Manajemen Proyek PL wahyudin wahyudin_sanusi@yahoo.com Sesi ke-3 TOR

TOR (Term Of reference) adalah perencanaan kegiatan proyek atau yang biasa disebut outline, atau lembar penugasan. Keberadaannya penting bagi konsultan proyek / perusahaan yg bergerak di proyek. Sebab dengan TOR tersebut, kegiatan proyek akan terfokus, mendalam dan lengkap. TOR merupakan panduan umum bagi seluruh kerja pada proyek.

Fungsi TOR Untuk menentukan topik proyek, merumuskan masalah kemudian mencari jawaban atas permasalan melalui metode dan alat yang ditentukan, sekaligus menyelesaikan tugas proyek tepat waktu. TOR sangat penting bagi MP, ia akan cepat mengerti apa yang akan dikerjakan kendati ia tidak mengikuti rapat tim. Selain itu TOR ini menjadi semacam catatan pertanggungjawaban atau akuntabilitas dan bukti transparansi bagi seluruh tim proyek.

Lanjutan FUNGSI TOR Artinya setiap orang yang terlibat dalam tim proyek ini—analis di lapangan, programer dan ahli lainnya—bisa menilai kinerjanya dengan merujuk TOR. Sekaligus bisa menyelesaikan kegiatan proyek tersebut dalam waktu yang ditentukan.

Contoh TOR LATAR BELAKANG RS sehat selalu merupakan sebuah rumah sakit yang cukup besar dan melayani pasien dari berbagai kota. RS ini memiliki 100 kamar rawat inap 40 kelas VIP, dan 40 kelas I, 20 Kelas II dan 20 kelas III. Dengan semakin bertambahnya kegiatan pelayanan kesehatan pada pasien maka semakin banyak juga Medical record yang harus dibuat dan disimpan, dalam penyimpanan bahkan sering terjadi kesalahan letak, kerusakan dan semakin sempit ruangan untuk tempat medical record maka untuk meningkatkan pelayanan pada pasien dan efisiensi RS ini akan mengubah medical record manual menjadi Medical record electronik.

PERMASALAHAN Dokumen Medikal record yang manual (dengan kertas): • Keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis. • Tempat peyimpanan dokumen terbatas. • Terjadinya misfiled maupun hilang. • Rentan terhadap gangguan bencana : kebakaran, banjir, serangga

C. TUJUAN Proyek perangkat lunak “Medical record Elektronik” ini dimaksudkan : 1. Menghasilkan Medical Record Elektronik yang dapat menyimpan data–data pasien dan dapat menampilkan secara cepat pada waktu pasien datang untuk periksa. 2. Memudahkan pekerjaan dokter, perawat dan petugas rekam medis dalam melayani pasien. 3. Memudahkan pencarian data-data pasien yang dibutuhkan secara cepat sehingga pasien dapat segara dilayani.

RUANG LINGKUP Mengingat berbagai kendala yang ada pada penggunaan medical record manual antara lain keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis, tempat peyimpanan dokumen terbatas, terjadinya misfiled maupun hilang, rentan terhadap gangguan bencana: kebakaran, banjir, serangga. Maka RS Sehat Selalu akan mengubah penggunaan medical record manual menjadi medical record Elektronik dan medical record manual hanya akan digunakan ketika terjadi gangguan misalnya listrik mati atau kerusakan sistem. Sehingga pelayanan dan kecepatan akses medical record dapat ditingkatkan.

Dalam sistem gudang Medical Record elektronik dokter dan perawat dapat langsung memasukan data pasien ke komputer dan ketika pasien setiap saat periksa lagi ke rumah sakit dokter dan perawat dapat langsung mencari catatan-catatan medical record pasien sehingga pelayanan lebih cepat dan meningkatkan efisiensi

METODOLOGI Metodologi merupakan hal yang paling penting dari suatu proses perancangan medical record elektronik. Untuk perancangan ini maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Studi Kelayakan Mempelajari proses-proses dan identifikasi data-data yang akan dimasukan dalam Medical record Elektronik sehingga dapat diciptakan Medical Record elektronik yang memenuhi kebutuhan RS Karunia Multi Karya untuk meningkatkan pelayanan dan efisiensi rumah sakit.

2. Desain Fungsi Membuat desain sistem secara detail, dapat dibuat Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), desian tampilan, tabel, gambar, relasi sehingga menjadi Aplikasi Medical record Elektronik yang sesuai.

3. Pemrograman Pemrograman dilaksanakan dengan memilih bahasa pemrograman baik yang berbasis web maupun tidak. Pemilihan bahasa pemrograman harus sesuai kebutuhan setelah itu dibuat coding untuk melaksanakan tugas atau kerja dari system sesuai dengan tujuannya.

4. Pengujian Testing dilakukan dengan metode yang sesuai antara lain pengujian alpha yaitu menguji susunan dan code-code yang ada pada system apabila ada kerusakan dapat diperbaiki. Setelah itu dilakukan pengujian black box untuk melihat apakah program dapat berjalan sesuai dengan fungsinya. Selain itu pengujian juga digunakan untuk mengetahui kekurangan dan rencana perbaikan yang akan dilaksanakan agar lebih baik.

5. Pelatihan Agar system dapat dimanfaatkan di rumah sakit maka para operator dan user diberikan pelatihan-pelatihan untuk menjalankan system dengan baik. Pelatihan diberikan oleh pengembang sehingga ketika system diserahkan ke rumah sakit sudah bisa mengoperasikan dengan baik.

6. Pemeliharan Setelah system yang sudah diserahkan pada rumah sakit maka dapat dilaksanakan perjanjian pemeliharaan dalam tenggang waktu tertentu. Ketika program belaum berjalan atau mengalami kerusakan rumah sakit dapat meminta pengembang untuk memperbaiki system.

7. Dokumentasi Semua kegiatan yang dilaksanakan dalam proyek dibuat dokumentasi yang dapat dipergunakan referensi untuk mencari penyelesaian kalau terjadi kendala dan dapat digunakan pedoman untuk proyek yang lain.

JADWAL KEGIATAN PROYEK Dalam pelaksanaan proyek ini memerlukan waktu 3 bulan Mei-Juli. G. SUMBER DAYA MANUSIA Sumber daya manusia yang melaksanakan proyek pembuatan Medical Record Elektronik. H. ANGGARAN BIAYA Anggaran yang diperlukan untuk pembuatan Medical Record Elektronik

Tugas kelompok Buat TOR untuk proyek perangkat lunak - Aplikasi web - Aplikasi desktop - Aplikasi jaringan