Bagaimana Presentasi yang Efektif ? Indra Budi Indra@cs.ui.ac.id Fasilkom UI

Acknowledge Part of this presentation is given by Mr. Bob Hardian

Objective Memahami bagaimana mempersiapkan dan melakukan presentasi yang efektif agar sesuai dengan hasil yang diharapkan

Topik Bahasan Perencanaan Tipe Presentasi Persiapan Outlining Elemen-elemen penting Latihan Siap presentasi Saat presentasi Menangani tanya-jawab

Perencanaan Sebelum mempersiapkan sebuah presentasi beberapa hal perlu diketahui terlebih dahulu: (SPAM) Situation : Perhatikan waktu dan tempat Anda akan memberikan presentasi Purpose (Tujuan) : Apa tujuan yang ingin dicapai dari presentasi yang dilakukan Audience : perhatikan siapa saja yang menjadi peserta dari presentasi Anda Method : metode apa yang akan Anda pakai sehingga tujuan presentasi dapat tercapai Tahapan ini sangat penting untuk kesuksesan presentasi Jenis presentasi Mis: diskusi seminar, presentasi formal, sales presentation Masing-masing jenis mempunyai audience dan tujuan yang berbeda. Audience Apakah general audience atau specialist Berapa orang peserta nya friendly audience? Interactive audience? Waktu Untuk waktu yang singkat, perlu presentasi yang jelas dan langsung ke topik permasalahan Apakah termasuk watu untuk tanya jawab? Harapan Adakah harapan khusus? Pesan sponsor? Memeperkenalkan konsep baru? menambah pengetahuan peserta? (dari berdasarkan apa yang sudah dimiliki)

Tipe Presentasi Informasi : menyampaikan suatu informasi baru kepada audience dengan harapan audience akan mengetahui dan memahami topik yang dipresentasikan, mis: workshop, seminar, kuliah, dsb. Persuasi: bertujuan untuk mengubah perilaku atau kebiasaan dari audience, misalnya: kampanye, penyuluhan narkoba, dsb. Entertaining: bertujuan untuk menghibur peserta, berusaha agar peserta tetap memperhatikan kita, mis:

Persiapan Langkah pertama dalam presentasi adalah memilih topik (apa yg akan dipresentasikan). Apakah Anda tertarik dengan topik ? Apakah Anda enjoy berbicara ttg topik tsb ? Apakah Anda ingin entertain, inform atau persuade ? Apakah audience akan tertarik dengan topik ? Apakah topik yg dibicarakan topik yg sensitif thd sekelompok pihak dari audience ? Apakah ada peristiwa tertentu yang berkaitan dengan topik ? Berbeda dengan percakapan atau tulisan, presentasi merupakan “one-shot atempt to make a point” Untuk itu presentasi perlu well-constructed, dan disampaikan dengan urutan yang logis dan tidak rancu. Tuliskan masalahnya apa dan apa kepentingannya? Kembangkan tema ini dalam sebuah kalimat yang menarik perhatian audience Gunakan index card (satu ide per card) Atur urutan logisnya. Gunakan komputer untuk menulis presentasi hindari penggunaan list, seperti kata-kata: pertama, kedua Sehubungan dengan retensi pendengar, apabila membuat sederetan hal, mulailah dari yang paling penting sampai ke yang kurang penting (pada saat presentasi bisa di skip). Tentukan elemen transisi dari satu isu ke isu berikutnya (should be logical), mis menggunakan pertanyaan Gunakan kalimat yang singkat, Cobalah apakah urutannya sudah logis! Coba indetifikasi masalah atau pertanyaan yang akan muncul di benak audience Tentukan elemen mana yang perlu visual aid / gambar / flowchart jangan lupa proof-read. Kalau perlu latihan di depan kaca dengan sejawat dan mintakan feedbacknya

Persiapan (2) Setelah mendapatkan topik presentasi, selanjutnya bagaimana membuat dan menyampaikannya. Beberapa hal yang dipersiapkan: Apa yang dibutuhkan untuk disampaikan Kumpulkan materi-materi presentasi yang terkait Buatlah materi presentasi yang baik, dan Gunakan komputer (mis: Powerpoint) sedapat mungkin Berbeda dengan percakapan atau tulisan, presentasi merupakan “one-shot atempt to make a point” Untuk itu presentasi perlu well-constructed, dan disampaikan dengan urutan yang logis dan tidak rancu. Tuliskan masalahnya apa dan apa kepentingannya? Kembangkan tema ini dalam sebuah kalimat yang menarik perhatian audience Gunakan index card (satu ide per card) Atur urutan logisnya. Gunakan komputer untuk menulis presentasi hindari penggunaan list, seperti kata-kata: pertama, kedua Sehubungan dengan retensi pendengar, apabila membuat sederetan hal, mulailah dari yang paling penting sampai ke yang kurang penting (pada saat presentasi bisa di skip). Tentukan elemen transisi dari satu isu ke isu berikutnya (should be logical), mis menggunakan pertanyaan Gunakan kalimat yang singkat, Cobalah apakah urutannya sudah logis! Coba indetifikasi masalah atau pertanyaan yang akan muncul di benak audience Tentukan elemen mana yang perlu visual aid / gambar / flowchart jangan lupa proof-read. Kalau perlu latihan di depan kaca dengan sejawat dan mintakan feedbacknya

Outlining Isi presentasi yang disampaikan agar tetap diingat audience. Materi presentasi perlu outline yang baik Apakah materinya sudah cukup? Terlalu banyak? Kadangkala, pembahasan yang terlalu detail dan intensif tidak akan diingat audience (bisa membuat peserta tidur) Untuk menjaga interest dari audience materi perlu mempunyai outline atau organisasi yang baik. Outlining yang linear (heading, subheading, etc) may be restrictive A list of terms and ideas can be daunting, and tends to focus attention on the final items -> alternative: idea network Kadang kala diperlukan kemampuan untuk memotong materi yang tidak penting pada saat presentasi Berikutnya beberapa guideline untuk menentukan seberapa cukup materi untuk presentasi

Beberapa Elemen Penting Kecepatan presentasi Pembukaan yang menarik -- examples Transisi yang benar Konklusi (relevansi topik) Panjang presentasi: jangan melebihi waktu yang tersedia! Audience mendengarkan! Kecepatan presentasi Gunakan jeda dan pengulangan terhadap informasi penting Pembukaan Dapatkan ketertarikan dan atensi dari peserta. Hindari penggunaan technical jargon. Transisi transisi harus terencana dengan hati-hati, smooth, dan logis Konklusi Simpulkan main concept yang sudah dibicarakan. bertujuan agar audience mempunyai retensi atas isi presentasi Jangan terlalu cepat melakukan konklusi (audience akan lebih cepat meninggalkan anda) Panjang presentasi dapat dipersingkat dengan menghilangkan detail. Untuk detail bisa diberikan handout. cadangkan waktu diakhir untuk pertanyaan.

Latihan Latihan akan membantu menghasilkan presentasi yang baik. Mendapatkan bagaimana presentasi tersebut mengalir. Mendapatkan feedback. Lakukan beberapa kali. Mendapatkan feed back sehingga anda tahu apakah tracknya benar.

Siap Presentasi Kalau bisa, sehari sebelumnya coba lagi presentasi anda. (dapat dibantu dengan kaca) Atur slide sesuai urutan. Pastikan alat-alat bantu bekerja dengan baik. Pastikan siapa yang membantu (apabila diperlukan) Pastikan pengeras suara bekerja dengan baik Datang lebih awal. Perhatikan: penampilan Jangan berdiri dibelakang meja, jangan menghalangi slide, usahakan dekat dengan audience Testing mic sebelum audience datang!

Saat Presentasi Utarakan objective anda diawal prsentasi, dan ulangi kembali di akhir presentasi. Jangan membuat lawakan kalau anda tidak ahli untuk itu. Perhatikan kelakuan anda, hindari kebiasaan tidak baik. Gunakan laser pointer dengan benar, dan jangan ganggu audience anda dengannya. Libatkan audience dalam proses Awasi waktu anda! Jangan mengkritik hal-hal diluar topik. Libatkan audience dalam proses dengan pertanyaan-pertanyaan dan eye contact

Saat Presentasi (2) Hindari membaca notes, kata per kata Usahakan Anda lihat terlebih dahulu setiap transisi slide ke layar…apakah Audience dapat melihat slide Anda dengan baik ? Libatkan audience dalam proses dengan pertanyaan-pertanyaan dan eye contact

Don’t do it when presentation mumble talk to the blackboard/screen apologize all the time read your talk (unless it is a speech) sit down while talking talk in a monotone have a poor attitude say “um” repetitively discuss things you don’t understand

Menarik Perhatian Audience Berhenti berbicara (stop talking) / diam Ajukan pertanyaan ke audience Gunakan board untuk membuat lebih jelas Ubah intonasi suara Lakukan sesuatu yang tidak terduga (jatuhkan buku, matikan slide, dsb)

Menangani Tanya-Jawab Pertanyaan audience tidak selalu bisa diprediksi Ulangi pertanyaan audience agar yang lain tahu apa yang ditanyakan. Berikan jawaban untuk si penanya dan audience Tunggu penanya selesai sebelum menjawabnya. Atau potonglah dengan taktis. Apabila ada pertanyaannya selama presentasi mengenai ketidak jelasan/kerancuan jawablah segera. Tidak bisa menjawab? Katakan terus terang. Tawarkan untuk mencarikan jawabannya Berikan sumber-sumber yang mungkin bisa menjawab pertanyaan tsb. atau tanyakan sugestion dari audience yang lain.

Menangani Tanya-Jawab (2) Tundalah pertanyaan yang terlalu spesifik pada akhir presentasi atau tawarkan “offline” Hindari pertanyaan yang mengarah ke diskusi panjang dengan seseorang (Berikan batasan waktu dalam menjawab pertanyaan) Tidak bisa menjawab? Tidak bisa menjawab? Katakan terus terang. Tawarkan untuk mencarikan jawabannya Berikan sumber-sumber yang mungkin bisa menjawab pertanyaan tsb. atau tanyakan sugestion dari audience yang lain.

PRESENTASI YANG BAIK SAAT SIDANG TUGAS AKHIR

Bahan Presentasi Biasanya presentasi ujian pendadaran dilakukan selama 10 – 15 menit. Slide yang dipersiapkan sebanyak 5 bagian, meliputi judul dan penulis/peneliti (1), latar belakang, lingkup, tujuan, dan metodologi (2), Istilah, definisi, konsep penunjang analisis (3), diagram analisis (3), perancangan/konsep baru (4), dan kesimpulan serta saran (5). b. Gunakan program presentasi yang baik (power point) c. Tampilan materi sederhana tetapi informatif dan menarik. d. Persiapkan back-up files, jangan sampai kehilangan teks presentasi ataupun skripsi.

Persiapan Fisik Mahasiswa Jaga badan agar tetap sehat dan jangan sampai sakit ketika ujian pendadaran : makan, istirahat, bekerja, dan berolah raga yang seimbang. Kendalikan rasa takut karena kekhawatiran tidak mampu melakukan presentasi dengan baik, materi tidak menarik, atau dosen penguji yang mungkin “killer”. Rasa takut ini normal karena kita belum terbiasa presentasi, dan juga perlu karena akan memotivasi kita agar berhati-hati dan mau mempersiapkan materi dengan baik, tidak over confidence . Berlatihlah seefektif mungkin: lafal, kejelasan ucapan, gaya non verbal : eye contact, body language, penampilan fisik dll. di depan cermin. Suara lebih baik direkam agar bisa didengarkan kembali dan dievaluasi kejelasan pengucapan dan waktunya, terlebih ketika akan presentasi dalam bahasa non-Indonesia. Usahakan presentasi di depan sekelompok teman dan saling memberikan masukan yang positif. Boleh berlatih diskusi sampai berdebat sekalipun. Berlatihlah untuk menghilangkan nervous , misalnya dengan menarik nafas panjang, minum air putih, dan berusaha rileks. Pada waktu presentasi pakailah baju yang sopan dan nyaman. Riasan mahasiswi sebaiknya sederhana tetapi menarik.

Audience Yang penting, Anda harus mampu berempati, yaitu bersedia menempatkan posisi sebagai pendengar ( dewan penguji, teman mahasiswa). Hal ini berarti Anda harus mampu menerangkan dengan jelas, bersedia menerima kritikan dan masukan, serta menghormati pendengar.

Intelektual Selain memahami isi skripsi, Anda sebaiknya juga membaca, melihat program tivi, dan informasi lain berkaitan dengan topik yang dipresentasikan, baik itu paparan ilmiah ataupun populer. Semakin banyak informasi yang diperoleh akan membuat Anda semakin percaya diri.

Emosional Pengendalian emosi sangat diperlukan selama presentasi, terutama dalam melakukan diskusi dengan dosen penguji. Rasa percaya diri yang tinggi dapat diperoleh dengan penguasaan materi dan pengalaman selama penelitian. Dengan demikian, semua pertanyaan dosen penguji pasti terjawab. Pertanyaan dosen yang “aneh/ menyimpang” bisa ditangkis dengan cara diplomatis, misalnya menyebutkan ruang lingkup, literatur yang dibaca, atau pengalaman selama meneliti. Yang penting adalah jangan keras kepala dan lepas emosi, serta jangan malu untuk mengakui jika tidak bisa menjawab pertanyaan dosen penguji. Sebelum menjawab, ucapkan terima kasih begitu pula apabila diberi masukan.

Spiritual Persiapan spiritual dilakukan dengan berdoa secara khusuk, terutama menjelang ujian pendadaran. Mintalah restu orang tua atau yang dituakan agar hati lebih tenang dan percaya diri tinggi. Dengan persiapan ini diharapkan Anda semua berhasil dalam ujian pendadaran dan mendapatkan nilai A atau B+. Silakan dipraktikkan.

Tujuan Presentasi Media melatih kemampuan verbal dalam menyampaikan pokok-pokok pikiran hasil penelitian. Mendapatkan feedback berupa saran-saran guna penyempurnaan laporan penelitian yang telah dirumuskan. Menyampaikan secara lisan hasil penelitian yang telah dilakukan dan dapat digunakan sebagai media untuk mendapatkan masukan-masukan jika ada masalah berat yang dihadapi dalam penelitian.

MATERI PRESENTASI SIDANG TUGAS AKHIR LATAR BELAKANG TUJUAN RUMUSAN MASALAH BATASAN MASALAH METODOLOGI PENELITIAN LANDASAN TEORI PEMODELAN/DESAIN HAL YANG DITELITI ANALISIS HASIL PENELITIAN KESIMPULAN DAN SARAN PENGEMBANGAN DEMONSTRASI

Penutup Untuk menghasilkan presentasi yang baik perlu persiapan dan proses yang baik pula.