Pemodelan dgn FlowMap 06_SI / innegar / 2009

SURVEY SISTEM Merupakan prosedur yg dilakukan untuk mengamati, dan mempelajari masalah di tempat yang akan mengembangkan Sistem Informasi- nya sehingga masalah tsb dapat dipahami Tujuan : Mengidentifikasi /mempelajari masalah sistem informasi Mengumpulkan data (dokumen) yang terlibat dalam sistem Membuat laporan hasil survey.

1. Mengidentifikasi /mempelajari masalah sistem informasi a. mempelajari prosedur kerja : ruang lingkup dan pelaksanaan pekerjaan contoh : perpustakaan ruang lingkup : pendaftaran anggota pelaksaaan pekerjaan : mhs mengisi formulir data anggota dari petugas petugas membagi no.anggota berdasakan formulir, dst.

b. mengetahui entitas (personal / bag. Organisasi) yg terlibat internal : terlibat sebagai pelaku pada sistem sesuai dg cakupannya eksternal : tdk terlibat sbg pelaku, tetapi sebagai sumber atau tujuan dari data/informasi. Ilustrasi : Perhatikan masalah penjualan ! setor Pesan brg, bayar Pelanggan Penjualan Keuangan siapkan Kirim Gudang

Cakupan masalah penjualan tersebut pesan brg bayar siapkan brg dan kirim penyerahan hsl jual persediaan penerimaan kas entitas internal : penjualan entitas eksternal : pelanggan, gudang, keuangan.

c. mengetahui dokumen yg terlibat (digunakan) dlm sistem Pesan barang : Form Order, Daftar Harga Bayar : Kuitansi / bukti bayar, Catatan Hutang Pelanggan Siapkan brg dan kirim : Surat Jalan Setor : Laporan Keuangan d. mengetahui keinginan user yang akan menggunakan sistem

2. Mengumpulkan data (dokumen) yang terlibat dalam sistem Dokumen yg menjadi masukan utk sistem, cth : Form. Data anggota, Kartu pinjam Dokumen yg menjadi keluaran dari sistem, cth : Kartu Anggota, Laporan Peminjaman Dokumen yg menjelaskan prosedur kerja (diagram aliran dokumen/flowmap) jika tdk diperoleh di perush dibuat sendiri Dokumen yg menjelaskan unit atau bagian organisasi yg terlibat dlm sistem, contoh : struktur organisasi dan deskripsi/uraian tugas.

3. Membuat laporan hasil survey Yaitu laporan yg menginformasikan hasil dari survey utk sistem yg sedang berjalan Kerangka / isi laporan : Pendahuluan latar belakang : alasan melakukan survey tujuan : tujuan yg ingin dicapai setelah survey Gambaran sistem  hasil survey cakupan survey  ruang lingkup, survey organisai, area masalah masalah yg disurvey batasan cara / teknis pelaksanaan survey hasil survey Penutup kesimpulan dan tindak lanjut.

Mengumpulkan Fakta Tujuan : Mendapatkan jawaban yg lengkap, benar dan andal Memperhitungkan kelayakan penyusunan sistem yg diajukan Menyusun rencana ringkasan utk proyek penyusunan sistem Mengajukan tindakan yg dapat menyelesaikan masalah.

Metode / teknik pengumpulan fakta Wawancara Studi tour (visit to other installation) Questionaire  angket berupa daftar pertanyaan (utk data yg banyak dan menyebar) Vendor presentations/ presentasi penjual Collecting /pengumpulan dokumen Diskusi  pertemuan dalam suatu rapat Sampling / pengambilan contoh atau sampel, dsb.

Apa saja yg dikumpulkan ? Sejarah dan latar belakang organisasi Struktur organisasi dan deskripsi kerja per bagian organisasi Semua contoh formulir, laporan dan dokumen yg berkaitan dg sistem ybs Deskripsi sistem lama, jika ada Penilaian user terhadap sistem lama, dan keinginan user utk sistem baru Deskripsi teknologi dan spesifikasi produk teknologi terkait.

Pengantar Pemodelan Konvensional Sistem informasi terdiri dari satu atau beberapa sistem pengolahan data Antar sistem pengolahan data dapat saling bekomunikasi Dapat terdiri dari aktivitas untuk mengelola sumber daya informasi, seperti tempat penyimpanan (kartu, map, buku, file) atau perangkat pengolahannya.

Cara Mengenal Sistem Informasi Perhatikan elemen sistem pengolahan data Interaksi antar orang di dalam organisasi Melihat Aliran dokumen Melihat interaksi antara orang dengan media pelaksanaan pengolahan data Menganalisis job description (uraian tugas setiap pegawai).

Elemen sistem pengolahan data Dapat dikenali melalui : Sarana yang digunakan di lingkungan organisasi, misalnya cash register, kalkulator, komputer, debit/credit card reader, dll. Contoh dokumen yang dipakai atau dihasilkan  banyak digunakan dan populer sampai saat ini utk analisis.

Interaksi antar orang di organisasi Perhatikan Struktur organisasi Perhatikan wewenang dan tanggung jawabnya Perhatikan bagaimana hubungan antara atasan dan bawahan dalam melaksanakan operasional tugasnya.

Aliran Dokumen Aliran dokumen dapat dilihat melalui proses-proses kegiatan yang dilakukan secara rutin. Setiap aktivitas operasional memiliki dokumen masing-masing Untuk memahami aliran dokumen, digunakan model diagram yang disebut FLOW-MAP

Interaksi antara orang dan media pelaksana Sist Pengolahan Data Perhatikan tugas setiap staf Perhatikan proses-proses yang dilakukan setiap staf dalam menangani dokumen yg diterima Perhatikan hasil/ informasi apa yang harus disampaikan kepada atasannya atau bag. lainnya.

Analisis Job Description Digunakan untuk mengidentifikasi proses yg termasuk dalam kelompok fungsi pengolahan data Berisi cakupan tugas suatu posisi atau jabatan Di dalam uraian tugas yang lebih rinci biasanya terdapat kegiatan yg termasuk ke dalam proses pengolahan data. Dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat suatu prosedur kerja.

FLOW-MAP Alat bantu konvensional, disebut juga Mapping flow atau Process Function chart atau Diagram aliran dokumen atau Diagram Sistem Prosedur Kerja atau Paperwork Flowchart. Merupakan diagram yg menggambarkan aliran dokumen pada suatu prosedur kerja di organisasi Merupakan diagram alir yg menunjukkan arus dari dokumen, aliran data fisis, entitas-entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yg berhubungan dg sistem informasi. Penggambaran biasanya diawali dengan mangamati dokumen apa yang menjadi media data atau informasi. Selanjutnya ditelusuri bagaimana dokumen tersebut terbentuk, ke bagian atau entitas mana dokumen tersebut mengalir, perubahan apa yang terjadi pada dokumen tersebut, proses apa yang terjadi terhadap dokumen tersebut, dan seterusnya.

Simbol-simbol flow map Menggunakan simbol/notasi flowchart sbb: Terminator Dokumen input / output operasi Manual Proses pengolahan data/komputer Input manual Penyim-panan dt disk Display / layar Penyimpanan Dlm tape seleksi arsip X :konektor : anotasi / catatatan penjelasan Data / kumpulan data Terminator : Awal/akhir diagram atau entitas eksternal

Membuat Flow-map Bagi diagram ke dalam kolom-kolom Setiap kolom diberi nama entitas yang terlibat (orang, bag./ unit organisasi, perusahan lain, atau pimpinan) Diagram harus dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan Setiap kolom terdapat siklus pengolahan data : I-P-O (input-proses-output) bila kolom tsb. adalah entitas yg melakukan kegiatan Ketika menyebrangi garis yg memisahkan antara satu kolom dg kolom lain, gunakan simbol konektor. Cara mengakses file komputer adalah melalui simbol proses komputer Prosedur kerja yang kejadiannya tidak bersamaan dapat digambarkan melalui flowmap yang terpisah.

Contoh soal Sebuah lembaga pendidikan mempunyai prosedur penilaian sbb: Pengajar meyerahkan nilai kursus ke bag. Adminstrasi untuk dicatat / diinput ke komputer setelah seluruh nilai terkumpul. Kumpulan nilai tadi disimpan ke file nilai dengan mengakses file siswa. Berdasarkan file nilai, petugas menghitung nilai akhir dan membuat transkrip nilai untuk diserahkan ke siswa. Gambarkan flow-map prosedur di atas.

Penyelesaian Daftar entitas : Dokumen : File : Pengajar Bag. Administrasi Siswa Dokumen : Nilai kursus Kumpulan nilai Transkrip nilai File : siswa nilai

Flowmap Prosedur Pengolahan Nilai

Tabel Entitas dan Kegiatan Digunakan untuk memperjelas informasi yang ada dalam uraian prosedur serta dapat membantu mempermudah penyelesaian diagram prosedur / flowmap secara benar. Cara membuat : Tuliskan masing-masing entitas di bagian kiri tabel (kolom ke-1) dan kegiatan setiap entitas di bagian kanan tabel (kolom ke-2).

Dari contoh-1 No. Entitas Kegiatan 1 Pengajar Tabel Entitas dan Kegiatan alternatif-1: No. Entitas Kegiatan 1 Pengajar 1. Menyerahkan Nilai kursus 2 Bag.Akademik 2. Mengumpulkan nilai-nilai 3. Memasukkan data 4. Menghitung dan merekam nilai 5. Mencetak transkrip nilai 3 Siswa 6. Menerima Transkrip nilai

Tabel Entitas dan Kegiatan alternatif-2 Pengajar Bag.Akademik Siswa Kegiatan 1. Menyerahkan Nilai kursus 2. Mengumpulkan nilai-nilai 6. Menerima Transkrip nilai 3. Memasukkan data 4. Menghitung dan merekam nilai 5. Mencetak transkrip nilai

Contoh-2 (Sistem Penjualan) Sistem Penjualan barang tunai secara langsung di PD Jual : Pembeli membawa barang-barang yang dibeli ke Bagian Kasir Petugas Kasir menghitung jumlah barang yg dibeli dan membuat Bon Penjualan sebagai bukti transaksi penjualan barang utk pembeli setelah menyerahkan pembayaran. Di akhir jam kerja, petugas Kasir menghitung jumlah uang yang diterima dari seluruh transaksi pemjualan barang dan membuat Laporan Penjualan. Salinan Bon dan Laporan Penjualan diserahkan ke Supervisor Administrasi Penjualan. Supervisor administrasi penjualan memeriksa apakah jumlah uang yang diterima sesuai dengan Laporan Penjualan dan Bon penjualannya. Jika sudah sesuai,maka Supervisor akan memberi paraf dan mengarsipkan Laporan dan Bon tersebut. Jika tidak sesuai, Supervisor administrasi penjualan akan mengoreksinya sebelum memberi paraf dan mengarsipkannya. Laporan Penjualan diarsipkan oleh Supervisor bagian Administrasi Penjualan. Buatlah tabel entitas-kegiatannya serta flowmapnya

Penyelesaian No. Entitas Kegiatan 1 Pembeli 1. Menyerahkan barang terjual   3. Menyerahkan pembayaran 4. Menerima Bon Penjualan 2 Kasir 2.Menghitung barang dan membuat Bon Penjualan 5. Membuat Laporan Penjualan 3 Supervisor Administrasi Penjualan 6. Menerima Laporan Penjualan 7.Memeriksa Laporan, jika sesuai memberi paraf jika tidak mengoreksi dan paraf Laporan Penjualan

Flowmap Sistem Penjualan

Latihan Soal-1 : Prosedur kerja pendaftaran ulang di suatu perguruan tinggi berjalan sebagai berikut : Mahasiswa menyerahkan KTM ke Bag. Keuangan sambil menyerahkan biaya daftar ulang. Petugas Bag. Keuangan merekamkan data pembayaran ke file setoran setelah mengakses file mahasiswa yang sudah terekam di komputer, kemudian mencetak tanda lunas (asli untuk mahasiswa, salinan untuk Bag. Administrasi Akademik /BAA). Berdasarkan salinan tanda lunas, petugas BAA mengupdate data mahasiswa ke file ambil_MK dan mencetak Formulir Rencana Studi untuk mahasiswa.

Soal-2 (sudah) Prosedur kerja sistem penjualan barang yang berbasis komputer berjalan sebagai beikut : Data id_barang dari Gudang direkamkan ke dalam file barang oleh petugas Administrasi Penjualan. Pembeli membawa barang-barang pembeliannya ke Bagian Kasir,Petugas Kasir menginput data barang ke komputer dan merekamnya ke file transaksi, lalu mencetak Bon Penjualan untuk pembeli sebagai bukti transaksi penjualan barang. Pembeli membayar barang-barang yang dibeli sesuai dengan nilai pada Bon Penjualan Di akhir jam kerja, petugas Kasir membuat Laporan Penjualan dengan memilih menu program pembuatan Laporan penjualan. Laporan Penjualan diserahkan ke Supervisor. Supervisor memeriksa apakah nilai transaksi hari ini sesuai dengan Laporan Penjualan.Jika sudah sesuai,maka Supervisor akan memberi paraf dan mengarsipkan Laporan tersebut. Jika tidak sesuai, Supervisor akan meminta petugas (bagian Administrasi Penjualan) untuk mengedit data transaksi penjualan yang salah dan mencetak Laporan Penjualan yang baru sebelum menyetujui (dg paraf) dan mengarsipkannya.

Soal-3 Biro Jasa Prima, membantu dalam pembuatan SIM A, SIM C, pengurusan STNK, dan Balik Nama Kendaraan Bermotor. Untuk keperluan ini, pemohon diminta menyerahkan KTP, dokumen lain yang diperlukan dan biaya jasa sesuai dengan tarif di Biro Jasa sebagai persyaratan pelayanan. Persyaratan tsb. diserahkan ke Bag. Administrasi, kemudian diperiksa, bila sudah lengkap, maka dicatat pada Buku Administrasi lalu dibuatkan Resi untuk pemohon sebagai bukti pengurusan, bila belum lengkap dikembalikan pada pemohon. Dari catatan pada Buku Administrasi, Bag. Keuangan akan membuatkan kwitansi dua rangkap (untuk pemohon dan arsip), setelah pemohon melakukan pembayaran sesuai dengan jenis pengurusannya. Dari kwitansi juga dibuatkan Laporan Keuangan untuk Pimpinan. Bag. Administrasi akan membuat Laporan Jasa Pelayanan untuk Bag. Personalia dari Buku Administrasi.