Bantuan untuk Pengguna dan Informasi On-line

Pendahuluan Untuk alasan yang berbeda (kompleksitas sistem, kemampuan dan ketrampilan manusia, kemudahan dalam penggunaan, user performance, proses belajar dan produktivitas), kita selalu perlu untuk mengembangkan dan mengintegrasikan sebagai bagian dari perancangan sistem yang kompleks, suatu tools yang dapat mendukung dan membantu pengguna.

Pendahuluan Tools ini dapat berupa: Petunjuk penggunaan (manuals) dalam bentuk tercetak dan online Tutorial, simulasi, dan demo. Sistem bantuan (help) dan embedded tips pada antarmuka/sistem Intelligent coaches dan advisors Wizards atau electronic performance support systems (EPSS) Socially-mediated documentation

Kebutuhan akan Dukungan dan Dokumentasi Pengguna Kompleksitas sistem seperti perangkat lunak, perangkat keras, piranti, perubahan produk yang semakin meningkat. Pemahaman yang kurang lengkap atas fungsi dan sifat sistem yang relevan

Kebutuhan akan Dukungan dan Dokumentasi Pengguna Pengguna harus mampu menterjemahkan sasaran tugas yang diinginkan dalam istilah dan tindakan yang dikenal sistem. Pengguna membutuhkan pengingat tetap tentang bagaimana sistem bekerja, apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dan apa yang harus digunakan?

Kompleksitas Sistem vs Kemampuan Manusia Low System Complexity Time Human ability Performance, learnability and productivity gap High

Predicted versus observed human performance when using a complex system Predicted Max Predicted Min Transition to advanced functionalities Transition to a new version Expert user Novice Ideal user Performance Observed Min Observed Max Training/Learning Period 1 3 4 2 5

Tantangan dlm perancangan sistem pendukung dan dokumentasi pengguna Meminimalkan periode pelatihan awal. Idealnya pengguna dapat langsung mulai tanpa harus melalui proses pelatihan. Meminimalkan periode transisi ke fungsionalitas lanjut dan/atau ke versi sistem yang baru. Idealnya pengguna dapat mengerjakan tugasnya dengan level kinerja yang sama seperti yang dilakukan sebelum masa transisi.

Tantangan dlm perancangan sistem pendukung dan dokumentasi pengguna Meminimalkan periode yang diperlukan pengguna baru yang mulai menggunakan sistem untuk menyelesaikan tugasnya sampai seperti pengguna mahir. Idealnya diharapkan pengguna baru dapat memahami fungsionalitas dan struktur sistem dari tampilannya.

Tantangan dalam perancangan sistem pendukung Meminimalkan periode yang diperlukan seorang ahli untuk mengerjakan tugasnya seperti yang dilakukan pengguna ideal. Idealnya diharapkan pengguna ahli dapat memahami dan menggunakanfungsi-fungsi lanjut sistem sepert seorang pengguna ideal. Meminimalkan periode yang diperlukan pengguna pemula untuk menjadi penguna mahir. Idealnya diharapkan pengguna pemula dapat mengerjakan tugasnya dengan kinerja yang sama seperti pengguna ahli tanpa harus memiliki pengetahuan /ketrampilan dari seirang ahli.

Ragam Dokumentasi Pengguna Getting-started manual, yang memperkenalkan beberapa fungsi inti atau features sistem Tutorial untuk belajar mandiri yang comprehensive, mencakup seluruh fungsi aplikasi Job aids manual, menyajikan seperti kartu yang mendefinisikan secara singkat fungsi atau operasi yang spesifik A comprehensive reference guide, yang mendefinisikan semua sifat, fungsi dan operasional sistem.

Penggunaan Efektif dalam menyampaikan informasi seperti fakta dasar, definisi, langkah-langkah atau prosedur umum, dan hasil yang diharapkan. Memungkinkan pengguna untuk memperbaiki masalah ataumenemukan bagaimana untuk melakukan tugas umum. Menyediakan akses ke beberapa level rincian.

Manual Tercetak vs Online Manual tercetak dapat membantu pengguna dalam menggunakan sistem yang kompleks secara lebih produktif, namun umumnya pengguna belum berpengalaman dalam membaca dokumentasi sebagai aktivitas yang berarti. Bersifat portable, mudah untuk di-scan dan ditambahi keterangan. Manual yang tebal akan terasa menakutkan bagi pemula, tidak ada koordinasi antara manual dan sistem

Manual Tercetak vs Online Manual secara Online memberi fasilitas akses, navigasi, dan pencarian informasi, tetapi lebih sulit dibaca dan dilihat-lihat dibanding kertas, dan kurang nyaman untuk menambahi keterangan. Struktur Informasi Online lebih sulit untuk dipahami.

Features dasar yang ditawarkan manual online Menyediakan tiga pelayanan navigasi (Browse, Search, and Index) yang membantu pengguna untuk bergerak pada ruang bantuan on-line Dapat menampilkan basis informasi sesuai pilihan, atau sistem secara dinamis mencari beberapa basis informasi bantuan pada konteks saat ini atau item yang dipilih.

Features dasar yang ditawarkan manual on-line

Tools untuk pengembangan manual on-line dan sistem bantuan. AnswerWorks - http://www.wextech.com/pr4awoverview.htm FoCoach - http://www.fo.com/focoach.htm ICE Browser - http://www.icesoft.no/ICEBrowser WinHelp Microsoft HTML Help JavaHelp - http://java.sun.com/products/javahelp

AnswerWorks Dengan AnswerWorks dari WexTech, kita dapat menambahkan fungsi pencarian dengan menggunakan bahasa alami pada file bantuan. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa pengguna lebih suka untuk menggunakan fungsi pencarian kata-kunci untuk mencari topik bantuan. AnswerWorks memperluas kemampuan dari pencarian dengan kata-kunci dan full-text, dengan mengijinkan penggua memasukkan kalimat pencarian yang lebih alami, seperti "How to add an invoice".

FoCoach FoCoach adalah suatu komponen ActiveX untuk Visual Basic yang memungkinkan kita untuk men- setup link komunikasi dua-arah antara aplikasi VB dan topik bantuan Window 95. Dengan menggunakan komponen ini kita dapat mengisi field dalam aplikasi VB dengan menekan tombol atau hyperlink pada topik bantuan window.

ICE Browser ICE Browser adalah suatu komponen untuk menempelkan (embedding) browser HTML ke dalam aplikasi Java. Mendukung bahasa HTML (HTML 3.2). Dapat digunakan sebagai sistem bantuan HTML yang menempel dalam aplikasi JAVA atau sebagai suatu browser WEB dalam aplikasi JAVA .

Sistem yang dikembangkan dengan Microsoft HTML help

Sistem bantuan yg dikembangkan dengan WebHelp

RoboHelp Adalah suatu lingkungan terpadu untuk pengembangan manual dan sistem bantuan multi- platform. Mempunyai dukungan lengkap untuk WinHelp, WinHelp 2000, Microsoft HTML Help, JavaHelp, WebHelp, dokumentasi tercetak dan bantuan untuk Web.

RoboHelp Focus pada perancangan isi dan bukan detail implementasinya Membuat struktur sistem bantuan secara visual. Mempunyai editor daftar isi termasuk fungsi drag and drop untuk penyusunan kembali urutan topik. Mempunyai advanced linguistic untuk mengotomatiskan tasks yang meliputi pembuatan dan pemeliharaan indeks on-line secara komprehensif.

Robohelp

Embedded help dalam system/interface Operational saat sistem digunakan Real-time context sensitivity tracking System perlu tahu posisi / kondisi pengguna saat ini.

Ragam embedded help Help, notification, dan errors messages merupakan sumber dokumentasi penting Information/help layering. Informasi diorganisasi kedalam level berbeda, yang setiap level menyediakan bantuan atau penjelasan yang lebih detail. Context-sensitive tips dan advices Intelligent help

Help balloon Merupakan salah satu feature pada aplikasi MS Office. Menampilkan informasi pada kotak grafis kecil, topik yang focus, dan segera mengembalikan lagi pengguna ke pekerjaan yang sedang dikerjakan dengan gangguan yang minimal

Help balloon

Contextualized pop up menu: what can I do?

Sistem Bantuan Cerdas Berupa sekumpulan karakter animasi yang menunjukkan pengguna seluruh variasi tugas/fungsi Menggunakan sistem pakar untuk memperkirakan bantuan yang diperlukan Menggunakan perintah yang sedang digunakan pengguna, atribut yang dipilih saat ini, dan setting pada lingkungan aplikasi untuk membuat tebakan secara cerdas.

Sistem Bantuan Cerdas Hasil tebakan muncul sebagai pilihan dalam assistant’s main balloon saat pengguna meng-click assistant Pengguna hanya perlu meng-click pilihan tersebut. Jika tidak, dapat masuk kembali ke pertanyaan

office assistant

Learning-oriented systems Merupakan sistem bantuan yang berorientasi pada pembelajaran, yang terdiri dari: Demonstrasi Interactive tutorials Coaches, advisors dan tutors

Demo Menyediakan penampilan yang atraktif tentang bagaimana fungsi-fungsi bekerja, tetapi tidak dapat dipelajari bagaimana mencarinya, eksekusi dan kontrol fungsi ditunjukkan dengan memperlihatkan efeknya. Demo adalah interaksi pengguna-sistem dalam bentuk skrip. Mencoba menarik perhatian pengguna dengan animasi/video dan memperlihatkan episode interaksi yang pendek namun dapat memotivasi pengguna.

Interactive tutorials Mirip dengan manual on-line. Menampilkan runtun presentasi multimedia (lecture notes) dan latihan yang dirancang untuk pembelajaran.

Coaches, advisors and tutors Menyediakan dukungan yang lebih interaktif dan dinamis dibanding embedded help Menyediakan dukungan pertimbangan untuk membantu proses pemecahan masalah Bagaimana saya dapat mengerjakan (How can I do) tugas ini dalam konteks saat ini.

Tutors Berupa gambaran umum atau quick tour (demo) Pengguna dapat melihat bagaimana fungsi bekerja Pelatihan tugas yang pendek, dan berbasis scenario Pengguna dapat berlatih secara langsung

Coach/mentor Bertindak seperti guru atau mentor, coach digunakan untuk menampilkan informasi yang dapat membantu pengguna pemula atau pengguna yang jarang bekerja dengan sistem ini.

Advisors Memberikan pertimbangan dan penjelasan atas sifat atau fungsi yang rumit Cocok digunakan untuk mencari: Bagaimana melakukan suatu tugas yang rumit Memahami mengapa harus melakukan suatu langkah khusus. Menentukan mengapa suatu keputusan tertentu harus diarahkan

Customisasi Merupakan salah satu cara untuk mengurangi kompleksitas sistem. Pengguna dapat: Memilih bantuan yang diperlukan dari gallery Memilih apakah perlu untuk mendapatkan saran saat menggunakan wizards Meninggalkan office assistant seterusnya, mematikannya atau memanggilnya jika dirasa perlu. Dapat menghidup-matikan suara office assistant Dapat memilih prioritas dan tipe bantuan yang diperlukan

Electronic performance support systems (EPSS) Memadukan pengetahuan dan pengalaman belajar dalam suatu perangkat lunak tool yang dapat meningkatkan kinerja pengguna(lebih dari sekedar Wizard) Membawa individu dapat bekerja secepat mungkin dengan bantuan dari orang lain sekecil mungkin.

Windows 95 Printer Wizard

Sistem pendukung dan dokumentasi pengguna yang baik Memperpendek waktu pelatihan/belajar awal Memperpendek waktu transisi ke fungsi-fungsi lanjut atau ke versi sistem yang baru. Memperpendek waktu yang diperlukan pengguna pemula saat mulai menggunakan sistem dalam mengerjakan tugasnya seperti pengguna ideal. Memperpendek waktu yang diperlukan pengguna mahir menjadi seperti pengguna ideal. Memperpendek waktu yang diperlukan pengguna pemula untuk bisa menjadi pengguna mahir.