SOP 05 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN PENYELARASAN SOP SOP 05 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN PENYELARASAN SOP SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN Bertujuan Untuk : Mengatur ketentuan tentang Pengendalian Mutu Penugasan yang berlaku pada Y&R. : Ruang Lingkup : Ketentuan ini berlaku untuk seluruh penugasan yang diterima UJP Yanuar Bey & Rekan (selanjutnya disebut ‘Y&R’).

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued DEFINISI adalah proses sistematis dan terdokumentasi pada Y&R untuk memastikan aspek teknis, administratif dan yuridis suatu Perikatan dapat diidentifikasi. Perencanaan Perikatan adalah pemberian kewenangan kepada karyawan Y&R untuk melaksanakan proses kerja Penugasan sesuai dengan standar yang ditetapkan Penugasan adalah tahap pelaksanaan dari Penugasan oleh karyawan yang telah ditunjuk serta dalam jadwal tertentu. Pekerjaan adalah proses penetapan hasil akhir berupa laporan Penugasan yang telah mendapatkan persetujuan dari Partner. Finalisasi adalah lembar kendali dan evaluasi terhadap penugasan oleh Klien yang memuat informasi minimal yang tersedia terkait dengan Penugasan. Kertas Kerja Evaluasi Penugasan adalah penetapan pembatas atau syarat yang terkait dengan penugasan yang diusulkan atau ditetapkan antara Klien dan Y&R, sebelum proses Perikatan. Kerangka Kerjasama (Terms of Reference)

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued DEFINISI, Continued adalah bentuk kesepakatan secara tertulis yang mengikat antara Klien dan Y&R untuk melaksanakan penugasan yang diberikan oleh Klien dalam jangka waktu tertentu serta memberikan jasa/laporan yang telah disepakati. Termasuk dalam Perikatan adalah persetujuan dari Klien terhadap Surat Penawaran, Terms Of Reference (Kerangka Pekerjaan) serta dokumen Kontrak. Kontrak adalah proses kerja yang dilakukan oleh Partner yang ditunjuk untuk memastikan Penugasan Klien dapat dilaksanakan dan tidak bertentangan dengan Komitmen Mutu dan Independensi. Evaluasi Kontrak adalah proses pemeriksaan terhadap dokumen yang diterbitkan pada setiap tahap kerja oleh pejabat yang berwenang atau petugas yang ditunjuk. Persetujuan Berjenjang adalah proses kerja secara sistematis untuk memastikan setiap tahap kerja yang dilakukan telah melalui evaluasi oleh pejabat berwenang atau petugas yang ditunjuk. Pengendalian Mutu adalah karyawan yang ditunjuk untuk memastikan seluruh proses kerja Penugasan, sejak dari tahap survey, pengumpulan data, penyusunan laporan dan finalisasi telah sesuai dengan Komitmen Mutu dari Y&R. Petugas Quality Assurance

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued DEFINISI, Continued adalah proses evaluasi terhadap Kertas Kerja dan Pelaporan –baik yang berstatus final atau yang sedang berjalan- yang dilakukan secara periodik setiap bulan oleh Petugas Quality Assurance, di luar proses evaluasi yang sudah berjalan selama pekerjaan berlangsung. Evaluasi Kertas Kerja dan Pelaporan adalah media yang digunakan sebagai bukti telah dilakukan pemeriksaan periodik bulanan oleh Petugas Quality Assurance diluar proses evaluasi yang sudah berjalan selama pekerjaan berlangsung Berita Acara QA

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued KETENTUAN Y&R menetapkan Pengendalian Mutu Penugasan dilakukan pada tahap sebagai berikut: Kontrak Penugasan Pekerjaan Finalisasi DILAKUKAN OLEH PETUGAS YANG DITUNJUK, DENGAN DOKUMEN TERTULIS YANG MENDAPATKAN PERSETUJUAN PEJABAT YANG BERWENANG, TERHADAP SETIAP KETIDAKLENGKAPAN ATAU KETIDAK SESUAIAN, DAPAT DILAKUKAN KOREKSI, REVISI ATAU PERBAIKAN SESUAI DENGAN KOMITMEN MUTU YANG DITERAPKAN.

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued KETENTUAN, Continued Perencanaan kontrak Perencanaan kontrak setelah sebagian besar partner menerima penugasan klien, untuk menetapkan kriteria yang akan disepakati dengan klien, dapat diterbitkan term of reference sebagai acuan, dan mengatur tentang hal hal minimal yang harus diperhatikan pada saat penyusunan kerangka kontrak. Perencanaan penugasan 10 point, dilakukan oleh partner atau project manager, evaluasi secara detail terhadap pelaksanaan pekerjaan, didokumentasikan pada kertas kerja evaluasi penugasan, didistribusikan, dan dapat dilakukan pengembangan informasi dan evaluasi . Evaluasi Pekerjaan 4 point, terkait dengan faktor –faktor evaluasi mutu pekerjaan, evaluasi dapat dilakukan oleh petugas qa melalui wawancara, penghitungan ulan, atau metode lain. Wajib memperhatikan konsistensi, memperhatikan format, urutan. Evaluasi finalisasi Petugas Quality Assurance (QA) melakukan evaluasi terhadap laporan final yang telah ditandatangani oleh penilai bersertifikat, dan memastikan agar setiap perbedaan pendapat telah terdokumentasikan pada lembar kontrol pekerjaan. Proses review dan beberapa ketentuan lainnya Proses review Penetapan kertas kerja dan laporan penilaian Dokumentasi status dan review penugasan

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued KEWENANGAN

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued FLOW CHART Ada 5 flowchart dalam SOP Pedoman Independensi Penilai dan KJPP ini Perencanaan kontrak Penugasan Pekerjaan Finalisasi Evaluasi kertas kerja dan laporan penilaian

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued PROSEDUR PROSEDUR DALAM SETIAP TAHAPAN Berisi penjelasan prosedur yang harus dilakukan, oleh personil dalam KJPP Y&R, termasuk petugas yang ditunjuk, dalam setiap tahapan sebagai berikut : Tahap Perencanaan kontrak Tahap Penugasan Tahap Pekerjaan Tahap Finalisasi Tahap Evaluasi kertas kerja dan penilaian

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued MEDIA / FORM YANG DIGUNAKAN Kertas kerja evaluasi penugasan Berita acara QA Surat tugas

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued Secara periodik melakukan pemeriksaan terhadap persetujuan pada Kertas Kerja Klien, Kertas Kerja Evaluasi Penugasan, Kertas Kerja dan Laporan Final oleh Partner. Secara periodik melakukan review dan evaluasi terhadap proses kerja pengambilan data, evaluasi terhadap draft Laporan, Laporan Final telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan pada SPI. PENGAWASAN (CONTROL CHECK POINT) PADA PROSES INI ADALAH PENGAWASAN

SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued END OF SLIDE