IMPACT OF INFORMATION TECHNOLOGY ON INTERNAL AUDITING IT General Control and ITIL Best Practice

IT General Control and ITIL Best Practice Pada awalnya saat bisnis belum terlalu berkembang dan penggunaan teknologi (komputer) masih sedikit. Kontrol / pengendalian atas data / informasi yang dihasilkan dari sistem informasi belum mendapatkan perhatian yang serius. Hal ini disebabkan karena pada saat itu sistem komputer (sistem informasi) masih terbilang “kecil” dan data yang diproses juga masih “sedikit”

Kini, saat teknologi (komputer) sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari proses bisnis terutama pemrosesan data. Auditor internal merasa perlu untuk memberi perhatian lebih pada pengendalian atas TI. Ada beberapa hal yang menjadi tujuan pengendalian TI: Reliability of information systems processing Integrity of data Integrity of programs Control of the proper development and implementation of systems Continuity of processing

Client-server and smaller systems’ General IT Controls Karakteristik dari smaller business system: Limited IT staff Limited programming capability Limited enviromental control Limited enviromental controls Limited physical security controls Extensive telecommunications network

Smaller Systems’ IT Operational Internal Controls Tujuan dari pengendalian TI adalah untuk menjamin keamanan dan kehandalan dari data / infomasi yang dihasilkan. Tetapi pada manajemen yang berorientasi pada cost, tidak semua advise yang berhubungan dengan TI susah untuk dilaksanakan.

Pada industri kecil juga tidak dijumpai pemisahan wewenang yang umumnya ada pada industri besar. Tetapi hal ini dikompensasi dengan beberapa pengendalian tambahan, berupa: Pembelian software Peningkatan perhatian manajemen Pemisahan tugas input dan pengolahan

Auditing IT General Control for Smaller IT System Ada beberapa hal yang menjadi perhatian bagi auditor internal: Sistem kontrol yang lebih kecil atas akses ke data dan program seringkali lemah. Penggunaan program utilitas yang tidak sah. Permintaan data It dan akses program yang tidak sesuai.

Beberapa hal yang dapat direkomendasikan untuik mengatasi masalah tersebut: Membuat perubahan nama program yang meliputi tanggal atau nomor versi yang terkait nama program. Minta orang yang berwenang untuk membuat tabel program atau parameter log perubahan nomor versi, tanggal, ukuran program, dan alasan untuk perubahan dalam daftar subjek manual untuk tinjauan manajemen secara berkala.

Pelihara setidaknya satu salinan dari program library dan rotasi salinan file program library ke portable disc drive yang aman pada lokasi lain setidaknya sekali seminggu. Strenghen access controls such that nonautorized personel cannot easily access program library files Perform an internal audit review of the library change log on a periodic basis

Components and Controls of Mainframe and Legacy Systems Karateristik dari Larger IT Systems Physical security controls Environment control requirement Separate storage media libraries Multitask operating systems In-house programming capabilities Extensive telecomunications network Very large or critical files Input-output control section

Operating system software Are the basic software tools that provide interface among systems users, application programs, and other IT hardware. Dalam pekerjaannya auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik mengenai teknologi yang ada atau digunakan pada sistem. Central operationg systems Systems monitors Network controlles and teleprocessing monitors

Legacy System General Control Reviews Questions: Tujuan review Kontrol dan prosedure yang diperlukan Metode pengumpulan bukti

Type of review Premilinary reviews of IT general control Its purpose is to gain a general understanding or overview of the IT control environment. Detailed general controls reviews of IT operations Its purpose is to make internal audit to understand how IT operations fucntion. Specialized or limited-scope reviews Its purpose is to help auditors in doing his job because it maybe in appropriate attempt to review all IT general control in all operational areas as one single detailed review. Reviews to asssess compliance with laws or regulations Its purpose is to determine if appropriate laws and regulations are being followed.

ITIL Service Support and Delivery Infrastructure Best Practise ITIL best practice cover what we call IT infrastructure – the supporting processes that allows IT applications too function and deliver their results to systems users. A well-designed and controlled application is off little value to its user without strong service support and delivery proccesses in place

ITIL change management processes include: Dalam prakteknya terkadang diperlukan perubahan baik itu revisi maupun upgrade atas program maupun operating system untuk meningkatkan service dan atau menekan biaya. ITIL change management processes include: IT hardware and system software Communications equipment and software All applications software All documentation and procedures associated with the running, support, and maintenance of live systems

Service Delivery Best Practice Service-level management Is the name given to the processes of planning, coordinating, drafting, agreeing, monitoring, and reporting on formal agrrements between both IT and the providers and recipients of IT service. Service delivery financial management process Its purpose is to suggest guidance the cost-effective stewardship of the assets and resources used in providing IT service.

Proses yang berhubungan dengan ITIL financial management: IT budgeting The process of predicting and controlling the spending money for IT resources. IT accounting The set of IT processes for determining how money is spent by customers, services, and activies Charging The set of pricing and billing processes to charge customers for the services supplied.

Output of the management process: Recommendations regarding the IT infrastructure to ensure its resilience Report about the availabi;ity of IT sevices Procedures to ensure the availability and recovery for every new or improved IT services Plans to improve the availability of the IT services

Auditing IT Infrastructure Management The process is not independent and freestanding. Each process can operate by itself. But still depend on the input and support from other related processes.

Dalam memberikan rekomendasi auditor internal harus memperhatikan kepatuhan terhadap ITIL. Ukuran dan ruang lingkup atas area yang diaudit harus tetap diperhatikan.

Internal Auditor CBOK Needs for IT General Control Dalam melakukan aktivitasnya mereview IT general control dan IT infrastructure auditor memerlukan pemahaman yang memadai dan mendalam. Pemahaman ini merepresentasikan pentingnya CBOK bagi semua auditor internal.

Pemahaman internal auditor atas pengendalian TI merupakan hal yang penting. Pemahaman yang memadai dan mendalam memungkinkan auditor internal untuk memahami dan mengevaluasi pengendalian TI pada berbagai macam lingkungan / bidang.

TERIMA KASIH