Pemodelan FlowMap Achmad Fitro, S.Kom., M.Kom

Pengantar Pemodelan • Sistem informasi terdiri dari satu atau beberapa sistem pengolahan data Antar sistem pengolahan data dapat saling bekomunikasi Dapat terdiri dari aktivitas untuk mengelola sumber daya informasi, seperti tempat penyimpanan (kartu, • • map, buku, file) atau perangkat pengolahannya. 2

Cara Mengenal Sistem Informasi • Perhatikan elemen sistem pengolahan data Interaksi antar orang di dalam organisasi Melihat Aliran dokumen Melihat interaksi antara orang dengan media pelaksanaan pengolahan data • Menganalisis job description (uraian tugas setiap pegawai). 3

Elemen sistem pengolahan data • Dapat dikenali melalui : 1. Sarana yang digunakan di lingkungan organisasi, misalnya kalkulator, komputer, debit/credit card reader, dll. cash register, 2. Contoh dokumen yang dipakai atau dihasilkan  banyak digunakan dan populer sampai saat ini utk analisis. 4

Interaksi antar orang di organisasi • Perhatikan Struktur organisasi wewenang dan tanggung jawabnya bagaimana hubungan antara atasan dan bawahan dalam melaksanakan operasional tugasnya. 5

Aliran Dokumen 1. Aliran dokumen dapat dilihat dilakukan secara rutin. melalui proses-proses kegiatan yang 2. 3. Setiap aktivitas operasional memiliki dokumen masing-masing Untuk memahami aliran dokumen, digunakan model diagram yang disebut FLOW-MAP 6

Interaksi antara orang dan media pelaksana Sist Pengolahan Data tugas setiap staf proses-proses yang dilakukan setiap staf dalam 1. 2. Perhatikan menangani dokumen yg diterima 3. Perhatikan hasil/ informasi apa yang harus disampaikan kepada atasannya atau bag. lainnya. 7

Analisis Job Description • Digunakan untuk mengidentifikasi proses yg termasuk fungsi pengolahan data Berisi cakupan tugas suatu posisi atau jabatan dalam kelompok • Di dalam uraian tugas yang lebih rinci biasanya terdapat kegiatan yg termasuk ke dalam proses pengolahan data. • Dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat suatu prosedur kerja. 8

FLOW-MAP • Alat bantu konvensional, disebut juga Mapping flow atau Process Function chart atau Diagram aliran dokumen atau Diagram Sistem Prosedur Kerja atau Paperwork Flowchart. Merupakan diagram yg menggambarkan aliran dokumen pada suatu prosedur kerja di organisasi Merupakan diagram alir yg menunjukkan arus dari dokumen, aliran data fisis, entitas-entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yg berhubungan dg sistem informasi. Penggambaran biasanya diawali dengan mangamati dokumen apa yang menjadi media data atau informasi. Selanjutnya ditelusuri bagaimana dokumen tersebut terbentuk, ke bagian atau entitas mana dokumen tersebut mengalir, perubahan apa yang terjadi pada dokumen tersebut, proses apa yang terjadi terhadap dokumen tersebut, dan seterusnya. • • • 9

Simbol-simbol flow map • Menggunakan simbol/notasi Input manual flowchart Penyi mpana n Dlm tape sbb: Terminator seleksi Dokumen input / output Penyim- panan dt : anotasi / catatatan penjelasan operasi Manual disk arsip Data / kumpula n data Proses pengolahan data/komputer Display / layar X X :konektor Terminator : Awal/akhir diagram atau entitas eksternal 10

Membuat Flow-map 1. 2. Bagi diagram ke dalam kolom-kolom Setiap kolom diberi nama entitas yang terlibat (orang, bag./ unit organisasi, perusahan lain, atau pimpinan) Diagram harus dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan Setiap kolom terdapat siklus pengolahan data : I-P-O (input- proses-output) bila kolom tsb. adalah entitas yg melakukan kegiatan Ketika menyebrangi garis yg memisahkan antara satu kolom dg kolom lain, gunakan simbol konektor. Cara mengakses file komputer adalah melalui simbol proses komputer Prosedur kerja yang kejadiannya tidak bersamaan dapat digambarkan melalui flowmap yang terpisah. 3. 4. 5. 6. 7. 11

Contoh soal • Sebuah lembaga pendidikan mempunyai prosedur penilaian sbb: 1. Pengajar meyerahkan nilai kursus ke bag. Adminstrasi untuk dicatat / diinput ke komputer setelah seluruh nilai terkumpul. Kumpulan nilai tadi disimpan ke file nilai dengan mengakses file siswa. 2. 3. Berdasarkan file nilai, petugas menghitung nilai akhir dan membuat untuk diserahkan ke siswa. transkrip nilai • Gambarkan flow-map prosedur di atas. 12

Penyelesaian • Daftar entitas : • Dokumen : • File : • Pengajar Bag. Administrasi Siswa • Dokumen : • Nilai kursus Kumpulan nilai Transkrip nilai • File : • siswa nilai 13

14 rasi Pengajar Bag. Administ Siswa Nilai kursus Nilai kursus Transkrip Nilai mengu mpulkan nilai Kumpulan nilai entri siswa Rekam dan hitung nilai Nilai Buat transkrip Transkrip Nilai 14

Tabel Entitas dan Kegiatan • Digunakan untuk memperjelas informasi yang ada dalam uraian prosedur serta dapat membantu mempermudah penyelesaian diagram prosedur / flowmap secara benar. Cara membuat : • Tuliskan masing-masing entitas di bagian kiri tabel (kolom ke-1) ke-2). dan kegiatan setiap entitas di bagian kanan 15

Dari contoh-1 No. Entitas Kegiatan 1 Pengajar Tabel Entitas dan Kegiatan alternatif-1: No. Entitas Kegiatan 1 Pengajar 1. Menyerahkan Nilai kursus 2 Bag.Akademik 2. Mengumpulkan nilai-nilai 3. Memasukkan data 4. Menghitung dan merekam nilai 5. Mencetak transkrip nilai 3 Siswa 6. Menerima Transkrip nilai 16

Tabel Entitas dan Kegiatan alternatif-2 Entitas Pengajar Bag.Akademik Siswa Kegiatan 1. Menyerahkan Nilai kursus 2. Mengumpulkan nilai-nilai 3. Memasukkan data 4. Menghitung dan merekam nilai 5. Mencetak transkrip nilai 6. Menerima Transkrip nilai 17

Contoh-2 (Sistem Penjualan) Sistem Penjualan barang tunai secara langsung di PD Jual : Pembeli membawa barang-barang yang dibeli ke Bagian Kasir Petugas Kasir menghitung jumlah barang yg dibeli dan membuat Bon Penjualan sebagai bukti transaksi penjualan barang utk pembeli setelah menyerahkan pembayaran. Di akhir jam kerja, petugas Kasir menghitung jumlah uang yang diterima dari seluruh transaksi pemjualan barang dan membuat Laporan Penjualan. Salinan Bon dan Laporan Penjualan diserahkan ke Supervisor Administrasi Supervisor administrasi penjualan memeriksa apakah jumlah uang yang diterima sesuai dengan Laporan Penjualan dan Bon penjualannya. Jika sudah sesuai,maka Supervisor akan memberi paraf dan mengarsipkan Laporan dan Bon tersebut. Jika tidak sesuai, Supervisor administrasi penjualan akan mengoreksinya sebelum memberi paraf dan mengarsipkannya. Laporan Penjualan diarsipkan oleh Supervisor bagian Administrasi Buatlah tabel entitas-kegiatannya serta flowmapnya • 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.  18

Penyelesaian No. Entitas Kegiatan 1 Pembeli 1. Menyerahkan barang terjual 3. Menyerahkan pembayaran 4. Menerima Bon Penjualan 2 Kasir 2.Menghitung barang dan membuat Bon Penjualan 5. Membuat Laporan Penjualan 3 Supervisor Administrasi Penjualan 6. Menerima Laporan Penjualan 7.Memeriksa Laporan, jika sesuai memberi Laporan Penjualan paraf jika tidak mengoreksi dan paraf 19

Buat Laporan penjualan Flowmap Pembeli Sistem Penjualan Kasir SUPERVISOR Bon penjualan data brg terjual data brg terjual Laporan Penjualan nilai pembayaran Hitung & Buat bon penjualan Periksa 1 Bon penjualan Bon penjualan sdh Sesuai ? tidak ya Buat Laporan penjualan Koreksi & paraf Paraf Bon penjualan Bon penjualan Bon penjualan Laporan Penjualan Laporan Penjualan Laporan Penjualan 1 20

Refrensi Jogiyanto, 2005 “analisis dan disain sistem informasi” Willy A, 2017 “Metode Penelitian Terpadu Sistem Informasi”