PRINSIP-PRINSIP SISTEM MANAJEMEN MUTU Ir. Darwin Kadarisman,MS JURUSAN KETEKNIKAN PERTANIAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

PENDAHULUAN PENDEKATAN MELALUI SISTEM MANAJEMEN MUTU MENDORONG PERUSAHAAN : Menganalisis persyaratan pelanggan (fokus kepada pelanggan) Menentukan dan menspesifikasikan semua proses yang berkontribusi terhadap pencapaian mutu produk Memelihara agar seluruh proses selalu terkendali Menyusun kerangka kerja untuk perbaikan berkesinambungan agar pelanggan selalu puas Memberikan keyakinan dan jaminan untuk selalu konsisten dalam memenuhi persyaratan mutu dengan melakukan audit internal dan review manajemen

PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU (Annex B ISO 9004: 2009) Fokus kepada pelanggan Kepemimpinan Keterlibatan karyawan Pendekatan proses Pendekatan sistem dalam manajemen Perbaikan kontinyu Pendekatan faktual dlm pengambilan keputusan Hubungan pemasok dgn manfaat bersama

1. Fokus kepada pelanggan Perusahaan tergantung pelanggannya, oleh karena itu harus memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan dimasa mendatang, memenuhi persyaratan dan berupaya melebihi harapan pelanggan Manfaat Kunci : Meningkatkan pendapatan dan pangsa pasar melalui respon lentur dan cepat terhadap peluang pasar Meningkatkan efektivitas penggunaan sumberdaya Meningkatkan loyalitas pelanggan untuk pembelian berulang

Aplikasi yang dapat dilakukan : Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan Memastikan bahwa tujuan perusahaan berkaitan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh perusahaan Mengukur kepuasan pelanggan dan melakukan tindak lanjut terhadap hasil Mengelola hubungan dengan pelanggan secara sistematis Memastikan pendekatan berimbang antara kepuasan pelanggan dengan pihak berkepentingan lainnya

2. Kepemimpinan Para pimpinan membangun kasatuan tujuan dan arah perusahaan. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar semua karyawan terlibat penuh dalam pencapaian tujuan perusahaan Manfaat Kunci : Karyawan akan memahami dan termotivasi terhadap tujuan perusahaan Kegiatan-kegiatan dilakukan, diluruskan dan dievaluasi dalam suatu kesatuan cara Miskomunikasi antar tingkatan organisasi, minimal

Aplikasi yang dapat dilakukan : Mempertimbangkan kebutuhan seluruh pihak yang berkepentingan Menyusun suatu visi perusahaan yang jelas di masa depan Menyusun tujuan dan sasaran yang menantang Menyusun dan menerapkan “shared values”, keadilan dan etika pada seluruh tingkatan organisasi Membangun “rasa percaya” dan menghilangkan “rasar takut” karyawan Menyiapkan karyawan dengan sumber daya yang diperlukan, pelatihan dan kebebasan bertindak dengan tanggung jawab, dan akuntabilitas Memberi semangat, dorongan dan pengakuan terhadap kontribusi karyawan

3. Keterlibatan Karyawan Karyawan pada seluruh tingkat adalah inti suatu perusahaan. Keterlibatan mereka secara penuh memungkinkan kemampuannya dapat digunakan untuk kemajuan perusahaan. Manfaat Kunci : Motivasi, komitmen dan keterlibatan karyawan pada perusahaan Inovasi dan kreativitas dalam pencapaian tujuan organisasi Karyawan akan akuntabel untuk kinerjanya Karyawan berkeinginan berpartisipasi dan berkolaborasi terhadap perbaikan berkelanjutan

Aplikasi yang dapat dilakukan : Memahami pentingnya kontribusi dan peranan karyawan bagi perusahaan Mengidentifikasi hambatan kinerjanya Membangun rasa memiliki masalah dan tanggung jawab mengatasinya Mengevaluasi kinerjanya dibandingkan sasaran kinerja individu Secara aktif mencari peluang meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman Secara sadar bertukar pengetahuan dan pengalaman Secara terbuka mendiskusikan masalah dan isu

4. Pendekatan Proses Suatu hasil yang diinginkan akan dicapai lebih efisien jika kegiatan dan sumberdaya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Manfaat Kunci : Biaya lebih murah dan waktu lebih singkat melalui penggunaan sumberdaya yang efektif Hasil lebih baik, konsisten dan dapat diprediksi Peluang perbaikan lebih terfokus dan diprioritaskan

Aplikasi yang dapat dilakukan : Secara sistematis menetapkan aktivitas yang penting untuk memperoleh hasil yang diinginkan Membangun tanggung jawab dan akuntabilitas untuk mengelola aktivitas kunci Menganalisis dan mengukur kemampuan aktivitas kunci Identifikasi hubungan aktivitas-aktivitas kunci di dalam atau antar fungsi perusahaan Fokus terhadap faktor-faktor sumberdaya, metoda, dan bahan yang akan memperbaiki aktivitas kunci

5. Pendekatan Sistem Identifikasi, pemahaman dan pengelolaan proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan berkontribusi terhadap efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam mencapai tujuan. Manfaat Kunci : Integrasi dan pengaturan proses-proses yang akan memberikan hasil terbaik Kemampuan untuk memfokuskan upaya pada proses kunci Memberikan keyakinan kepada pihak berkepentingan tentang konsistensi, efektivitas dan efisiensi perusahaan

Aplikasi yang dapat dilakukan : Mengstrukturkan suatu sistem untuk mencapai tujuan perusahaan dengan cara paling efisien dan efektif Memahami saling ketergantungan antara proses dalam sistem tersebut Pendekatan terstruktur yang mengharmonikan dan mengintegrasikan berbagai proses Memberikan pemahaman lebih baik mengenai peranan dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama sehingga mengurangi hambatan lintas fungsional Memahami kemampuan perusahaan dan pengetahui hambatan sumberdaya sebelum melakukan tindakan

6. Perbaikan Berkesinambungan Perbaikan berkesinambungan kinerja keseluruhan perusahaan harus menjadi tujuan permanen perusahaan. Manfaat Kunci : Peningkatan kinerja melalui perbaikan kemampuan perusahan Pelurusan kegiatan-kegiatan perbaikan pada seluruh tingkat terhadap strategi perusahaan Kelenturan untuk kecepatan reaksi terhadap peluang

Aplikasi yang dapat dilakukan : Penjabaran pendekatan perusahaan secara luas dan konsisten terhadap perbaikan berkesinambungan kinerja perusahaan Menyiapkan karyawan dengan pelatihan tentang metoda dan perangkat perbaikan berkesinambungan Melakukan perbaikan berkesinambungan terhadap produk, proses dan sistem Menyusun sasaran sebagai pedoman dan melakukan pengukuran untuk mengetahui pencapaian perbaikan Pengakuan dan pernyataan terhadap perbaikan

7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta Pengambilan keputusan yang efektif didasarkan kepada analisis data dan informasi. Manfaat Kunci : Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas keputusan sebelumnya melalui referensi catatan faktual Meningkatkan kemampuan me-review, mengelola opini dan mengambil keputusan Meluasnya informasi tentang keputusan yang diambil

Aplikasi yang dapat dilakukan : Memastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan andal (reliable) Membuat data mudah diakses bagi yang memerlukan Menganalisis data dan informasi dengan metoda yang sahih Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan analisis faktor seimbang dengan intuisi dan pengalaman

8. Hubungan Saling menguntungkan Dengan Pemasok Suatu perusahaan dan pemasok saling tergantung. Suatu hubungan dengan prinsip manfaat bersama memperkuat kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai tambah. Manfaat Kunci : Meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan nilai tambah Fleksibiltas dan kecepatan respon bersama terhadap perubahan pasar serta kebutuhan dan harapan pelanggan Optimisasi biaya dan sumberdaya

Aplikasi yang dapat dilakukan : Membangun hubungan yang seimbang antara jangka pendek dan jangka panjang Menyatakan keahlian dan sumberdaya bersama mitra (pemasok) Identifikasi dan seleksi pemasok kunci Komunikasi terbuka dan jelas Berbagi nformasi dan rencana masa depan Membangun aktifitas pengembangan dan perbaikan bersama Memberi semangat, dorongan dan pengakuan perbaikan dan prestasi yang dicapai pemasok

terima kasih