keluaran : - Print out KTPK - Cakupan pasien/ wilayah/ umur/ cara bayar - Mengisi data pasien ke kartu status (RM) : KA (kartu anak); KI (Kartu Ibu); KR (Kartu rawat jalan); Kartu Khusus (Kartu KB, Kartu Kes. Gigi, dll)

Cakupan Rawat Jalan Rawat jalan = pelayanan keperawatan kesehatan perorangan, meliputi observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medik tanpa tinggal di ruang rawat inap pada sarana kesehatan Cakupan rawat jalan = jumlah kunjungan kasus baru rawat jalan di sarana kesehatan dalam kurun waktu 1 tahun Kunjungan pasien baru = seseorang yang berkunjung ke sarana yankes dengan kasus penyakit baru

Cakupan Rawat Jalan Sarana kesehatan = tempat pelayanan kesehatan meliputi : rumah sakit pemerintah dan swasta, puskesmas, balai pengobatan pemerintah dan swasta, praktek bersama dan perorangan Cakupan rawat jalan = jumlah kunjungan kasus baru rajal di sarkes dlm kurun waktu tertentu jumlah penduduk di 1 wilayah dalam kurun waktu yang sama X 100%

CAKUPAN RAWAT INAP Rawat Inap = pelayanan kesehatan perorangan yang meliputi observasi, diagnosis, pengobatan, keperawatan, rehabilitasi medik dengan menginap di ruang rawat inap pada sarana kesehatan rumah sakit pemerintah dan swasta, serta puskesmas perawatan dan rumah bersalin, yang karena penyakitnya penderita harus menginap Penderita = seseorang yang mengalami/ menderita sakit atau mengidap suatu penyakit

CAKUPAN RAWAT INAP Fasilitas pelayanan kesehatan = rumah sakit, milik pemerintah maupun swasta, dan Puskesmas Cakupan rawat inap = jumlah kunjungan kasus baru ranap di sarkes dlm kurun waktu tertentu jumlah penduduk di 1 wilayah dalam kurun waktu yang sama X100%

Mekanisme sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas Jenis register yang dipakai oleh pelaksana program untuk pencatatan hasil kegiatan  registrasi yang berlaku sesuai ketentuan dan kebutuhan program dalam pemantauan dan evaluasi Data yang diterima masing-masing pelaksana kegiatan : - Puskesmas (dalam maupun luar gedung); - BP, BKIA swasta - petugas - W1 dan W2 (KLB)  dicatat dalam buku register masing-masing program

Mekanisme sp3 3. Masing-masing pelaksana program merekapitulasi data ke lembar transformasi dan dipindahkan ke format laporan SP3 standard 4. Rekapitulasi bentuk laporan dikirim : - koordinator SP3  2 lembar dan rangkap 2: arsip dan dikirim ke koordinator SP3 Dati II - masing-masing pengelola program terkait di Dati II

Mekanisme sp3 5. Pengolahan di Pemerintah Daerah (Dati II dan Dati I) : - pengolahan data dari hasil laporan tingkat Puskesmas dilakukan Dati II dan hasil entry data dikirimkan ke Koordinator SP3 Dati I - pengolahan data dari hasil laporan tingkat Dati II dan untuk pengelola program mengolah data sesuai kebutuhan masing- masing program

Frekuensi dan alur pelaporan Laporan dari tingkat Puskesmas ke Dinkes Dati II dengan format standard : a. Laporan bulanan : LB1 (laporan bulanan data kesakitan); LB3 (Laporan bulanan Gizi, KIA, KB, Imunisasi, P2M); LB2/LPLPO (laporan bulanan data obat-obatan); LB4 (laporan kegiatan Puskesmas) laporan tersebut dikirim setiap bulan ke Dinkes Dati II paling lambat tgl 5 bulan berikutnya, untuk laporan dari masing-masing Pustu, BP, KIA swasta paling lambat tgl 2 bulan berikutnya ke pelaksana program di Puskesmas

Frekuensi dan alur pelaporan b. Laporan Triwulan : laporan kegiatan Puskesmas yang dilaporkan setiap tanggal 5 bulan berikutnya dari bulan terakhir pada triwulan tsb ke Dinkes Dati II c. Laporan tahunan : dilaporkan paling lambat tgl 5 bulan Januari tahun berikutnya, laporan hanya dibuat satu kali dalam satu tahun