© 2009 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya Petukangan Utara Jakarta Selatan Website: PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI IF020 – 3 SKS

PERENCANAAN MANAJEMEN WAKTU PROYEK PERTEMUAN - 4 Fakultas Teknologi Informasi2PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK LAHIRNYA PROYEK MEMULAI PROYEK PERENCANAAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PENUTUPAN PROYEK WAKTU PELAKSANAAN PROYEK BAHASAN Fakultas Teknologi Informasi3PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi) PIRANTI & TEKNIK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK MANAJM SDM PROYEK MANAJM KOMUNI- KASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK MANAJM PEMBE- LIAN PROYEK KEBU- TUHAN & HARAP- AN STAKE- HOLDER PROYEK BERHASIL BAHASAN Fakultas Teknologi Informasi4PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

BAHASAN  Manajemen waktu  Mendefinisikan kegiatan  Mengurutkan kegiatan  Estimasi sumber daya  Estimasi durasi  Menyusun jadwal Fakultas Teknologi Informasi5PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MANAJEMEN WAKTU PROYEK  Menjamin proyek selesai tepat waktu  Proyek yang tidak selesai tepat waktu mendapat penalti dari pemberi kerja Fakultas Teknologi Informasi6PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

Proses-proses dalam manajemen waktu proyek P E R E N C A N A A N Mendefinisikan kegiatan Menyusun jadwal Mengestimasi durasi kegiatan Mengestimasi sumberdaya kegiatan Mengurutkan kegiatan Mengendalikan jadwal Fakultas Teknologi Informasi7PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

PROSES 1: MENDEFINISIKAN KEGIATAN  Deskripsi: Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan tertentu yang diperlukan untuk menghasilkan berbagai serahan (deliverables) proyek sesuai persyaratan Fakultas Teknologi Informasi8PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

 Pendefinisian kegiatan dilakukan dengan memperhatikan masukan:  Ketersediaan pendukung  Kebijakan; prosedur; pedoman yang berlaku  Pernyataan cakupan proyek  W.B.S dan penjelasannya  Rencana manajemen proyek  Dapat dilakukan dengan piranti/teknik:  menerapkan dekomposisi  menggunakan template bekas proyek lain MENDEFINISIKAN KEGIATAN Fakultas Teknologi Informasi9PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENDEFINISIKAN KEGIATAN Hasil proses mendefinisikan kegiatan berupa:  Daftar kegiatan  Atribut kegiatan seperti:  Daftar milestone • identitas, • deskripsi, • kendala, • asumsi • prasyarat, • kegiatan selanjutnya, • hubungan logikal, • leads & lags, • kebutuhan sumber daya, • dll Fakultas Teknologi Informasi10PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

PROSES 2 : MENGURUTKAN KEGIATAN Ketergantungan terjadi karena :  Alami / mandatori Misal: pemrograman dilakukan setelah rancangan jadi  Ditetapkan oleh tim proyek Misal: perancangan dilakukan setelah hasil analisis disetujui steering committee untuk mencegah rugi  Ketergantungan pada pihak luar Misal:instalasi setelah penerimaan barang Deskripsi: Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan proyek Fakultas Teknologi Informasi11PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

 Pengurutan dilakukan dengan memperhatikan masukan :  Pernyataan cakupan proyek  Daftar kegiatan dengan atributnya  Daftar milestone  Teknik pemodelan urutan:  PDM (precedence diagramming method)  ADM (arrow diagramming method)  Penentuan sifat ketergantungan  Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harus menunggu beberapa waktu setelah prasyaratnya selesai) MENGURUTKAN KEGIATAN Fakultas Teknologi Informasi12PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

P D M PRECEDENCE DIAGRAMMING METHOD  Kegiatan digambarkan dengan kotak,  Panah antar kotak mewakili ketergantungan  Finish-to-start A selesai, baru B dimulai  Finish-to-finish A selesai, baru B bisa selesai  Start-to-start A mulai, baru B boleh dimulai  Start-to-finish A mulai, baru B boleh selesai  Umumnya dipakai kebutuhan finish to start AB AB AB AB Fakultas Teknologi Informasi13PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

d = durasi kegiatan ES = earliest start time = waktu terawal kegiatan dapat dimulai EF = earliest finish = waktu terawal kegiatan dapat diselesaikan LS = latest start = batas waktu paling lambat kegiatan dimulai tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai LF = latest finish = batas waktu paling lambat kegiatan selesai tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai Nama keg d LS EFES LF Fakultas Teknologi Informasi14PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS P D M

Disebut juga AOA = activities on arrow, kegiatan digambarkan dengan anak panah n1 dan n2 adalah nomor simpul (node); n1 < n2 d = durasi kegiatan n1n2 Nama kegiatan d Kegiatan semu (bukan kegiatan yang sebenarnya) digambarkan untuk keperluan menunjukkan prasyarat; durasinya = 0 n1n2 Fakultas Teknologi Informasi15PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS A D M ARROW DIAGRAMMING METHOD

ADM A B CD E F  Lintasan (jalur) kritis: A E  Masa proyek = = 28  Lintasan A C D F maupun B E tidak kritis karena waktunya kurang dari Fakultas Teknologi Informasi16PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

SOAL Diketahui proyek dengan kegiatan seperti pada tabel. Buatlah :  Gantt chart  Diagram jaringan dg ADM  Diagram jaringan dg PDM  Tentukan lintasan kritisnya  Berapa waktu tersingkat untuk melaksanakan proyek? KEGIATANDURASIPRA- SYARAT A3- B10- C6A D8B E7C,D F5D Fakultas Teknologi Informasi17PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

Gantt chart KEGDPRAS YR A3- B10- C6A D8B E7C,D F5D Fakultas Teknologi Informasi18PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

Diagram jaringan dengan ADM A 10 F E C B D Fakultas Teknologi Informasi19PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

Tinjauan berbagai lintasan: ACE= 3+6+7= 16 BDE= = 25 BDF= = 23 Lintasan kritis = B D E (lintasan terlama) Proyek paling cepat selesai dalam = 25 minggu A3A B C6C D8D E7E F5F Diagram jaringan dengan PDM Fakultas Teknologi Informasi20PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

PROSES 3: MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Sumber daya proyek:  personil  peralatan  material (langsung & tak langsung) Perlu estimasi kuantitas untuk menyusun & mengontrol anggaran biaya Fakultas Teknologi Informasi21PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Pertanyaan penting dalam perencanaan:  Seberapa tingkat kesulitan kegiatan dalam proyek?  Apa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yang akan mempengaruhi sumber daya?  Apa pernah ada proyek sejenis? Ada kejadian historis apa? Bagaimana ditangani?  Adakah & cukupkah: SDM, alat, material yg mampu?  Apa perlu outsourcing sebagian pekerjaan? Ataukah ambil tenaga baru?  Apa ada kebijakan yang bakal berpengaruh pada ketersediaan sumber daya? Fakultas Teknologi Informasi22PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Dalam mengestimasi kebutuhan sumber daya, hal-hal berikut perlu sebagai masukan : 1 Faktor-faktor lingkungan organisasional seperti budaya, prasarana, SDM, dll 2 Prosedur organisasi dan aturan-aturannya (aset proses organisasional) 3 Daftar kegiatan dan atributnya 4 Deskripsi ketersediaan sumberdaya Jumlah; jenis kekhususan; waktu tersedianya. 5 Rencana manajemen proyek Fakultas Teknologi Informasi23PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Estimasi sumber daya ini dapat dilakukan dengan: 1Menggunakan pendapat / kebijakan ahli (internal atau konsultan luar) 2Teknik analisis alternatif, seperti: curah pendapat (brainstorming) 3Mengambil data-data yang dipublikasi 4Menggunakan P/L manajemen proyek 5Estimasi dengan pendekatan dari bawah ke atas  Dekomposisikan kegiatan yang ada pada jadwal;  Estimasikan kebutuhan masing-masing rincian;  Agregasikan seluruh kebutuhan sumberdaya Fakultas Teknologi Informasi24PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Hasil estimasi sumber daya berupa: 1 Kebutuhan sumberdaya  Penjelasan tentang jenis dan jumlah sumberdaya untuk setiap elemen dalam WBS  Sumberdaya akan didapat dari akuisisi staf atau dari luar (sewa/kontrak) 2 Kalender sumber daya (kapan butuh apa) 3 Atribut / data tentang kegiatan 4 Struktur rinci sumberdaya (RBS, resource breakdown structure) Fakultas Teknologi Informasi25PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

PROSES 4: MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Deskripsi: Mengestimasi waktu realistik untuk menyelesaikan suatu kegiatan, dengan sudah memperhitungkan semua faktor yang berdampak terhadap waktu proyek, seperti:  Elapsed time  Hari kerja dalam seminggu Fakultas Teknologi Informasi26PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Estimasi durasi kegiatan perlu memperhatikan masukan: 1. Faktor lingkungan organisasi 2. Prosedur organisasi dan aturan-aturannya 3. Pernyataan cakupan proyek 4. Daftar kegiatan dan atributnya 5. Kebutuhan dan waktu tersedianya sumber daya 6. Rencana manajemen proyek (resiko; estimasi biaya) Fakultas Teknologi Informasi27PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Estimasi durasi kegiatan dapat dilakukan dengan teknik / piranti: 1. Pendapat / kebijakan ahli 2. Estimasi berdasarkan analogi (top-down). Ini hanya bila kegiatan benar-benar mirip dengan proyek terdahulu; dilakukan oleh personil yang menguasai persoalannya. 3. Simulasi, misalnya dengan menggunakan probabilitas 4. Analisa cadangan waktu Fakultas Teknologi Informasi28PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN PIRANTI DAN TEKNIK (LANJ)  Analisa dengan durasi optimistis, pesimistis, dan yang paling mungkin. Durasi = (O + 4 M + P)/6 O = durasi optimis M = durtasi yang kemungkinannya tertinggi P = durasi pesimis Fakultas Teknologi Informasi29PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

Sumber: PMBOK Fakultas Teknologi Informasi 30PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Hasil proses mengestimasi durasi kegiatan adalah:  Estimasi durasi kegiatan  Daftar kegiatan yang mutakhir beserta atributnya, seperti: • identitas, • kode, • deskripsi, • kendala, • prasyarat, • kegiatan selanjutnya, • hubungan logikal, • leads & lags, • kebutuhan sumber daya, • dll Fakultas Teknologi Informasi31PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

PROSES 5: MENYUSUN JADWAL  Deskripsi: Menetapkan jadwal realistis proyek dengan melakukan analisa terhadap:  urutan kegiatan,  durasi kegiatan,  kebutuhan sumberdaya kegiatan, dan  kendala penjadwalan yang ada.  Digunakan untuk memonitor kemajuan proyek dari aspek waktu Fakultas Teknologi Informasi32PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENYUSUN JADWAL Penyusunan jadwal dilakukan dengan memperhatikan masukan :  Ketentuan dan aturan organisasi (aset proses organisasi)  Cakupan proyek  Daftar kegiatan dan atributnya  Diagram jaringan kegiatan proyek (ADM; PDM)  Kebutuhan & deskripsi tersedianya sumberdaya  Estimasi durasi kegiatan  Rencana manajemen proyek (resiko) Fakultas Teknologi Informasi33PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENYUSUN JADWAL Penyusunan jadwal dilakukan antara lain dengan teknik: 1.Analisis jaringan kegiatan 2.CPM 3.Pemampatan jadwal (percepatan):  Crashing (meningkatkan biaya)  Fast tracking (kegiatan serial dijadikan paralel sebagian) 4.Analisis skenario what-if 5.Pengaturan leads dan lags 6.Perangkat lunak manajemen proyek 7.Model-model penjadwalan Fakultas Teknologi Informasi34PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

Schedule Development Tools & Techniques Fakultas Teknologi Informasi35PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

MENYUSUN JADWAL Hasil kegiatan penyusunan jadwal:  Jadwal proyek  Diagram jaringan kegiatan  Diagram batang (bar chart)  Milestone chart  Kalender proyek  Rencana manajemen jadwal (ada dalam rencana manajemen proyek)  Data model jadwal (a.l jadwal optimis; jadwal pesimis)  Permintaan perubahan  Kebutuhan sumberdaya yang mutakhir Fakultas Teknologi Informasi36PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

RENCANA WAKTU KEGIATAN ANALISIS  EVAL. TEKNOLOGI  MENETAPKAN KEBUTUHAN PENGGUNA DESAIN WEB PAGE LAYOUT SET-UP SERVER Fakultas Teknologi Informasi PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

JADWAL (KALENDER) KEGIATAN ANALISIS  EVAL. TEKNOLOGI  MENETAPKAN KEBUTUHAN PENGGUNA DESAIN WEB PAGE LAYOUT SET-UP SERVER Fakultas Teknologi Informasi38PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS

TUGAS  Tentukan urutan kegiatan pada WBS anda  Tentukan kebutuhan sumber daya dan perkirakan (estimasikan) durasi kegiatan tersebut  Hasil pekerjaan anda akan jadi materi praktek SAATNYA DISKUSI Fakultas Teknologi InformasiPENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF SKS39