Perencanaan dan Penjadwalan Operasi SI403 Riset Operasi Suryo Widiantoro, MMSI, M.Com(IS)

Capaian Pembelajaran Materi Perkuliahan Mahasiswa mampu melakukan perencanaan untuk memastikan kelancaran operasi rantai pasok

Topik Bahasan Tahapan perencanaan dan penjadwalan Rencana operasi

Perencanaan dan penjadwalan operasi (operations planning and scheduling)  proses untuk memastikan bahwa rencana demand dan supply telah seimbang, mulai dari tingkat agregat hingga turun ke tingkat penjadwalan jangka pendek Fokus pada : (1) perencanaan penjualan (sales) dan operasi, (2) penjadwalan

Perencanaan dan penjadwalan operasi dalam organisasi Penjadwalan penting untuk proses dalam industri jasa maupun pabrik Penting bagi organisasi dalam rantai pasok karena Membutuhkan masukan manajerial dari seluruh fungsi organisasi Mempengaruhi setiap fungsi dalam organisasi Setiap bagian dan kelompok dalam perusahaan memiliki tenaga kerjanya sendiri

Jadwal melibatkan banyak detil dan mempengaruhi setiap proses dalam sebuah perusahaan Misalnya: jadwal layanan, produk, dan karyawan menentukan kebutuhan cash flow tertentu yang akan mendorong proses penagihan perusahaan serta mendorong adanya kebutuhan untuk proses pelatihan karyawan Perusahaan menggunakan proses penjadwalan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan respon

Tahapan perencanaan dan penjadwalan

Agregasi Rencana penjualan dan operasi berguna karena berfokus pada tindakan/aksi secara umum, kemudian menggunakan target dan sumberdaya dari rencana tersebut untuk membuat penjadwalan yang efektif dan terkoordinasi Secara umum perusahaan melakukan agregasi dalam 3 dimensi: (1) layanan dan produk, (2) tenaga kerja (3) waktu

1# Keluarga produk 2# Tenaga kerja 3# Waktu  sekelompok pelanggan, layanan, atau produk yang memiliki kebutuhan permintaan yang serupa serta kebutuhan proses, tenaga kerja, dan material yang umum disebut sebagai keluarga produk 2# Tenaga kerja  sebuah perusahaan dapat mengagregasi tenaga kerjanya dalam berbagai cara tergantung pada fleksibilitas 3# Waktu  lingkup perencanaan dalam rencana penjualan dan operasi umumnya adalah 1 tahun, namun dapat berbeda dalam situasi yang berbeda

Hubungan antara rencana operasi dan pejadwalan dengan rencana lainnya Sebuah rencana bisnis (business plan)  pernyataan proyeksi untuk pemasukan, biaya, dan keuntungan Biasanya didampingi dengan anggaran, neraca keuangan, dan proyeksi pernyataan arus kas, yang memperlihatkan sumber dan alokasi dana. Gambar berikut mengilustrasikan hubungan antara business plan, rencana penjualan dan operasi, dengan rencana dan penjadwalan detil yang diturunkan darinya

#Perusahaan layanan (service provider) Setelah rencana penjualan dan operasi, tingkat perencanaan berikutnya adalah perencanaan sumberdaya (resource planning)  untuk menentukan jadwal tenaga kerja perusahaan dan kebutuhan sumberdaya lain, seperti material dan fasilitas, secara lebih detil Jadwal tenaga kerja (workforce schedule)  berisi detil jadwal kerja spesifik untuk setiap jenis karyawan dan terakhir adalah penjadwalan (scheduling)  untuk menggabungkan jadwal harian untuk setiap karyawan dan pelanggan individu

#Pabrik (manufacturing firm) Setelah rencana penjualan dan operasi, tingkat perencanaan berikutnya adalah perencanaan sumberdaya (resource planning)  spesifik untuk produk tertentu dalam setiap kelarga produk, material yang dibeli, dan sumberdaya dalam tingkat yang detil Jadwal produksi utama (master production schedule)  menjelaskan kuantitas waktu dan ukuran produksi untuk setiap produk dalam keluarga produk Proses perencanaan kebutuhan material (material requirements planning)  diturunkan menjadi rencana untuk komponen, pembelian material, dan tempat kerja (workstation) yang paling rendah dan paling detil adalah penjadwalan (scheduling)

Rencana operasi

Mengembangkan rencana penjualan dan operasi adalah bagian dari pembuatan keputusan Konsentrasi pada: input informasi, pilihan pasokan (supply options), dan strategi yang dimasukkan dalam keputusan perencanaan pejualan dan operasi (sales and operations planning - S&OP)

1# Input informasi Input informasi diperlukan untuk membuat rencana yang dapat dijalankan

2# Pilihan pasokan (Supply Option ) Manajer operasi harus mengembangkan sebuah rencana untuk memenuhi permintaan Anticipation Inventory  dapat digunakan untuk menyerap laju ketidakseimbangan pada permintaan atau pasokan Workforce Adjustment Management  dapat menyesuaikan tingkat tenaga kerja dengan merekrut aau merumahkan karyawan Workforce Utilization  alternatif untuk penyesuaian tenaga kerja adalah dengan perubahan utilisasi tenaga kerja melalui overtime dan undertime

Part-Time Workers Subcontractors Vacation Schedules  pilihan lainnya untuk undertime adalah dengan merekrut pekerja paruh waktu, yang hanya dibayar untuk bekerja sesuai jam atau hari kerja saja Subcontractors  dapat digunakan untuk mengatasi kekurangan kapasitas jangka pendek, misalnya saat musim puncak atau siklus bisnis Vacation Schedules  dilakukan oleh pabrik dengan menutup operasinya saat penjualan tahunan sedang sepi, sehinga hanya karyawan tertentu yang masuk mengerjakan operasi atau melakukan perawatan

3# Strategi perencanaan Fokus pada pilihan pasokan (supply options) yang menentukan laju output dan tingkat tenaga kerja Ada 2 strategi dasar yang berguna: strategi ini melibatkan perekrutan dan pengurangan karyawan untuk mencocokkan dengan peramalan permintaan sesuai dengan lingkup perencanaan Chase Strategy strategi ini melibatkan tenaga kerja yang dijaga tetap konstan (kecuali mungkin di awal lingkup perencanaan). Ini dapat berpengaruh pada utilisasi untuk mencocokkan peramalan permintaan melalui overtime, undertime, dan vacation planning Level Strategy

Penjadwalan

Penjadwalan memerlukan pengumpulan data dari sumber- sumber: peramalah permintaan atau pesanan pelanggan spesifik, ketersediaan sumberdaya dari rencana penjualan dan operasi, serta batasan-batasan spesifik untuk dipertimbangkan dari karyawan dan pelanggan Selanjutnya perlu dibuat sebuah jadwal kerja untuk karyawan atau urutan-urutan pekerjaan atau pelanggan di tempat kerja Jadwal ini harus dikoordinasikan dengan karyawan dan pemasok untuk memastikan bahwa seluruh batasan telah terpenuhi.

Yang dibahas dalam penjadwalan adalah: Gantt charts, employee schedules, job sequencing at workstations, software support

Gantt workstation chart 1# Gantt Charts Gantt chart menggunakan pendekatan dengan memperlihatkan sebuah grafik berisi jadwal waktu mulai (start) dan selesai (finish) secara grafis menampilkan status terkini dari setiap pekerjaan atau aktivitas secara relatif terhadap tanggal jadwal penyelesaian Gantt progress chart secara grafis menampikan penggunaan ruangan di sebuah perusahaan untuk setiap hari tertentu Gantt workstation chart

2# Scheduling Employees Cara lain untuk mengelola kapasitas adalah penjadwalan tenaga kerja (workforce scheduling)  jenis penjadwalan yang menentukan kapan karyawan bekerja Yang menarik adalah situasi saat dimana tidak semua karyawan bekerja 5 hari yang sama seiap minggu, dan 8 jam yang sama setiap hari Jadwal menentukan periode kerja dan tidak-kerja untuk setiap karyawan selama periode waktu tertentu, misalnya menentukan petugas kantor pos, perawat, pilot, atau petugas polisi pada hari kerja dan shift yang spesifik

3# Sequencing Jobs at a Workstation Aspek lain dari penjadwalan adalah mengurutkan tugas di tempat kerja (sequencing work at workstations)  menentukan urutan dimana tugas atau pelanggan diproses di baris antrian padasebuah tempat kerja (workstation) Saat dikombinasikan dengan waktu proses yang diharapkan, pengurutan ini memungkinkan untuk mengestimasi waktu mulai dan selesai dari setiap tugas

4# Software Support Sistem penjadwalan terkomputerisasi yang tersedia untuk mengatasi kompleksitas dari penjadwalan tenaga kerja Advanced planning and scheduling (APS) systems  sebuah perangkat lunak komputer yang mencari optimasi sumberdaya di seluruh rantai pasok dan menyelaraskan operasi harian dengan tujuan strategis

Terima Kasih