Tahapan Praktis Pembuatan Software untuk Administrasi Oleh : Jap Wie Tjhe

Pengantar Tahapan praktis berdasarkan pada pengalaman pribadi pembuatan software

Langkah-langkah 1. Interview untuk mendapatkan gambaran proses kerja, data yang dibutuhkan, output yang dibutuhkan dan harapan dibuatnya software. Orang yang diinterview adalah orang yang memiliki kepentingan dengan software tsb (bukan operator). Disini disepakati pula luasnya komputerisasi. 2. Penentuan modul-modul yang akan dibuat 3. Penyatuan modul-modul dalam bentuk menu 4. Deskripsi input, proses dan output dari setiap modul 5. Penentuan input / output yang berasal dari database atau sumber lain.

Langkah-langkah 6. Penyusunan sumber data yang berasal dari database yang selanjutnya disusun strukturnya dengan kaidah2 yang ada didalam ilmu database (dengan normalisasi atau ER model) 7. Pengecekan rancangan database agar memenuhi kriteria data yang disimpan bersifat konsisten dan tidak redundan 8. Penentuan software database dan bahasa pemrograman yang akan digunakan dan software-software pendukung lainnya (tier-tier yang terkait)

Langkah-langkah 9. Pembuatan user interface berdasarkan kaidah2 yang ada di dalam ilmu Interaksi Manusia dan Komputer dan disesuaikan dengan kemampuan bahasa pemrograman dan rancangan basis datanya. 10. Pembuatan program. 11. Pengecekan error program dengan white box dan black box

Langkah-langkah 12. User guide dan dokumentasi 13. Instalasi dan Pelatihan operator 14. Percobaan penggunaan software dengan keadaan sesungguhnya dan berjalan paralel dengan sistem yang telah ada. Penentuan cut off data. 15. Cross chek output dari program dengan sistem yang ada. 16. Perbaikan-perbaikan berdasarkan hasil dari langkah 14 dan 15. 17. Pernyataan program dapat digunakan dan sistem yang lama dapat ditinggalkan.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX PT XX adalah perusahaan dagang yang menjual produk Pertamina seperti LPG, Pelumas dan Petrokimia Langkah 1 : Interview. Interview dilakukan dengan manajer atau supervisor penjualan karena dialah yang memiliki kepentingan. Yang perlu ditanyakan adalah : Cara menjual: Penjualan dilakukan dengan cara cash dan kredit . b. Bukti penjualan. b1. cash – kwitansi b2. kredit – invoice dilengkapi surat jalan dan faktur pajak. c. Cara pembayaran. c1. Cash – uang diterima saat penjualan dan langsung lunas. c2. Credit – diberi tempo, dapat dibayar dengan tunai, transfer bank atau giro.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX d. Barang yang dijual: Produk tertentu saja dari Pertamina. e. Data yang dibutuhkan agar dapat membuat bukti penjualan : e1. Penjualan cash: barang yang dijual,kuantiti, harga jual termasuk PPN, tanggal jual, nomor kwitansi. e2. Penjualan kredit : barang, kuantiti, harga jual sebelum ppn, diskon, customer, alamat costomer, npwp customer, tanggal transaksi, nomor invoice, nomor surat jalan, nomor faktur pajak, jatuh tempo pembayaran, sales.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX f. Tenaga penjual: f1. Penjualan cash dilakukan oleh kasir f2. Penjualan kredit dilakukan oleh salesman. Salesman membuat invoice, surat jalan dan faktur pajak dan mendapat otorisasi dari manajer penjualan. Manajer penjualan mencatat diskon yang diberikan, nilai penjualan dan sales yang menjual untuk tujuan fee penjualan kepada sales. g. Penerima pembayaran: g1. Penjualan cash – uang tunai diterima kasir dan kasir memberikan kwitansi. g2. Penjualan kredit – cash, giro dan bukti transfer diterima kasir kas besar. Untuk giro, penjualan dianggap lunas jika giro sudah cair.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX h. Data yang diperlukan untuk bukti pembayaran : h1. penjualan cash – nomor kwitansi, tanggal, nilai pembayaran. Nomor kwitansi harus urut dan diawali dengan KKM kemudian nomornya. h2. penjualan kredit – nomor penerimaan kas besar / bank, nomor invoice, nilai pembayaran, tanggal bayar. Nomor penerimaan harus urut. Nomor penerimaan kas besar diawali dengan KBM dan nomor penerimaan bank diawali dengan BM.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX Laporan yang dibuat : i1. Laporan penjualan digrupkan berdasarkan sales untuk mengetahui omset per sales yang nantinya dijadikan dasar penghitungan fee sales. Periode laporan adalah bulanan. i2. laporan piutang per bulan untuk mengetahui piutang yang belum lunas setiap bulan.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX Harapan yang diinginkan oleh manajer penjualan terhadap program yang akan dibuat adalah : Program dapat mengurangi proses mencatat. Program dapat membuat laporan-laporan tambahan agar kinerja penjualan dapat lebih baik. Manajer penjualan menginginkan: - Laporan penjualan dapat urut nomor untuk mengetahui apakah ada nomor invoice / kwitansi terlewat. - Laporan penjualan di grupkan berdasarkan customer untuk mengetahui siapa pembeli terbesar.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX 3. Laporan penerimaan pembayaran yang diurutkan keterlambatan bayar. Laporan ini akan membantu manajer mengontrol customer yang sering terlambat bayar. 4. Laporan piutang yang diurutkan berdasarkan customer dan lamanya belum bayar sejak dibuatnya invoice. Laporan ini untuk mengontrol besarnya nilai penjualan kredit yang dapat diberikan oleh manajer penjualan ke customer.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX Langkah 2: Penentuan modul yang dibuat Dari hasil interview diketahui perlunya modul untuk : Memasukkan data transaksi penjualan tunai Memasukkan data transaksi penjualan kredit Memasukkan data transaksi pembayaran tunai Memasukkan data transaksi pembayaran kredit Memasukkan data pendukung seperti data customer Memasukkan data pendukung seperti data barang Mencetak laporan penjualan grup by sales Mencetak laporan penjualan grup by customer Mencetak laporan penjualan urut invoice

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX 10. Laporan penerimaan pembayaran urut tanggal penerimaan 11. Laporan penerimaan pembayaran urut keterlambatan bayar 12. Laporan piutang yang diurutkan berdasarkan lamanya umur piutang 14. Setup user dan password loginnya 15. Setup modul yang boleh diakses user

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX Langkah 3. Penyatuan Modul menjadi sebuah menu Ada 2 cara menyatukan modul : Berdasarkan fungsi departemen Berdasarkan fungsi modul

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX Berdasarkan fungsi departemen, maka format menu sbb: Penjualan Input penjualan Laporan penjualan Master Master Barang Master Customer Pembayaran Input pembayaran Laporan pembayaran Setup

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX Berdasarkan fungsi modul, maka format menu sbb: Input Penjualan Pembayaran Laporan Master Master Barang Master Customer Setup

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX Langkah 4: deskripsi input – proses – output Contoh Modul penjualan tunai: Input : barang yang dibeli dan harganya Proses: memasukkan data barang yang dibeli dan harganya Output: Struk/kwitansi

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX Langkah 5: penentuan sumber data input Contoh modul penjualan tunai: Input : berasal dari pembeli Output: 1. invoice disimpan di database 2.invoice dicetak Contoh modul pembayaran: Input: 1. berdasarkan data pembayaran dari customer 2. Invoice yang dibayar ada di database Output: 1. pembayaran disimpan didatabase 2. Struk untuk penjualan tunai

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX Langkah 6 : Penyusunan sumber data yang berasal dari database yang selanjutnya disusun strukturnya dengan kaidah2 yang ada didalam ilmu database Dalam pembuatan database, carilah data kunci, misal : banyak barang yg dibeli adalah data kunci sedangkan nilai penjualan adalah data turunan karena nilai penjualan dapat dicari dengan mengalikan banyak barang dengan harganya.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX Masukkan data kunci ke dalam rancangan database. Data turunan jangan dimasukkan ke dalam database. Tujuan dari rancangan database adalah dibuatnya database yang berisi data konsisten (tidak memunculkan ambigu) dan efisien dalam penggunaan memori (tidak redundan). Database yang dirancang secara benar akan memudahkan dalam pembuatan program

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX 7.Pengecekan rancangan database agar memenuhi kriteria data yang disimpan bersifat konsisten dan tidak redundan 8. Penentuan software database dan bahasa pemrograman yang akan digunakan dan software-software pendukung lainnya. Penentuan ini didasarkan pada software ini nanti akan diinstal di lingkungan multi user/single user dan web/desktop/textbase. Software database terkait erat dengan volume transaksi dalam satu periode tertentu.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX Jika volume transaksi sangat besar, maka diperlukan pula software database kelas besar dan komputer yang digunakan juga memiliki kriteria tinggi User interface yang digunakan berbentuk seperti apa: text base, desktop atau web

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX 9. Pembuatan user interface berdasarkan kaidah2 yang ada di dalam ilmu Interaksi Manusia dan Komputer dan disesuaikan dengan kemampuan bahasa pemrograman dan rancangan basis datanya. Orang kunci penentu user interface bagus atau tidak adalah operator. Operator setiap hari bertemu dengan user interface. Buatlah operator merasa nyaman dengan rancangan user interface yang dibuat. 10. Pembuatan program.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX 11. Pengecekan error program dengan white box dan black box. Program yang dibuat harus dapat menyaring masukan dari operator untuk input yang valid atau tidak valid. Ketidak mampuan menyaring akan menyebabkan masuknya data sampah yang dapat berakibat terganggunya proses. Ada baiknya pilihlah orang yang awam terhadap software yang dibuat dan mintalah dia mengoperasikan program kita. Amatilah program kita apakah dapat menyaring dengan baik setiap kesalahan input yang dilakukan operator awam tersebut.

Kasus – Pembuatan Software Bagian Penjualan PT XX 12. User guide dan dokumentasi 13. Instalasi dan Pelatihan operator 14. Percobaan penggunaan software dengan keadaan sesungguhnya dan berjalan paralel dengan sistem yang telah ada. Penentuan cut off data. 15. Cross chek output dari program dengan sistem yang ada. 16. Perbaikan-perbaikan berdasarkan hasil dari langkah 14 dan 15. 17. Pernyataan program dapat digunakan dan sistem yang lama dapat ditinggalkan.

Tahapan Praktis Pembuatan Software untuk Administrasi TERIMA KASIH