WORKSHOP WELCOME to STATE SENIOR HIGH SCHOOL 1 PEKALONGAN INTERNAL AUDITOR

Agenda Pelatihan Materi Latihan Sistem Dokumentasi Program Audit Daftar Pertanyaan Pelaksanaan Audit Investigasi Audit Pelaporan Audit Latihan Program Audit Daftar Pertanyaan Simulasi Pertemuan Pembukaan (Opening Meeting) Simulasi Pertemuan Penutupan (Closing Meeting)

Tujuan Audit untuk melihat kesesuaian implementasi SMM terhadap persyaratan standar ISO 9001:2008 untuk menentukan efektifitas dari implementasi ISO terhadap tujuan Sekolah untuk mengidentifikasi area-area yang perlu diperbaiki dalam manajemen Sekolah

Dokumen yang diaudit Pedoman Mutu/ Manual Mutu 2. Prosedur Mutu sistem Prosedur Mutu Proses 3. Instruksi Kerja (SOP) 4. Catatan Mutu

Fungsi-fungsi dalam Audit Internal Manajemen Penanggung jawab (WMM) Auditor Ketua Tim Auditor Auditee

Tanggung Jawab Manajemen Menunjuk penanggung jawab program audit (WMM) Memberi wewenang untuk merencanakan audit internal kepada penanggung jawab Menyelesaikan masalah yang menyangkut kebijakan Menyediakan sumber daya

Penanggung jawab Program Audit Internal/WMM Membuat rencana audit internal Memilih, melatih dan membuat kualifikasi untuk auditor internal Menunjuk Tim Audit Memonitor dan memastikan pelaksanaan audit internal Memelihara catatan audit internal Melaporkan hasil audit pada saat rapat tinjauan manajemen

Tugas Lead Auditor Mengatur semua proses audit Membantu menunjuk anggota tim audit Memimpin pertemuan pembukaan Memimpin pelaksanaan audit Mempresentasikan hasil audit Memimpin pertemuan penutupan Membuat laporan hasil audit

Tugas Auditor Bekerjasama dan membantu Lead Auditor dalam melaksanakan audit Melaksanakan audit sesuai dengan standar dan ruang lingkup yang ditetapkan Mempersiapkan dokumen dan pendukung Menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi yang penting

Auditee Koordinasi dengan Tim Audit tentang jadual audit internal Menjamin kehadiran personel yang relevan Menyediakan fasilitas yang diperlukan Menindaklanjuti hasil audit dengan tindakan perbaikan Mendokumentasikan hasil audit serta tindakan perbaikan yang diperlukan

Penunjukkan Auditor Auditor tidak boleh mengaudit departemennya sendiri atau pekerjaannya yang menjadi tanggung jawabnya Auditor harus memiliki: Pengetahuan Ketrampilan Kepribadian Pendidikan Pelatihan Pengalaman

Pengetahuan Prosedur, alat dan metodologi audit Dokumen sistem manajemen Situasi sekolah atau bagian yang diaudit Perundang-undangan, peraturan dan persyaratan lainnya yang relevan

VERBAL NON VERBAL Cara bertanya dan intonasi suara Ketrampilan VERBAL Cara bertanya dan intonasi suara Kejelasan pertanyaan Kejelasan tutur kata Level komunikasi NON VERBAL Roman muka Body language Penempatan diri Mengapa dalam sesi ini dimasukkan Communication Skill ? Apakah Communication Skill merupakan hal penting bagi seorang Auditor ? Seberapa pentingya ? Pada dasarnya orang normal pasti mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan sesama tetapi khususnya dalam proses auditing di mana Auditor hanya punya waktu sempit untuk melaksanakan tugasnya maka mereka harus dibekali dengan kemampuan tambahan. Dengan memperhatikan hal-hal yang harus coba dijalankan (meskipun tahap awal merasa kaku, aneh, lucu dll ) dan yang harus dihindari maka Auditor mulai berlatih untuk bekerja secara efektif. Dalam auditing sedikit banyak Auditor ber-acting

Kepribadian ETIS -

Pendidikan, Pelatihan & Pengalaman Rekomendasi

Pelaksanaan Audit Pertemuan pembukaan Pelaksanaan audit Pertemuan penutup

Pertemuan Pembukaan Opening Meeting Memperkenalkan Tim Auditor Menjelaskan Tujuan Audit, Standar dan Metode yang digunakan serta Ruang Lingkup Audit Konfirmasi Jadwal Audit Konfirmasi Auditee per bagian Memberikan penjelasan kepada Auditee tentang hal-hal yang masih dipertanyakan

Pelaksanaan Audit Menggunakan checklist yang telah dipersiapkan Melakukan audit berdasarkan pada jadwal yang telah ditentukan Menggunakan Teknik Audit dan Metode Audit

Teknik Audit Klarifikasi atas pernyataan auditee yang kurang jelas Wawancara dengan menggunakan kata tanya 5 W dan 1 H Observasi Verifikasi Pengambilan contoh secara acak

Teknik Bertanya 5W dan 1H Apa? Mengapa? Kapan? Siapa? Di mana? Bagaimana? Tunjukkan?

Keterampilan Audit Bertanya Secara Efektif Melakukan Pemeriksaan Mengamati/Mendengar

Kode Etik Auditor Yang Harus Dilakukan : Menjaga kerahasiaan Auditee Bersikap netral Selalu positif thinking Mendengar penjelasan Auditee Sopan santun dan ramah Melaporkan hasil audit berdasarkan fakta Yang Tidak Boleh Dilakukan : Menekan Auditee dengan jabatannya Mengadu domba antar Auditee Mengejek, melecehkan Auditee Emosi, lepas kendali, berkata kasar, memaki

Rapat Penutupan Mengucapkan terima kasih Mengkonfirmasi lingkup audit yang sudah dilaksanakan Menyampaikan hasil audit Menentukan waktu penyelesaian tindakan perbaikan Memberi kesempatan untuk bertanya

Pelaporan Audit Laporan audit meliputi: Ruang lingkup dan sasaran audit Jadwal audit Anggota tim audit Auditee Identifikasi dokumen rujukan terhadap audit yang dilakukan Observasi audit dengan bukti pendukung Ketidaksesuaian Kesimpulan/keputusan audit Rekomendasi pada tindak lanjut atau verifikasi pada audit berikutnya

Kategori Temuan Audit Ketidaksesuaian Minor : Ketidaksesuaian Major : Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan dalam sistem manajemen mutu (mis : prosedur kerja atau instruksi Kerja) dengan pelaksanaan di lapangan Bila salah satu dari persyaratan pada standar ISO 9001:2000 tidak konsisten diterapkan Ketidaksesuaian Major : Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi tertentu sehingga dapat disimpulkan adanya sistem yang Total Breakdown Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan

Distribusi Laporan Audit Top Manajemen Anggota tim tinjauan manajemen Tim audit dan auditee Personel yang bertanggung jawab untuk tindakan perbaikan

Terima Kasih