© 2009 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya Petukangan Utara Jakarta Selatan Website: IF015 – 3 SKS MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK

MANAJEMEN SDM dalam MONITORING & PENGAWASAN PROYEK PERTEMUAN 12/3 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS2

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN SDM PROYEK KLP PROSES PELAKSANAAN KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 2 Penerimaan anggota tim proyek 1 Perencanaan SDM proyek 4 Mengelola Tim proyek 3 Membangun tim proyek KLP PROSES PERENCANAAN FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI3MANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS

PENGELOLAAN TIM PROYEK Mencakup kegiatan:  Mengikuti kinerja anggota tim proyek  Menghasilkan umpan balik  Menyelesaikan berbagai isyu yang timbul  Melakukan koordinasi pada setiap perubahan sehingga kinerja proyek meningkat FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS4

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI5  Aset proses organisasional: Kebijakan organisasi, prosedur, sistem penghargaan, dll  Uraian tugas staf: (Hasil proses: Mendapatkan tim proyek)  Peran dan tanggung jawab (Keluaran perencanaan SDM)  Bagan organisasi proyek (Keluaran perencanaan SDM)  Hasil asesmen kinerja tim (Keluaran proses: Menyusun tim proyek) Masukan PENGELOLAAN TIM PROYEK MANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS

1.Observasi dan diskusi dengan anggota tim: untuk mengetahui pekerjaan dan kesungguhan anggota tim 2.Menaksir pencapaian kinerja proyek: Kebutuhannya bergantung pada lama proyek, kerumitan, kebijakan, dll 3.Manajemen konflik: Biasanya konflik timbul karena alasan sumberdaya, jadwal, gaya kerja, dll 4.Log isyu, untuk mendokumentasikan, memonitor, dan mengikuti berkembangnya isyu-isyu dalam proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS6 Piranti dan Teknik PENGELOLAAN TIM PROYEK

1.Perubahan yang diminta 2.Tindakan korektif yang direkomendasikan: Misal, perubahan staf, pelatihan, tindakan disiplin, dll 3.Tindakan preventif: Pelatihan, klarifikasi peran, penambahan personil, dll 4.Aset proses organisasi (mutakhir) 5.Rencana manajemen proyek (mutakhir) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS7 Keluaran PENGELOLAAN TIM PROYEK

MANAJEMEN KOMUNIKASI dalam MONITORING & PENGAWASAN PROYEK PERTEMUAN 12/4 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS8

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS 2 Pendistribusian informasi 1 Perencanaan komunikasi 4 Mengelola stakeholder KLP PROSES PELAKSANAAN KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 3 Pelaporan kinerja 9 KLP PROSES PERENCANAAN

Proses PELAPORAN KINERJA Pengertian umum: Kegiatan memberikan informasi bagi stakeholder tentang pencapaian status, pengukuran kemajuan, dan estimasi / prakiraan. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS10

1.Informasi kinerja 2.Pengukuran kinerja 3.Perkiraan selesainya proyek 4.Pengukuran dalam pengawasan mutu 5.Kinerja manajemen proyek 6.Permintaan perubahan yang telah disetujui 7.Produk yang diserahkan FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS11 Masukan PELAPORAN KINERJA

1.Piranti presentasi 2.Pengumpulan dan kompilasi informasi kinerja 3.Pertemuan peninjauan status 4.Sistem pelaporan realisasi jadwal 5.Sistem pelaporan realisasi biaya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS12 Piranti dan Teknik PELAPORAN KINERJA

1.Laporan kinerja: 2.Hasil prakiraan 3.Permintaan perubahan 4.Tindakan koreksi yang direkomendasikan 5.Pengalaman FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS13 Keluaran PELAPORAN KINERJA

Laporan kinerja:  Laporan status: menjelaskan posisi / pencapaian proyek pada suatu titik waktu dalam hal Lingkup proyek, Waktu proyek, Biaya  Laporan kemajuan: menjelaskan apa yang telah dicapai proyek dalam suatu periode  Prakiraan proyek: memprakirakan status proyek dan kemajuan yang dapat dicapai berdasarkan informasi historis dan tren yang ada FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS14 Keluaran PELAPORAN KINERJA

Stakeholder utama mengharapkan:  Laporan progres (kemajuan) dalam bentuk laporan milestones  Laporan masalah FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS15

CONTOH LAPORAN MILESTONES MILESTONETANGGALSTATUSP. JAWABCATATAN MULAI PROYEK PENENTUAN MANAJ. PROYEK 01/06/05SELESAIMARDANI PENANDATANGAAN PROJECT CHARTER 04/06/05SELESAIDIAN DST PERENCANAAN KICKOFF MEETING11/06/05SELESAIDIAN DST FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS

CONTOH LAPORAN STATUS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS17 NAMA PROYEK: ………… NAMA ANGGOTA TIM: ….. TANGGAL: ……………… PEKERJAAN YANG DISELESAIKAN DLM 1 MINGGU:  XXX  ZZZ RENCANA PEKERJAAN MINGGU DEPAN:  AAA  BBB PEKERJAAN YANG BERJALAN BAIK: PEKERJAAN YANG TIDAK BERJALAN BAIK: SARAN: ……… PERUBAHAN PROYEK: …………

 Hal-hal yang sering menjadi masalah, bersumber dari komunikasi yang kurang lancar diantara anggota tim  Manajer proyek perlu mengatur perannya dengan tepat sesuai sifat alami tahapan tim, yaitu: 1. Penuh basa-basi (awal pembentukan tim) 2. Mulai timbul konflik, keinginan pengakuan pribadi masing-masing tinggi 3. Tim mulai bisa bekerja sama, komunikasi berdasarkan kebutuhan tim 4. Tim berkinerja tinggi 5. Tim berakhir FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS18

Proses MENGELOLA STAKEHOLDER Terdiri dari kegiatan:  Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan stakeholder proyek  Menyelesaikan berbagai isyu dengan stakeholder proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS19

 Rencana manajemen komunikasi  Aset proses organisasi, yaitu tatacara yang biasa digunakan dalam organisasi FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS20 Masukan MENGELOLA STAKEHOLDER

 Metode-metode komunikasi, seperti pertemuan langsung dengan stakeholder, , dll  Log (daftar) isyu FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS21 Piranti & Teknik MENGELOLA STAKEHOLDER

 Isyu yang telah diselesaikan  Permintaan perubahan yang telah disetujui  Tindakan korektif yang telah disetujui  Aset proses organisasi (mutakhir)  Rencana manajemen komunikasi (mutakhir) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L - IF SKS22 Keluaran MENGELOLA STAKEHOLDER

S E K I A N