PROSEDUR OPERASI BAKU (POB) ` PENGELOLAAN BEST PRACTICE PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT MANDIRI PERKOTAAN 2010 PROSEDUR OPERASI BAKU (POB) `

Pengertian Prosedur Operasi Baku pengelolaan best practice (praktik terbaik):panduan bagi pelaku untuk mengatur kegiatan mendokumentasikan pengalaman melaksanakan dan memfasilitasi kegiatan program mempunyai kelebihan tertentu, menarik, sarat substansi, dipergunakan sebagai sumber informasi dan bahan pembelajaran, menginspirasi para pelaku program dan masyarakat umum. Praktik terbaik: upaya mencari cara yang efisien dan efektif untuk mencapai tujuan program dengan mewujudkan gagasan, ide, metode, teknik, sumberdaya dari para pelaku program. Sehingga memberikan bukti bahwa praktik tersebut menghasilkan sesuatu yang bernilai unggul, dapat diukur dan mempunyai pengaruh positif terhadap Program PNPM MP.

Ketentuan Umum Pengelolaan best practice; panduan mengelola di beberapa tingkat, serta menggunakannya untuk bahan memproduk pengetahuan baru. Dokumen best practice dapat berbentuk media: audio, video, audiovisual, tulisan, grafis (gambar, foto, komik), dll. Pembelajaran: pengetahuan hasil praktik lapang yang positif atau negatif menjadi penuntun pelaksanaan agar lebih berkualitas Belajar dari pengalaman: mencari pengetahuan baru, membangun kinerja efektif dan efisien, belajar multiaspek keberhasilan dan kegagalan, tukar pengalaman pihak lain.

Tujuan Memotivasi pelaku berkerja dengan performa yang terbaik, Memberikan informasi pengelolaan BP kepada pelaku agar dapat mengambil peran Menbangun sistem pengelolaan BP yang lebih terukur, terkontrol dan berkelanjutan. Meningkatkan peran dan fungsi pelaku dalam pengelolaan BP Menghasilkan materi/bahan CB jalur informal Memberikan reward kepada penulis BP berprestasi

Hasil yang diharapkan Menguatnya kesadaran, kemauan dan motivasi pelaku mengemban tugas, peran optimal, efektif dan efisien. Best practice diproduksi pelaku secara luas, peran dan fungsi yang jelas, sistem pengelolaan yang lebih baik. Pelaku memproduksi pengetahuan untuk bahan CB informal (komunitas belajar dan e-learning). Tersedia bahan baku tulisan untuk naskah buku BP, pengembangan; media sosialisasi, strategi program, dll. Terbuka akses informasi terhadap produk BP media; cetak, e-learning (web, blog, group FB), audio visual. Pelaku potensial, berprestasi BP akan diberikan reward, untuk lokakarya penulisan di Jakarta.

Bentuk Dokumen Praktik terbaik (best practice) dapat didokumentasikan dalam bentuk media: audio, video, atau audiovisual, tulisan, grafis (gambar, foto, komik), dll. Dengan beragam pertimbangan tentang efektifitas dampak sebuah pilihan jenis media (murah, mudah, tahan lama) maka diawal untuk dioptimalkan produksinya oleh para pelaku adalah bentuk tulisan. POB lebih banyak mengatur pengelolaan best practice bentuk tulisan. Namun tidak menutup bentuk media yang lain untuk diproduksi.

Panduan Produksi Bentuk audio, video, audiovisual, grafis Jenis Best practice ini kualifikasi produksinya bebas, hal umum untuk Audio, video, atau audiovisual (durasinya minimal 15 menit), untuk grafis (ukuran dan kualifikasinya bebas. Untuk diperhatikan dalam produksi kenyamanan untuk dilihat, dinikmati, dan dimengerti, sehingga pesannya mudah tersampaikan kepada penikmat. mengunakan prinsip “5 W dan 1 H”.

… panduan produksi Bentuk Tulisan Jenis tulisan bebas, berupa; artikel, narasi, feature, dll. Panjang minimal 2-5 lembar kertas kwarto spasi ganda. Isi padat dan lengkap, kalimat efektif, informasi segar, informatif dan aktual. (minim kutip pedoman, modul, POB) Tema/judul tulisan bebas, tidak ada pengelompokan USK, bidang, dll. Tulisan dilengkapi dua sampai lima buah foto kegiatan/pelaku yang sesuai judul atau tema (min 480x640 px). Kasih Contoh : “Foto baik” + Caption. Lengkapi dengan data dan informasi faktual Wajib disertakan informasi tentang lembaga atau pelaku: alamat dan nomor kontak untuk juga dicantumkan. Info penulis, nama, posisi/jabatan (apa, dimana), dan nomor kontak (telp atau hand phone). Memperhatikan substansi tulisan best practice

… panduan produksi Substansi Tulisan 1. Realitas dilapang, merupakan kondisi riil peristiwa, atau kegiatan program yang ada dan terjadi dilapang yang diungkapkan dengan jujur, utuh dan proporsional. 2. Inovasi, dan kreatifitas, kegigihan, perluasan daya upaya untuk memperkaya strategi, metode, teknik, dan fasilitasi, dst untuk tetap menjamin tercapainya tujuan pelaksanaan kegiatan secara optimal. 3. Kualitas fasilitasi konsultan, sekumpulan intervensi yang telah di dilakukan kepada masyarakat berupa; proses, cara/teknik, pendekatan, intensitas, dan hasil yang terbukti menjamin kualitas. 4. Pengembangan kapasitas pelaku, upaya optimal pengembangan kapasitas pelaku dengan beragam strategi pelaksanaan dan pengendalian yang tergambarkan hasilnya melalui kualitas pemahaman, pengetahuan dan motivasinya. 5. Kesesuaian dengan bakuan program, pelaksanaan kegiatan masih mengindahkan bakuan program berupa pedoman umum, pedoman pelaksanaan, pedoman teknis dan POB.

… panduan produksi Substansi Tulisan 6. Perubahan yang terjadi, perubahan pola fikir, pola tindak, dan perilaku pada pelaku dan atau komunitas sebagai akibat dari intensitas pendampingan yang dilakukan. Perubahannya berpola dan terjadi pada kegiatan yang lainnya. 7. Peluang Keberlanjutan, pelaksanaan kegiatan secara terpola dan mampu menjadi pranata sosial, secara nyata dan sengaja melibatkan secara aktif lembaga masyarakat lain, aparat pemerintah, perusahaan swasta dalam pelaksanaan kegiatan. 8. Kemanfaatan optimal, pelaksanaan kegiatan nyata memberikan manfaat bagi kelompok sasaran program; pengetahuan, kemudahan, kenyamanan, kelayakan yang diperoleh keluarga miskin (PS-2). 9. Partisipasi KK miskin (PS-2), keluarga miskin (PS-2) tergambarkan dengan jelas partisipasi aktif, posisi, kontribusi, dan perannya dalam pelaksanaan kegiatan. 10. Kualitas tulisan, mengunakan kalimat efektif, fokus pada tema, padat isi, alur runut, uraian lengkap, jelas dan informatif, mudah untuk dipahami oleh pembaca dari kalangan manapun.

Pelaku dan Perannya Pelaku produksi best practice: Personil konsultan PNPM MP KMP, KMW, Korkot, Tim Fasilitator. (pelaku utama) Pelaku tingkat kota; aparat Pemda, KBP, dan kelompok peduli lainnya. Pelaku masyarakat pelaksana program (BKM/LKM, KSM, relawan, aparat kelurahan, dll).

Pelaku utama Lanjutan……. Tim Faskel harus memproduksi satu tulisan/ bulan. Tim Korkot harus memproduksi satu tulisan/ bulan. Tenaga Ahli KMW harus memproduksi satu buah tulisan produk pengetahuan baru (setahun sekali). Pengelolaan data best practice ditingkat Korkot dilakukan oleh Korkot/Askot CD (sosial). Pengelolaan data best practice ditingkat propinsi dilakukan oleh TA Sosialisasi. Pengelolaan data best practice ditingkat pusat oleh Tim CB KMP.

…. Lanjutan Seleksi tulisan layak ditingkat Korkot, oleh Tim Penilai (min 3 personil), hasil diusulkan ke KMW Menentukan tulisan memenuhi standar BP ditingkat propinsi, oleh TIM penilai minimal 3 personil tenaga ahli KMW (Propinsi) setiap bulan. Menentukan tulisan memenuhi standar BP ditingkat nasional, oleh TIM penilai minimal 5 personil tenaga ahli dari USK KMP setiap bulan. Best practice yang sudah ditetapkan tingkat propinsi/pusat dikelola sebagai produk pengetahuan baru, digunakan bahan dikomunitas belajar, bahan pembuatan media sosialisasi.

Pengembangan Kapasitas Lokakarya penulisan tingkat pusat, setahun 2 kali, untuk Tenaga ahli CB KMW dan pelaku potensial. Lokakarya nasional penulis BP nasional fasilitator kelurahan, utusan masing-masing propinsi. Lokakarya pengelolaan data penulisan best practice untuk asisten trainer propinsi. (satu kali). Pelatihan penulisan best practice tenaga ahli dan korkot ditingkat propinsi (2 hari). Coaching penulisan best practice untuk fasilitator ( 2 hari).

Pengelolaan Kegiatan Pengelolaan BP bagian dari strategi pengembangan kapasitas pelaku (formal maupun informal). Produksi tulisan BP ditingkat fasilitator/ Korkot minimal satu tulisan/ bulan. Tanggal 15 masuk ke tim seleksi korkot, diperiksa kecukupan syarat, dipilih dan ditetapkan oleh tim Korkot. Tanggal 20 hasil seleksi tulisan terbaik masuk ke KMW propinsi. Ada tiga buah tulisan (bila jumlah TF min 8) atau dua buah tulisan saja (jumlah TF < 8) dari tim fasilitator. KMW membentuk tim penilai, minimal tiga orang TA, melakukan penilaian akhir usulan BP yang masuk. Tim menentukan tulisan terbaik BP propinsi, dinyatakan sebagai best practice KMW propinsi secara formal melalui surat KMW propinsi. Tiga buah tulisan terbaik dirangking sesuai bobot penilaian.

Kewajiban Pengiriman KMW Wilayah II (Wil I sedang dihitung)

… Lanjutan TA KMW wajib memproduksi tulisan produk pengetahuan dengan bahan dari best practice, pengamatan lapang/ hasil uji petik, dll. Tulisan produk pengetahuan dikelola dan dipergunakan sebagai bahan KBIK, KBK, dan pengembangan kapasitas lainnya ditingkat KMW. Kumpulan tulisan dalam folder tersendiri, dikirimkan ke KMP berbarengan dengan pengiriman best practice. KMW Propinsi bertugas mengirimkan dan mengusulkan produksi (tulisan) best practice hasil penetapan KMW tersebut kepada KMP setiap akhir bulan (tanggal 25), untuk diikutkan dalam seleksi tulisan best practice ditingkat nasional pada bulan itu.

… Lanjutan Pengiriman tulisan BP tingkat Korkot dan KMW Propinsi dipersilahkan membangun teknis pengelolaan internal KMW (email khusus, batasan waktu pengiriman, dll). Sistem mampu menjamin lancarnya pengiriman data hasil produksi BP. Pengiriman tulisan dari KMW propinsi ke KMP paling lambat tanggal 25, pengiriman ditujukan kepada email khusus best practice nasional: bestcapbul@gmail.com. KMP bentuk tim penilai, minimal 5 orang personil perwakilan USK, menetapkan 5 buah BP yang memenuhi kriteria terbaik. ditetapkan melalui surat, dipublikasi melalui media e-learning dan surat resmi ke KMW. KMP memberi penghargaan kepada pelaku yang berhasil menjadi penulis BP tingkat nasional. Produk tulisan tersebut kemudian dipublikasi secara berkala melalui media pembelajaran pengembangan kapasitas ditingkat nasional (cetak, e-learning).

Skema Kerja

Standar Penilaian Tulisan Standart penilaian tulisan berfungsi sebagai instrumen untuk menilai kualitas sebuah tulisan best practice. Pemberdayaan masyarakat dalam program multibidang, cakupan luas maka instrumen dibuat lebih umum sehingga bisa melayani penilaian dengan tema dan jenis kegiatan yang lebih luas. Indikator yang detail, rinci, renik, teknis; pada bidang tertentu merupakan tugas dan peran rutin pelaku masing-masing pelaku pencapaiannya. Hal-hal yang terkait penilaian yang perlu perincian diserahkan kepada tim penilai.

Lanjutan Seleksi ditingkat Korkot fokus memeriksa isi tulisan agar mampu menjelaskan poin-poin yang ada di instrumen penilaian. Untuk penilaian ditingkat KMW (prop) dan KMP langsung menggunakan instrumen ini. Metode menggunakan diskusi kelompok anggota tim penilai. Anggota Tim melakukan penilaian dengan melakukan diskusi untuk menyepakati berapa skor yang akan diberikan pada masing-masing poin instrumen. Apabila seluruh instrumen sudah terisi skornya maka dilakukan penjumlahan total skornya, dan akan didapatkan Nilai Akhir (NA).

Media Belajar Jarak Jauh (e-learning) Untuk menunjang pengelolaan best practice dipergunakan media belajar jarak jauh berbasis internet (e-learning), difungsikan sebagai wadah berkomunikasi, diskusi antar pelaku, wadah publikasi hasil produksi best practice dan produk pengetahuan. Beberapa media e-learning yang akan dipergunakan: Web www.p2kp.org, pada bagian page: best practice. Untuk penayangan best practice masing-masing propinsi dan best practice nasional. Untuk penayangkan semua tulisan best practice pelaku dan memungkinkan pelaku untuk memberikan komentar, menkonfirmasi, bertanya, berdiskusi, dll. Wadah khusus di group facebook: Beranda pengembangan kapasitas pelaku PNPM Perkotaan.

Instrumen Penilaian Best Practice Kondisi Yang diharapkan Standar Penilaian No Instrumen Penilaian Best Practice Kontrol Info Kondisi Yang diharapkan 1. Kondisi riil dilapang, kondisi yang dipaparkan dalam tulisan adalah kondisi riil yang ada dan terjadi dilapang, jadi yang ditulis adalah sebuah realitas yang diungkapkan dengan jujur dan proporsional. Kondisi yang dipaparkan dalam tulisan adalah kondisi riil yang ada dan terjadi dilapang lokasi dampingan. Materi tulisan reali merupakan bagian dari program yang diungkapkan dengan jujur dan proporsional kepada publik. 2. Inovasi, kreatif, dan menginspirasi, upaya untuk memperkaya strategi, kegiatan, metode, teknik, dan motivasi untuk menjamin dapat optimal mencapai tujuan pelaksanaan kegiatan serta memberikan motivasi dan inspirasi lebih kepada pelaku lain. Pelaku berani melakukan inovasi, kreatif, dan upaya untuk memperkaya strategi, kegiatan, metode, teknik, untuk mencapai tujuan secara optimal Pelaksanaan kegiatan berhasil memberikan motivasi dan inspirasi lebih kepada pelaku dan para pembaca/ pelaku lainnya. 3. Kualitas fasilitasi dari konsultan, sekumpulan intervensi yang diberikan oleh konsultan kepada masyarakat yang mempunyai dampak terhadap kualitas untuk terwujudkan kondisi yang menjadi tema tulisan. Fasilitasi dari konsultan, dipastikan diberikan secara berkualitas kepada masyarakat. Pelaku masyarakat faham, trampil dan mampu memfasilitasi komunitasnya sehingga mampu mencapai tujuan pelaksanaan kegiatan. 4. Pengembangan kapasitas pelaku, serangkaian kegiatan pengembangan kapasitas pelaku dengan beragam strategi pelksanaan dan pengendalian, jenis kegiatan, dan hasilnya berupa pemahaman, pengetahuan dan motivasinya. Pengembangan kapasitas pelaku dengan beragam metodenya menjadi tumpuan proses pemberdayaan. Pengembangan kapasitas yang dilakuan dapat optimal dan efektif melahirkan pemahaman, ketrampilan dan motivasi pelaku

Instrumen Penilaian Best Practice Kondisi Yang diharapkan Lanjutan No Instrumen Penilaian Best Practice Kontrol Info Kondisi Yang diharapkan 5. Kesesuaian dengan bakuan program, pelaksanaan kegiatan masih mengacu kepada bakuan yang ada diprogram ini baik berupa pedoman umum, pedoman pelaksanaan, POB, modul pelatihan dan dokumen lainnya yang terkait. Pelaksanaan sesuai dengan pedoman/bakuan resmi program sehingga menjamin akuntabilitas pelaku Pelaksanaan juga mengunakan teknik / pendekatan fasilitasi dalam pemberdayaan masyarakat yang prinsip dan benar 6. Perubahan yang terjadi, perubahan yang terjadi pada pelaku dan atau komunitas sebagai akibat dari intervensi intensif yang dilakukan. Perubahan yang teruji adalah atas kesadaran kritis sudah berulang dilakukan oleh pelaku dan atau komunitas. Pelaku/ komunitas mengalami perubahan pola fikirnya dan ditunjukkan dibeberapa aktivitas lain di masyarakat. Pelaku/ komunitas mengalami perubahan perilaku sosialnya sehingga memperkuat/lahirnya motivasi berkegiatan dalam penanggulangan kemiskinan. 7. Peluang Keberlanjutan, kegiatan dan dampak dari intervensi dilakukan secara terpola, menjadi pranata sosial baru atau bersimbiosis dengan pranata yang telah ada di komunitas, jadi ada keterlibatan aktif dari pihak lain dalam kegiatan tersebut. Kegiatan potensial untuk berlanjut karena sudah menjadi kebutuhan dengan pola pengelolaan yang jelas. Ada pihak lain yang sudah tertarik, terlibat, dan sudah menjalin kerjasama setelah inisiasi dari program/kegiatan tersebut 8. Kualitas tulisan, tulisan mengunakan kalimat efektif, isi padat, alur runut, uraian lengkap, jelas dan informatif, sehingga tulisan mudah untuk dipahami oleh pembaca dari kalangan manapun. Tulisan disajikan dengan segar, informatif, alur mengalir dan enak untuk dibaca dan dimengerti maksudnya oleh pembaca Tulisan dilengkapi dengan foto yang mewakili tema, alamat lengkap, nomor kontak dari lembaga/ pelaku.

Aspek Penilaian dalam Scoring

Lanjutan Dari instrumen diatas dilakukan penilaian dengan memberikan nilai pada masing-masing instrumen dengan skala dan skor sebagai berikut: Score : 1-10 Bobot : 10 dan 20, dengan Total bobot 100 Passing Grade : 700 Setelah melakukan penilaian pada masing-masing instrumen maka penilai melakukan penjumlahan total skornya. Selanjutnya dilakukan penghitungan skor total masing-masing dari penilai, lalu data dikonsolidasikan untuk mendapatkan nilai akhir (NA) dan ranking dari sejumlah tulisan best practice yang menjadi obyek penilaian. Nilai akhir (NA) penilaian sebuah tulisan best practice didapatkan dari jumlah nilai dari keseluruhan penilai dibagi dengan jumlah penilai. Format ini akan melengkapi laporan KMW propinsi ke KMP setiap bulannya.

Media Belajar Jarak Jauh (e-learning) Media e-learning sebagai wadah berkomunikasi, diskusi antar pelaku mempergunakan: Web www.p2kp.org, bagian page: best practice. Penayangan best practice propinsi dan nasional. Group facebook: Beranda pengembangan kapasitas pelaku PNPM Perkotaan.

Pengendalian Kegiatan Pelaporan, Tertib administrasi pengelolaan best practice: Laporan Korkot kepada KMW: Setiap bulan kirim Lampiran 3: Form Rekapitulasi Produksi BP dan Produk Pengetahuan. File dari tulisan diberi judul; judul tulisan BP. File di folder dan dinamai: best practice_korkot (nama kota)_(bulan) 2010. Laporan KMW kepada KMP: Setiap bulan kirim Lampiran 2: Form Rekapitulasi penilaian BP, semua tulisan yang dinilai oleh KMW terhadap usulan BP dari korkot Kirim seluruh folder dari korkot dan dinamai: best practice_KMW (nama propinsi)_(bulan) 201.... Progres Kegiatan Progres pengelolaan BP KMW akan ditampilkan di web p2kp.org.

Penutup Mengelola Best Practice bukan “membebani” pelaku, tapi mendorong pelaku semangat dan termotivasi untuk bekerja secara optimal. Meningkatkan akuntabilitas konsultan dimata publik melalui penyadaran pentingnya kontrol sosial Bimbingan menemukan kembali jati diri pelaku agar berperan sebagai pemberdaya

TERIMA KASIH