Oleh: Drs. Edi Suryadi, M.Si. Rasto, S.Pd., M.Pd. Sistem Informasi Manajemen Oleh: Drs. Edi Suryadi, M.Si. Rasto, S.Pd., M.Pd. PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

KONSEP SISTEM

KONSEP SISTEM 1.1 Pengertian Sistem PENDEKATAN PROSEDUR KOMPONEN SISTEM

PENGERTIAN SISTEM Menurut Pendekatan PROSEDUR Kumpulan dari prosedur prosedur yang mempunyai tujuan tertentu Serangkaian unsur yang membentuk prosedur untuk mencapai tujuan bersama dengan mengoperasikan data untuk menghasilkan informasi Serangkaian prosedur dan metode yang terpadu oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh

PENGERTIAN SISTEM Menurut Pendekatan KOMPONEN Kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Sekumpulan sub sistem yang saling berinteraksi dan bekerjasama sehingga membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan bersama Sekelompok objek atau satuan yang bergabung untuk membentuk suatu keseluruhan dan bekerja, berfungsi, atau bergerak interdependensi dan harmonis.

DEFINISI SISTEM (Kesimpulan)

KESIMPULAN Sistem: Adalah serangkaian metode, prosedur, atau teknik (subsistem) yang disatukan oleh interaksi yg teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yg terpadu

1.2 KARAKTERISTIK SISTEM A D B C SISTEM X 5. BATAS SISTEM 1. TUJUAN SISTEM 2. LINGKUNGAN EKSTERNAL 3. LINGKUNGAN INTERNAL 4. SUB SISTEM 7. HUBUNGAN SISTEM 6. HIRARKI SISTEM 8. INPUT 10. OUTPUT 9. PROSES SISTEM X

2.2.1 Tujuan sistem Target yg ingin dicapai oleh suatu sistem 1. HRS MEMILIKI KRITERIA: Sbg tolok ukur dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian sistem 2. hrs konkrit: Agar mudah untuk dicapai 3. Tidak boleh abstrak Contoh: Tujuan menjalankan mobil yg sedang mobok akan lebih mudah dari tujuan membuat mobil yg bagus. Kriteria mobil mogok adalah jalan, sedangkan mobil bagus kriterianya relatif.

2.2.2 BATAS SISTEM GARIS ABSTRAKSI YG MEMISAHKAN ANTARA SISTEM DAN LINGKUNGAN BERSIFAT RELATIF BERGANTUNG PADA SITUASI DAN KONDISI

2.2.3 Subsistem A E B D B1 B4 B2 B3 E1 E4 E2 E3 D1 D4 D2 D3 21 24 22 23 Sub sistem Batas sistem Lingkungan sistem Eksternal/internal SISTEM X SISTEM B SISTEM B 2

ISTILAH YG DIGUNAKAN UNT. MENUNJUKKAN BAGIAN/KOMPONEN DARI SISTEM Sistem/subsistem BERSIFAT RELATIF: Dalam konteks tertentu suatu sistem bisan menjadi sub sistem dari sistem lainnya (Lihat gambar).

2.2.4 Hubungan sistem Menunjukkan hubungan antar sistem/subsistem baik secara vertikal/horizontal

2.2.5 hirarkhi sistem Menggambarkan hubungan sistem dengan sistem yg lebih besar yg disebut super sistem dan hubungan dengan sistem yg lebih kecil yg disebut sub sistem.

2.2.6 INPUT, PROSES (MODEL), DAN OUTPUT (Data Processing Life Cycle) Diolah Informasi Input Model Output Data Diolah Informasi Basis DATA Storage

Input, proses, dan output: Disebut sebagai siklus pengolahan data (siklus informasi), atau disebut juga sbg fungsi dasar sistem. Input: * Segala sesuatu yg masuk ke dalam suatu sistem yg dapat berupa: energi, manusia, data, modal, bahan baku, layanan, dsb. * Pemicu bagi sistem untuk melakukan proses diperlukan. * 3. Feedback input: data atau informasi tentang kinerja dari suatu sistem. (digunakan untuk pengendalian)

Klasifikasi input serial input: Input yg diperoleh sebagai hasil (output)dari sistem sebelumnya. Input Proses Output

Merupakan potensial input yg dapat digunakan oleh suatu sistem 2. Probable Input Merupakan potensial input yg dapat digunakan oleh suatu sistem Suatu sistem hrs dapat menentukan input mana yg sesuai untuk menghasilkan output yg diharapkan Feedback input: data atau informasi tentang kinerja dari suatu sistem. (digunakan untuk pengendalian) Input Proses Output I P O 1 2 3 n Sistem-sistem lain Sub sistem Pembelian Feedback Ke sistem lain

PROSES Perubahan input menjadi output, prosesnya bisa dilakukan oleh orang, mesin atau komputer. Output Hasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem. 1. Output langsung dikonsumsi konsumen 2. Output yg dikonsumsi oleh suatu subsistem yg lain dlm sistem yg sama dlm suatu siklus produksi. Mis barang setengah jadi 3. Output yg merupakan bagian dari output secara keseluruhan yg dp dikonsumsi oleh suatu sistem ybs atau yang lain, tapi menjadi tidak berguna kalau di buang ke lingkungan. Mis. Limbah gergajian.

2.2.7 LINGKUNGAN SISTEM ORGANISASI INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN EKOLOGI TENAGA KERJA ORGANISASI PERALATAN & PERLENGKAPAN PEMERINTAH INPUT PROSES OUTPUT FEEDBACK CONTROL MASYARAKAT MODAL PESAING TANAH ORGANISASI Batas sistem dg lingkungannya Yang mampu dikendalikan Yang tidak mampu dikendalikan

LINGKUNGAN SISTEM * faktor-faktor diluar sistem yg mempengaruhi sistem * Lingkungan eksternal: lingkungan yg berada diluar sistem yg susah dikendalikan. Contoh: lingkungan industri (sukubunga, permintaan pasar, pp, dsb) * Lingkungan internal: ilngkungan yg berada dalam sistem dan dapat dikendalikan Contoh: modal, tenaga kerja fasilitas

KESIMPULAN/ESENSI SISTEM Saling berkaitan sehingga menggambarkan sebuah jaringan kerja Membentuk satu kesatuan Mencapai tujuan bersama Bekerja secara interdependensial (merupakan bagian integral dari sistem lain yang lebih besar) Terdiri atas tiga komponen yaitu INPUT-PROSES-OUTPUT (IPO)

2.3 KLASIFIKASI SISTEM KRITERIA KLASIFIKASI Lingkungan Terbuka Tertutup Asal pembuatnya Buatan manusia Buatan Allah/alam Keberadaannya Berjalan Konsep Kesulitan Sulit/kompleks Sederhana Output/kinerjanya Dapat dipastikan Tidak dapat dipastikan Waktu keberadaannya Sementara Selamanya Wujudnya Abstrak Ada secara fisik Tingkatannya Subsistem/system Super system Fleksibilitas Bisa beradaptasi Tidak bias beradaptasi

Keterangan: Sistem terbuka: Bila aktivitas dalam sistem tersebut dipengaruhi oleh lingkungan Sistem tertutup: bila aktivitas dalam sistem tersebut tidak terpengaruhi oleh perubahan yg terjadi di lingkungan Sistem buatan Allah: mis; manusia, pohon2-an, sedangkan mobil, motor dsb merupakan sistem buatan manusia. Sistem berjalan: Sistem yg sudah digunkan pada aktivitas sehari-hari Sistem konsep: Sistem yg belum diterapkan (masih di atas kertas) Sistem Sederhana: Sistem yg terbentuk dari sedikit tingkatan dan komponen serta hubungan antara tingkatan masih sederhana: mis: pengantar koran Sistem kompleks: Sistem terdiri dari banyak komponen dan tingkatan yg dihubungkan dlm berbagai cara yg berbeda.

Sistem yg dapat dipastikan: Misalnya Sistem listrik di rumah tempat tinggal Sistem yg tidak dapat dipastikan: mis; organisasi perusahaan, organisasi pendidikan Sistem sementara: mis: sistem pemilu, sembako, dsb Sistem selamana: Mis: sistem lalu nitas Sistem abstrak: tidak dapat diraba: mis organisasi perusahaan dan perguruan tinggi Sistem konkrit : dapat diraba: mis: mobil dsb Sub sistem: sistem yg lebih kecil dalam sebuah sistem Supersistem: sistem yg lebih besar Bisa beradaptasi: bisa menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan Tidak bisa beradaptasi: tidak bisa menyesuaikan terhadap perubahan lingkungan.

2.4 MODEL DAN MODELING SISTEM ABSTRAKSI DARI SUATU PERISTIWA INTERPRETASI SECARA EKSPLISIT DARI PEMAHAMAN TENTANG SITUASI YG DAPAT DINYATAKAN DLM BENTUK MATEMATIKA, SIMBOL, ATAU KATA-KATA MODELING PROSES PEMBUATAN MODEL YG MENGGAMBARKAN ENTITAS, PROSES, ATRIBUT DAN HUB. SATU SAMA LAIN DARI SUATU PERISTIWA JENIS-JENIS MODEL MODEL FISIK: PENGGAMBARAN ENTITAS DLM BENTUK TIGA DIMENSI CONTOH: KOMPUTER MODEL NARATIF: PENGGAMBARAN ENTITAS DLM BENTUK LISAN/TULISAN CONTOH: CERITA MODEL GRAFIK: PENGGAMBARAN SUATU ENTITAS DALM BENTUK SIMBOL GARIS ATAU BENTUK LAINNYA MODEL MATEMATIKA: PENGGAMBARAN SUATU ENTITAS DLM BENTUK PERSAMAAN MATEMATIKA

Jenis-jenis model: Model fisik: Menggambarkan entitas dalam bentuk tiga dimensi Contoh

Model Naratif: Penggambaran entitas dalam bentuk lisan atau tulisan. CONTOH Pertama bagian gudang akan mengeluarkan permintaan. Permintaan pembelian tsb akan diberikan kepada bagian Pembelian untuk dibuatkan order pembelian. Berdasarkan permintaan pembelian tersebut maka bagian pembelian akan membuat pesanan pembelian, dan berdasarkan pesanan pembelian yg diterimanya penjual akan mengirim barang. Kemudian barang yg diterima tersebut dibayar sesuai dengan total harga yg tertera pada faktur.

MODEL GRAFIK Penggambaran suatu entitas dalam bentuk simbol, garis ataubentuk lainnya. Contoh SIA PT. MAJU PENJUAL BANK PAJAK PEMBELI FAKTUR ORDER BUKTI SETOR/ PENGAMBILAN SALDO REKENING LAPORAN KEUANGAN KEBIJAKAN

4. Model matematika B = f (e.p)

MANFAAT MODEL MEMUDAHKAN PENGERTIAN (YG KOMPLEKS JADI SEDERHANA) MEMPERMUDAH KOMUNIKASI MULUT, TELINGA, MATA) MEMPERKIRAKAN MASA DEPAN (MODEL STATISTIK DP. MEMPREDIKSI MASA DEPAN YG AKAN TERJADI

2.5 BAHASA SISTEM N Dokumen Processing Multiple copies Of one doc. Input/Output Manual operation Auxiliary Off line keying Magnetic disk Magnetik tape On line storage File On page connector Off page Terminal Decision Document or Processing flow Data / Information flow Online keying

2.6 DAUR HIDUP SISTEM (System Life Cycle) Mengenali adanya kebutuhan Menjadi usang Pembangunan Pemasangan Pengoprasian

TUGAS/KASUS JELASKAN DAN BERI ALASAN APABILA SUATU SISTEM MEMEILIKI 7 BUAH SUB SISTEM DAN SALAH SATUNYA TIDAK DAPAT BERFUNGSI, APAKAH SISTEM TSB. DALAT BERJALAN SESUAI DG YG DIHARAPKAN? APABILA ADA 7 BUAH SISTEM YG MASING-MASING BERJALAN DG BAIK. KE 7 SUB SISTEM MERUPAKAN KOMPONEN DARI SISTEM X. APAKAH KARENA KE 7 BUAH SUB SISTEM BERFUNGSI DG BAIK MAKA SISTEM X PUN AKAN BERFUNGSI DG BAIK. COBA JELASKAN? APABILA ANDA MEMBICARAKA SISTEM X DENGAN BEBERAPA TEMAN, APAKAH SUS SISTEM DAN BATAS SISTEM DIANTARA TEMAN ANDA AKAN SAMA, MENGAPA? APA SESUNGGUHNYA YG DIMAKSUD DENGAN HUBUNGAN SISTEM, APAKAH ARTI DARI HUBUNGAN SISTEM TERSEBUT DLM SISTEM SUATU ORGANISASI PARA AHLI MENGATAKAN BAHWA SISTEM SUATU ORGANISASI MERUPAKAN SINERGI DARI BERBAGAI KEPENTINGAN. MENGAPA?, JELASKAN

KONSEP INFORMASI

2. KONSEP INFORMASI Arsip Disimpan Fakta Data Informasi Diproses Direkam/ dicatat Data Manual Mesin manual Mesin elektrik Elektronik Informasi Arsip Keluaran Disimpan Diproses

3.1. PENGERTIAN DATA dan FAKTA Data Statis N0. rekening Nama Alamat N0. tlp N0. KTP Data dinamis N0. urut transaksi Tgl transaksi N0. sandi Debit Kredit Eksternal Jenis Data Data kegiatan penelitian lingkungan peraturan Pengelompokan Data Sumber Data Internal

Data Gambaran fakta yang belum diubah, dimanipulasi atau ditafsirkan Fakta Kenyataan atau peristiwa yang sebenarnya 3.2 Jenis data 1. Data statis: data yg umumnya tidak/jarang berubah, misalnya: identitas nama (orang, organisasi, tempat), kode nomor (kartu penduduk, kartu kredit, tlp, NIP, karpeg, dsb 2. Data dinamis: Data yg selalu berubah (updating), misalnya data tabungan, gaji, kepangkatan, nilai siswa, dsb.

Berdasarkan sifatnya: 1. Data kuantitatif: data yang menggunakan bilangan (hitungan) 2. Data kualitatif: data yg tidak dihitung dg bilangan, melainkan diukur dg kata-kata yg bernilai, misal: baik – buruk. 3.3 Sumber data: 1. Data internal: Yaitu data yg berasal dari dalam organisasi sendiri 2. DATA EKTERNAL: yaitu data yg berasal dari luar organisasi. berdasarkan isinya: 1. Data catatan kegiatan: Yaitu data hasil berbagai aktivitas operasional organisasi (data transaksi) yg merupakan bahan dasar pengolahan informasi, terdiri atas: 1.1 Kegiatan substantif: yaitu kegiatan pokok yg menjadi fungsi utama organisasi, misalnya: fungsi utama sekolah melaksanakan kegiatan pendidikan. Data substantif ini menyebabkan perbedaan kegiatan sistem informasi baik antar organisasi/unit organisasi 1.2 Kegiatan fasilitatif: kegiatan yg bersifat pendukung kegiatan substantif organisasi, misalnya: keuangan, personalia, EDP, dsb.

contoh data kegiatan transaksi: Nama Perusahaan : PT. Maju Terus Nomor Rekening : 055736489124 Jenis Setoran : Tunai Jumlah Setoran : Rp 12.000.500 Tanggal : 10 Mei 2007 Nama Penyetor : Heli Kusnadi Nama Teller : Dini Nama Penumpang : Petrus Umur : 55 tahun Alamat : Jl. Sudirman 25 Ciamis Tujuan : Surabaya Tanggal : 10 Mei 2007 Jam : 12.00 WIB N0. Pesawat : MNA 543 Harga Tiket : Rp 500.000,- Data bukti setor bank Data tiket pesawat terbang

2. data hasil penelitian: 1. Hasil penelitian internal 2. Hasil penelitian eksternal 3. Data lingkungan: Yaitu semua bidang yg berkaitan dg kegiatan organisasi dan dapat mepengaruhi kegiatan organisasi, misalnya: 1. Ekonomi 2. Keuangan 3. Pendidikan 4. Perdagangan 5. Politik 6. Iptek 7. Budaya, dsb.

4. data peraturan: *Dlm pekerjaan SI, data dlm bentuk peraturan hrs disimpan secara sistematis unt memudahkan penelmuan kembali. *Data peraturan dimasukan pd komputer hanya indeksnya saja, meliputi: 1. Subjek 2. Judul peraturan 3. Lembaga yg mengeluarkan 4. Tanggal dan nomor peraturan 5. Kode dari lokasi penyimpanan dokumen fisiknya 6. Isi ringkas peraturan

KESIMPULAN: INFORMASI: Hasil pengolahan data/fakta yang dapat memberikan arti atau manfaat Data yg telah diproses ke dlm suatu bentuk yg mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yg dibutuhkan unt proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang. Sebuah pernyataan yg menjelaskan suatu peristiwa (objek/konsep) sehingga manusia dapat membedakan sesuatu dengan yg lainnya. Merupakan kumpulan data yg telah diolah baik bersifat kualitatif maupun kuantitatif dan memiliki arti lebih luas. Data itu sendiri berorientasi pada kegiatan operasional, seperti transaksi.

Informasi gambar: Informasi 4. BENTUK INFORMASI Informasi uraian: disajikan dlm bentuk uraian cerita yg pangjang/singkat yg berisikan kalimat-kalimat yg ringkas dan jelas, misalnya: laporan, notulen, surat, atau memo. Informasi rekapitulasi: informasi ringkas dg hasil akhir dari suatu perhitungan yg berisikan angka-angka yg disajikan dlm bentuk kolom-kolom, misalnya: neraca, rekening, daftar pembelian, daftar penjualan, kalkulasi harga, dsb. Informasi gambar: Informasi

INFORMASI YANG BERGUNA 3.3 KUALITAS INFORMASI INFORMASI YANG BERGUNA RELEVAN TEPAT WAKTU AKURAT LENGKAP

KETERANGAN: Akurat: Informasi mencerminkan keadaan yg sebenarnya. Tepat waktu: Informasi tersedia pada saat dibutuhkan Relevan: Informasi sesuai dengan kebutuhan Lengkap: Informasi lengkap dan utuh

3.4 HUBUNGAN data, fakta, dan informasi Kegiatan Pelaporan Komunikasi Transaksi Perjanjian Dsb Direkam/ dicatat Data Komputer Informasi Arsip Keluaran Disimpan Diproses Manual