Forum Diskusi Magang & Tugas Akhir 4 Januari 2013 Akademi Sekretari Budi Luhur Dihadiri oleh seluruh dosen penguji dan pembimbing Tugas Akhir Semester Gasal & Genap 2012/2013

Persiapan Magang Tahap pendaftaran & syarat2 magang adalah sbb: 1. SKS lulus minimal 100 SKS 2. Sertifikat Table Manner 3. Poin Prestasi telah lengkap Hasil Pendaftaran: Surat Pengantar Magang Survey: lokasi, jarak, hari kerja & lingkungan Proposal ke Instansi, perlukah? Ada yang meminta, ada yang tidak.

Proposal Magang (PM) Adalah proposal berisi RENCANA apa yang akan anda kerjakan di tempat magang. Instansi yang meminta proposal magang, umumnya akan mempertimbangkan lokasi PENEMPATAN ke unit kerja yang sesuai dengan Program Studi atau PM anda

Proposal Magang (PM) Sistematika PM adalah sbb: Cover, Lembar Persetujuan dari Dosen PA Biodata Mahasiswa + Foto Berisi CV, pengalaman kegiatan, dll Pendahuluan Teori (singkat) Rencana Kegiatan Apa yang akan anda lakukan, apa yang sanggup anda kerjakan, bila perlu sertakan hasil pekerjaan/dokumentasi kegiatan dari mata kuliah MICE/OA Penutup Lampiran: Surat Pengantar (fotokopi) Proposal max. 10 lembar termasuk cover & lampiran  istilahnya “PM-10”

Pembimbing Lapangan Semua mahasiswa akan memiliki dosen pembimbing lapangan (PL) internal dan eksternal. PL internal adalah Dosen Penasehat Akademik masing-masing PL eksternal adalah pembimbing yang memberi arahan/instruksi dan perintah di tempat magang Koordinasi dan komunikasi terus menerus dengan PL internal anda!

Pemilihan Dosen Pembimbing Mahasiswa berhak memilih dosen yang akan membimbing penulisan tugas akhirnya Dosen Pembimbing Penulisan Laporan TA Boleh berbeda dengan Dosen PL internal/Dosen PA Syarat sertifikat harus lengkap (Table Manner dll) Syarat Administrasi pun harus lengkap (registrasi administrasi di BAAK dan di bagian keuangan) Pemilihan dosen secara ONLINE

Tanggal-tanggal penting Batas Pendaftaran & Bayar: 1 Maret 2013 Pemilihan Pembimbing: 12 – 15 Maret 2013 Bimbingan: 12 Maret – 14 Juni 2013 Daftar Sidang: 17 Juni – 21 Juni 2013

Sistimatika Penulisan Bab I: Pendahuluan Bab II: Landasan Teori - Buku harus dibaca, bila perlu difotokopi! - Sumber dari internet harus dicetak dan bisa dibuktikan ketersediaannya secara fisik - Semua teori yang dikutip harus dicatat pada Daftar Pustaka dan sebaliknya.

Sistimatika Penulisan Bab III: Obyek Pengamatan Lengkapi dengan struktur organisasi dan dokumen lain yang mendukung pembahasan (S.O.P, formulir, fotokopi buku catatan, print- screen sistem IT di tempat magang dll.)

Sistimatika Penulisan Bab IV: Pembahasan Tidak mesti ada masalah, jangan mencari- cari masalah! Jika tidak ada masalah, maka Bab IV akan berisi perbandingan antara teori dengan kenyataan di tempat magang.

Sistimatika Penulisan Bab V: Penutup Berisi kesimpulan dan saran. Bacalah PANDUAN PENULISAN TUGAS AKHIR

Korespondensi Penanganan surat masuk dan surat keluar pada bidang Afiliasi dan informasi pusat penelitian dan pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi (PPPTMGE Lemigas) Penanganan surat masuk secara Elektronik dengan menggunakan Aplikasi Office Automation pada Bagian Riser dan Informasi Kementerian BUMN Penanganan surat masuk menggunakan sistem aplikasi Intranet dan sistem manual di Inspektorat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Pencatatan Agenda Surat Masuk dengan Menggunakan Microsoft Excel di Biro Teknologi dan Informasi pada Jamsostek (Perserro) Tugas Sekretaris dalam Menangani Nota Dinas di SubBidang Afiliasi pada PPPTMGB “Lemigas”-Jakarta

Kearsipan Sistem penyimpanan arsip pada bagian Sekretariat PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Prosedur Penyimpanan Arsip Pada PT Jaya Konstruksi Manggala Pratama, Tbk Penyimpanan Arsip sistem Kronologis Pada PT Aluminametal Utama Penyimpanan Arsip Elektronik Pada Divisi Finance PT Festo Indonesia

Tugas-tugas Sekretaris Tugas Sekretaris dalam Persiapan Perjalanan Dinas Divisi Operasi PT Jamsostek Kantor Pusat-Jakarta Tugas Sekretaris Dalam Menangani Jadwal Kerja Pimpinan Melalui Pemanfaatan Office Outlook 2007 pada bagian Pusat Informasi dan Hubungan Masyaratakat Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Peran Sekretaris dalam Penyelenggaraan Rapat di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Prasetya Mulya Jakarta

Lanjutan Pelaksanaan Penanganan Telepon Masuk dan Telepon Keluar oleh Divisi Marketing dalam Menunjang Pelayanan Prima PT MNC SKY Vision Indovision The Routine Task of Secretary in Handling Telephone at PT Advance Technology Indonesia Tugas Sekretaris dalam Pencatatan Dana Kas Kecil dengan Sistem dana Tetap (Imprest Fund System) pada PT Wahana Tunggal Lestari Peran Sekretaris sebagai Event Organizer di PT Faw Activation Indonesia

Administrasi Prosedur Administrasi Pembelian Barang Studio Jak-TV pada bagian Administrasi Administrasi Dokumen Perekrutan Sumber Daya Manusia pada PT Danapati Abinaya Investasi Administrasi Penanganan Dokumen Pembukaan Rekening di Bank Capital Admistrasi Penanganan Dokumen Mutu (ISO- 9001) di PT XYZ Administrasi Penanganan Nasabah Investasi di Danareksa ABC

Tema-tema Konsentrasi MICE Penanganan Perjalanan Dinas Luar Kota Penanganan Perjalanan Dinas Luar Negeri Penanganan Rapat Divisi/Pimpinan Penyelenggaraan Konferensi/Event Penanganan Hubungan Komunikasi Perusahaan Kegiatan protokoler Penanganan Keluhan Pelanggan Penanganan Hubungan Customer Service Penanganan jadwal kegiatan pimpinan ……

Tema-tema Konsentrasi OA Penanganan surat masuk Penanganan surat keluar Penanganan Nota Dinas Penanganan Kearsipan (manual) Penanganan Kearsipan (elektronik) Penanganan kas kecil/pajak Penanganan inventarisasi kantor Penanganan tata ruang kerja Penanganan dokumen mutu (ISO) ……

Judul/Tema yang tidak diperbolehkan Tugas-tugas Sekretaris di PT ABC Pengaruh antara …. dengan …. Analisis …. dalam….. Perancangan sistem …. Kegiatan pemasaran….

Tips-tips dalam penulisan Lap TA Sertakan Struktur Organisasi yang sesuai/spesifik dengan tempat magang Sertakan foto-foto kegiatan di tempat magang, atau suasana/ruang kerja dll (dengan ijin) Jaga kerahasiaan dokumen-dokumen yang sifatnya terbatas Cantumkan flowchart/alur kegiatan dalam Bab III untuk mempermudah pemahaman akan kegiatan yang dilaporkan

Tips-tips dalam penulisan Lap TA Tips-tips dari para penguji… 1. Ibu Slamet Mudjijah, SE, MM Sebelum melakukan magang sebaiknya sudah memiliki judul TA yang akan dibahas, Sehingga perusahaan bisa menempatkan anda pada bagian yang sesuai. Pilih perusahaan yang bonafit. 2. Bpk/Ibu …. Tips:

2. Bapak Medya Apriliansyah, SE, M.Si Pada saat magang, konsultasi kepada dosen PA terkait dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk Laporan TA. Baca buku Panduan Penulisan Tugas Akhir.

3. Bapak M Nuur Farid Thoha, SE, MM Dalam menceritakan proses kerja sebaiknya dibuatkan Bagan Alur sehingga lebih memudahkan dalam menjelaskan proses alur kerja tersebut.

3. Ibu Reni Hariyani, SE, M.Akt Apa yang di tulis di Bab II sebagai landasan teori. Maka teori tersebut harus ada di Daftar Pustaka.

Sesi Tanya Jawab Tanya. Apakah diperbolehkan bertanya kepada dosen diluar dosen pembimbing jika pembahasan dari Laporan TA tersebut melibatkan kemampuan dosen yang berbeda. Jawab. Tidak di perbolehkan.

Tanya. Jika membuat Laporan Tugas Akhir dalam bahasa Inggris, apakan dalam melakukan presentasi menggunakan bahasa inggris. Jawab. Iya.

Sidang Durasi Sidang: 60 menit Aspek Penilaian: Pembukaan & Penutupan: 10 menit Presentasi: 10 menit Tanya Jawab: 40 menit (@20 menit/penguji) Aspek Penilaian:

Revisi/perbaikan Revisi diberi waktu 5 (lima) hari kerja setelah hari pelaksanaan sidang Revisi dilakukan dengan konsultasi kepada penguji I dan penguji II serta meminta pengesahan dari pembimbing

Sekian-terima kasih ASTRI Budi Luhur