Teknis Penyusunan Sub-Project Proposal Proposed Activities & Description Iik Wilarso Dewan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional September-Oktober, 2001

Penyusunan Proposal Secara Terpadu Penyadaran Kepemimpinan Dukungan Komitmen Rektor Pimpinan Univ./Fakultas BAA BAKeu BAU BAPSI Komitmen Dana Pendamping 8% Akses data/ informasi Pelaporan Diskusi Staf Akademik Pimpinan PS/Jur. Task Force Identifikasi masalah Pengembangan isu strategis Solusi alternatif Rencana Aktivitas Persetujuan Komitmen Data Informasi Komitmen Kesadaran Dukungan Mahasiswa Alumni Sosialisasi/ brosur/ diskusi

Characteristic of Self-Evaluation Report New Study Programs Demand driven Excess/Idle Capacities Supportive of Internal Environtment Strengthening SP/ISS Past Performance Process Management Resources, including physical facilities Academic Supports Sustainability

Proposal Project Current Situation Future Situation Self-Evaluation Position Situational Analysis Future Position Self-Evaluation Directives & Assumptions Objectives Conclusions Strategic Moves Performance Indicators Implemention Programs (Activities) Institutional Objective Project Objective Resources Project DRK/DIP/DIK Others Proposal Project

Penetapan Proposed Activities Ketentuan dalam penetapan suatu aktivitas : Aktivitas bukan merupakan kegiatan investasi (invesment) Aktivitas harus mempunyai alasan : Mengapa aktivitas tersebut dibutuhkan Mengapa aktivitas tersebut dipilih Investasi merupakan suatu konsekuensi logis dari adanya suatu aktivitas

INVESTMENT AND ACTIVITIES Research Staffs & Students Improved supervision Remedial courses Resources Required TPSDP Others INVESMENT : Procurement Laboratory equipment INDICATOR: Base 4 smst Mid 2.5 smst Final 1.5 smst IMPROVED EFFICIENCY REDUCED DURATION OF SKRIPSI

ACTIVITIES (1 dari 3) Attribute aktivitas : Judul Tujuan Jadwal waktu pelaksanaan Indikator keberhasilan Penanggungjawab (person in charge)

ACTIVITIES (2 dari 3) Jenis Aktivitas : Terkait dengan sistem Memperbaiki sistem yang ada Contoh : Improving Teaching-Learning Process Membuat sistem baru, untuk melengkapi sistem yang sudah ada Contoh : Develop Research Collaboration, Short Semester, etc Mengubah sistem yang lama menjadi sistem yang baru Contoh : Develop Management Information System [Manual System  Otomated System] dsb Terkait dengan proses Contoh : Improving Teaching Methodology

ACTIVITIES (3 dari 3) students as the primary beneficiary Kriteria aktivitas yg baik : Tidak kompleks Keberhasilannya dapat diukur Cakupan tidak terlalu luas dan tidak terlalu sempit Terlalu luas  beban kerja yg tinggi untuk PIC Terlalu sempit  membutuhkan banyak PIC Output/Out Come-nya berkontribusi tinggi (significant) terhadap perbaikan yang diinginkan Berkelanjutan (sustainable) students as the primary beneficiary

COMPREHENSIVENESS AND COHERENT ACTIVITIES PROCESS Teachers attendance Teaching method Scoring method Curriculum (?) Assignments Exams ad tests etc. RESOURCES Physical Laboratories Equipment Textbooks Journals Funding IMPROVED GPA MANAGEMENT Atmosphere Leadership Teaching load Student load Evaluation etc. INPUT Student admission Staff recruitment

Breakdown Activity Cause-Root Analysis Force-Field Analysis Title Background Rational Objective Mechanism & design Performance Indicators Resources required Implementation Schedule Sustainability Person in charge Problems Statement …………………… Cause-Root Analysis Assumptions Force-Field Analysis Mechanism & design: bukan investasi, karena investasi disajikan pd resource required Restraining forces Driving forces

Proposal SubProject Current Situation Revised Self-Evaluation (Ch III Session 2-12) Situational (SWOT) Analysis Directives & Assumptions (Ch II Session A) Current Situation Position Conclusions Future Resources (Ch II Section F & App.) Performance Indicators (Ch II Section D) Objectives (Ch II Section B) Strategic Moves ADB Project DRK/DIP/DIK Others Implemention Programs (Activities) (Ch II Section C) Background Rational Objective Mechanism & design Performance Indicators Resources required Implementation Schedule Sustainability Person in charge Assumptions Proposal SubProject

Sustainable Activity Proposed Activity : Mechanism & design : Improving Graduates’ English Skills 1. Memperbaiki Teaching- Learning Process yang berkaitan dengan Bahasa Inggris - Beberapa MK disampaikan dalam Bhs Inggris - Tugas utk Study literature ditingkatkan 2. Memotivasi & mendorong mahasiswa untuk berbahasa Inggris Mechanism & design : 1. Tabel 3.4.  Waktu Tunggu lama 2. Tabel 3....  First Salary rendah 3. Employer  Ability to compete with other graduates rendah 1. Knowledge lulusan tidak sesuai dng labor market 2. Management Skill lulusan rendah 3. Computer Skill lulusan rendah 4. Kemampuan Berbahasa Inggris rendah Possible Problems : 1. Kemampuan berbahasa Inggris Mahasiswa  rendah 2. Kemampuan berbahasa Inggris Dosen  rendah 3. Motivasi Mahasiswa untuk belajar Bhs Inggris  rendah 4. Mata Kuliah yg disampaikan dlm Bhs Inggris  tidak ada 5. Tugas dari Dosen untuk study literature  tidak ada 6. Bahan Pustaka yg berbahasa Inggris  sedikit 7. UPT Bahasa Inggris di PT tsb  ada Faktor yg berpengaruh : 1. Non Degree Traning untuk Dosen belajar Bahasa Inggris 2. Equipments Lab. Bahasa utk mahasiswa belajar sendiri (self access) Resource required :

Penyusunan Proposal Sub-Project Tahap I Current Situation Pelaksana : Revised Self-Evaluation (Ch III Session 2-12) Situational (SWOT) Analysis Directives & Assumptions (Ch II Session A) Current Situation Position Conclusions Future Resources (Ch II Section F & App.) Performance Indicators (Ch II Section D) Objectives (Ch II Section B) Strategic Moves ADB Project DRK/DIP/DIK Others Implemention Programs (Activities) (Ch II Section C) Tahap I Pelaksana : Task Force PS/ISS Background Rational Objective Mechanism & design Performance Indicators Resources required Implementation Schedule Sustainability Person in charge Penyusunan Proposal Sub-Project

R A E A&E O Penyusunan Proposal Sub-Project Tahap II Pelaksana : Implemention Programs (Activities) (Doc I Section 2-5) Penyusunan Proposal Sub-Project The Whole Plan Tahap II Pelaksana : Task Force PS/ISS R A O E A&E

Matrix RAISE++ Oth A&E E A R + ++ .. +++ … - Activity 1 Activity 2 ….. Activity n Oth A&E E A R Improving Relevance * Activity 1 Improving Academic Atmosphere * Activity 3 Improving Efficiency & Productivity * Activity 2 * Activity 3 (see Activity 3 in Improving Academic Atmosphere) ….

Penyusunan Proposal Sub-Project Tahap III Pelaksana : Implemention Programs (Activities) (Doc I Section 2-5) The Whole Plan Pelaksana : Task Force PS/ISS Tahap III Identifikasi Resources yg dibutuhkan Staff Library Physical Facilities Laboratories Funding Daftar Kebutuhan Resources & prioritas pengadaannya Kebutuhan Dana Survey Pasar

Penyusunan Proposal Sub-Project Tahap IV Pimpinan Perguruan Tinggi DRK Komitmen Kirim ke DPT Draft Sub-Project Proposal PS A. Task Force Perguruan Tinggi Rangkum anggaran yg diusulkan dari PS/ISS Usahakan DRK Komitmen dari Pimpinan PT Sesuaikan Usulan Anggaran dengan DRK komitmen Susun Chapter 1 & binding document Draft Sub-Project Proposal PS B.

Penyusunan Usulan Anggaran ? SE-Report Kapasitas/Kemampuan Institusi dalam Mengoperasionalkan institusi Men-generate revenue/income Daya Tampung Berlebihan Kemampuan men-generate revenue sebanding dengan Kemampuan disbursement anggaran Penyediaan Dana Pendamping Usulan Anggaran disesuaikan dengan kemampuan menyediakan dana pendamping ! Contoh : Kemampuan men- generate revenue Rp. 100 juta/thn atau Rp. 400 juta/4 thn Kualitas Lulusan rendah Anggaran yg diusulkan Rp. 400 juta x 100/8 = Rp. 5 milyar equivalent dng US$ 555.556 dng kurs US$ 1 = Rp. 9.000

Pengadaan/Penyediaan Resources Pelaksana & Penanggungjawab : Sub-Project Management Unit (SPMU) Pengadaan/Penyediaan Resources Koordinasi PIC Menyediakan dana Kebutuhan Sumberdaya Sumberdaya Investment Kegiatan untuk meningkatkan RAISE RAISE++  Pelaksanaan & Penanggungjawab : Ketua Program Studi & PIC Activities