MODUL 11 Unit Kompetensi Melaksanakan Event Disarikan dari berbagi sumber yg relevan

1. Merencanakan Event

1.1. Menetapkan Tujuan Event Kriteria Unjuk Kerja Merencanakan Event 1.1 Menetapkan tujuan event 1.2 Menyusun Term of Reference (TOR) 1.3 Menganggarkan Aspek biaya 1.4 Membuat proposal event Menangani Acara Pada Event 2.1 Menyampaikan pesan utama dari penyelenggaraan event dalam bentuk rangkaian kegiatan 2.2 Mencapai target audiens yang telah ditetapkan Mengevaluasi Penyelenggaraan Event 3.1 Menganalisa tolok ukur untuk mengevaluasi performa event 3.2 Mengidentifikasi umpan balik terhadap pelaksanaan event

1.1. Menetapkan Tujuan Event Pemahaman Menurut Goldblatt (Event Management, 2013) : “Event Manajemen adalah kegiatan professional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran, dan reuni, serta bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan, melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan.” Dalam arti sempit, event diartikan sebagai pameran, pertujukan atau festival dengan syarat ada penyelenggara, peserta dan pengunjung

1.1. Menetapkan Tujuan Event Fungsi Event

1.1. Menetapkan Tujuan Event Mengapa Event

1.1. Menetapkan Tujuan Event Perkembangan EO/MICE

1.1. Menetapkan Tujuan Event ELEMEN-ELEMEN EVENT Why : Berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai dalam acara ini, khususnya dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan khalayak Who : Berkaitan dengan setiap personal yang akan terlibat dalam kegiatan ini, juga berhubungan dengan target sasaran, kelompok usia, jenis kelamin, pendidikan dan gaya hidup Where :Berkaitan dengan tempat penyelenggaraan acara yang paling tepat untuk khalayak sasaran, hal ini memiliki pengaruh pada atmosfir suasana pertunjukkan yang akan digelar untuk mempengaruhi emosi penonton When : Berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk penyelengaraan acara dan juga mempertimbangkan adanya fleksibilitas atau kelonggaran yang dihubungkan dengan waktu untuk penelitian dan persiapan What :Berkaitan dengan bagaimana mengemas event ini agar menarik bagi khalayak sasaran, terdiri dari nama atau jenis acara, isi program dan elemen yang dibutuhkan

1.1. Menetapkan Tujuan Event Tujuan Umum Event Tujuan perayaan, Tujuan pendidikan, Tujuan pemasaran, Loyalitas konsumen : event untuk konsumen Membangun kebanggan dan motivasi kerja : event untuk karyawan, membangun dukungan komunitas / masyarakat luas Tkhusus lainnya, seperti reuni, kampanye, dll

1.1. Menetapkan Tujuan Event Jenis2 Event Berdasarkan Ukuran Besarnya Event: Mega Event Hallmark Event Major Event Berdasarkan Kategori Event Spesial Leisure Event Leisure Event Personal Event Persona Cultural Event

1.2. Menyusun Term Of Reference / TOR Secara umum, TOR (Kerangka Acuan Kerja) dapat diartikan sebagai dokumen yang menjelaskan berbagai hal penting tentang suatu pekerjaan atau kegiatan yang akan dilakukan Dengan kata lain, TOR disusun untuk menjawab beberapa pertanyaan penting ini. Uraian mengenai apa (what) pengertian kegiatan yang akan dilaksanakan serta keluaran/ output yang akan dicapai. Mengapa (Why) kegiatan tersebut dilaksanakan dalam hubungan dengan tugas dan fungsi dan sasaran program yg hendak dicapai oleh satuan kerja. Siapa (Who) satker/panitia/tim/personel (beserta kualifikasi yang dibutuhkan) yang bertanggungjawab melaksanakan dalam pencapaian keluaran/output. Termasuk juga siapa (Who) sasaran yang akan menerima manfaat dari kegiatan tersebut. Kapan (When) kegiatan dimulai dan berapa lama (how long) waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Dimana/lokasi (Where) kegiatan dilaksanakan. Bagaimana (how) kegiatan dilaksanakan dan Berapa perkiraan biaya (how much) secara global

Sistematika TOR / KAK (Kerangka Acuan Kerja)  Fleksibel 1.2. Menyusun Term Of Reference / TOR Sistematika TOR / KAK (Kerangka Acuan Kerja)  Fleksibel Halaman Judul Daftar Isi Latar belakang dan rasionalitas kegiatan Tujuan dan Manfaat kegiatan Ruang Lingkup Kegiatan Luaran yang diinginkan Sasaran Jadwal Kegaiatan Sumber daya yang dibutuhkan Anggaran kegiatan Penutup

1.2. Menyusun Term Of Reference / TOR Manfaat TOR Sebagai pedoman dalam melaksanakan sebuah kegiatan Sebagai alat pengendalian atas kegiatan yang akan dilakukan Sebagai acuan dalam pengalokasian anggaran Sebagai dasar penilaian kinerja pelaksana kegiatan

Pihak2 Yang terlibat Dalam Sebuah Event (Suseno, 2006) 1.3. Menganggarkan Aspek Biaya Pihak2 Yang terlibat Dalam Sebuah Event (Suseno, 2006) Penyandang Dana Pelaksana Penampil Penonton Pengamat Pihak Lainnya (Keamanan, Regulator/Pemerintah)

Biaya Event Berdasar Waktu Pengeluarannya 1.3. Menganggarkan Aspek Biaya Biaya Event Berdasar Waktu Pengeluarannya Cost Before Event Biaya yang dikeluarkan sebelum event dimulai misal : Uang Muka biaya sewa ruang, Biaya Promosi, Biaya Pemasaran, dsb Cost During Event Biaya yang dikeluarkan pada saat berlangsung pameran. Seperti, konsumsi, transportasi, akomodasi, honor pengisi acara, dsb. Cost After Event Biaya yang dikeluarkan sesudah event berlangsung umumnya untuk pelunasan, namun juga biaya-biaya yang harus dikeluarkan, seperti : biaya pemberitaan media, penambahan fasilitas dsb

Biaya Event Berdasar Waktu Pengeluarannya 1.3. Menganggarkan Aspek Biaya Biaya Event Berdasar Waktu Pengeluarannya Cost Before Event Biaya yang dikeluarkan sebelum event dimulai misal : Uang Muka biaya sewa ruang, Biaya Promosi, Biaya Pemasaran, dsb Cost During Event Biaya yang dikeluarkan pada saat berlangsung pameran. Seperti, konsumsi, transportasi, akomodasi, honor pengisi acara, dsb. Cost After Event Biaya yang dikeluarkan sesudah event berlangsung umumnya untuk pelunasan, namun juga biaya-biaya yang harus dikeluarkan, seperti : biaya pemberitaan media, penambahan fasilitas dsb

Strategi Termin Pembayaran 1.3. Menganggarkan Aspek Biaya Strategi Termin Pembayaran Pembayaran pada tahap awal (pertama) Pembayaran lunas sebelum pelaksanaan acara : Pembayaran lunas setelah selesai acara maksimal 3 hari Pembayaran lunas

Apa Bedanya TOR Dengan Proposal Event ? 1.4. Membuat Proposal Event Apa Bedanya TOR Dengan Proposal Event ?

Yang Perlu Diperhatikan 1.4. Membuat Proposal Event Yang Perlu Diperhatikan Fokus pada pengunjung Nilai event Keuntungan bagi pemberi sponsor dan agen dibawahnya. Kerjasama dengan sponsor lainnya Sumber dana dari perusahaan yang menjadi sponsor Karakteristik event Reputasi EO Kesempatan lainnya.

1.4. Membuat Proposal Event Isi Proposal Gambaran umum Rincian Event Rencana Pemasaran Riset Pasar Pendorong Agar sponsor yakin Paket Manfaat Investasi

Tugas di Kelas UK1 Mhs mengusulkan beberapa Event (Kegiatan) Mhs Menentukan pilihan Event yang akan dilaksanakan Mhn Membuat TOR kegiatan Mhs Membuat rancangan biaya Mhs Membuat Proposal Kegiatan

2. Menangani Acara Pada Event

2.1. Menyampaikan pesan utama …. 2 Hal Penting Seluruh rangkaian kegiatan harus mengarah pada hasil, sesuai dengan tujuan dilaksanakannya kegiatan. Seluruh rangkaian kegiatan, harus saling mendukung dan ada keterkaitan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya hingga akhir. 2.1. Menyampaikan pesan utama ….

Langkah-langkah dalam perencanaan promosi Mengidentifikasikan pendengar sasaran Menentukan tujuan komunikasi / promosi Merancang pesan Memilih saluran komunikasi Menentukan anggaran promosi total Memutuskan bauran promosi (iklan, promosi penjualan, PR dan organisasi penjualan). Pengukuran hasil-hasil promosi Mengelola dan mengkoordinasi proses komunikasi pemasaran 2.2. Mencari target Audience Yang Diinginkan

Promotion Mix Yang Bisa Dilakukan Iklan Promosi Penjualan Penjualan pribadi / Kewiraniagaan Hubungan Masyarakat / Publisitas Pemasaran langsung 2.2. Mencari target Audience Yang Diinginkan

Tugas di Kelas UK2 Mhs kembali menyiapkan rangkaian kegiatan yang dilaksanakan dalam Event Mhs Merancang Promosi untuk Event Mhs Membuat beberapa contoh promosi dalam beberapa media (Spanduk, Poster, Iklan, dll)

3. Mengevaluasi Penyelenggaraan Event

Indikator Keberhasilan Event Cost per Head Sales Target Brand Switch Media Value 3.1. Menganalisa tolok ukur untuk mengevaluasi performa event

Cara Untuk Mendapatkan Umpan Balik Melakukan observasi terhadap perilaku pihak2 yang terlibat dalam Event Melakukan wawancara dengan pihak2 yang terlibat dalam Event Membagikan instrumen /kuesioner kepada pihak2 yang terlibat dalam Event 3.2. Mengidentifikasi umpan balik terhadap pelaksanaan event

Objek Umpan balik Pengunjung Peserta/tenant/sponsor Panitia 3.2. Mengidentifikasi umpan balik terhadap pelaksanaan event

Poin Yang Perlu Umpan balik Profil responden (pengunjung, peserta/tenant/sponsor, panitia) Masalah waktu kegiatan (hari, tanggal, dan durasi kegiatan) Masalah tempat kegiatan Masalah keamanan Masalah kebersihan Masalah kelancaran kegiatan Masalah biaya Masalah pelayanan Saran dan masukan Hal relevan lainnya 3.2. Mengidentifikasi umpan balik terhadap pelaksanaan event

Tugas di Kelas UK3 Mhs Membuat panduan Wawancara dan mempraktekannya Mhs Membuat Kuesioner untuk mengevaluasi Event, dan menyebarkannya Mhs Menginput, mengolah dan mejelaskan hasil evaluasi Event (Lihat Materi Modul 9 dan 10)