KETERAMPILAN KOMPUTER DAN PENGELOLAAN INFORMASI (KKPI) KELAS XI SEMESTER GENAP BAHAN AJAR OLEH : Iwan Setiyawan, S.Pd.I

Standar Kompetensi : Mengoperasikan Sistem operasi software Kompetensi Dasar : Mengoperasikan software aplikasi basis data berni_design

A. PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA Software basis data merupakan software pengolah data yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah data sehingga data dapat tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan muda oleh pengguna. Kumpulan data ini biasanya saling berhubungan satu sama lain yang biasa disebut database. Salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database yaitu Microsoft Access 2007 berni_design

1.Fungsi Microsoft Access 2007. Banyak kemudahan yang diperoleh dalam menggunakan/ bekerja dengan Ms. Access, diantaranya dapat melakukan proses pengaturan data, pembuatan tabel data, pembuatan form, menyaring data, dan pembuatan laporan. berni_design

2.Memulai Microsoft Access 2007. Untuk menjalankan atau memulai Ms. Access 2007, ikuti langkah berikut : a. Klik Start b. Pilih All Programs c. Pilih Microsoft Office d. Pilih dan Klik Microsoft Access 2007. berni_design

3. Objek dalam Access 2007 Dalam mengolah database,Microsoft Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun objek – objek tersebut antara lain : Tabel : merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data. Query : digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan Form : digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir Report : digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan berni_design

B. MEMBUAT, MEMBUKA, DAN MENYIMPAN FILE BASIS DATA I. Pengertian database, table, field, record, dan primary key Sebelum memulai Micosoft Access, terlebih dahulu harus mengenal apa itu basis data dan apa saja komponen yang ada didalamnya. Basis Data merupakan kumpulan data yang tersusun dalam tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan. Pengertian lain, Basis data (database) adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku di perpustakaan. berni_design

Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan field. Field merupakan atribut yang dimiliki oleh suatu tabel, Record merupakan isian data yang dimiliki oleh tabel. Primary Key berfungsi sebagai pembeda antar record-record yang ada. Jadi data pada field ini tidak ada yang sama. berni_design

Analisis jenis – jenis field yang perlu dibuat Sebagai contoh, misalnya ingin membuat sebuah basis data untuk menyimpan nilai-nilai siswa sebuah SMK maka basis data ini diberi nama Data Akademik. Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk membuat sebuah data base adalah : Analisis jenis – jenis field yang perlu dibuat Untuk data akademik diperlukan No. Induk Siswa, Nama, Program Pilihan, Nilai PKN, Nilai Bahasa Indonesia, Nilai Matematika, Nilai Bahasa Inggris, dan Keterangan Jenis – jenis field yang telah dirancang sebelumnya dibuat dalam tabel ringkas berikut: berni_design

Tabel. Data Akademik No. Induk Nama Prog. Pilihan PKN Bhs Indo Matem F I E L D No. Induk Nama Prog. Pilihan PKN Bhs Indo Matem Bah. Inggris Ket. 001 Heru TKJ 9 Perfect 002 Zoraya 6 7 5 Cukup 003 Tutik Mengulang 004 Daysi 8 Baik 005 Bimo R E C O D berni_design

Analisis tipe –tipe data dari data yang akan dimasukkan. Ada beberapa tipe data yang perlu diketahui yaitu sebagai berikut : Tabel Tipe – tipe data dan Keterangannya Tipe Data Keterangan Text Merupakan tipe data yang sering digunakan (alfabetik dan numerik), panjang maksimum 255 Number Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik Data/time Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam Memo Mampu menampung nilai sampai 65.535 karakter Currency Digunakan untuk nilai mata uang Autonumber Berisi angka urut yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat berubah Yes/No Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/False dan On/Off OLE Object Digunakan untuk eksternal objek, misalnya gambar, suara, dsb Hyperlink Gabungan dari Text dan Number yang disimpan dalam bentuk teks. Digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web. LookupWizard Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box berni_design

II. Membuat, membuka, menyimpan software basis data 1. Membuat File Basis Data Untuk membuat sebuah database baru, lakukanlah langkah-langkah sebagai berikut: Di bagian tampilan awal pilih Blank Database atau bisa juga memilih New Blank database pada bagian Office Button. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database, isikan nama file database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan secara otomatis. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database. berni_design

2. Membuka File Basis Data (Database) Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara: a. Klik Office Button lalu klik Open. b. Di dalam daftar folder, cari folder atau alamat tempat disimpannya file database. c. Ketika sudah menemukan file database yang diinginkan, pilih salah satu langkah di bawah ini : 1. Double klik file database untuk membukanya 2. Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya. berni_design

Gambar. Dialog Open database berni_design

3. Menyimpan File Basis Data (Database) Untuk menyimpan file database dapat dilakukan dengan cara: Klik Office Button lalu klik Save. Cara lain yang lebih cepat adalah dengan menekan tombol Ctrl+S pada keyboard berni_design

4. Menutup Microsoft Access 2007. Menutup Program Ms. Access 2007 berarti keluar dari program Ms. Access 2007. untuk keluar dari program Ms. Access 2007 dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu : Klik Office Button → Exit Access Atau klik tombol close pada titlebar dibagian sudut kanan atas jendela Ms.Access Atau tekan tombol kombinasi Alt+F4 pada keyboard berni_design

III. Membuat Tabel Pada Ms. Access 2007 Langkah-langkanya sebagai berikut : - Setelah Database dibuat, kemudian klik icon Design view -Setelah icon Design view ditekan, isi table name sesuai yang diinginkan pada kolom Save As, lalu tekan Ok. berni_design

-Kemudian setelah langkah-langkah diatas dilakukan maka akan muncul tabel dan masukkan nama Field dan Tipe datanya seperti tampilan berikut ini : Pada jendela tabel diatas terdapat 3 kolom yaitu : a. Field Name (nama field), berfungsi memasukkan nama-nama field dari suatu tabel. b. Data Type (tipe data), ada berbagai macam tipe data yang ada di access meliputi : text, number, date/time, memo, currency, autonumber, Yes/No, OLE Object, Hyperlink, lookup wizard. c. Description (deskripsi), sebagai keterangan yang akan mempermudah dalam memahami nama field berni_design

- Setelah nama field dan tipe data dimasukkan, lalu klik ikon View -Setelah mengklik ikon View maka akan muncul Tabel dan masukkan data yang diinginkan kedalam Tabel tersebut, seperti tampilan dibawah ini : berni_design

C. MENGOLAH FILE BASIS DATA/DATA BASE Memasukkan Record sebelum memasukkan record, harus membuka tabel yang akan diisi dengan data. Pilih tabel yang baru dibuat dan lakukan langkah-langkah berikut : Klik ganda tabel yang baru dibuat hingga muncul tampilan berikut Nilai pada tabel diatas masih kosong karena belum memberikan nilai apapun ke dalamnya berni_design

Isi tabel dengan data – data yang telah dikumpulkan sebelumnya dan Tekan Enter untuk berpindah dari satu record ke record berikutnya. Simpan data dengan menekan Ctrl+S, atau klik Office Button → Save atau icon save berni_design

Mengubah Record Untuk mengubah record yaitu dengan membuka tabel yang ingin diubah, dan klik tepat pada kolom yang ingin dihapus kemudian ganti data yang akan diganti. Menghapus Recod Jika ada record yang tidak sesuai denga keinginan, bisa menghapusnya dari tabel. Langkah – langkah menghapus record sebagai berikut : Buka tabel yang record-nya akan dihapus Pilih record yang akan dihapus dengan cara mengklik area dibagian kiri record yang akan dihapus. berni_design

Kemudian klik kanan, dan pilih Delete Record. (Perhatikan gambar dibawah ini) Setelah itu akan muncul kotak dialog yang menginformasikan bahwa setelah menghapus record tersebut, maka tidak bisa lagi mengembalikan record tersebut kecuali menambah record baru setelah itu record akan hilang dari tabel seperti terlihat pada gambar dibawah ini berni_design

D. PENCETAKAN FILE BASIS DATA/DATA BASE MENCETAK TABEL Untuk mencetak tabel yang telah dibuat, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada. Kemudian klik Office Button dan pilih Print, seperti pada gambar disamping ini. berni_design

Selanjutnya muncul jendela Print dan lakukan pengaturan pada jendela Print Selanjutnya klik OK berni_design

Buatlah File database dengan nama : Latihan 1 Soal Praktek. Buatlah File database dengan nama : Latihan 1 Buatlah tabel siswa yang terdiri dari beberapa field, kemudian tentukan jenis tipe datanya : FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION *NIS Number Nomor Induk Siswa NAMA SISWA Text Nama Siswa TEMPAT LAHIR Tempat Lahir TGL LAHIR Date/time Tanggal Lahir ALAMAT Alamat Siswa berni_design

Ubah alamat Heru (data ke-4) menjadi Kalatin Soal Praktek. Simpan tabel dengan nama : Data Siswa dan isi tabel tersebut dengan 6 data sebagai berikut : Ubah alamat Heru (data ke-4) menjadi Kalatin Hapus data ke-3 (Data Sinta) Cetaklah Tabel Data Siswa tersebut. NIS NAMA SISWA TEMPAT LAHIR TGL LAHIR ALAMAT 100 BUDI RATAHAN 12 JAN 1990 TOSURAYA 101 RAMA TOMBATU 05 DES 1992 WAWALI 102 SINTA 03 SEPT 1991 103 HERU LOWU 01 AGUST 1992 104 DELIA 15 DES 1990 KALATIN 105 SANTI 20 JUN 1991 berni_design

Sumber Bahan Ajar : Buku KKPI untuk SMK dan MAK Kelas XI Penerbit : Erlangga, Tahun 2008 Pengarang : - Anjrah Mintana, S.Kom - Drs. T. Adi Wijaya, M.T Internet berni_design