Kegiatan PR FACT FINDING PLANNING COMMUNICATING EVALUATING

Fact Finding Kegiatan untuk memperoleh gambaran yang obyektif tentang diri organisasi / isntitusidan produk, sehingga dapat menemukan fakta-fakta, opini, informasi tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan institusi yanng dapat mempengaruhi eksistensi institusi

Dengan fact finding maka institusi dapat mengetahui secara persis siapa publik yang dihadapi, segmentasinya, sikap dan pendapatnya tentang institusi yang kemudian menjadi landasan manajemen dan landasan kegiatan komunikasi

Proses Fact finding Mencoba mengetahui pendapat, sikap dan reaksi dari anggota-anggota publik mengenai kegiatan dan kabijaksanaan organisasi serta menemukan apa yang menjadi problemnya Mengintegrasikan point 1 tsb ke dalam manajemen

Proses Fact finding Mengenal diri sendiri  melalui listening research dan empati, yaitu dengan membiasakan diri untuk mendengar secara sistematik, terbuka dan simpatik Semua hasil riset disusun secara sistematik, kemudian diinterpretasikan dan selanjutnya disampaikan kepada pihak manajemen

Jenis-jenis riset yang dapat dilakukan Riset kepustakaan Content analysis Survei Metode informal, misalnya persnal contact, on the spot evaluation

Tujuan Riset Mengoleksi fakta untuk digunakan dalam merencanakan tindakan dan dalam menentukan saluran komunikasi dan isi program komunikasi Menggali sikap dasar, opini yang diekspresikan dan informasi dari publik suatu organisasi

Tahap-tahap riset opini Situasi penting  apa yang dipikirkan orang sekarang ini? Prinsip dasar  bagaimana opini publik bekerja Pretesting  bagaimana orang bereaksi; memberikan argumen melalui artikel, surat pembaca dsb Evaluasi  bagaimana orang memberikan respons dan bagaimana sikapnya berubah jika ia melakukan itu?

PLANNING Merupakan tahap ke-2 dalam proses kegiatan PR, yakni kegiatan yang menghasilkan rencana Suatu rencana dibuat bukan untuk menghilangkan resiko, melainkan untuk mendekati kepastian dan memperkecil resiko yang ada. Planning dimulai dengan bantuan realistik dari organisasi, yang secara jelas memberi gambaran dan menentukan tujuan, strategi dan taktik

PLANNING ELEMEN PERENCANAAN Alasan / latar belakang perencanaan Tujuan (goals & objectives) dari perencanaan Status organisasi Metode implementasi yang digunakan Audience yang menjadi target Biaya

Susunan Planning Deskrispsi (latar belakang dan gambaran yang ada) Tujuan (jangka panjang dan jangka pendek) Rencana kegiatan  program Personel Biaya / anggaran Problema khusus Hasil dan rekomendasi

PLANNING; meliputi: Menyelidiki / meneliti hal-hal yang telah lampau untuk menentukan semua faktor yang dapat membawa pada situasi yang dipelajari Melihat ke dalam: untuk mengetahui fakta dan opini sehingga tujuan institusi dapat diketahui dan validitasnya dapat diukur

PLANNING; meliputi: Melihat sekitar / lingkungan: situasi politik, sosial, kecenderungan ekonomi dan waktu yang tepat serta situasi organisasi Melihat jauh ke depan  sehingga tujuan organisasi dan pelaksanaan program dapat disusun

Aspek kejelasan dalam motivasi PLANNING Untuk mendapatkan reward Untuk melakukan aktivitas-aktivitas yang berarti Untuk menawarkan suatu produk atau jasa yang penting dan dibutuhkan masyarakat dll

Dasar pembuatan Planning  FACT FINDING Fact Finding  disistematisir  dianalisa  disimpulkan  hasil  diserahkan kepada: 1. TOP MANAJEMEN, 2. BAGIAN PERENCANAAN

ESENSI PLANNING Bagaimana merumuskan pesan-pesan sehingga merupakan pesan yang sensitif dan ide yang disampaikan dapat diterima audiens (accepted) Bagaimana mencapai publik yang seluas-luasnya (sesuai target)

Yang dilakukan PRO dalam tahap Planning Merumuskan tujuan jangka panjang, menengah dan jangka pendek yang ingin dicapai kegiatan PT pada waktu mengirimkan pesan Mengolah berbagai informasi, termasuk informasi dari lar & dari dalam, seperti faktor sosial, politik, ekonomi dll

Yang dilakukan PRO dalam tahap Planning Merumuskan bagaimana pesan harus disebar, sesuai dengan kemampuan media, karena efektivitas media mempengaruhi komunikasi dan fleksibilitas media digunakan oleh komunikator dan komunikan Menentukan teknik komunikasi yang dipilih (informatif, persuasif, human relations dll) agar pesan menjadi sensitif Melakukan analisa dan merumuskan rencanake dalam program kerja, sesuai dengan situasi dan tempat

JENIS PROGRAM PREVENTIVE  dibuat untuk mempertahankan nama baik organisasi REMEDIAL  dibuat untuk memperbaiki nama baik organisasi (program yang dibuat pada saat organisasi menghadapi krisis.

Tahap ke- 3 KOMUNIKASI / ACTION Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam komunikasi Karakteristik media yang digunakan Surat kabar  terbatas pada ruang, dapat didokumentasikan, kredibilitas tinggi, lebih banyak memberi informasi, dapat membentuk opini publik, dll TV  dapat menjangkau audience yang luas,menarik perhatian, mampu mengungkapkan perasaan melalui gambar, musik & kata-kata, mampu merekan persitiwa dengan tingkat distorsi yang sangat kecil

Isi informasi  harus diperhatikan apakah informasi tersebut mengenai kebaikan institusi, program, penjelasan dll Predisposisi penerima  merupakan kualitas dan karakter manusia yang dipengaruhi oleh adat-istiadat, umur, tingkat sosial ekonomi, jenis kelamin

Teknik komunikasi humas, meliputi: Alat yang dipergunakan (tools) Media yang dipakai Metode komunikasi Komunikasi PR merupakan proses yang melibatkan adanya pertukaran fakta, pandangan, ide antara suatu organisasi dengan publiknya untuk menciptakan salingpengertian, goodwill dan dukungan dari publik

Bentuk-bentuk Komunikasi PR Komunikasi internal  bertujuan agar publik internal mengetahui pemikiran manajemen dan sebaliknya berusaha agar manajemen mengetahui pemikiran karyawan Komunikasi eksternal  bertujuan mengetahui bagaimana penilaian publik terhadap program/kegiatan institusi Komunikasi formal  horizontal & vertikal (bottom up & top down)