© 2009 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya Petukangan Utara Jakarta Selatan Website: IF015 – 3 SKS MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK

MANAJEMEN BIAYA dalam MONITORING & PENGAWASAN PROYEK PERTEMUAN 12/1 2

Proses-proses dalam manajemen waktu proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS Penyusunan Anggaran Mengestimasi Biaya Pengendalian biaya KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN KLP PROSES PERENCANAAN 3

PENGENDALIAN BIAYA Kegiatan untuk  mempengaruhi faktor-faktor yang menimbulkan penyimpangan biaya  mengontrol perubahan terhadap anggaran proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS4

CAKUPAN KEGIATAN PENGENDALIAN BIAYA 1. Memonitor kinerja biaya, untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari rencana 2. Menjamin hanya perubahan yang sah yang diperhitungkan dalam perubahan patokan biaya proyek (cost baseline) 3. Menjaga agar perubahan yang tidak benar, tidak tepat, dan tidak sah tidak dimasukkan dalam patokan biaya 4. Memberi info kepada stakeholder tentang perubahan yang sah yang berdampak pada biaya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS5

1. Cost baseline (patokan biaya) 2. Kebutuhan pendanaan proyek 3. Laporan kinerja 4. Informasi kinerja pekerjaan 5. Permintaan perubahan yang telah disetujui 6. Rencana manajemen proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS Masukan PENGENDALIAN BIAYA 6

Cost baseline (patokan biaya) Anggaran yang dinyatakan dalam skala waktu, digunakan untuk mengukur kinerja proyek Laporan kinerja Misalnya EV FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS Masukan PENGENDALIAN BIAYA 7

Permintaan perubahan  Lisan ataupun tertulis  Langsung ataupun tidak langsung  Timbul dari sebab internal ataupun ekxternal  Dapat berakibat kenaikan ataupun penurunan biaya Rencana manajemen biaya  Menjelaskan pengelolaan perubahan biaya  Formal atau informal, sesuai kebutuhan stakeholder FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS8

PV, EV, AC 1. Earned value (EV) atau BCWP 2. Planned value (PV) atau BCWS 3. Actual cost (AC) atau ACWP Earned value (EV)  Disebut juga BCWP (budgeted cost of work performed)  Menunjukkan prestasi proyek  Estimasi nilai fisik yang sudah diselesaikan, dihitung berdasarkan anggaran FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS9

Planned value (PV)  Disebut juga BCWS (budgeted cost of work scheduled)  Anggaran  Bagian dari biaya total yang disediakan untuk melaksanakan suatu kegiatan dalam jangka waktu yang ditentukan FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS10

Actual cost (AC)  Disebut juga ACWP (actual cost of work performed)  Biaya pelaksanaan  Biaya langsung dan tak langsung yang telah dikeluarkan untuk melaksanakan kegiatan dalam suatu jangka waktu FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS11

Cost Variance  CV = EV – AC Cost Performance Index  CPI = EV / AC  CPI < 1 atau EV < AC  Proyek melebihi anggaran  CPI > 1 atau EV > AC  Proyek hemat FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS12

Ingat kembali tentang: Schedule Variance  SV = EV – PV Schedule Performance Index  SPI = EV / PV  SPI < 1 atau EV < PV  Proyek terlambat  SPI > 1 atau EV > PV  Proyek lebih cepat dr rencana FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS13

1. Sistem pengendalian perubahan biaya: Prosedur untuk mengubah patokan biaya, tercantum dalam Rencana Manajemen Biaya 2. Analisis pengukuran kinerja: Misalnya analisis EV (earned value) terhadap PV (plan value) dan AC (actual cost) 3. Prakiraan : EAC (estimate at completion) dan ETC (estimate to complete) 4. Review kinerja proyek: Analisis trend; PV vs EV, dll 5. Perangkat lunak manajemen proyek 6. Manajemen varian: Menerapkan tanggapan yang berbeda untuk persoalan yang kecil dan besar FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS14 Piranti & Teknik PENGENDALIAN BIAYA

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS AC=ACWPEV=BCWP a : PROYEK BERJALAN LEBIH MAHAL b : PROYEK BERJALAN LEBIH MURAH (EFISIEN) ab Rp WAKTU EV=BCWP =EARNED VALUE AC=ACWP =ACTUAL COST 15

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS AC=ACWP EV=BCWP a : PROYEK BERJALAN LEBIH MAHAL (EV < AC) b : PROYEK BERJALAN LEBIH MURAH (EFISIEN) (EV > AC) PROYEK SELALU TERLAMBAT (EV < PV) ab Rp WAKTU EV=BCWP =EARNED VALUE AC=ACWP =ACTUAL COST 16 PV=BCWS =ACTUAL COST

Estimasi akhir proyek Perkiraan biaya total proyek berdasarkan kinerja proyek. EAC = AC + sisa anggaran / CPI atau Perkiraan biaya total proyek berdasarkan anggaran proyek selanjutnya EAC = AC + sisa anggaran atau Perkiraan biaya proyek berdasarkan anggaran keseluruhan dan kinerja EAC = PV / CPI atau EAC = PV / (CPI x SPI) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS ini dipakai bila keadaan buruk CPI dan SPI kurang dari satu) 17

1. Estimasi biaya terevisi  Modifikasi dari informasi biaya  Perlu diberitahukan ke stakeholder terkait 2. Perubahan anggaran  Perubahan atas cost baseline, sudah disetujui 3. Ukuran-ukuran kinerja  CV= cost variance  SV = schedule variance  CPI = cost performance index  SPI = schedule performance index FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS18 Hasil PENGENDALIAN BIAYA

4. Estimasi akhir proyek  EAC = estimate at completion  ETC = estimate to complete 5. Perubahan yang diminta (bisa berdampak pada perubahan anggaran) 6. Tindakan korektif yang direkomendasikan, umumnya berdampak pada perubahan jadwal anggaran 7. Aset proses organisasional: hasil pengalaman untuk proyek maupun organisasi 8. Rencana manajemen proyek (dokumen anggaran proyek, estimasi paket pekerjaan, dll) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS19 Hasil PENGENDALIAN BIAYA

MANAJEMEN MUTU dalam MONITORING & PENGAWASAN PROYEK PERTEMUAN 12/2 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS20

Proses-proses dalam manajemen mutu proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS Melaksanakan Penjaminan Mutu Merencanakan Mutu Melaksanakan Pengawasan Mutu KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN KLP PROSES PERENCANAAN 21 KLP PROSES PELAKSANAAN

MELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU Pengertian umum:  Memantau hasil-hasil spesifik proyek,  Menentukan penyimpangannya terhadap standar,  Mengidentifikasi tindakan untuk menghilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan  Dilaksanakan selama proyek berjalan, baik untuk hasil (produk) proyek yang diserahkan kepada pemberi kerja maupun produk manajemen (biaya, jadwal)2 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS22

 Pengawasan mutu dapat dilakukan oleh Departemen Pengawasan Mutu  Tim proyek harus memahami pengawasan mutu dengan metode statistik, pengambilan sampel dan probabilitas FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS23

1. Rencana manajemen mutu 2. Metrik mutu (definisi-definisi operasional yang dijadikan ukuran mutu) 3. Daftar untuk cek 4. Aset proses organisasional 5. Informasi hasil kerja proyek 6. Permintaan perubahan yang telah disetujui 7. Produk proyek dan serahan lainnya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS24 Masukan MELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU

Rencana manajemen mutu  Menjelaskan bagaimana kebijakan mutu akan diimplementasikan oleh tim manajemen proyek  Formal maupun non formal Metrik mutu (Definisi-definisi operasional)  Penjelasan spesifik tentang hal-hal yang akan diukur disertai cara mengukurnya dalam pengendalian mutu FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS25

Daftar untuk cek  Untuk menjamin semua yang harus dilaksanakan sudah terlaksana Informasi hasil kerja proyek  Rencana dan realisasi hasil proyek untuk evaluasi, termasuk ukuran kinerja, status penyelesaian, hasil pelaksanaan tindakan korektif FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS26

1. Diagram sebab akibat 2. Control chart 3. Bagan arus 4. Histogram 5. Diagram pareto 6. Bagan pelaksanaan (run chart) 7. Scatter diagram 8. Sampling (statistik) 9. Inspeksi 10. Penilaian terhadap pembetlan kesalahan FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS27 Piranti dan Teknik MELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU

Diagram Ishikawa / tulang ikan FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS28

Bagan pengendalian (kontrol)  Menunjukkan hasil digambarkan terhadap waktu  Dapat memperlihatkan penyimpangan terhadap jadwal ataupun anggaran Diagram pareto  Hukum pareto: sejumlah sebab yang masing- masing kecil dapat memberikan akibat kerusakan yang besar FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS29

Diagram pareto FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS30

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI31MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS Pareto diagram (Schwalbe, ITPM ed 3)

Sampling (statistik)  Memilih sampel yang dapat mewakili dengan baik seluruh populasi Bagan arus  Untuk menganalisis bagaimana permasalahan timbul Inspeksi  Mengukur, mengamati, menguji, untuk menentukan kesesuaian hasil kegiatan dengan yang diperlukan / dipersyaratkan  Istilah lain: review, audit, walk-through FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS32

1. Pengukuran dalam pengawasan mutu 2. Perbaikan yang sudah divalidasi 3. Quality baseline 4. Tindakan preventif / korektif yang direkomedasikan 5. Perubahan yang direkomenasikan 6. Aset proses organisasi 7. Serahan yang sudah divalidasi 8. Rencana manajemen proyek terbaru FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIMANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS33 Keluaran MELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU

MENINGKATKAN MUTU PROYEK T.I.  Kepemimpinan mendukung mutu  Pemahaman atas biaya mutu  Fokus pada pengaruh organisasional dan faktor- faktor tempat kerja yang mempengaruhi mutu  Mengikuti maturity model untuk meningkatkan mutu FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI34MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS

Contoh maturity model FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI35MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS Adaptif Terkelola Terorganisasi Minim / rendah Khusus / Ad-hoc

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI36MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 1.Ad-Hoc:  Proses manajemenproyek tidak terorganisasi, sehingga kacau  Belum ada kejelasan sistem dan proses-proses  Keberhasilan proyek sangat bergantung pada individu  Masalah jadwal dan biaya selalu terjadi 2.Rendah / minim:  Mulai ada sistem dan beberapa proses yang jelas untuk melacak biaya, jadwal, cakupan  Keberhasilan masih belum pasti  Masalah biaya dan jadwal masih selalu terjadi

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI37MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 3. Diorganisasi: Ada proses-proses manajemen proyek yang standar dan didokumentasikan, Sistem terpadu dengan kegiatan organisasi. Keberhasilan proyek dapat diduga. Kinerja biaya dan jadwal lebih baik. 4. Dikelola Manajemen mendapat dan menggunakan hasil pengukuran efektivitas manajemen proyek. Keberhasilan proyek lebih merata. Kinerja biaya dan jadwal sesuai rencana.

Adaptive:  Melakukan perbaikan berkelanjutan berdasarkan umpan balik dari manajemen proyek maupun penerapan ide-ide inovatif  Proyek selalu sukses  Kinerja biaya dan jadwal meningkat terus. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI38MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS

LANJUT KE MATERI BERIKUTNYA