Manajemen Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi Oleh: Arsidi, M.IP. Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta Pengurus Pusat Asosiasi Tenaga Perpustakaan Sekolah Indonesia(ATPUSI)

Manajemen Perpustakaan?  Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi, serta penggunaan sumber-sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi.  Perpustakaan adalah suatu tempat yang di dalamnya terdapat kegiatan penghimpunan, pengolahan dan penyebarluasan berbagai informasi, baik yang tercetak maupun yang terekam dalam berbagai media, seperti buku, majalah, surat kabar, film, kaset, tape recorder, video, CD, DVD, computer, dan lain-lain, yang disusun berdasarkan system tertentu.

Manajemen Perpustakaan  Proses perencanaan (planning), peng- organisasian (organizing), pengarahan (directing) dan pengawasan (controlling) kegiatan-kegiatan di perpustakaan dalam mencapai tujuan atau visi perpustakaan.  Di era teknologi informasi ini banyak perpustakaan menjalankan kegiatan- kegiatannya didukung oleh sistem komputerisasi dan sistem jaringan, baik jaringan lokal (LAN) maupun internet.

Dua Istilah Penting:  Library Automation, yang biasa diartikan sebagai otomasi perpustakaan  Digital Library, yaitu perpustakaan digital  Keduanya menggunakan teknologi informasi (komputer) dalam setiap kegiatannya

Manfaat penerapan teknologi informasi di perpustakaan  Pekerjaan semakin mudah dan efisiens  Pekerjaan menjadi lebih akurat  Layanan perpustakaan semakin cepat (layanan katalog/OPAC, sirkulasi, akses dan download, dll.)  Layanan perpustakaan menjadi mudah diakses dan langsung (online) 24 jam sehari dan 7 hari seminggu  Mudah dalam menyampaikan laporan- laporan

Setidaknya terdapat 5 kegiatan pokok di perpustakaan  Pengadaan (berbagai jenis koleksi)  Pengolahan (katalogisasi dan klasifikasi)  Layanan (sirkulasi, layanan referens, literasi informasi, layanan digital, layanan multimedia, dll.)  Perawatan dan pemeliharaan koleksi (fumigasi, stock opname, weeding, penjilidan koleksi yang rusak, dll)  Pelaporan (administrasi, pendataan, dll.) misalnya, pelaporan jumlah koleksi, jumlah peminjam, data pengadaan, data koleksi yang akan diadakan (desiderata), dll.

Software Perpustakaan  Umumnya memuat 5 kegiatan pokok di atas atau biasa disebut modul-modul.  Mengikuti standar-standar yang berlaku di dalam ilmu perpustakaan dan di dunia kerja perpustakaan  Berorientasi pada efisiensi dan efektifitas pekerjaan di perpustakaan  Berorientasi pada peningkatan layanan perpustakaan

1. Perencanaan2. Pengadaan3. Instalasi4. Training5. Uji coba6. Perbaikan sistem7. Launching Tahapan umum penerapan sistem komputerisasi di perpustakaan

1. Membuat perencanaan (semacam proposal) menggambarkan tentang kondisi perpustakaan, visi, misi dan tujuan perpustakaan. Apa yang diharapkan setelah sistem komputerisasi ini dibangun. Cantumkan juga berapa SDM yang diperlukan (baik kuantitas maupun kualitasnya) serta berapa dana/anggaran yang perlu dipersiapkan.

2. Pengadaan hardware, software dan jaringan.  Misalnya server apa yang akan diadakan?  berapa komputer yang diperlukan?  Apa Software yang akan digunakan?  Berapa kabel dan hub yang diperlukan?  Menggunakan ISP apa?  Kalau berbasis web, perlu nama domain dan hosting, dan sebagainya.

3. Instalasi  Instalasi hardware (server, komputer, meja dan kursi komputer, desain ruangannya, dll.)  Instalasi software (Biasanya oleh penjual software)  Instalasi jaringan (memasang kabel, hub, line internet, modem, dll.)

4. Training  Setelah hardware, software dan jaringan terpasang dengan baik, vendor/penjual software akan mentraining tenaga perpustakaan yang akan menjadi administrator sistem otomasi atau sistem digital tersebut.  Isi training adalah bagaimana software tersebut digunakan/dipakai oleh administratornya, sehingga software tersebut berjalan dengan baik, sesuai dengan fungsi-fungsi yang terdapat di dalamnya.

5. Uji Coba  Setelah administrator/tenaga perpustakaan sudah cakap dalam menggunakan software tersebut, maka sistem tersebut sudah mulai dijalankan dan diisi sesuai dengan fungsi-fungsinya.  Uji coba meliputi: A. Dari sisi administrator/pengelola, yaitu tenaga perpustakaan, apakah semua fungsi yang ada di sistem itu sudah berfungsi semua? B. Dari sisi pengguna perpustakaan. Misalnya, apakah katalog (OPAC) berfungsi dengan baik? Mudah dipahami (user friendly) atau tidak? Apakah berjalan dengan baik (cepat) atau lambat, atau “hang”? Apakah koleksi digitalnya bisa diakses dan didownload?

6. Perbaikan sistem Dilakukan ketika:  Terdapat fungsi-fungsi yang ada dalam sistem tidak berjalan  Terdapat ketidaksesuaian fungsi-fungsi dengan yang diharapkan.  Beberapa kebutuhan perpustakaan tidak tercakup dalam sistem tersebut, sehingga perlu ditambahkan.

7. Launching  Setelah sistem berjalan dengan baik dan sudah sesuai harapan, melalui uji coba dan perbaikan, maka tahap selanjutnya adalah melaunching sistem ini kepada para pengguna perpustakaan (siswa, guru, pegawai, orangtua, dll.)  Boleh saja, misalnya, dalam acara launching ini mengundang pihak-pihak yang selama ini membantu atau mensupport kita, misalnya para pejabat atau para orangtua, komite sekolah, dll.

Prasyarat membangun otomasi perpustakaan atau perpustakaan digital  Dukungan dana. Baik dana awal, maupun dana berkelanjutan. Sebaiknya dimasukkan dalam RAPBS secara tetap, selalu dianggarkan setiap tahunnya.  Dukungan SDM yang handal. Sekolah hendaknya (wajib) memiliki tenaga IT dan pustakawan yang terdidik. Kesejahteraan mereka ini diberikan dengan pantas/layak, karena mereka bekerja dengan keilmuan dan keprofesionalan.

Keunggulan Perpustakaan Digital Selain seluruh kegiatan perpustakaan berjalan dengan sistem komputerisasi, perpustakaan digital memiliki layanan koleksi digital atau yang dikenal dengan electronic resources, meliputi:  katalog (OPAC)  E-book  E-clipping (E-article)  Bank soal (Berbagai bidang studi)  Modul-modul pelajaran  Karya ilmiah siswa dan guru  Makalah-makalah seminar  Dan lain-lain bisa ditambahkan

Perpustakaan Tradisional vs Digital Perpustakaan Tradisional: memandang perpustakaan sebagai tempat dalam arti fisik dan ketersediaaan koleksi buku sebagai koleksi yang dominan memiliki informasi yang disediakan kepada pengguna dimana jumlah kuantitas pemilikan informasi menjadi ukuran status dan kualitas sebuah perpustakaan Perpustakaan Digital: tempat penyimpanan segala jenis informasi yang tidak terbatas pada format tertentu atau ruang secara fisik kemampuan untuk menyediakan akses informasi yang efektif merupakan ukuran kualitas perpustakaan

KENAPA DI MASA MENDATANG KITA HARUS BERALIH KE PERPUSTAKAAN TRADISIONALDIGITAL LIBRARY Akses dan pencarian koleksi sulit dan lama (karena bersifat fisik) Akses dan pencarian koleksi lebih mudah dan lebih cepat Dibatasi oleh ketersediaan ruang untuk penyimpanan koleksi Dapat menyimpan koleksi lebih ba- nyak karena informasi digital hanya membutuhkan ruang yang kecil Dengan ruang yang luas, biaya pemeliharaan gedung perpustakaan dan biaya perawatan koleksi akan menjadi lebih mahal Biaya pemeliharaan (gedung dan koleksi) lebih murah Biaya operasional tinggi, karena harus membayar pegawai yang banyak, perbaikan buku, sewa, pembelian buku baru Bisa lebih murah (atau lebih efisien) karena jumlah pegawai relatip lebih sedikit, perbaikan koleksi lebih murah Pengunjung yang bukan anggota perpustakaan akan sulit untuk meng-akses atau meminjam buku Pengunjung non-anggota tetap dapat meng-akses informasi yang diperlukan

Contoh Proses Digitalisasi

Dokumen disiapkan (diseleksi dulu) Bila berjilid, dibuka dulu jilidannya Bekas lem dibersihkan Clip/steples dilepas

Proses Scanning 50 lembar per menit (ADF) Bisa bolak balik (both side) Bisa teks, gambar atau grafik Tingkat produksi: 1300 dokumen per bulan Atau dokumen per tahun

Proses Editing Memastikan agar dokumen berkualitas baik Memperkecil file (di-compress) Hasil scanning bagus

Proses Upload data ke Sistem Dokumen hasil scanning dimasukkan ke sistem perpustakaan digital Dokumen diindeks, dikatalog, dibuat abstrak dan metadatanya Mengikuti standar MARC Dokumen siap ditayangkan

Kesimpulan  Manajemen perpustakaan yang didukung oleh teknologi informasi (sistem komputerisasi) akan membantu meningkatkan kinerja tenaga perpustakaan dan meningkatkan mutu layanan perpustakaan.  Penerapan sistem komputerisasi di perpustakaan sebaiknya melalui 7 tahapan di atas, yaitu perencanaan, pengadaan, instalasi, training, ujicoba, perbaikan sistem dan launching.  Prasyarat membangun sistem komputerisasi di perpustakaan adalah adanya dukungan dana yang berkelanjutan dan SDM IT dan tenaga perpustakaan yang handal. Tanpa dana dan SDM yang handal, seringkali sistem komputerisasi tidak berjalan, gagal.

Sebuah alternatif pilihan pengelolaan perpustakaan yang lebih baik

Apa itu SENAYAN Library automation system Aplikasi untuk manajemen adminstrasi dan konten di perpustakaan Open Source (GNU GPL v3) Dikembangkan menggunakan software yg berbasis opensource Cross Platform Berbasis Web OS: Linux / Windows / Mac Syarat: Apache (webserver), MySQL (database), PHP

Tentang SENAYAN Pemenang INAICTA 2009 Juara Pertama Kategori Open Source Mendukung dari IGOS Didukung program SUCP dari Menristek Dukungan Komunitas Banyak komunitas pengguna di daerah.. Indonesia Go Open Source

Model Pengembangan Dikembangkan oleh Perpustakaan Kementerian Pendidikan Nasional Juga turut dikembangkan oleh komunitas pustakawan Setiap orang berhak & didorong untuk kontribusi Pengembang berbasis motivasi Pemasaran: Release early Release often Mendengarkan pemakai Dokumentasi

Fitur dan Kelebihan Utama Best Practice dalam rancang bangun pangkalan data Compliant dengan standard perpustakaan AACR 2 Level 2 dan MARCLite Integrasi dengan aplikasi web lain (PHP) Multibahasa (Inggris, Indonesia, Jerman, Spanyol, Arab, Thailand) Built-in dukungan untuk membangun Union Catalog Copy catalog Dengan protocol z3950 dan P2P (web service)

Modul yang tersedia Bibliografi Penambahan field baru Indeksing yang fleksibel Barcode printing Lampiran multi media XML output Terhubung langsung dengan katalog induk Kustomisasi OPAC

Modul yang tersedia (lanjutan) Keanggotaan Kartu Anggota Absensi Member login utk status peminjaman terkini Peminjaman Fleksibilitas aturan peminjaman Manajemen denda, reservasi Kalender hari libur

Modul yang tersedia (lanjutan) Master file Pengelolaan daftar kamus Stock Take Serials Pengelolan langganan majalah Sistem / Administrasi aplikasi User Senayan Total Backup Template OPAC dan Admin

LINK DOWNLOAD SLIMS 8 slims.web.id/goslims/?wpdmdl=176 slims.web.id/goslims/?wpdmdl=174

Terima Kasih