PENGORGANISASIAN dr.Adib A.Yahya,MARS 19 FEBRUARI 2011

PEMBAHASAN MANAJEMEN RUMAH SAKIT MODEL MANAJEMEN RUMAH SAKIT

MANAJEMEN RUMAH SAKIT TIPE MANAJER PROSES MANAJEMEN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN KEGIATAN MANAJEMEN SENIOR PERAN-PERAN MANAJERIAL

TIPE MANAJER MANAJER ADALAH INDIVIDU YANG DITUNJUK UNTUK MENDUDUKI SUATU POSISI DENGAN KEWENANGAN MENGARAHKAN PEKERJAAN ORANG LAIN, BERTANGGUNG JAWAB DALAM PEMANFAATAN SUMBER DAYA DAN AKUNTABEL UNTUK HASIL KERJA YANG SPESIFIK. CONTOH MANAJER : KEPALA KEPERAWATAN KEPALA BAGIAN PEMELIHARAAN PENYELIA GIZI PENYELIA REKAM MEDIS DIREKTUR FARMASI KEPALA LABORATORIUM PIMPINAN KLINIK RAWAT JALAN DIREKTUR EKSEKUTIF

KLASIFIKASI MANAJER BERDASARKAN STRATA DAN HIRARKI : - MANAJEMEN SENIOR (TOP OR SENIOR MANAGEMENT) - MANAJEMEN MADYA/MENENGAH (MIDDLE MANAGEMENT) - PENYELIA/MANAJEMEN LINI DEPAN (SUPERVISORY OR FIRST-LINE MANAGEMENT) KLASIFIKASI LAIN : STRATA KEBIJAKAN (POLICY LEVEL) STRATA ADMINISTRATIF ATAU KOORDINATIF (ADMINISTRATIVE OR COORDINATIVE LEVEL) STRATA OPERASIONAL (OPERATIONS LEVEL)

FAKTOR DIFERENSIASI STRATA MANAJER : TINGKAT KEWENANGAN (DEGREE OF AUTHORITY) LINGKUP TANGGUNG JAWAB KEGIATAN DALAM ORGANISASI

PROSES MANAJEMEN MANAJEMEN ADALAH : - PROSES, TERDIRI DARI SEPERANGKAT FUNGSI-FUNGSI DAN KEGIATAN-KEGIATAN SOSIAL DAN TEHNIS YANG SALING BERHUBUNGAN, YANG TERJADI DALAM SATU BENTUK ORGANISASI BAKU DENGAN MAKSUD UNTUK MENCAPAI TUJUAN YANG SUDAH DITENTUKAN SEBELUMNYA MELALUI PEMANFAATAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN SUMBER DAYA LAINNYA

EMPAT ELEMEN UTAMA DALAM MANAJEMEN : - PROSES  SATU PERANGKAT FUNGSI-FUNGSI DAN KEGIATAN YANG SEDANG BERLANGSUNG YANG SALING INTERAKTIF DAN SALING BERHUBUNGAN - PENCAPAIAN SASARAN DAN TUJUAN ORGANISASI - PEMANFAATAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN SUMBER DAYA LAIN - TERJADI DALAM SATU BENTUK ORGANISASI YANG BAKU

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERANGKAT UTAMA DARI FUNGSI-FUNGSI TEKNIS DAN SOSIAL DALAM PROSES MANAJEMEN ADALAH : - PERENCANAAN (PLANNING) - PENGAMBILAN KEPUTUSAN (DECISION-MAKING) - PENGORGANISASIAN (ORGANIZING) - STAFFING - PENGARAHAN (DIRECTING) - PENGAWASAN (CONTROLLING) SETIAP MANAJER RUMAH SAKIT MELAKSANAKAN KEGIATAN DAN FUNGSI-FUNGSI INI DENGAN INTENSITAS DAN FOKUS YANG BERAGAM TERGANTUNG DARI TINGKAT KEWENANGAN, LINGKUP TANGGUNG JAWAB DAN AKTIVITAS KERJA INDIVIDU TERSEBUT.

KEGIATAN MANAJEMEN SENIOR MANAJEMEN INTERNAL: PERENCANAAN (PLANNING) : + MENYUSUN ARAH ORGANISASI SECARA UMUM DAN PRIORITAS TUJUAN + MENETAPKAN MASALAH-MASALAH YANG MENJADI PERTIMBANGAN GOVERNING BOARD ATAU PEMILIK + MENETAPKAN PENAMBAHAN ALAT-ALAT DIAGNOSTIK DAN ALAT PENGOBATAN MAUPUN BANGUNAN BARU PENGORGANISASIAN (ORGANIZING) : + MENETAPKAN BAGAIMANA KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB DIBAGI DIANTARA PERORANGAN DAN DEPARTEMEN + MENETAPKAN POLA KOMUNIKASI BAKU (DAN PELAPORAN) DALAM RUMAH SAKIT

- STAFFING : + MENETAPKAN STRATA STAF DEPARTEMEN + MENETAPKAN SKALA PENGGAJIAN + EVALUASI, PELATIHAN, DAN PENGEMBANGAN PERSONIL MANAJEMEN - DIRECTING : + MEMOTIVASI, MEMBERI SARAN, DAN KONSELING BAGI PERSONIL MANAJEMEN - CONTROLLING : + MENGEMBANGKAN DAN MENINGKATKAN SISTEM INFORMASI + MENINGKATKAN EFISIENSI DAN PRODUKTIVITAS + MENGEMBANGKAN DAN MEMPERBAIKI POLA ANGGARAN + MEMPERBAIKI SISTEM KOMUNIKASI DENGAN PASIEN

SURVEILANS LINGKUNGAN ( ENVIRONMENTAL SURVEILLANCE) : - PLANNING : + MENETAPKAN DAN MENENTUKAN PRIORITAS UNTUK JENIS PELAYANAN BARU + MENETAPKAN APA YANG DILAKUKAN OLEH RUMAH SAKIT LAIN + MENGINTERPRETASIKAN BAGAIMANA HUKUM DAN PERATURAN DAPAT MEMPENGARUHI RUMAH SAKIT + MENGINTERPRETASIKAN BAGAIMANA KECENDERUNGAN MASALAH KEUANGAN DAN PELAYANAN KESEHATAN DAPAT MEMPENGARUHI RUMAH SAKIT

HUBUNGAN EKSTERNAL (EXTERNAL RELATION) : - MENGINFORMASIKAN KEPADA MASYARAKAT LUAS TENTANG RUMAH SAKIT - BERHUBUNGAN DENGAN TOKOH MASYARAKAT DALAM MASALAH- MASALAH PERUMAH SAKITAN. - MEMPENGARUHI LEGISLATIF DAN REGULATOR

PERAN-PERAN MANAJERIAL INTERPERSONAL ROLES - FIGUREHEAD - LIAISON - INFLUENCER INFORMATIONAL ROLES - MONITOR - DISSEMINATOR - SPOKESMAN DECISION-MAKER ROLES - CHANGE AGENT - DISTURBANCE HANDLER - RESOURCE ALLOCATOR - NEGOTIATOR

MODEL MANAJEMEN UNTUK RUMAH SAKIT PERSPEKTIF “INPUT-KONVERSI-OUTPUT” INPUT (SUMBER DAYA) OUTPUT (TUJUAN) KONVERSI (INTEGRASI) KETERKAITAN (LINKAGE) LINGKUNGAN EKSTERNAL (PERSPEKTIF SISTEM)

PERSPEKTIF “INPUT - KONVERSI - OUTPUT” RUMAH SAKIT ADALAH TATANAN BAKU/FORMAL YANG MENCIPTAKAN KELUARAN/OUTPUTS (PENCAPAIAN TUJUAN RS) MELALUI PEMANFAATAN/UTILISASI (KONVERSI) DARI MASUKAN/INPUTS (SUMBER DAYA) MANAJER ADALAH PERANTARA/KATALISATOR YANG MENYEBABKAN TERJADINYA KONVERSI DARI INPUT MENJADI OUTPUT MELALUI KEGIATAN MANAJEMEN (MANAGING) RUMAH SAKIT (BESERTA PARA MANAJERNYA) BERINTERAKSI DENGAN,DIPENGARUHI OLEH,DAN MEMPENGARUHI LINGKUNGAN EKSTERNALNYA,YANG BERUPA SEMUA KEKUATAN DAN PENGARUH DILUAR RUMAH SAKIT INPUT DIPEROLAH DARI LINGKUNGAN EKSTERNAL,SEDANG OUTPUT KEMBALI KE LINGKUNGAN EKSTERNAL

INPUT (SUMBER DAYA) KOMPONEN INPUT UTAMA (BASIC INPUTS) : - SDM (MANPOWER) - MATERIAL/SUPPLIES - TECHNOLOGY/EQUIPMENT - INFORMASI - MODAL/CAPITAL RESOURCES - PASIEN/PELANGGAN/CLIENTS

MANPOWER/SDM : - DOKTER - DOKTER GIGI - NERS/PERAWAT - TECHNOLOGIST - PHARMACISTS - DIETITIANS - PEKERJA SOSIAL - HOUSKEEPING

INPUT MATERIAL/SUPPLIES : - X-RAY FILM - LINEN - OBAT-OBATAN - INSTRUMENT/PERALATAN TEKNOLOGI : - ALAT CANGGIH - SKILL/KNOWLEDGE DARI PERSONEL YANG BERPENGALAMAN INFORMASI : - LAPORAN INTERNAL - INFORMASI EKSTERNAL : KEBIJAKAN PEMERINTAH; PERATURAN PERUNDANGAN; KONDISI EKONOMI; SISTEM KESEHATAN NASIONAL; PIHAK KETIGA

MODAL : - BANGUNAN - DANA PASIEN : DAPAT DIPANDANG SEBAGAI BAHAN BAKU UTAMA (PRIMARY RAW MATERIAL) YANG DIKONVERSIKAN MENCEGAH PENYAKIT ATAU PEMBERIAN PELAYANAN KESEHATAN UNTUK PENYEMBUHAN DAN REHABILITASI

OUTPUT (TUJUAN) KOMPONEN OUTPUT MENUNJUKKAN HASIL KERJA PERORANGAN MAUPUN ORGANISASI, MERUPAKAN PRODUK KONVERSI DARI INPUT, APABILA SESUAI DENGAN YANG DIHARAPKAN AKAN MENGHASILKAN TERCAPAINYA TUJUAN DARI RUMAH SAKIT, MISALNYA : - PELAYANAN YANG BERMUTU - PELAYANAN DENGAN BIAYA TERJANGKAU - PENDIDIKAN DAN PENELITIAN - CITRA RUMAH SAKIT] - INTEGRITAS KEUANGAN

KONVERSI (INTEGRASI) ELEMEN DARI KONVERSI: - STRUKTUR - TUGAS (TASK) - ORANG (PEOPLE) KONVERSI TERJADI BILA MANAJER DALAM MELAKSANAKAN TUGASNYA MENGITERGRASIKAN KETIGA ELEMEN TERSEBUT STRUKTUR : - KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB - HUBUNGAN ATASAN BAWAHAN - PENGELOMPOKAN AKTIVITAS KERJA KE DALAM DEPARTEMEN - KOORDINASI, KOMUNIKASI, INFORMASI - MEKANISME PENGENDALIAN

TUGAS : - JOB DESIGN - PROSES PELAKSANAAN TUGAS - METODE DAN PROSEDUR KERJA - ALUR LOGISTIK DAN MATERIAL - ALUR KERJA - HUBUNGAN ALAT DAN MANUSIA - SISTEM INFORMASI DAN KETRAMPILAN MANAJERIAL ORANG : - PERILAKU INDIVIDU FORMAL DAN INFORMAL - PERAN, PERSEPSI, EKSPEKTASI DAN NILAI (VALUE)

KETERKAITAN (LINKAGE) DALAM MELAKSANAKAN KEGIATAN DAN FUNGSI MANAJEMEN YANG SALING BERKAITAN (TERMASUK PERAN MANAJERIAL), MANAJER MENETAPKAN KOMPONEN-KOMPONEN YANG TERKAIT DALAM MODEL DAN MENGHUBUNGKAN SERTA MENGINTEGRASIKANNYA. PADA SAAT MERENCANAKAN (PLANNING) : - MENETAPKAN HASIL YANG MENGARAH PADA PENCAPAIAN TUJUAN - SUMBER-SUMBER INPUT DIIDENTIFIKASI, DIADAKAN DAN DIALOKASIKAN

PADA SAAT MELAKUKAN PENGORGANISASIAN (ORGANIZE) : - DIBENTUK POLA HUBUNGAN ANTARA STRUKTUR TUGAS DAN ORANG PADA SAAT MELAKSANAKAN PENGARAHAN (DIRECTING), MANAJER MENGITEGRASIKAN STRUKTUR, TUGAS DAN ORANG MELALUI PERAN-PERAN MANAJERIAL BAIK INTERPERSONAL, INFORMASIONAL DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN. PADA SAAT MELAKUKAN PENGAWASAN (CONTROLING) : - MANAJER MELAKUKAN MONITOR HASIL KERJA INDIVIDU MAUPUN ORGANISASI DAN MEMBANDINGKAN DENGAN STANDAR SERTA HARAPAN UNTUK MENCAPAI TUJUAN - APABILA HASIL TIDAK SESUAI DENGAN STANDAR ATAU EKSPEKTASI, MANAJER MELAKUKAN PERUBAHAN ORGANISASI (ORGANIZATIONAL CHANGE) MELALUI ALUR UMPAN BALIK (FEEDBACK LOOP)

LINGKUNGAN EKSTERNAL (PERSPEKTIF SISTEM) RUMAH SAKIT/ORGANISASI PELAYANAN KESEHATAN SELALU BERUBAH, DEMIKIAN JUGA DENGAN MANAJEMENNYA DARI PERSPEKTIF SISTEM TERLIHAT BAHWA MODEL RUMAH SAKIT MERUPAKAN ALUR KEGIATAN YANG TERTUTUP (CLOSE SEQUENCE OF EVENTS). AKAN TETAPI RUMAH SAKIT TIDAK TERISOLASI, MEREKA BERADA DIANTARA LINGKUNGAN YANG LEBIH LUAS ADA DUA KOMPONEN LINGKUNGAN : - LINGKUNGAN MAKRO (MACRO ENVIRONMENT) - LINGKUNGAN PELAYANAN KESEHATAN (HEALTH CARE ENVIRONMENT) KEDUANYA MEMPENGARUHI DAN DIPENGARUHI OLEH RUMAH SAKIT.

SALAH SATU CARA KONSEPTUAL UNTUK MENGHUBUNGKAN RUMAH SAKIT DENGAN LINGKUNGANNYA ADALAH DENGAN TEORI SISTEM : - SISTEM ADALAH SATU PERANGKAT DARI BAGIAN-BAGIAN YANG SALING BERHUBUNGAN DAN SALING TERGANTUNG, SERTA SEMUA BAGIAN SALING BERINTERAKSI - SUB SISTEM MERUPAKAN BAGIAN DARI SISTEM - SUPRA SISTEM ADALAH SATU PERANGKAT (SET) DARI BEBERAPA SISTEM

LINGKUNGAN MAKRO LINGKUNGAN MAKRO MERUPAKAN SUPRA SISTEM MASYARAKAT ( SOCIETAL SUPRA SYSTEM) YANG TERDIRI DARI BEBERAPA SISTEM TERMASUK : - LEGAL - POLITICAL - CULTURAL - SOSIOLOGICAL - PUBLIC - ECONOMIC - ECOLOGICAL - HEALTH CARE

LINGKUNGAN PELAYANAN KESEHATAN RUMAH SAKIT MERUPAKAN SUB SITEM DARI SISTEM PELAYANAN KESEHATAN :  KELOMPOK YANG MEMPUNYAI DAMPAK LANGSUNG DAN SPESIFIK : - PEMERINTAH (GOVERNMENT REGULATORS AND REGULATIONS) - BADAN AKREDITASI - BADAN SERTIFIKASI INSTITUSI DAN PROFESI  KELOMPOK KEKUATAN LAIN : - KOMPETISI DENGAN RUMAH SAKIT LAIN - DOKTER PRAKTEK PERORANGAN - PEMBIAYAAN PELAYANAN KESEHATAN OLEH MASYARAKAT DAN PERORANGAN - KONDISI SUMBER DAYA UNTUK TEKNOLOGI, PERALATAN DAN MATERIAL  KELOMPOK YANG KURANG BERDAMPAK : - PENDIDIKAN DAN PENELITIAN - PROMOSI KESEHATAN - STATUS KESEHATAN MASYARAKAT - PERLINDUNGAN TERHADAP ZAT-ZAT BERBAHAYA - KONDISI KESELAMATAN KERJA

MENGELOLA RUMAH SAKIT ADALAH SANGAT SULIT, MENANTANG DAN TERKADANG MEMBUAT FRUSTRASI BAGI SELURUH MANAJER TERUTAMA PARA MANAJER SENIOR. MANAJER SELALU DIHADAPKAN DENGAN : - KONFLIK - KETERBATASAN SUMBER DAYA - TUNTUTAN PEMANGKU KEPENTINGAN - PERATURAN-PERATURAN BARU - PERTANGGUNG JAWABAN YANG BESAR - LINGKUNGAN YANG SELALU BERUBAH