Analisis Proses Bisnis Fransiscus A. Halawa Skom, MM

Definisi-Definisi Parsial  Proses adalah sekumpulan aktivitas yang mengubah masukan menjadi keluaran  Aktivitas terkait dengan pengubahan status dari sebuah entitas  Entitas adalah “benda” yang menjadi fokus kita  Kebijakan adalah aturan main yang diterapkan pada organisasi  Struktur Organisasi menunjukkan pembagian Sumber Daya Manusia yang terdapat pada sebuah organisasi

Definisi Proses Bisnis  Proses Bisnis adalah Kebijakan, Struktur Organisasi, Sumber Daya dan Aktivitas yang berjalan teratur pada sebuah organisasi

Komponen Pembentuk Proses Bisnis Kebijakan Sumber Daya Aktivitas Struktur Organisasi

Analisis  Proses inventarisasi, memahami dan membentuk PEMODELAN terhadap entitas yang dipandang  Analisis membutuhkan parameter- parameter yang melengkapi proses bisnis di dalam sebuah organisasi

Aliran Proses Bisnis pada Struktur Organisasi Permintaan Pemenuhan

Analisis Proses Bisnis Proses Bisnis Model Analisis Proses Bisnis I Evaluasi & Pengujian Solusi Analisis Proses Bisnis III Analisis Proses Bisnis II Analisis Proses Bisnis IV

Lingkup Pemodelan Proses Bisnis  Pemodelan urutan proses (aktivitas) untuk mencapai tujuan usaha  Pemanfaatan sumber daya bersama (5M+i) –Man (SDM) –Money (Pembiayaan) –Method (Mekanisme) –Machine (Alat) –Material (Data/Bahan) –Informasi  Pemetaan kebutuhan data dan informasi untuk mendukung proses

Jenis Analisis Proses Bisnis  Berdasarkan Klasifikasi Kompleksitasnya –Kompleksitas Statis –Kompleksitas Dinamis  Berdasarkan Klasifikasi Pengelolaan Operasional, Sumber Daya (5M), Pemeliharaan, Perencanaan Produk, Pemasaran dan Distribusi  Berdasarkan Fungsi Dasar Manajemen (POAC, Planning-Organizing-Actuating-Controlling)

Apa yang Dipelajari?  Alokasi Sumber Daya  Pemanfaatan Sumber Daya Bersama  Urutan Proses  Tingkatan Manajemen  Fungsi Dasar Manajemen  Kebutuhan Data (masukan) dan Informasi (keluaran)

Alokasi Sumber Daya  Apakah sumber daya yang dialokasikan sudah cukup?  Apakah sumber daya teralokasi sudah terindentifikasi dan terukur dengan baik?  Apakah antar sumber daya memiliki kaitan yang harmonis?

Pemanfaatan Sumber Daya Bersama  Apakah pemanfaatan sumber dayanya sesuai?  Apakah pemanfaatan sumber daya menghasilkan keluaran yang optimal?

Urutan Proses  Apakah urutan proses mendukung tujuan dari organisasi?  Apakah urutan proses menghasilkan keluaran yang optimal?  Apakah urutan proses dapat disederhanakan tanpa mengurangi tujuan dari pelaksanaan dari pelaksanaan proses tersebut?

Tingkatan Manajemen  Bagaimana tingkatan manajemen organisasi dan pola koordinasi setiap tingkatan tersebut?  Apakah tingkatan manajemen dapat mengakselerasikan pencapaian tujuan organisasi?  Apakah tingkatan manajemen yang ada dapat fleksibel menerima aliran proses yang ada?

Fungsi Dasar Manajemen  Apakah Fungsi Dasar Manajemen dipahami untuk masing-masing lini pada Struktur Organisasi?  Apakah implementasi Fungsi Dasar Manajemen sesuai dengan Struktur Organisasi?  Apakah proses bisnis yang diterapkan sesuai dengan Fungsi Dasar Manajemen?

Kebutuhan Data dan Informasi  Apakah data dan informasi pada organisasi memenuhi standar dan kriteria dasar dari tujuan organisasi?  Apakah ketersediaan data memenuhi syarat minimal pelaksanaan aktivitas organisasi?  Apakah informasi yang dihasilkan dapat meningkatkan kualitas dan inovasi organisasi?

Proses Bisnis dan Kaitannya dengan Teknologi Informasi

Bisnis dan Teknologi Informasi (1)

Bisnis dan Teknologi Informasi (2)

Bacaan yang terkait  Bacaan mengenai Sistem Informasi Manajemen  Bacaan mengenai Perilaku Organisasi

Sumber Pengetahuan  Pakar (Ahli)  Buku  Paper  Mailing List, Forum, Website, Search Engine, dll

Organisasi  Organisasi adalah struktur sosial, formal dan stabil dan mengambil sumber daya dari lingkungan dan mengolahnya menjadi output/produk  Organisasi terdiri dari: –Manusia –Lingkungan luar –Budaya –Prosedur

Organisasi Berdasarkan Ukurannya (1) Tipe Organisasi PenjelasanContoh Perusahaan Kecil  Perusahaan kecil-sedang  Lingkungan Organisasi cepat berubah  Struktur organisasi simple  Dipimpin seorang ketua/direktur/pimpinan Perusahaan bisnis kecil, atau yang baru berdiri Birokrasi Mesin  Perusahaan besar  Lingkungan organisasi tidak cepat berubah  Menghasilkan produk  Manajemen dan pembuat keputusan terpusat Perusahaan sedang, menghasilkan produk

Organisasi Berdasarkan Ukurannya (2) Tipe Organisasi PenjelasanContoh Birokrasi Divisi  Perusahaan multi divisi, setiap divisi menghasilkan produk sendiri/tertentu  Kepemimpinan berdasarkan pimpinan departemen  Tidak terlalu terpusat Perusahaan besar, memiliki cabang perusahaan di mana- mana Birokrasi Profesional  Organisasi berbasis ilmu pengetahuan, di mana jasa dan produk tergantung pada pengalaman dan ilmu pengetahuan profesional  Didominasi oleh pimpinan departemen di mana wewenang tidak terpusat Sekolah, perusahaan hukum, rumah sakit, perusahaan konsultan

Organisasi Berdasarkan Profit Tidaknya (1) Tipe Organisasi PenjelasanContoh Bisnis  Perusahaan yang bertujuan mendapatkan profit/keuntungan berupa uang dari pelanggan PT. Telkom, PT. Adira Financial Jasa  Perusahaan yang bertujuan memberikan layanan/jasa kepada pelanggan, bukan bertujuan mendapatkan profit  Pelanggan bersifat luas (nasional), kalangan manapun Yayasan Yatim Piatu, Yayasan Anak Jalanan, Yayasan AIDS Organisasi Pemerintah Bisnis dan Jasa  Perusahaan yang bertujuan memberikan layanan dan sekaligus profit  Pelanggannya bersifat nasional BUMN (Badan Usaha Milik Negara) : ITB

Empat Perubahan Orgnisasi Perusahaan dulu Perusahaan saat ini 1.Hierarchical 2.Centralized 3.Pengaturan terstruktur terhadap tim atau pekerja individu 4.Mass-produced product/serviced 1.Flattened 2.Decentralized 3.Pengaturan fleksibel terhadap tim atau pekerja individu 4.Spesific market/customer

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (1) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Penjualan dan Pemasaran Menjual produk dan jasa yang dihasilkan organisasi  Identifikasi potensi pelanggan  Definisikan kebutuhan dan keinginan pelanggan  Identifikasi kesempatan pasar  Membuat pelanggan melirik produk/jasa  Membujuk pelanggan untuk membeli  Lakukan transaksi pembelian

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (2) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Pembuatan dan Produksi Menjual produk/jasa  Pembelian bahan-bahan  Memasang/membuat produk/jasa  Mengantarkan produk/jasa  Melakukan servis terhadap produk/jasa dan dukungan lain kepada pelanggan

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (3) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Keuangan Mengelola keuangan organisasi  Melakukan transaksi keuangan  Membuat pernyataan keuangan  Membayar pajak  Menyimpan uang kas  Melakukan kegiatan operasional keuangan

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (4) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Akuntansi Memelihara catatan/dokumen keuangan  Menyimpan, mengelola catatan atau dokumen keuangan seperti faktur, kuitansi, pengeluaran..  Membuat dokumen akuntansi Catatan: kadang-kadang fungsi keuangan dan akuntansi menjadi satu fungsi saja, karena identik

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (5) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Sumber Daya Manusia Mengelola SDM organisasi  Menentukan kebutuhan SDM  Rekruting, training, pengembangan, pemeliharaan SDM  Menggaji pegawai  Mencatat keuntungan/kelebihan SDM yang ada  Mencatat syarat pegawai disiplin dan tidak  Memelihara dokumen/catatan pegawai

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (6) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Penelitian dan Pengembangan/Riset Menemukan/merumuskan metode, konsep baru  Melakukan penelitian terhadap metode baru yang lebih baik  Menentukan bagaimana produk dibuat  Menentukan bagaimana proses produksi

Subproses yang terdapat di semua fungsi bisnis  Komunikasi antar SDM  Analisis Data  Motivasi Pegawai  Rencana Kerja akan Dikerjakan  Mengikuti Tahapan Kerja  Menyediakan Timbal Balik ke Pegawai

Struktur Organisasi  Struktur organisasi adalah spesifikasi pekerjaan yang harus dilakukan di dalam suatu organisasi dan cara-cara mengaitkan satu pekerjaan dengan lainnya  Contoh: –Mobil sebagai analogi organisasi dan semua mobil mempunyai mesin, empat ban, rem dan komponen struktur lainnya (sebagai analogi struktur organisasi)

Blok Struktur Organisasi  Spesialisasi: menentukan siapa yang akan mengerjakan apa –Proses mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan khusus yang harus diselesaikan dan menentukan orang-orang yang akan melakukannya  Departemenisasi: menentukan bagaimana sebaiknya mengelompokkan orang-orang yang melaksanakan tugas tertentu –Proses mengelompokkan pekerjaan ke dalam unit-unit yang masuk akal

Contoh Struktur Organisasi Presiden Direktur Direktur Administrasi Manajer Administrasi Staf Administrasi Direktur Marketing Manajer Marketing Staf Marketing Direktur Teknis Manajer Teknis Staf Teknis

Tiga Bentuk Wewenang  Wewenang Lini –Struktur organisasi yang wewenang mengalir dalam suatu rantai komando dari pucuk pimpinan perusahaan ke bawahannya  Wewenang Staf –Wewenang yang didasarkan pada keahlian dan biasanya berupa tugas memberikan nasihat kepada manajer lini  Wewenang Komite dan Kelompok –Wewenang yang diberikan kepada komite atau kelompok kerja yang terlibat dalam operasional perusahaan sehari-hari

Proses Tiga Tahap dari Perkembangan Hirarki 1.Menetapkan tugas-tugas: menentukan siapa yang dapat membuat keputusan dan membuat perincian bagaimana seharusnya tugas itu dilaksanakan 2.Melakukan tugas-tugas: mengimplementasikan keputusan yang telah diambil 3.Mendistribusikan wewenang: menentukan apakah organisasi akan menjadi tersentralisasi atau terdesentralisasi

Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi  Organisasi Fungsional  Organisasi Divisional  Organisasi Matriks  Organisasi Internasional  Organisasi Tanpa Batas  Organisasi Tim  Organisasi Virtual  Organisasi Pembelajaran

Organisasi Fungsional  Bentuk organisasi yang mana wewenang ditentukan oleh keterkaitan antara fungsi dan aktivitas kelompok –Contoh:

Organisasi Divisional  Struktur organisasi yang divisi-divisi korporasinya beroperasi sebagai bisnis yang relatif bersifat otonom di bawah naungan korporasi yang lebih besar –Contoh:

Organisasi Matriks  Struktur organisasi yang dibentuk berdasarkan kelompok-kelompok dan anggota kelompok melapor kepada dua manajer atau lebih –Contoh:

Organisasi Internasional  Pendekatan struktur organisasi yang dikembangkan untuk merespon kebutuhan memanufaktur, membeli, dan menjual di pasar global –Contoh:

Organisasi Tanpa Batas  Organisasi yang meminimalkan atau menghilangkan batasan-batasan dan struktur-struktur tradisional –Contoh: General Electric (GE)

Organisasi Tim  Organisasi yang hampir sepenuhnya bergantung pada tim bertipe proyek, dengan sedikit atau tanpa hierarki fungsional mendasar –Contoh:

Organisasi Virtual  Organisasi yang memiliki sedikit atau tanpa struktur formal –Contoh: Global Research Consortium (GRC)

Organisasi Pembelajaran  Organisasi yang bekerja untuk mengintegrasikan perbaikan pendidikan dan pengembangan karyawan secara berkesinambungan –Contoh: