SEKILAS TENTANG MANAJEMEN PROYEK Kuliah ke 2

A. Defenisi Manajemen Proyek Ada beberapa defenisi Manajemen Proyek. PMBOK (Project Management Body of Knowledge) sebagaimana yang didefenisikan oleh Project Management Institute (PMI) : “Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirement”

2. Prince2 project management methodology: “The planning, monitoring and control of all aspect of the project and the motivation of all those involved in it to achieve the project objectives on time and to the specified cost, quality and performance.”

3. DIN 69901 (Deutsches Institut für Normung-German Organization for Standardization): “Project management is the complete set of task, techniques, tools applied during project execution”.

Secara bebas Manajemen Proyek dapat diartikan “Sebagai ilmu dan seni berkaitan dengan memimpin dan mengoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu: lingkup, mutu, jadwal, dan biaya, serta memenuhi keinginan stakeholder”.

Pada prinsipnya manajemen proyek adalah: Penerapan pengetahuan, ketrampilan “tools and techniques” (perangkat/alat bantu dan teknik-teknik) pada aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi. Proses-proses manajemen proyek dikelompokkan dalam 5 kelompok, yaitu: Proses inisiasi (initiation process) Proses perencanaan (planning process) Proses pelaksanaan (executing process) Proses pengontrolan (controlling process) Proses penutupan (closing process)

B. Kerangka Kerja/Framework Manajemen Proyek Tools & Techniques Scope Mgt Time Mgt Cost Mgt Quality Mgt Project Succes Stake Holders Project Integration Mgt Procure Mgt Comm Mgt Risk Mgt HR Mgt

C. Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek Efisiensi, baik dari segi biaya, sumber daya maupun waktu. Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan scope, biaya, sumber daya dan waktu yang telah ditentukan, Meningkatkan kualitas Meningkatkan produktifitas

C. Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek 5. Bisa menekan risiko yang timbul sekecil mungkin. 6. Koordinasi internal yang lebih baik 7. Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota tim.

D. Tiga Faktor Pembatas Scope atau ruang lingkup Scope atau ruang lingkup proyek adalah membahas jenis dan batasan-batasan yang ada pada sebuah proyek. Sejauh mana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek ditentukan. Ruang lingkup atau batasan proyek sangat diperlukan dalam suatu proyek, karena hal ini

akan memberi dampak pada faktor-faktor proyek lainnya, terutama yang menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek. Semakin besar scope atau ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara umum akan makin bertambah pula waktu pengerjaan, ini tentunya berdampak pada bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan.

2. Time atau waktu Time atau waktu adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu berarti, terutama pada saat-saat yang memeng krusial. Terkadang suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada membengkaknya biaya.

3. Cost atau biaya Cost atau biaya adalah salah satu faktor atau komponen utama proyek. Pada intinya faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya, yaitu scope dan time. Secara umum semakin besar ruang lingkup dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek.

Scope Cost Target Time

MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

PROYEK Proyek adalah suatu upaya atau usaha temporer atau sementara untuk menciptakan suatu produk atau jasa yang unik. Proyek biasanya termasuk beberapa orang yang melakukan kegiatan yang saling berhubungan atau terkait.

Konsumen utama proyek tersebut akan tertarik pada penggunaan sumberdaya yang efektif guna penyelesaian proyek tersebut, bila dilakukan secara efisien dan tepat waktu. Proyek memasukkan ketidak pastian. Karena suatu proyek itu unik, kadang-kadang sulit untuk secara jelas mendefinisikan: sasaran proyek, estimasi berapa lama proyek tersebut selesai, atau berapa biaya yang diperlukan. Ketidak pastian ini yang menjadi alasan utama dilakukan pengelolaan proyek dalam menghadapi tantangan, terutama proyek yang memasukkan teknologi baru.

Program adalah sekelompok proyek yang dikelola dengan cara koordinasi untuk mendapatkan keuntungan yang tidak didapatkan dari pengelolaannya secara individu.

Atribut Proyek Suatu proyek mempunyai maksud atau tujuan yang unik. Proyek dapat dipandang dari atributnya, yaitu: jangka waktu, maksud, kepemilikan (ownership), sumberdaya, peranan, resiko dan asumsi, tugas saling ketergantungan (interdependent tasks), perubahan organisasi, dan pengoperasian dalam lingkungan yang lebih besar dari proyek itu sendiri.

Jangka Waktu (time frame) proyek hanya sementara atau temporer Jangka Waktu (time frame) proyek hanya sementara atau temporer. Suatu proyek mempunyai akhir dan awal yang pasti. Maksud. Suatu proyek seharusnya mempunyai sasaran yang tertentu (well defined objective). Hasil dari proyek memberikan produk, jasa dan outcome yang unik. Kegiatan proyek harus mencapai atau melebihi kebutuhan dan harapan dari stakeholders.

Kepemilikan. Proyek harus memberikan sesuatu yang bernilai ke individu atau kelompok yang akan menjadi pemilik dari proyek tersebut setelah proyek tersebut selesai. Untuk menentukan siapa yang akan menjadi pemilik atau bukan pemilik proyek tersebut tidak selalu mudah. Misalnya: berbagai kelompok yang berbeda akan berjuang untuk dapat ditentukan siapa yang akan memiliki atau bukan pemilik dari sistem, data, dukungan dan biaya akhir dari implementasi dan perawatan (maintaining) sistemnya.

Meskipun suatu proyek mempunyai banyak stakeholders (misalnya, orang-orang atau kelompok, yang mempunyai pamrih atau vested interest pada outcome dari proyeknya). Suatu proyek seharusnya mempunyai sponsor tertentu yang jelas. Sponsor mungkin adalah end user, konsumen atau klien yang mempunyai kemampuan dan keinginan untuk memberikan arahan, biaya dan sumberdaya lainnya ke proyek.

Suatu proyek seharusnya mempunyai konsumen atau sponsor utama Suatu proyek seharusnya mempunyai konsumen atau sponsor utama. Kebanyakan proyek mempunyai banyak perusahaan lain yang tertarik dan juga stakeholders, tetapi harus ada seseorang yang menjadi sponsor utama. Sponsor utama biasanya memberikan arahan dan pembiayaan untuk proyek.

Sumberdaya TI. Suatu proyek memerlukan sumberdaya: waktu, uang, orang dan teknologi yang seringkali dari berbagai area. Perusahaan akan melakukan kontrak dengan konsultan untuk mendapatkan masukan (input). Sumberdaya memberikan arti untuk pencapaian tujuan proyek dan juga bertindak sebagai hambatan. Misalnya: Lingkup proyek, atau kerja yang harus diselesaikan, ditentukan secara langsung oleh tujuan proyek, Jadi apabila kita tahu apa yang harus diselesaikan, maka kita akan bisa menggambarkan bagaimana penyelesaiannya.

Apabila sponsor proyek meminta penambahan sesuatu hal (feature) ke sistem, bagaimanapun permintaan tersebut diragukan apakah akan memerlukan sumberdaya tambahan dalam bentuk kerja tambahan dari bagian yang ada di tim proyek. Penggunaan sumberdaya proyek mempunyai biaya yang berhubungan atau harus dimasukkan ke dalam keseluruhan biaya dari proyek. Kadang-kadang orang dari luar perusahaan seperti dari pemasok dan perusahaan konsultanlah yang akan menjadi sumberdaya guna memenuhi sasaran proyek.

Peranan. Sekarang, proyek TI memerlukan individual yang berbeda-beda dengan berbagai rangkaian keterampilan. Meskipun keterampilan ini berbeda-beda pada proyek yang berbeda-beda, suatu proyek khusus seharusnya memasukkan hal-hal tersebut di bawah ini: Manajer Proyek Sponsor Proyek Pakar pada Materinya (Subject Matter Expert(s)- SME Pakar Teknis (Technical Expert(s)

MANAJER PROYEK Manajer Proyek adalah pemimpin tim dan tanggung jawabnya adalah menjamin bahwa semua pengelolaan proyek dan proses pengembangan teknis berada di tempat dan sedang dikerjakan di dalam serangkaian kebutuhan spesifik, proses yang ditentukan dan standar mutu. Manajer Proyek yang baik selalu kritis terhadap kesuksesan proyek. Manajer proyek bekerja dengan sponsor proyek, tim poryek, dan lain orang yang terkait dalam proyek untuk mencapai tujuan.

Setiap proyek menghadapi hambatan dalam berbagai cara, terutama dengan lingkup, waktu dan tujuan biayanya. Batasan tersebut kadang-kadang disebut dalam proyek sebagai tiga hambatan (triple constraints). Untuk mencapai proyek yang sukses, manajer proyek harus memperhatikan lingkup, waktu dan biaya serta keseimbangan dari ke tiga tujuan yang seringkali bersaing ini. Sponsor proyek adalah klien, konsumen atau manajer organsasi yang akan bertindak sebagai pejuang untuk proyek dan memberikan sumberdaya organisasi dan arahan apabila diperlukan

Subject Matter Expert(s) - SME adalah user atau klien yang mempunyai knowledge khusus, kepakaran khusus, atau orang yang mempunyai wawasan terhadap area fungsional khusus yang diperlukan guna mendukung proyek, seperti, misalnya organisasi menginginkan membangun suatu sistem guna mendukung keputusan pajak, maka dengan mempunyai pakar pajak dalam tim proyek akan dapat berbagi (share) knowledge-nya dan akan lebih produktif daripada mempunyai orang-orang teknis yang mencoba belajar segalanya tentang akuntansi perpajakan sambil mengembangkan sistemnya.

Technical Expert (s) diperlukan untuk mendapatkan solusi teknis pada masalah organisasi. Pakar teknis termasuk system analysts, system designers, network specialists, programmers, graphic srtists, trainers dsb. Tanpa memperhatikan jabatannya, individu ini bertanggung jawab terhadap penentuan, penciptaan, pengimplementasian infrastruktur dan teknis organisasi guna mendukung produk dari proyek TI.

Resiko dan Asumsi. Semua proyek mempunyai elemen resiko dan beberapa proyek lebih beresiko daripada yang lainnya. Resiko muncul dari banyak sumber, baik internal maupun eksternal dari tim proyek. Misalnya resiko internal dapat dtimbul dari proses estimasi atau dari fakta bahwa seorang anggota kunci tim proyek tadi dapat keluar atau meninggalkan proyek pada pertengahan proyek. Resiko eksternal pada sisi lainnya dapat timbul dari ketergantungan pada kontraktor atau vendor lainnya.

Asumsi adalah apa yang biasanya kita asumsikan pada lingkup, jadwal, dan anggaran serta mengkaji resiko dari proyek. Banyak variable yang tidak diketahui yang berhubungan dengan proyek dan perlu untuk mengidentifikasi dan membuat dokumen (explicit) semua resiko dan asumsi yang dapat memberi dampak pada proyek TI.

Tugas saling ketergantungan (interdependent tasks) Tugas saling ketergantungan (interdependent tasks). Kerja proyek memerlukan banyak tugas yang saling tergantung. Misalnya suatu jaringan tidak dapat di-install sampai perangkat kerasnya dikirim, atau kebutuhan tertentu tidak dapat digabungkan ke dalam desain sampai user kuncinya diwawancara. Kadang-kadang penundaan dari satu tugas dapat berdampak pada tugas berikutnya yang mandiri. Jadwal proyek mungkin tergelincir, dan proyeknya mungkin tidak mencapai batas waktu (deadline) yang direncanakan

Perubahan Organisasi (Organizational Change) Perubahan Organisasi (Organizational Change). Proyek direncanakan bagi perubahan organisasi. Perubahan harus dipahami dan dikelola karena implementasi proyek TI akan merubah cara orang-orang tersebut bekerja. Oleh karena itu perlawanan yang potensial terjadi/ada, dan suatu sistem yang secara teknis sukses dapat berakhir menjadi kegagalan organisasi

Beroperasi dalam Lingkungan yang Lebih besar dari proyek itu sendiri Beroperasi dalam Lingkungan yang Lebih besar dari proyek itu sendiri. Organisasi memilih proyek untuk sejumlah alasan dan proyek yang dipilih dapat berdampak pada organisasinya (Laudon and Laudon 1996). Sangat penting bahwa manajer proyek dan tim memahami budaya, lingkungan, politik, dan sejenisnya dari perusahaan. Variable dari organisasi akan mempengaruhi seleksi dari proyek, infrastruktur TI dan peranan TI di dalam organisasi. Misalnya perusahaan/pabrik kecil yang dimiliki oleh keluarga mempunyai budaya, strategi dan struktur perusahaan yang sangat berbeda daripada perusahaan yang electronic commerce yang baru mulai (strat-up electronic commerce company).Sebagai hasilnya proyek yang diseleksi, infrastruktur teknis dan peranan TInya untuk setiap organisasi akan berbeda.

Tim proyek seharusnya memahami baik variabel teknis maupun organisasi sehingga proyek dapat diluruskan secara tepat dengan struktur dan strategi organisasi. Lebih lagi, pemahaman variabel organisasi dapat menolong tim proyek memahami iklim politik di dalam organisasi dan mengidentifikasi resiko yang potensial dan issues yang dapat merintangi proyek tadi.