Maju, Cerdas dan Kompetitif KETERAMPILAN KOMPUTER DAN PENGELOLAAN INFORMASI (KKPI) Topik : Modul 7: Mengoperasikan Perangkat Lunak Basis Data Disampaikan Oleh : Tim KKPI Maju, Cerdas dan Kompetitif

Maju, Cerdas dan Kompetitif MATERI POKOK BAHASAN Pengoperasian Aplikasi Pengolahan Basis Data Pembuatan Program Penerimaan Siswa Baru Pembuatan Queries Pembuatan Form Maju, Cerdas dan Kompetitif

Maju, Cerdas dan Kompetitif MATERI SUB POKOK BAHASAN Pengoperasian Aplikasi Pengolahan Basis Data Dasar-dasar Microsoft Access Pengertian table, field dan record Lembar kerja MS Access Membuka dan menutup file database Menutup program MS Access Maju, Cerdas dan Kompetitif

Maju, Cerdas dan Kompetitif MATERI SUB POKOK BAHASAN Pembuatan Program Penerimaan Siswa Baru Mempersiapkan Aplikasi Microsoft Access Membuat table Menentukan Primary Key Menambah field Menghapus record Pembuatan Queries Membuat queries Maju, Cerdas dan Kompetitif 4

Maju, Cerdas dan Kompetitif MATERI SUB POKOK BAHASAN Pembuatan Form Membuat Form Mengatur Form Mempersiapkan aplikasi dan data masukan Input record Mengecek hasil entry data Mengisi Check list entry data Meng-update data Maju, Cerdas dan Kompetitif 5

Maju, Cerdas dan Kompetitif TUJUAN PEMELAJARAN TPU : Setelah mengikuti matakuliah ini mahasiswa diharapkan mampu : Melakukan pengoperasian program pengolahan Basis data Melakukan entry data dengan Menggunakan keyboard Melakukan Update data Melakukan Delete data TPK: Setelah mengikuti kuliah mahasiswa mampu Menggunakan Aplikasi Basis Data yang ada di perusahaan. Maju, Cerdas dan Kompetitif

Maju, Cerdas dan Kompetitif PETUNJUK PRE TES Pre Tes ini adalah individual tes sehingga setiap mahasiswa harus mengerjakan secara mandiri Jawab dengan singkat pertanyaan berikut ini dalam waktu : 40 Menit Jawaban soal dikumpulkan pada dosen mata kuliah KKPI di Center masing-masing Tidak diperkenankan membuka modul atau buku catatan atau sejenisnya Maju, Cerdas dan Kompetitif

Maju, Cerdas dan Kompetitif SOAL PRE TES Bagaimana cara membuka microsoft access pada windows Bagaimana cara membuat satu database dengan nama databasenya adalah Belajar Bagaimana membuat suatu tabel dengan nama mahasiswa Bagaimana cara membuat query Bagaimana cara membuat form Bagaimana cara membuat report Maju, Cerdas dan Kompetitif

APLIKASI PENGOLAHAN BASIS DATA Microsoft Access : Merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Kemudahan-kemudahan pada MS Access : Penyortiran pengaturan data Pembuatan label data Pembuatan laporan dari data yang ada. Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif

PENGERTIAN TABLE, FIELD DAN RECORD Tabel : kumpulan dari beberapa record dan fields Field : atribut yang dimiliki oleh suatu tabel Record : isian data yang dimiliki oleh tabel NO NAMA NILAI KETERANGAN 1 Nial 70 Lulus 2 Bowo 80 3 Olin 50 mengulang Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 10

MEMULAI PROGRAM MS ACCESS Start > Program > Program MS Access. Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 11

Maju, Cerdas dan Kompetitif LEMBAR KERJA MS ACCESS Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 12

Maju, Cerdas dan Kompetitif MATERI Untuk membuat database baru, pilih Blank Database pada kotak dialog Ms Access Maju, Cerdas dan Kompetitif 13

Maju, Cerdas dan Kompetitif KOTAK DIALOG MS ACCESS Pilihan-pilihan pada kotak dialog MS Access : Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 14

MENUTUP DAN KELUAR DARI MS ACCESS Beberapa cara untuk menutup dokumen database, diantaranya : - Klik File ->Close pada Menu Bar - Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W - Klik icon Close pada Menu Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database Beberapa cara untuk menutup atau keluar dari aplikasi Microsoft Access, diantaranya : - Klik File ->Exit pada Menu Bar - Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4 - Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 15

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU 1. Pembuatan database : - Buka aplikasi Microsoft Access - Klik File New - Pilih Blank Database 2. Berikan nama untuk database yang akan dibuat, misalnya :PSB-KKPI Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 16

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN TABEL 3. Membuat tabel : - Pilih Create table in design view Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 17

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN TABEL 5. Menentukan field-field pada tabel yang akan dibuat : - isikan nama field (Field Name) dan tipe data (Data Type) dari tabel yang akan dibuat Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 18

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN TABEL Masukkan nama-nama field berikut tipe datanya seperti gambar di samping : 6. Tentukan primary Key (Contoh :No_pendf), dengan cara pilih field tersebut, selanjutnya klik icon bergambar kunci warna kuning pada toolbar Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 19

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN TABEL 7. Simpan tabel tersebut dengan klik tombol Yes pada dialog yang muncul dan selanjutnya berilah nama tabel dengan nama daftar Hasil akhir pembuatan tabel akan terlihat seperti gambar berikut : Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 20

Maju, Cerdas dan Kompetitif EDITING TABEL Menambah field Jika diperlukan, dapat di lakukan penambahan field pada tabel yang telah terbentuk, dengan langkah-langkah sebagai berikut : Buka file > pilih Table Daftar Pilih Design View Sisipkan field baru (misalkan Asal_skl) diatas field ket Klik Field Ket 􀃆 Klik Menu Insert rows Masukan nama field baru (contoh Asal_skl) Kemudian klik close dan Save OK Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 21

Maju, Cerdas dan Kompetitif MENGHAPUS RECORD Untuk menghapus record, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : Di dalam jendela data Sheet pilih record yang ingin Anda hapus dan lakukan salah satu langkah berikut : Pilih perintah Delete dari menu Edit, selanjutnya pilih Delete Record Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 22

Maju, Cerdas dan Kompetitif MENGHAPUS RECORD Atau dengan cara lain, yakni : Tekan tombol DEL pada keyboard, atau Klik kanan record pada record yang ingin anda hapus, selanjutnya dari daftar pilihan menu yang tampil, pilih perintah delete record Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 23

Maju, Cerdas dan Kompetitif PEMBUATAN QUERY Pengertian query Query dapat diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang ada. Pembuatan query dapat dilakukan dengan 2 cara, yakni : Create quey in design view Create query by using wizard Yang akan dipelajari adalah pembuatan query menggunakan Design view. Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 24

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY Klik Queries pada bagian objects Klik 2 x Create query in Design view: Akan tampil daftar queries sebagai berikut : Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add. Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 25

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY Pada tampilan yang muncul, klik 2X pada field yang ingin ditampilkan dalam query Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 26

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY Pada kolom yang membutuhkan perhitungan aritmatik, misalnya untuk kolom Jml_nilai, dengan rumus Jml_nilai : ([PPKn]+[Bah_ind]+[Matemt]+[Bah_ing]+[IPA]+[IPS]). masukkan rumus tersebut pada kolom seperti gambar berikut: Tulis rumus Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 27

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY Untuk kolom Jml_x_bbt, menggunakan rumus Jml_x_bbt : (([PPKn]+[Bah_ind]+[IPS])+([Matemt]*4)+([IPA]*4)+([Bah_ing]*3)) dengan cara yang sama, masukkan rumus tersebut pada kolom seperti gambar berikut: Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 28

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY Cara lain untuk menuliskan rumus adalah dengan klik tombol build pada toolbar. Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 29

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY Selanjutnya tuliskan rumus pada Expression Builder. Setelah rumus selesai dituliskan, klik tombol silang merah pada dialog. Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 30

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY 6. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas, dan masukkan nama query (contoh : nilai), selanjutnya klik OK Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 31

Maju, Cerdas dan Kompetitif PEMBUATAN FORM Form merupakan perantara untuk pengguna atau operator untuk mengisikan dan mengedit data dalam database. Langkah-langkah pembuatan form dapat dilakukan dengan 2 cara yakni : Create form in design view Create form by using wizard Yang akan dibahas adalah pembuatan form menggunakan wizard Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 32

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM 1. Pilih obyek forms, selanjutnya klik 2X pada pilihan Create form by using wizard Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 33

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM Pada Tables/Queries pilih Table : daftar kemudian Pindahkan semua field Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 34

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM Pada Tables/Queries pilih Table : daftar kemudian Pindahkan semua field Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 35

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM Setelah selesai, akan tampil seperti gambar berikut : Berikutnya tekan tombol Next Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 36

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM Tampilan berikutnya adalah pilihan layout dari form yang akan dibentuk, misalkan pilih Columnar Berikutnya tekan tombol Next untuk memilih desain tampilan form Untuk desain tampilan form, misalkan dipilih Stone Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 37

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM Klik Next dan selanjutnya masukkan nama form, misalkan daftar. Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 38

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM Setelah form terbentuk, dapat dilihat hasilnya seperti pada tampilan berikut : Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 39

Maju, Cerdas dan Kompetitif PENGATURAN FORM Setelah form terbentuk menggunakan wizard, dapat dilakukan pengaturan untuk form tersebut, Langkah-langkahnya : 1. Buka form daftar Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 40

Maju, Cerdas dan Kompetitif PENGATURAN FORM 2. Buatlah Header Form dengan mengklik icon desain View pada menu View, dan akan tampil : 3. Drag bar antar Form Header dan Detail sehingga terbentuk satu baris kosong Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 41

Maju, Cerdas dan Kompetitif PENGATURAN FORM 4. Isikan Kata “PENERIMAAN SISWA BARU TAHUN 2004” 5. Untuk mengisi Form Header klik kemudian klik daerah Form Header dan ketikkan kata-kata berikut Untuk mengedit letak label klik 2 x label  geser letak label keposisi yang diinginkan Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 42

Maju, Cerdas dan Kompetitif PENGATURAN FORM 6. Pada field Jml_nilai masukan rumus penjumlahan semua nilai dengan mengklik 2x field Jml_nilai sebelah kanan Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 43

Maju, Cerdas dan Kompetitif PENGATURAN FORM 7. Edit Control Source dengan memasukan rumus klik akan muncul jendela Expression Builder Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 44

Maju, Cerdas dan Kompetitif PENGATURAN FORM 8. Masukan rumus yang sesuai yang direncanakan 9. Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2 x nama field yang berada di form contohnya field PPKn simbol matematika yang kita gunakan tinggal klik yg ada pada bagian bawah ruang rumus. 10. Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 45

Maju, Cerdas dan Kompetitif PENGATURAN FORM 11. Buat Rumus jumlah nilai kali bobot setiap mata pelajaran dengan mengklik 2x field Jml_x_bbt 12. Langkahnya sama dengan cara memasukan rumus pada Jml_nilai Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 46

Maju, Cerdas dan Kompetitif PENGATURAN FORM 13. Masukan rumus pada jendela Expression Builder 14. Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box 15. Setelah semua rumus selesai klik datasheet view 16. Sekarang kita dapat memasukan data yang ada Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 47

MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN Langkah –langkah menginput data. Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah : a. Tekan Tombol icon Open pada area kerja  [ENTER] b. Klik ganda pada nama tabel c. Klik kanan pada nama tabel  pilih open 3. Selanjutnya akan tampil jendela data Sheet dari tabel yang masih kosong 4. Masukkan data record sesuai dengan tatanan yang telah dibuat pada jendela desain View. Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 48

MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATAMASUKAN Tampilan form entri data Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 49

MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN Setelah selesai entry maka kita dapat melihat data pada queries seperti tampilan di bawah Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 50

MENGECEK HASIL ENTRY DATA Setelah data dimasukkan, dilakukan pemeriksaan proses pemindahan dan pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja. 2. Memilah hasil pemindahan dan pemasukan data sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja. 3. Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukan data ke dalam program data base dari file data ke media penyimpan data. Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 51

MENGISI CHECK LIST ENTRY DATA Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan\proses pemindahan dan pemasukan data Mengatur Design Repot dalam sebuah lembar kerja Preview. Mengubah teks-teks yang terdapat didalam lembar kertas design tersebut agar menjadi diskriptif dan memindahkan label sehingga dapat tampil sejajar dengan Ctrl – Ctrl yang lain. Menambahkan bebarapa informasi lain dibagian Footer. Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 52

Maju, Cerdas dan Kompetitif MENG-UPDATE DATA Menentukan tabel baru Memilih field dan Record Pemilihan data atau record dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti berikut : Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 53

Memindahkan Insertion Point Daftar tombol navigasi record dan kegunaannya Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 54

Maju, Cerdas dan Kompetitif Menambahkan record Menambahkan data dapat dilakukan melalui form ataupun melalui query. Untuk meng-update data melaui query, buka file, kemudian buka query, selanjutnya masukkan data baru. Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 55

KESIMPULAN Maju, Cerdas dan Kompetitif Memulai Microsoft Access salah satu cara membuka program MS Access adalah dengan tombol Start – Program – Pilih – Program MS Access Lembar Kerja MS Access Untuk membuat data base baru, dapat dilakukan dengan 2 cara, yakni : 1) Blank Access Database 2) Access database Wizards. Membuka File Database Untuk membuat database baru dapat duilakukan dengan memberi perintah Klik menu file pilih New atau pada Toolbars klik tombol news seperti berikut Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 56

KESIMPULAN Maju, Cerdas dan Kompetitif 4. Menutup File Database Untuk menutup dokumen database, dapat dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya : 1) Klik Exit pada menu File 2) Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4 3) Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database. 5. Menutup Program MS Access Salah satu cara untuk menutup program MS Access adalah dengan Klik menu File pilih Exit 6. Aplikasi Microsoft Access Membuat tabel Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif

KESIMPULAN Maju, Cerdas dan Kompetitif 7. Mempersiapkan Aplikasi dan Data Masukan. Penambahan data record, memindah data Record, menyalin Data Record ataupun menghapus data record. 8. Mengecek Hasil Entry Data Melakukan pemeriksaan proses pemindahan dan pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau instruksi kerja 9. Mengisi Check List Entry data Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan proses pemindahan dan pemasukan data Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif 58

Selamat Belajar dan Bekerja Salam Sukses Untuk Anda Semua Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif

TERIMA KASIH e-rafi@vedcmalang.or.id +6281 333 11 22 55 REFERENSI Abdul Rajak, Penuntun Praktis Microsoft Office XP, Indah, Surabaya, 2002, Tua Namora Nainggolan, Tutorial Microsoft Access, http://www.ilmukomputer.com/penulis/penulis-tua.php,2006 KKPI Dikmenjur Edisi III, Mengoperasikan Perangkat Lunak Basis Data, Tim Pengembang Teknologi Informasi Dikmenjur Depdiknas, 2005 Panduan Lengkap Microsoft Office 2003, Andi Publisher, Jogjakarta, 2006 TERIMA KASIH e-rafi@vedcmalang.or.id +6281 333 11 22 55 Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas Maju, Cerdas dan Kompetitif