Disajikan oleh: Nur Hasanah, SE, MSc Mengelola Waktu Disajikan oleh: Nur Hasanah, SE, MSc

Urgensi Menjadi bijak dalam mengelola waktu merupakan sebuah bentuk keterampilan Supervisor dalam Mengelola Diri. Bahkan kecerdasan dalam mengelola waktu ini menjadi landasan bagi Supervisor untuk mengelola pekerjaan maupun anak buahnya agar berkinerja optimal. Sukses dalam mengelola waktu merupakan kesuksesan awal Supervisor dalam mengelola tanggung jawabnya yang lain.

Logika Waktu Tidak dapat diperbarui Selalu dipakai pada setiap kegiatan Tidak dapat dibeli Dimiliki semua orang tanpa kecuali Tidak dapat ditabung, hanya dapat digunakan

Persepsi Keliru tentang Waktu Tidak cukup waktu untuk menyelesaikan tugas Waktu dibiarkan berlalu tanpa tahu prioritasnya Tidak tahu kapan harus mulai dan mulai darimana Hari besok kan ada, mengapa buru-buru? Rapat panjang menyelesaikan banyak pekerjaan

Prinsip-prinsip Pengelolaan Waktu Apakah supervisor lebih memfokuskan pada hasil? (Efektif vs Efisien) Apakah supervisor sudah memiliki paradigma pekerjaan dengan benar? (Seni vs Ilmu Pengetahuan) Apakah supervisor bisa membedakan antara masalah yang mendesak dan masalah yang penting? (kuadran waktu) Sebelum memulai suatu pekerjaan, apakah supervisor sudah bertanya pada diri sendiri: “Apakah hal ini merupakan cara terbaik untuk memakai waktu dan tenaga saya?”

Apakah supervisor menggunakan langkah-langkah konkret untuk menekan interupsi, khususnya dalam bentuk pertemuan, tamu, panggilan telepon, penggunaan internet? Apakah supervisor dapat mengontrol dan mengurangi kertas kerja? Apakah supervisor menikmati pekerjaannya?

Penting Tidak Mendesak (K1) Prioritas Waktu Empat Kuadran Waktu (Stephen R. Covey) Penting Mendesak (K2) Penting Tidak Mendesak (K1) Tidak Penting Mendesak (K3) Tidak Penting Tidak M (K4) Penting Tidak Penting Mendesak Tidak Mendesak

K2 K1 K3 K4 Krisis masalah yang mendesak Proyek, rapat dan persiapan yang didesak oleh tenggat waktu K1 Persiapan Pencegahan Penjelasan nilai-nilai Perencanaan Pembinaan hubungan Rekreasi yang benar Pemberdayaan K3 Interupsi, telepon masuk Beberapa surat/laporan Rapat-rapat Banyak hal-hal mendesak dan susul menyusul Berbagai aktivitas yang digemari K4 Hal-hal remeh Sejumlah telepon Hal-hal yang membuang waktu aktivitas, pelarian Surat-surat tidak relevan Nonton TV berlebihan Penting Tidak Penting Mendesak Tidak Mendesak

Latihan Berdasarkan empat kuadran waktu, pekerjaan apa saja yang ada pada diri anda? a. Kuadran 1: Penting dan Tidak Mendesak - ...................... b. Kuadran 2: Penting dan Mendesak c. Kuadran 3: Tidak Penting dan Mendesak d. Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak

2. Di mana waktu anda paling banyak saat ini? 3. Seharusnya anda memberi waktu lebih banyak pada kuadran apa?

Tahapan Manajemen Waktu Analisis Pola Pemakaian Waktu Evaluasi Pemakaian Waktu: a. Hapus kegiatan yang tidak bermanfaat b. Tingkatkan waktu dalam kendali c. Tinjau sikap Rencana Penggunaan Waktu

Analisis Pola Pemakaian Waktu Tahapan di mana supervisor menganalisis semua kegiatan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya. Dalam analisis pola pemakaian waktu ini, bisa jatuh pada jam, harian, mingguan atau bulanan. Namun rata-rata yang biasa dilakukan oleh supervisor adalah pola pemakaian waktu jam atau harian.

Evaluasi Pemakaian Waktu Analisis untuk mengelompokkan aktivitas-aktivitas ke dalam empat kuadran waktu. Setelah melakukan analisis pengelompokkan pekerjaan, tahap berikutnya adalah membagi masing-masing pekerjaan tersebut ke dalam empat pilihan: Drop it Delegate it Delay it Do it

Rencana Penggunaan Waktu Rencana kerja: rencana bisa jatuh pada harian, mingguan atau bulanan Tentukan sasaran: sasaran harus dapat diukur. Bisa diukur melalui biaya, waktu, tenaga kerja atau sumber daya lain Susun prioritas: prioritas berdasar pada kuadran penting/tidak—mendesak/tidak Tetapkan batas waktu: waktu maksimal sebagai batas dari pelaksanaan rencana tersebut Rencana aksi: perhatikan empat pilihan: drop, delegate, delay, do

Contoh Praktik Manajemen Waktu Nama : Wahyudin Jabatan : Supervisor Training Analisis Pola Pemakaian Waktu Waktu Tersedia Aktivitas Senin 08.00-09.00 09.00-11.00 11.00-12.00 13.00-16.00 16.00-17.00 Buka email Buka internet untuk memperoleh informasi terbaru Membuat dan perencanaan pelatihan ke depan Membuat dan memperbaiki modul Buka email, internet

Selasa 08.00-09.00 09.00-12.00 13.00-15.00 15.00-16.00 16.00-17.00 Rabu Kamis -Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru Memberikan pelatihan di kelas training Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas Benah-benah sehabis pelatihan Buka email, internet Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru

Jumat 08.00-10.00 10.00-11.30 13.00-14.00 14.00-16.00 16.00-17.00 Buka email, internet Evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf baru Menyelesaikan evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf baru Perbaikan modul Buka email dan internet

Evaluasi Pemakaian Waktu Email Intervensi dari atasan (waktu selalu tidak tahu) K1 Membuat modul Memberikan training Evaluasi training Persiapan tempat training K3 K4 Internet Penting Tidak Penting Mendesak Tidak Mendesak

DROP IT Membuka internet yang tidak berhubungan dengan pekerjaan dan pengembangan diri Main games DELAY IT Membuka internet yang terlalu lama Membalas email yang remeh DELEGATE IT Persiapan tempat training Bahan (referensi) untuk membuat modul Pembuatan laporan evaluasi DO IT Memberikan training di kelas Memperbaiki modul Analisis laporan evaluasi training

Konsistensi Menjalankan dengan konsisten terhadap apa yang telah dianalisis. Konsistensi ini merupakan tugas dan tanggung jawab sendiri. Letak permasalahan dari banyak supervisor dalam mengelola waktu: Konsistensi terhadap apa yang telah menjadi tekadnya untuk menggunakan waktu secara lebih produktif.

Latihan Berdasarkan pembahasan tersebut, tugas anda sekarang membuat perencanaan waktu sehingga anda lebih produktif.

Referensi Agung, AM Lilik. 2009. Cara Cepat Menjadi Supervisor Unggul. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.