Parts Inventory Department Management Trainee SUPPLY CHAIN MANAGEMENT BASIC INVENTORY Parts Inventory Department

Apakah pengendalian Inventory itu? KEBIJAKSANAAN PENGENDALIAN INVENTORY Aktifitas untuk mengatur Stock agar mendapatkan target produksi yang terbaik dengan biaya yang proporsional Inventory analyst menyediakan stock secara tepat ? ? ? ? Apa yang dibeli? berapa jumlah yang akan dibeli? kapan akan dibeli? Berapa harganya?

SERVICE LEVEL PENGUKURAN TINGKAT KEPUASAN USER ATAS KETERSEDIAAN SUKU CADANG PADA SAAT DIPERLUKAN (AVAILABILITY) PERSENTASE DEMAND SUKU CADANG YANG DAPAT DISUPPLY SESUAI PERMINTAAN PADA SAAT TERJADI DEMAND TERHADAP DEMAND TOTAL DALAM SEBULAN MISALNYA DALAM SEBULAN ADA 80 PERMINTAAN SUKU CADANG DARI BAGIAN MAINTENANCE YANG DAPAT DISUPPLY PADA HARI YANG SAMA DARI TOTAL 100 PERMINTAAN. BERARTI SERVICE LEVELNYA ADALAH 80 / 100 = 80%.

General Problem of Inventory Control Persediaan Besar Uang yang tertahan menjadi besar Resiko menjadi semakin besar juga Ongkos Penyimpanan mahal Persediaan Kecil Uang yang tertanam kecil Resiko juga semakin kecil Ongkos penyimpanan murah Wise Inventory Smart Replanishment Keuntungan Perusahaan Kebutuhan Konsumen

Fungsi Parts Inventory Pengendalian Availability * Pengendalian Inventory Turn Over (ITO) * Pengendalian Lead Time * Pengendalian Ordering * Pengendalian Fisik Parts * Pengelolaan Dead Stock dan Non Moving Parts * Pengelolaan System Information Parts Pengendalian Qualitas Parts * LOWEST COST PER TOTAL OUTPUT

Biaya yang timbul akibat persediaan Item Cost yaitu harga barang itu sendiri Ordering Cost yaitu biaya yang timbul akibat kita melakukan order, diantaranya: Ongkos personal dan administrasi dalam melakukan order Ongkos pengiriman dan pengangkutan Asuransi perjalanan dan biaya lain lain Holding (Carrying) cost yaitu biaya yang timbul akibat adanya stock barang, diantaranya: Bunga uang yang tertanam dalam stock Biaya sewa gudang Asuransi barang yang disimpan Ongkos karena kerusakan atau kehilangan Stockout Cost yaitu biaya yang timbul akibat kekurangan stock, diantaranya Keuntungan yang hilang akibat tidak ada stock Biaya akibat hilangnya “kepercayaan” pelanggan ** Inventory yang baik artinya Total Cost seoptimum mungkin

Inventory Management System Material Requirement Planning (MRP) Dependent Item Deterministic Inventory Manegement Stationer Independent Item Non-Stationer

dependent demand DETERMINISTIC FORECAST

Forecasting Calculation Deterministic Forecast Rumusan Deterministic Forecast DF = Deterministic Forecast Wh = Jam Kerja unit perhari Ltp = Umur Parts qu = quantity per unit pop = Populasi Unit Qualification Umur parts berdasarkan rekomendasi factory atau pengalaman lapangan Jamkerja unit perhari/perbulan Populasi unit Target Market Share Quantity parts per unit

Replacement Schedule of Filter Data yang diketahui Total Lead Time Supply adalah 6 minggu Rata rata jam operasi per-hari 20 jam Umur part Sesuai tabel diatas Quantity Per-unit Sesuai tabel diatas Populasi 30 Unit Faktor 100% Asumsi 1 bulan = 4 minggu

Rolling Forecast Filter PC 200-7 GALEO Die

Material Requisition Planning (MRP) Master Production schedule Inventory Status File MRP Processing Logic Bill of Materials Planned orders Order to be released now Order rescheduling

Material Requisition Planning (MRP) Bill Of Material

independent demand FORECAST by HISTORICAL

Economic Order Quantity Pengertian Besarnya pesanan yang menimbulkan biaya penyediaan yang paling rendah Objective Untuk mendapatkan biaya penyediaan yang paling rendah dalam proses pengadaan. Data Yang harus dilengkapi Kondisi demand konstan dan planning lengkap Kondisi Leadtime konstan Stockout & Backorder tidak diizinkan Cost TC CC OC EOQ Qty

Economic Order Quantity Biaya pemesanan (per tahun) = Biaya pengadaan (per tahun) = Biaya total per tahun (TC) = dimana, D = permintaan per tahun S = biaya per pesanan C = biaya pengadaan per unit i = tingkat bunga pengadaan (% per tahun) Q = ukuran partai TC = total biaya

Klasifikasi ABC KLASIFIKASI ABC A items C items B items Total Nilai Pemakaian Tahunan(%) 100 90 80 70 Klasifikasi ABC 60 50 A items 40 30 20 C items 10 B items 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Kelas A : Yang nilai pemakaian tahunannya tinggi (misal 80%) Kelas B : Yang nilai pemakaian sedang (misal 15%) Kelas C : Yang nilai pemakaian tahunannya kecil (misal 5%) Catatan : Nilai 80%, 15%, dan 5% tidak harus demikian, terserah kita Kelas A : Jumlahnya lebih sedikit dan perlu pengawasan ketat Kelas B : Jumlah item lazimnya sedang dan mendapat pengawasan sedang Kelas C : Jumlah item lazimnya besar dan men- dapatkan pengawasan ringan

GRAFIK PARETO KLASIFIKASI ABC 100 % 95 % 80 % Persentase pembelian (dollar) 20 % 30 % 50 % Persentase jumlah satuan barang

Forecasting Calculation Stock Composition Stock Item selection Inventory Cycle Demand Management Forecasting Calculation Stock Composition Stock Item selection Stock Replenishment - Safety Stock - Free balance - Maximum Level

Demand Management Latar Belakang Data Lampau yang didapat dari proses bisnis disuatu perusahaan, diperlukan sebagai alat bantu analisa Objective Untuk mengurangi deviasi antara Peramalan (Forecast) dengan aktual sales yang akan terjadi Models of demand recording Pencatatan Call (Frekwensi) Pencatatan Demand (Qty sales) Pencatatan Month Movement’s (pergerakan parts perbulan)

Data setelah digabungkan di akhir Januari 2020 Demand Management Konsolidasi Demand Bulanan (MCD) Tujuan Untuk membuat catatan terakhir terhadap demand dan call dari suatu material agar dapat digunakan sebagai dasar untuk perkiraan permintaan berikutnya Date Order No Item No Parts Number Qty Order 04-Jan-20 13000001 1 07020-00000 10   2 600-311-8293 20 3 205-70-19570 15 08-Jan-20 13000002 07000-02125 01643-31645 4 205-30-00052 15-Jan-20 13000003 Data demand bersih No Parts Number Call Demand 1 01643-31645 15 2 07000-02125 20 3 07020-00000 10 4 205-30-00052 5 205-70-19570 25 6 600-311-8293 40 Data setelah digabungkan di akhir Januari 2020

Demand Management Konsolidasi Setahun C = Call D = Quantity Demand Parts Number Feb-02 Mar-02 Apr-02 Mei-02 Jun-02 Jul-02 Aug-02 Sep-02 Okt-02 Nop-02 Des-02 Jan-03 Total C D M 01643-31645 1 80   50 15 10 6 180 07000-02125 4 20 2 30 5 3 22 240 9 07020-00000 18 205-30-00052 8 11 36 205-70-19570 25 600-311-8293 12 60 45 7 133 55 56 99 32 40 58 600 707-52-10700 6151-83-8210 707-51-45210 24 6151-81-9010 C = Call D = Quantity Demand M = Month Movement

Forecasting Calculation Salah satu contoh perhitungan Forecast demand Mortality MT = Mortality D = Demand n = Jumlah data Backup Overhaul dan New Model, berdasarkan rekomendasi Service divisi dan Factory Latar belakang : Berapa banyak jumlah yang harus disediakan untuk masing masing material Tujuan : Untuk mendapatkan Metode perhitungan Forecast Demand yang terbaik Untuk mendapatkan data/quantity dari Forcast demand

Forecasting Calculation Final Forecast Parts Number Total FD FF C D M 01643-31645 6 180 15,00 07000-02125 22 240 9 20,00 07020-00000 3 18 1,50 2,00 205-30-00052 4 36 3,00 205-70-19570 30 2 2,50 600-311-8293 58 600 12 50,00 707-52-10700 1 0,08 1,00 6151-83-8210 0,25 707-51-45210 24 6151-81-9010 FD = Forecast demand FF = Final Forecast

Untuk mengelompokkan material agar mudah dianalisa Stock Composition Macam-macam Parts Ranking Rank Call Rank Month Movement Rank Price Rank Commodity dll.... Latar Belakang Banyaknya material menyulitkan kita untuk menganalisa mana yang menjadi perioritas Tujuan Untuk mengelompokkan material agar mudah dianalisa

Rank Row berdasarkan Month movement Stock Composition Rank Row & Rank Column Parts Number Total Rank Month Movement Rank Price C D M 01643-31645 6 180 1 07000-02125 22 220 9 B 2 07020-00000 3 18 F 205-30-00052 4 36 E 205-70-19570 30 G 600-311-8293 58 600 12 A 707-52-10700 H 5 6151-83-8210 707-51-45210 24 6151-81-9010 Rank Row berdasarkan Month movement Rank Column berdasarkan Harga Beli dari Supplier

Stock Composition Rank Matrix

Memahami proses dasar pemilihan stock item dan non stock item Stock Item Selection Pareto’s Law Dengan hanya menyediakan 20% item part number menghasilkan 80% total jualan Latar Belakang : Material mana saja yang harus jadi Stock, dan mana yang tidak wajib jadi stock Tujuan : Memahami proses dasar pemilihan stock item dan non stock item Mampu memilih item yang seharusnya jadi stock item 100% 80% 20% 100%

Stock Replenishment Qty Order = Max – Free Balance Latar Belakang : Proses produksi harus terus berjalan, bagaimana cara memenuhi kebutuhan tersebut secara terus menerus Tujuan : Agar bisa menentukan banyaknya quantity dari masing masing material yang akan di order Agar mengetahui faktor apa saja yang mendasari perhitungan quantity order Rumusan Replenishment Stock Qty Order = Max – Free Balance

Stock Replenishment Latar belakang : Perhitungan Maximum Latar belakang : Tiap Material yang akan di stock perlu ada batasan maksimum quantity yang wajar Tujuan : Agar quantity parts yang disediakan dalam posisi yang wajar Sebagai control yang mengendalikan volume stock Rumusan Maximum Max = Jumlah Quantity Maksimum LT = Lead Time Standard (Bulan) CO = Cycle Order (Bulan) FF = Final Forecast SS = Safety stock (Bulan)

Mengantisipasi lonjakan demand dan variasi Lead Time Stock Replenishment Perhitungan Safety Stock Latar Belakang Demand/Sales dari customer dan Lead Time dari supplier tidak pernah konstan Tujuan Mengantisipasi lonjakan demand dan variasi Lead Time Menjaga Kelanjutan hubungan dengan cutomer agar tetap baik Contoh rumusan Safety Stock SSqty = Quantity Safety Stock Z = Tingkat Kepercayaan ¶ = Deviasi Demand LT = Lead time dari supplier ke gudang

FB = OH-ALLOC+OO+ITC Stock Replenishment Latar Belakang : Perhitungan Free Balance Latar Belakang : Besaran apa saja yang tercatat sebagai Stock Inventory Tujuan : Mengetahui seberapa banyak Stock yang ada dan akan masuk ke Gudang Rumusan Free Balance OH = On Hand OO = On Order ALLOC = Material yg teralokasi ke order ITC = Material yang bisa saling ditukar pakai FB = OH-ALLOC+OO+ITC

AVAILABILITY %Avl = Persentase Availability TD = Demand total IS = Inventory Sourching

Kemampuan suatu cabang dalam memenuhi permintaan customer Availability Full instant Kemampuan suatu cabang dalam memenuhi permintaan customer Full All Supplier Kemampuan suatu cabang dalam memenuhi permintaan users dan dibantu oleh cabang lain maupun Supplier Suppl 1 Indonesia Users SCM Suppl 2 Suppl 3

SIMULASI AVAILABILITY Remark : Qty1 = Quantity permintaan Qty2 = Quantity supply ex instant Qty3 = Quantity (dari others suppier)

INVENTORY TURN OVER ITO = Perputaran Inventori (Bulan) CB = Jumlah stock pada Akhir Bulan Avr SLS = Rata-rata Penjualan perbulan

Return to Supplier Merchandize Scrap DEAD STOCK MANAGEMENT Dead Stock adalah suatu stock yang tersimpan dalam gudang dalam waktu yang sangat lama Return to Supplier Merchandize Scrap

Stock Replenishment Diagram Alir Forecast Demand Calculate Final Forecast Deterministic Forecast Final Forecast Lead Time Stock Order Suggested Stock Order Cycle Order Determine Stock Level / Min, Max Safety Stock Calculate Order/Over Quantity Free Balance