SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET BERBASIS WEB PADA BAGIAN PERLENGKAPAN FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS SRIWIJAYA Nama : MIA PRATIWI (09121003048) IGA ZUBIAH (09121003006) Kelas : SISTEM INFORMASI 4 B

PEMBAHASAN PENDAHULUAN KOMPONEN PROSEDUR

PENDAHULUAN Aset adalah barang tidak habis pakai (non consumable) yang dimiliki instansi. Seiring dengan berkembangnya suatu instansi, maka jumlah aset juga akan terus bertambah dari tahun ke tahun. Aset membutuhkan manajemen yang baik agar lebih mudah untuk dipantau dan ditelusuri. Kebutuhan informasi mengenai data dan informasi suatu aset sangatlah penting guna untuk memperbaiki kinerja atau efisiensi di dalam suatu instansi. Sistem informasi manajemen aset adalah sebuah aplikasi pengelolaan aset yang ditujukan untuk instansi dengan tujuan aset yang ada dapat dikelola sebagaimana mestinya. Sama halnya di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya, pengelolaan aset masih dilakukan secara manual sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pendataan aset. Tidak hanya itu, pengelolaan aset secara manual ini mampu mempengaruhi kinerja instansi khususnya bagian perlengkapan. Maka dari itu kami bermaksud membuat suatu aplikasi pengelolaan manajemen aset untuk Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya, dalam hal ini manajemen aset berupa pengelolaan aset tetap (fasilitas kantor) di instansi tersebut.

PENDAHULUAN Judul : Sistem Informasi Manajemen Aset dibagian Perlengkapan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya Rumusan Masalah : Adapun rumusan masalah yang melatar belakangi pembuatan aplikasi ini, yaitu : proses pencatatan aset tidak sistematis dan terintegrasi; manajemen data (pendataan barang masuk / keluar dan peminjaman / pengembalian barang) masih dilakukan secara manual; perencanaan pemanfaatan dan pengelolaan aset di masa yang akan datang belum optimal sehingga menyebabkan pembiayaan operasional aset yang semakin tinggi.

PENDAHULUAN Tujuan Pembuatan Aplikasi : Adapun tujuan pembuatan aplikasi ini, yaitu : instansi dapat mendata dan menyimpan dengan baik aset dalam jumlah banyak yang tersebar secara geografis, dapat mendata aset secara digital sehingga nilai aset dapat dipantau secara berkala; tersedianya aplikasi yang mengelola manajemen aset (pendataan barang masuk / keluar dan peminjaman / pengembalian barang) baik secara digital dan terkomputerisasi; mengurangi pembiayaan dan pengeluaran operasional instansi, karna tidak diperlukannya pembuatan berbagai laporan dalam bentuk hardcopy lagi setiap bulannya.

KOMPONEN SISTEM KASUBAG PERLENGKAPAN STAFF PERLENGKAPAN DOSEN MAHASISWA STAFF PERLENGKAPAN

KOMPONEN SISTEM : KASUBAG PERLENGKAPAN Merupakan Kepala Sub Bagian Pada Perlengkapan yang aktif di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya Dalam sistem yang kami buat ini, Kepala Sub Bagian Perlengkapan hanya mengatur dan bertanggung jawab untuk seluruh aset perlengkapan, serta mengontrol aset-asetnya.

KOMPONEN SISTEM : STAFF PERLENGKAPAN Merupakan Staff Perlengkapan yang masih aktif yang fungsinya mengelola aset perlengkapan, yang bertanggung jawab atas peminjaman dan pengembalian barang, yang akan memudahkan pengguna untuk mengakses aset perlengkapan melalui sistem yang dibuat.

KOMPONEN SISTEM : DOSEN DAN MAHASISWA Merupakan user yang akan menggunakan aset perlengkapan yang tersedia, bisa untuk keperluan belajar mengajar maupun kegiatan ormawa sendiri. Untuk Sistemnya sendiri sengaja untuk umum, agar pengguna siapa pun dapat mengakses barang perlengkapan yang ada di Fakultas Ilmu Komputer. Tetapi untuk peminjaman dan pengembalian barang, akan dilakukan prosedur (lihat pada slide perosedur)

KOMPONEN SISTEM : USER User dibagi dilihat dari dua aspek yaitu : guest (dosen, mahasiswa) mendapatkan kemudahan dalam akses pencarian barang, dengan mendapatkan beberapa kriteria pencarian eselon(kasubag) mendapatkan kemudahan pengontrolan barang dan akses untuk melihat laporan setiap bulannya

PROSEDUR KASUBAG PERLENGKAPAN Kasubag Perlengkapan Login sebagai Jabatan Tertinggi di bagian Perlengkapan yang hanya mengontrol persedian barang dan lain-lain. Kemudian Kasubag mengecek laporan setiap bulan nya dari sistem tersebut. Setiap triwulan (3 bulan) laporan tersebut akan diserahkan kepada bagian perlengkapan Unsri (Rektorat).

PROSEDUR STAFF PERLENGKAPAN Staff Perlengkapan akan login sebagai admin, dimana staff sendiri yang akan menginputkan barang-barang yang tersedia di Fakultas untuk dapat diakses oleh mahasiswa dan dosen. Staff Perlengkapan akan mengkonfirmasi mahasiswa yang akan meminjam barang dengan mencantumkan batas peminjaman barang. Setelah barang dikembalikan dengan batas yang telah ditentukan, staff akan mengecek kembali barang yang telah dipinjam.

PROSEDUR MAHASISWA DAN DOSEN Mahasiswa dan dosen disini kedudukannya sama, karena sama-sama ingin mengakses barang perlengkapan pada sistem ini. Dengan tujuan yang sama yaitu untuk keperluan belajar mengajar dan untuk suatu kegiatan tertentu, misal mahasiswa mengadakan kegiatan ormawa. Mahasiswa harus login terlebih dahulu untuk dapat meminjam barang dari bagian perlengkapan, cukup dengan mencantumkan nama, nim dan barang yang akan dipinjam, barulah admin akan mengkonfirmasi data mahasiswa tersebut, dengan menyantumkan batas peminjaman barang.