CHAPTER 04 TEORI DAN METODOLOGI SISTEM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROGRAM STUDI S1 - SISTEM INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM

DEFINISI SISTEM Sistem : sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Elemen Sistem Tujuan Masukan Keluaran Proses Mekanisme pengendalian Umpan balik

Sistem (Lanjutan…) Sistem berinteraksi dengan : Lingkungan dan Memiliki batas sistem

Setiap sistem memiliki tujuan (goal) TUJUAN SISTEM Setiap sistem memiliki tujuan (goal) Tujuan berfungsi sebagai pengarah sistem Tiga tujuan utama SI (Hall, 2000) Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen, Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan

Tujuan Sistem (Lanjutan…) Secara lebih spesifik, tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang ditangani Bank? Pasar Swalayan? Toko Buku Online?

MASUKAN Segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan). Pada sistem informasi, masukan dapat berupa data transaksi, dan data non-transaksi (misalnya surat pemberitahuan)

PROSES Bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan seperti: Meringkas data, Melakukan perhitungan, Mengurutkan data.

Merupakan hasil dari pemrosesan KELUARAN Merupakan hasil dari pemrosesan Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya komponen Sistem informasi

MEKANISME PENGENDALIAN DAN UMPAN BALIK Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback) untuk mengendalikan output dan meyesuaikan pada inputnya. Masukan Proses Keluaran Mekanisme Pengendalian Umpan balik

Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik (Lanjutan…) Tujuan umpan balik adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan Pada sistem informasi, umpan balik dapat diperoleh dari setiap pemakai Program yang salah diperbaiki Program disesuaikan dengan keluaran yang dikehendaki

BATAS (BOUNDARY) Pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan) Batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem Perus. A B Perus Borderless Enterprise

PERUBAHAN BATAS SISTEM

LINGKUNGAN Segala sesuatu yang berada di luar sistem Contoh: Vendor, Pelanggan, Pemilik, Pemerintah, Bank, dan Pesaing Perusahaan X Lingkungan komponen Sistem informasi

SUBSISTEM Sebuah sistem umumnya tersusun atas sejumlah sistem- sistem yang lebih kecil Sistem-sistem yang berada dalam sebuah sistem disebut subsistem.

CONTOH SISTEM DAN SUBSISTEM Sistem mobil Subsistem bahan bakar Subsistem pendorong Subsistem kelistrikan Subsistem rem Sistem komputer CPU Masukan Keluaran Penyimpan sekunder Sistem informasi perusahaan Sistem informasi akuntansi Sistem informasi pemasaran Sistem informasi personalia Sistem informasi produksi

SUPERSISTEM Jika suatu sistem menjadi bagian dari sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut dikenal dengan sebutan supersistem Sebagai contoh, jika pemerintah kabupaten disebut sebagai sebuah sistem, maka pemerintah provinsi berkedudukan sebagai supersistem. Jika ditinjau dari pemerintah pusat, pemerintah provinsi adalah subsistem dan pemerintah pusat adalah supersistem Pemerintah Pusat Supersistem dari Provinsi Provinsi Supersistem dari Kabupaten Kabupaten

ANTARMUKA SUBSISTEM komponen Sistem informasi

MODEL ANTARMUKA SUBSISTEM

CONTOH ANTARMUKA SUBSISTEM

KLASIFIKASI SISTEM Abstrak Vs. Fisik Deterministik Vs. Probabilistik Terbuka Vs. Tertutup Alamiah Vs. Buatan Sederhana Vs. Kompleks komponen Sistem informasi

KLASIFIKASI SISTEM Sistem Abstrak Vs Sistem Fisik Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik (Sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan Manusia) Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik sehingga setiap makhluk dapat melihatnya (Sistem Komputer, Sistem Akuntansi, Sistem Produksi dll.)

KLASIFIKASI SISTEM [Lanjutan] Sistem Alamiah Vs Sistem Buatan Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dalam artian tidak dibuat oleh manusia. (Sistem Tata Surya, Sistem Galaxi, Sistem Reproduksi dll.) Sistem Buatan adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human machine system (contoh Sistem Informasi)

KLASIFIKASI SISTEM [Lanjutan] Sistem Deterministik Vs Probabilistik Sistem Tertentu (Deterministic System) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; Sistem Komputer) Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. (Contoh : Sistem Manusia)

KLASIFIKASI SISTEM [Lanjutan] Sistem Tertutup Vs Terbuka Sistem Tertutup (Close System) adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem Terbuka (Open System) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

SISTEM TERTUTUP DAN RELATIF TERTUTUP

SISTEM TERBUKA DAN TERTUTUP

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

MODEL Adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas (entity) Jenis-jenis model Model Fisik Model Naratif Model Grafik Model Matematika

JENIS MODEL Model Fisik  Penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi. Contoh: Maket atau Prototipe Mobil Baru Model Naratif  menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Model Grafik  menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Contoh: DFD, Flowchart Model Matematika  segala formula atau persamaan matematika. Contoh: Persamaan Trigonometri

KEGUNAAN MODEL Mempermudah pengertian Mempermudah komunikasi Memperkirakan masa depan

MODEL SISTEM UMUM Merupakan diagram grafik yang disertai narasi yang menggambarkan organisasi secara umum dengan menggunakan kerangka kerja sistem. Sistem terbuka berhubungan dengan lingkungannya dan sistem tertutup tidak

SISTEM FISIK Mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik. Sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka Arus Sumber daya Arus Material Arus Personil Arus Mesin Arus Uang

SISTEM KONSEPTUAL Sistem yang menggunakan sumber daya konseptual (informasi dan data) untuk mewakili sistem fisik Sistem terbuka : Sistem lingkaran terbuka Sistem lingkaran tertutup Elemen sistem konseptual : Manajemen, Pengolah Informasi Standar next

SISTEM LINGKARAN TERBUKA Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output back

SISTEM LINGKARAN TERTUTUP Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Mekanisme pengendalian Umpan balik back

PENGENDALIAN MANAJEMEN Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Manajemen Informasi back

PENGOLAH INFORMASI Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Manajemen Informasi Pengolah Informasi Data back

STANDAR Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Manajemen Informasi Pengolah Informasi Data Standar next

MANAGEMENT BY EXCEPTION Standar dikombinasikan dengan outpur informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan MBE MBE adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas tersebut menyimpang dari kinerja yang dapat diterima/standar. Tiga keuntungan MBE Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung normal Lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya

MANAGEMENT BY EXCEPTION Kendala MBE : Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan Perhatian harus tetap diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

ARUS KEPUTUSAN DAN LINGKUNGAN Merupakan modifikasi lain pada model umum diperlukan untuk mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem fisik. Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.

MANAJEMEN SISTEM UMUM PERUSAHAAN Lingkungan Standar Keputusan Informasi Pengolah Informasi Informasi dan Data Manajemen Data Sumber Daya Fisik Sumber Daya Fisik Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output

PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM Contoh : Pasar Swalayan Arus material; bahan makanan dan barang2 lain yang dijual Arus personil; manajer toko, kasir, pegawai gudang dan orang2 lain yang dipekerjakan Arus mesin; komputer, kalkulator, barcode scanner, telepon, kulkas, rak-rak Arus uang; pemasukan dari pelanggan dan pengeluaran berbentuk pembayaran kepada pemasok, pegawai dan pemilik Proses Transformasi, Semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik, misal; membuka karton dan mengatur barang dagangan dirak, menyiapkan sayur dan buah segar, memotong daging. Elemen manajemen terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer. Pengolah informasi meliputi komputer, barcode scanner dan menyediakan harga untuk berbagai barang Standar kinerja; kuota penjualan, anggaran operasi

Contoh 2 : Kantor Pengacara Arus material; perlengkapan pencatatan, kertas, buku2 Arus personil; pengacara, partner, office boy Arus mesin; komputer, telepon Arus uang; pemasukan dari klien, pengeluaran untuk biaya kantor, biaya sidang, dll. Proses Transformasi, proses mengubah bahan mentah (klien dg permasalahan hukum) menjadi produk jadi (klien yang masalah hukumnya terselesaikan). Elemen manajemen terdiri dari pengacara, partner. Pengolah informasi meliputi komputer, database hukum Standar kinerja; biasanya tidak ada standar formal dan rinci, tapi bisa saja menangani sekian kasus, memenangkan persidangan, menerima laba, database hukum

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDEKATAN SISTEM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PEMECAHAN MASALAH Masalah  suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Gejala  kondisi yang dihasilkan oleh masalah Pemecahan masalah  tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan. Masalah terstruktur  elemen2 atau hubungan2 antar elemen dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tidak terstruktur  elemen2 atau hubungan2 antar elemen tidak dipahami oleh pemecah masalah. Masalah semi terstruktur  sebagian elemen2 atau hubungan2 antar elemen dipahami oleh pemecah masalah.

PEMECAHAN MASALAH Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang diperlukan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan  pemilihan suat strategi atau tindakan Pengambilan keputusan  tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Elemen proses pemecahan masalah Masalah Pemecah Masalah (Manajer), lihat gambar

PEMECAHAN MASALAH Gambar elemen-elemen proses pemecahan masalah Informasi Pemecah Masalah (Manajer) Standar Masalah Solusi Kendala Berbagai solusi alternatif

PENDEKATAN SISTEM Langkah-langkah pemecahan masalah dengan pendekatan sistem : Usaha Persiapan Usaha Definisi Usaha Pemecahan

USAHA PERSIAPAN Langkah 1  Memandang perusahaan sebagai suatu sistem, dg menggunakan model umum perusahaan Langkah 2  Mengenali sistem lingkungan; pemasok, serikat buruh, investor, pesaing, pelanggan, masyarakat global, pemerintah dan masyarakat keuangan Langkah 3  Mengidentifikasi subsistem perusahaan, berdasarkan area fungsional, tingkat2 manajemen, arus sumber saya Jika seorang manajer dapat melihat perusahaan sebagai suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan sistem itu berada dalam suatu lingkungan, maka orientasi sistem telah tercapai

USAHA DEFINISI Langkah 4  bergerak dari tingkat sistem ke subsistem; sistem dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada. Langkah 5  menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu;

Langkah 5 1. Standar 4. Pengolah Informasi 3. Manajemen 6. 5. Proses Transformasi 1. Standar 3. Manajemen 4. Pengolah Informasi 2. Output 5. Input

USAHA PEMECAHAN Meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik dan penerapannya Langkah 6  Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi; brainstorming, joint application design, group decision support system. Langkah 7  Mengevaluasi berbagai alternatif solusi; seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya

USAHA PEMECAHAN Langkah 8  Memilih solusi terbaik; analisis (evaluasi pilihan yang sistematik dg mempertimbangkan akibatnya pada tujuan organisasi), ketepatan (proses mental dari seorang manajer) dan penawaran (negoisasi antara beberapa manajer) Langkah 9  Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi. Solusi itu perlu diterapkan. Langkah 10  membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

MENELAAH PENDEKATAN SISTEM 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem 2. Mengenali sistem lingkungan 3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan 4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem 5. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu; 6. Mengidentifikasi berbagai alternatif 7. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi 8. Memilih solusi terbaik 9. Menerapkan solusi 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

FAKTOR-FAKTOR MANUSIA Gaya merasakan masalah (problen sensing styles); bagaimana manajer menghadapi masalah Penghindar masalah Pemecah masalah Pencari masalah Gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles); sikap terhadap volume informasi yang tersedia bagi manajer Gaya teratur Gaya menerima Gaya menggunakan informasi (information-using styles); cara menggunakan informasi untuk memecahkan masalah. Gaya sistematik Gaya intuitif

MENEMPATKAN PENDEKATAN SISTEM DALAM PERSPEKTIF Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat Pendekatan sistem hanyalah cara memecahkan masalah Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar jump

SEKIAN DAN TERIMAKASIH