POLA KERJA TERPADU (PKT) BAHAN TAYANG POLA KERJA TERPADU (PKT) DIKLATPIM TINGKAT IV Maryanto

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM Setelah memgikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami konsep Pola Kerja Terpadu (PKT) sebagai alat kerja yang efisien dan efektif sesuai dengan tugas dan fungsi pada unit kerja masing-masing.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Setelah mengikuti mata pelajaran ini peserta diharapkan mampu menjelaskan: Pengertian PKT Proses manusiawi dan non manusiawi Unsur dan prinsip PKT Teknik-teknik memilih dan menetapkan sasaran Teknik memvalidasi sasaran Teknik mewujudkan sasaran Teknik pengendalian kegiatan

PENGERTIAN POLA KERJA TERPADU (PKT) Merupakan perencanaan operasional untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan bersama oleh pihak-pihak terkait (stakeholders).

PERENCANAAN Jamea A. F. Stoner Planning (merencanakan): Proses menetapkan sasaran, dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

HIERARKI RENCANA ORGANISASI TUJUAN RENC. STRATEGIS Renc. Operasional Untuk aktivitas yg tdk berulang Untuk aktivitas yg berulang Rencana Sekali Pakai Renc. Berkelanjutan Program Anggaran Kebijakan Prosed, Stand, Metode Proyek Peraturan

LATAR BELAKANG MATERI PKT Timbulnya berbagai kesalahan administrasi dan manajemen dalam pelaksanaan tugas. Kurangnya Kemampuan administrasi dan manajemen aparat pemerintah.

TUJUAN / MANFAAT PKT Meningkatkan pengetahuan / ketrampilan. Memperjelas pembagian tugas Membangun kerjasama Mengoperasionalkan sistem dan prosedur Menerapkan perencanaan yan matang, pelaksanaan yang tepat dan pengawasan yang ketat Mengukur beban kerja Meningkatkan pengawasan melekat dan diri sendiri Meningkatkan produktivitas kerja. Meningkatkan transparansi, keterbukaan dan akuntabilitas.

PENDEKATAN DALAM PKT Pendekatan hasil (result oriented) Pendekatan manusiawi (human aproach) Pendekatan analitika (analitical approach)

MANAJEMEN SEBAGAI PROSES MANUSIAWI DAN PROSES ANALITIKA A. Manajemen sebagai proses manusiawi Perilaku kepemimpinan Prilaku individu dalam kelompok Prilaku dalam komunikasi Prilaku pengambilan keputusan

Mencari alternatif pemecahan Memilih dan menguji alternatif B. Manajemen sebagai proses analitika Menentukan masalah Mencari alternatif pemecahan Memilih dan menguji alternatif Mencoba penyelesaian

SEMBILAN UNSUR-UNSUR PKT (hal 14) Manusia dan analitika Sasaran Kegiatan mewujudkan sasaran Pokok Kerja Matriks Rincian Kerja Uraian Paket Kerja Rekapitulasi Biaya Penjadwalan Pengendalian

SEPULUH PRINSIP PKT Kebersamaan Disiplin Kepastian Transparansi Pembagian tugas dan tanggung jawab Koordinasi Komunikasi Motivasi Pengawasan melekat Akuntabilitas

LIMA TAHAPAN PKT Memilih sasaran Menetapkan sasaran Memvalidasi sasaran Mewujudkan sasaran Mengendalikan kegiatan

MEMILIH, MENETAPKAN, DAN MEMVALIDASI SASARAN

MEMILIH SASARAN Melalui Uraian Tupoksi Dengan Pohon Analisis:

a. Pohon Masalah; b. Pohon Sasaran. Suatu teknik untuk mengidentifikasi semua masalah dan menuangkannya ke dalam rangkaian sebab akibat. b. Pohon Sasaran. Suatu teknik untuk mengidentifikasi semua sasaran yang ingin diujudkan dan menuangannya ke dalam rangkaian sebab akibat.

Pohon Alternatif Suatu teknik untuk mengidentifikasi alternatif alternatif solusi untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan.

B. MENETAPKAN SASARAN Pohon Sasaran Sasaran bersifat umum Matrik Rincian Kerja Sasaran khusus.

Kriteria Sasaran: Bermanfaat dan paling menguntungkan Jelas dan realistik Dapat diukur baik kwantitas maupun kwalitas

Memuat biaya dan waktu yang diperlukan Ditetapkan bersama-sama Dinyatakan dalam bentuk selesai (dengan awalan “ter…”)

CONTOH SASARAN UMUM (pohon sasaran) Tersedianya kesempatan mengikuti diklatpim tingkat IV bagi pegawai CONTOH SASARAN KHUSUS (pada MRK) Tersedianya kesempatan mengikuti diklatpim bagi 2000 orang PNS melalui penyelenggaraan program diklat Pimpinan Tingkat IV pada Pusdiklat Pegawai selama 10 bulan dari tanggal 1 Februari s/d 1 Desember 200 …. Dengan biaya dari DIPA sebesar Rp 900.000.000,00.

C. MEMVALIDASI SASARAN Merupakan upaya untuk memberikan jaminan bahwa sumber dana, bahan, organisasi, prosedur dan tenaga kerja dinyatakan siap untuk mewujudkan sasaran.

Tiga Instrumen untuk memvalidasi sasaran. Matrik Rincian Kerja Paket Kerja Jadwal Kegiatan

1. Matrik Rincian Kerja (MRK : hal 31) Merupakan kerangka yang menghubungkan antara sasaran dengan kegiatan melaksanakan.

Prosedur / proses pengisian MRK Menempatkan sasaran khusus pada bulatan Menempatkan kegiatan (dari pohon alternatif) dalam kotak empat persegi panjang. Menetapkan Pokok Kerja: a) persiapan; b) pelaksanaan; dan c) pengendalian Menetapkan pokok akhir untuk setiap pokok kerja Menetapkan penanggung jawab (pelaksana) untuk setiap pokok akhir

Keterangan: SIABIDIBA pada MRK (Si) = Siapa yang mengerjakan, = Apa yang dikerjakan, (Bi) = Bilamana dikerjakan, (Di) = Dimana akan dilaksanakan, (Ba) = Bagaimana cara melaksanakan.

2. Paket Kerja Merupakan kumpulan dari uraian kerja (serangkaian kegiatan yang paling kecil). Atau Merupakan rincian dari setiap pokok akhir.

3. Penjadwalan Dibuat dalam bentuk peta garis (bar-chart). Menggambarkan kapan kegiatan akan dimulai dan kapan akan selesai.

REKAPITULASI BIAYA (Hal 47) Merupakan rekapitulasi biaya yang dimuat pada setiap paket kerja. .

TAHAP PERENCANAAN TELAH BERAKHIR

TAHAP PELAKSANAAN (MEWUJUDKAN SASARAN DAN MENGENDALIKAN KEGIATAN)

MEWUJUDKAN SASARAN DAN MENGENDALIKAN KEGIATAN A. MEWUJUDKAN SASARAN Motivasi Merupakan proses psikis yang mendorong seseorang (baik dari dalam maupun dari luar dirinya) untuk melakuikan sesuatu.

TEORI MOTIVASI Content Theories Process Theories

Content Theories: Maslow’ s Hierarchy of Need Theory Kebutuhan Fisik Kebutuhan Keamanan Kebutuhan Sosial Kebutuhan penghargaan Kebutuhan Perwujudan Diri

Alderfer’ ERG Theory Existence needs Relatedness need Growth needs

McClelland’s Acquired Needs Theory Need for Achievement Need for affiliation Need for power

Herzberg’s Two-factor Theory Dissatisfiers / hygienes Satisfiers / Motivation

Individual Other’ Reward Reward Individual Others’ Input Inputs Process Theories Equity Theory Individual Other’ Reward Reward _______________ _______________________ Individual Others’ Input Inputs

Expectancy Theory Individual / person’s beliefe: working hard ---- achievement work outcomes / reward based on achievement value

B. MENGENDALIKAN KEGIATAN Pengendalian merupakan pemerikasaan apakah kegiatan telah sesuai dengan rencana Dimaksudkan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dan bukan untuk mencari kesalahan Laporan pengendalian disajikan dalam bentuk tabel

TAHAPAN PENYUSUNAN PKT A. Tahap Perencanaan Pohon Masalah Pohon Sasaran Pohon Alternatif Matrik Rincian Kerja (MRK) Paket Kerja (PK) Rekapitulasi Biaya Penjadwalan Pengendalian Status Kemajuan

B. Tahap Pelaksanaan PKT dilaksanakan setelah Anda kembali ke unit kerja masing-masing C. Tahap pengendalian Selama dan setelah pelaksanaan kegiatan.

TERIMA KASIH ATAS PARTISIPASI ANDA SELAMAT BEKERJA DAN TERIMA KASIH ATAS PARTISIPASI ANDA