PENYUSUTAN ARSIP Oleh: DRS PENYUSUTAN ARSIP Oleh: DRS. MUSTARI IRAWAN, MPA Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI

MUSTARI IRAWAN Sedikit Perkenalan Jakarta, 21 JUNI 1959 website: www.anri.go.id Sedikit Perkenalan Master of Public Administration, University of the Philippines, 1994 Sarjana S1 Administrasi Negara, FISIP – Universitas Indonesia, 1985 F.E ekst - Universitas Indonesia, 1990-1992 PNS di ANRI: sejak tahun 1987 Pangkat/gol : Pembina Tk.1, IV/b J a b a t a n : - Kepala Subdirektorat Bina Program Diklat 2000-2003 - Kepala Subdirektorat Akreditasi & Sertifikasi Kearsipan 2003-2006 - Direktur Akreditasi dan Profesi Kearsipan 2007 Pengalaman : - Anggota Tim Revisi UU No.7/1971 dan Sistem Kearsipan Nasional (SKN – SiPATI) - Pengajar D III Kearsipan Unpad 1995 - 2000 - Pengajar D III Mnj Informasi Dokumen, S1 Kearsipan Program S2 Kearsipan, Informasi dan Perpust. UI,97-kini - Pengajar S1 Manajemen Kearsipan, STIA – LAN, - kini

PERKEMBANGAN VOLUME ARSIP Km linier Tahun

P E N G E R T I A N Menurut PP No. 34 Th. 1979 adalah kegiatan pengurangan arsip melalui: Memindahkan arsip inaktif dr UP ke UK dlm lingkungan intern organisasi Memusnahkan arsip sesuai dng ketentuan yg berlaku Menyerahkan arsip statis dr UK ke ANRI/BAD (cara tsb = dlm UU No. 8 th. 1997 bab IV sp. 17 s/d 22)

TUJUAN Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

Teknik Penyusutan BERDASARKAN JRA BERDASARKAN NON JRA PP 34/ 79 SE O1/81 SE 02/83

PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

Contoh Jadwal Retensi Arsip NO Jenis/seri arsip Jangka waktu simpan Keterangan Aktif Inaktif I. 1. 2. 3. HUKUM Produk hukum Peraturan Perundangan yang mengatur instansi Produk hukum internal Dokumentasi hukum Kontrak/ perjanjian Sampai dengan diperbaharui sampai dengan tidak berlaku sampai dengan tidak berlaku 4 tahun - 9 tahun Permanen Musnah Dinilai kembali

TEHNIK PENYUSUTAN (BERDASARKAN JRA) Pemindahan : Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA) Pendaftaran (daftar arsip yg dipindahkan) Penataan Pembuatan BAP Pelaksanaan Pemusnahan : Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA) Pendaftaran (daftar arsip yg dimusnahkan) Penilaian, persetujuan & pengesahan Pembuatan BAP Pelaksanaan

Lanjutan: Penyerahan arsip ke ANRI Pemeriksaan dan penilaian Pendaftaran (daftar arsip yg diserahkan) Pembuatan BAP Pelaksanaan

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan secara berjenjang: - Pemindahan arsip dari central file di unit pengolah ke pusat arsip unit kearsipan II (unit eselon I) - Pemindahan arsip dari pusat arsip unit kearsipan II ke pusat arsip unit kearsipan I (Departemen)

Teknik pemindahan arsip inaktif Jadwal Retensi Arsip Lihat kolom aktif UNIT PENGOLAH melakukan PEMERIKSAAN PENDAFTARAN PENATAAN FISIK UNIT KEARSIPAN PEMINDAHAN melakukan BA dan Daftar PEMERIKSAAN PENERIMAAN PENYIMPANAN

PEMUSNAHAN ARSIP Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan atau unit kearsipam. Pemusnahan arsip di unit pengolah dilak-sanakan terhadap arsip yang hanya memiliki retensi aktif dan tidak memiliki retensi inaktif dengan nasib akhir musnah. (pada umumnya memiliki jangka simpan kurang dari 2 tahun). Pemusnahan arsip di unit kearsipan dilak-sanakan terhadap arsip yang memiliki retensi aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.

Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Kepala Unit Kearsipan Pengesahan Pelaksanaan

Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Ka ANRI untuk arsip 10 tahun ke atas Pengesahan Pelaksanaan

Teknik Penyerahan arsip Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Penataan fisik Pemberitahuan ke ANRI Penilaian ANRI Pelaksanaan Daftar arsip Berita acara

Teknik Penyusutan Arsip tidak berdasarkan JRA Penelitian (arsip, sistem, organisasi) Penyusunan Juknis penataan dan penyusutan 3. Sortir/ pemilahan 4. Rekonstruksi (azas provenance dan original order) Pendaftaran/ deskripsi arsip Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip Penomoran dan penataan fisik Penyusunan daftar sementara Penilaian dan seleksi Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah 11. Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)

Pelaksanaan Pembenahan Arsip Penilaian Arsip Penyusunan Daftar Arsip TEKNIK PENYUSUTAN (Arsip Non – JRA) Pelaksanaan Pembenahan Arsip Penilaian Arsip Penyusunan Daftar Arsip (daftar arsip yg disimpan/usul musnah/diserahkan) Pelaksanaan Penyusutan (Berita Acara Musnah/Serah) Perencanaan Pembenahan Arsip

Tujuan & Metode Pemindahan adanya efisiensi dlm penyimpanan & penemuan kembali arsip aktif Adanya ekstra ruangan untuk penyimpanan arsip aktif Mengurangi biaya perawatan Metode Secara rutin/Berulang (perpetual method) begitu arsip selesai diproses (closed) langsung dipindah, mis: arsip kasus hukum, arsip kontraktor bangunan. Secara periodik (periodic method) mis: dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun (pd tengah atau akhir tahun)

Perencanaan Pembenahan Arsip Survei Non arsip (struktur organisasi sistem kearsipan (penataan) Arsip (unit kerja, lokasi arsip, asal arsip, kondisi ruangan, kondisi arsip, media, volume, periode, sistem penataan, jalan masuk) Penyusunan DIA (Daftar Ikhtisar Arsip) Fungsi : sbg dasar penyusunan proposal pembenahan arsip Penyusunan PPA (proposal pembenahan arsip)

Sistematika PPA Pendahuluan Hasil yg direncanakan Kegiatan Biaya Pelaksanaan Jadwal pelaksanaan

Pelaksanaan Pembenahan Arsip Identifikasi arsip Pengaturan Kembali Arsip/rekonstruksi Pendeskripsian Arsip Pengelompokan Kartu Deskripsi & penomoran definitif Penataan fisik arsip & penomoran definitif Penyusunan DPA Sementara

Identifikasi Arsip & Rekonstuksi Tugas & fungsi org. Sistem kearsipan Rekonstuksi Pemilahan Menata item2 ke dlm file Menata file2 ke dlm series

perencanaan, pelaksanaan, laporan pengadaan barang, dll Contoh : Pengadaan Barang : Item daftar kebutuhan barang, pengumuman lelang, Surat Perintah Kerja (SPK), Purchases Order (PO), Delivery Order (DO), dll File perencanaan, pelaksanaan, laporan pengadaan barang, dll Series : pengadaan barang

Deskripsi Arsip membuat gambaran singkat ttg informasi dan fisik arsip yg dituangkan dlm kartu fiches Unsur2: Bentuk redaksi (laporan, surat, film, foto, SK, SPK, dll) Isi informasi Periode Tingkat keaslian Jumlah Catatan khusus

Laporan pemeriksaan anggaran tahun 1992 Asli 5 folder Contoh Deskripsi 1/Bn* Bag. Keuangan ** Laporan pemeriksaan anggaran tahun 1992 Asli 5 folder Cat.: kertas baik * no. pendeskripsian ** Unit kerja

Penomoran Definitif & Penataan Fisik Arsip Pembuatan skema pengaturan Arsip Kegiatan membuat bagan/skema arsip yg digunakan sbg dasar pengelompokkan kartu2 Pengelompokan & penomoran Definitif Kartu Deskripsi Kegiatan mengelompokkan kartu2 deskripsi berdasarkan skema yg telah dibuat & memberikan no. definitif kartu2 tsb sbg pengganti no. sementara

Penataan & penomoran Definitif Fisik Arsip Lanjutan: Penataan & penomoran Definitif Fisik Arsip Kegiatan menata fisik arsip sesuai dng hasil pengelompok-kan kartu deskripsi yg telah mempunyai no. definitif & memberikan no. definitif pd fisik arsip Penyusunan DPA Kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke dlm DPA.

D P A Daftar Pertelaan Arsip Terdiri dr kolom2 yg berisi keterangan ttg : no. series/uraian arsip, thn, jumlah, ket. Dpt digunakan unt melakukan penilaian arsip : musnah, simpan (aktif, inaktif), statis.

DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA contoh DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA Nama instansi: Arsip Nasional RI Alamat : Jl. Ampera Raya 3, Jakarta Selatan Telpon : 7805851 NO. SERIES/URAIAN ARSIP TAHUN JUMLAH KETERANGN 1. 2. 3. 4 5 6 KEPEGAWAIAN Perencanaan pegawai Surat-surat cuti pegawai Pemberhentian/pensiun KEUANGAN DUK DUP Daftar gaji pegawai 1970-1973 1980-1983 1985-1987 1980-1982 1981-1983 1984-1986 2 Sampul 2 Odner 2 Folder 21Odner 1 Sampul Sebagian rapuh Kondisi baik

TERIMA KASIH

Mustari Irawan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA JADWAL RETENSI ARSIP www.anri.go.id Mustari Irawan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

JRA KEDUDUKAN JRA ARSIP STATIS PERANCANGAN PENCIPTAAN: Membuat/ menerima Registrasi Kontrol PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN: Arsip aktif Arsip inaktif JRA PENYUSUTAN: Pemindahan Pemusnahan Penyerahan ARSIP STATIS

PENILAIAN ARSIP PRINSIP-PRINSIP: Memperhatikan peraturan perundang-undangan, nilaiguna atau nilai informasi dokumen, perhitungan cost and benefit, konteks adminsitrasi,sosial, politik, ekonomi, budaya dll. Dilaksanakan berdasarkan atas pengetahuan atas tugas fungsi dan informasi seluruh koleksi dokumen suatu organisasi. Dilaksanakan berdasarkan series dokumen dan dihubungan dengan series lain yang berkaitan. 4. Teliti, hati-hati, sistematis, logis, argumentatif dan dapat dipertanggungjawabkan.

TEKNIK PENILAIAN destroyed permanent Arsip Statis Pra creation Appraisal & decision Creation Appraisal & decision Arsip aktif destroyed permanent Appraisal & decision Arsip inaktif Arsip Statis Appraisal & decision

NILAIGUNA ARSIP 1. Nilaiguna primer a. Administratif, adalah value dokumen untuk mendukung pelaksanaan administrasi. b. Keuangan, adalah value dokumen untuk mempertanggungjawabkan transaksi maupun polecy keuangan. c. Legal, adalah value dokumen untuk melindungi hak dan kewajiban, dapat dijadikan bukti di pengadilan. d. Ilmiah dan teknologi, adalah value dokumen tentang hasil penelitian murni dan terapan. 2. Nilaiguna sekunder a. Evidential, adalah value dokumen tentang bukti atau fakta keberadaan organisasi. b. Informasional, adalah value dokumen tentang orang, benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan tupoksi organisasi

METODE PENILAIAN MODERN STRATEGI AKUISISI: Strategi penilaian dan penyelematan dok. ketika dok. sudah diciptakan. Penilaian atas fungsi organisasi dan konteks penciptaan dokumen STUDI DOKUMENTASI: Strategi penilaian dan penyelematan dok. ketika dok. belum diciptakan. Penilaian atas fungsi organisasi dan konteks penciptaan dokumen Dokumen terpilih DOK. STATIS, PEMANEN, PERTANGGUNGJAWABAN NASIONAL, NILAI BERKELANJUTAN, MEMORI KOLEKTIF BANGSA, DOK. BERSEJARAH DLL

TEKNIK DAN PROSEDUR PENYUSUNAN JRA INVENTARISASI PENYUSUNAN DAFTAR SERIES ARSIP PENILAIAN & PENENTUAN RETENSI PENENTUAN NASIB AKHIR PENYUSUNAN KONSEP PENGESAHAN PELATIHAN KONTROL PENGGUNAAN DAN PENYEMPURNAAN

INVENTARISASI 1. PERATURAN 2. ARSIP Bila arsip telah tertib inventarisasi arsip dilaksanakan untuk mengetahui data tentang: jenis / series arsip, deskripsi arsip, sistem penataan dll. Bila arsip belum tertata dengan baik, dapat dilakukan dengan melakukan analisis fungsi-fungsi organisasi, dengan langkah-langkah: Identifikasikan seluruh fungsi-fungsi organisasi dan proyek-proyek yang ada. Pisahkan fungsi fasilitatif dan substantif Pisahkan antara fungsi policy dan transaksional Kenali dan daftarlah arsip yang dihasilkan setiap fungsi dan Tentukan caption dari jenis arsip Uji setiap jenis arsip dengan fungsi-fungsi Kelompokkan dan susun menjadi daftar jenis arsip secara logis dan sistematis

FORMULIR INVENTARISASI ARSIP Nama Unit Kerja : Keuangan Alamat : Jl. ….. Penanggungjawab : Suwarno Nama jenis arsip : Rekening koran Deskripsi : Rekening koran tahun 1/1/1990 s/d Mei 1997 Sistem Penataan : Kronologis/ Numerik Tahun arsip : 1/1/1990 s/d Mei 1997 Frekuensi penggunaan : 6 kali/ tahun Duplikat ? Dimana? : Ada di bag.Perlengkapan Saran Retensi : 2 tahun aktif, 8 tahun inaktif Volume : 16 boks Format/ Media : kertas Tempat simpan : file kabinet Keterangan : - Di daftar oleh : Tgl. :

Formulir Analisis Fungsi NO UNIT KERJA FUNGSI KEG. JENIS ARSIP 1. 2. Humas Hukum Keprotokolan a. Pimpinan b. Acara dinas c. Tamu d. dll - Agenda pimpinan Naskah pidato Perjalanan dinas

Daftar Jenis Arsip No Subjek Jenis Arsip

PENILAIAN SETELAH DAFTAR JENIS ARSIP TERSUSUN LANGKAH SELANJUTNYA ADALAH PENILAIAN ARSIP. DILAKUKAN DENGAN CARA: TRADISIONAL: 1. MENENTUKAN NILAIGUNA ARSIP 2. MEMPERTIMBANGKAN NILAI INFORMASI, BIAYA PENGELOLAAN DAN DAMPAK KEPUTUSAN PENILAIAN. MODERN: 1. ANALISIS DAN STUDI FUNGSI, PROGRAM, PROYEK, KEGIATAN ORGANISASI 2. ANALISIS KONTEKS PENCIPTAAN

PENENTUAN JANGKA SIMPAN Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/ transaksi dinyatakan selesai. Berdasarkan peraturan perUUan Berdasarkan nilaiguna Memperhatikan nilai informasi, biaya pengelolaan dan dampaknya. Selalu memperhatikan konteks penciptaan Retensi dapat dinyatakan dengan angka, kalimat atau gabungan keduanya. Dan lain-lain

PENENTUAN NASIB AKHIR Penentuan nasib akhir diperlukan untuk mengisi kolom keterangan dalam JRA. Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen. Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai Kembali Dinilai kembali pada akhirnya akan ditentukan musnah atau permanen juga.

PENGESAHAN JRA JRA disahkan oleh pimpinan perusahaan > sebelum disahkan disarankan mendapat: Rekomendasi Ka ANRI > Pengesahan JRA diujudkan dalam Surat Keputusan.

IMPLEMENTASI DAN PENYEMPURNAAN Sosialisasi/ pelatihan penggunaan JRA (prosedur penggunaan JRA) Kontrol penggunaan Penyempurnaan Secara periodik Secara menyeluruh JRA harus disempurnakan jika terdapat perubahan tupoksi.

WASSALAMU’ALAIKUM WR. WB TERIMA KASIH