Bab 14. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Sistem akuntansi pokok untuk melaksanakan pengeluaran kas : 1. sistem akuntansi pengeluaran kas dgn cek 2. sistem akuntansi pengeluaran kas dgn uang tunai melalui sistem dana kas kecil a. sistem dana kas kecil dgn fluctuating-fund-balance system b. sistem dana kas kecil dgn imprest system Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek a. deskripsi kegiatan Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dgn menggunakan cek. Manfaat pengeluaran kas dgn cek ditinjau dari pengendalian intern : 1. dgn digunakannya cek ata nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yg namanya sesuai dgn yg ditulis pada formulir cek 2. dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan 3. jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dgn cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yg mengeluarkan cek dgn dapat digunakannya cancelled check sbg tanda terima kas dari pihak yg menerima pembayaran

b. dokumen yg digunakan 1. bukti kas keluar 3. permintaan cek 2. cek c. catatan akuntansi yg digunakan 1. jurnal pengeluaran kas 2. register cek d. fungsi yg terkait 1. fungsi yg memerlukan pengeluaran kas 3. fungsi akuntansi 2. fungsi kas 4. fungsi pemeriksa intern e. jaringan prosedur yg membentuk sistem 1. sistem akuntansi pengeluaran kas dgn cek yg tidak memerlukan permintaan cek : a. prosedur pembuatan bukti kas keluar b. prosedur pembayaran kas c. prosedur pencatatan pengeluaran kas 2. sistem akuntansi pengeluaran kas yg memerlukan permintaan cek : a. prosedur permintaan cek b. prosedur pembuatan bukti kas keluar c. prosedur pembayaran kas d. prosedur pencatatan pengeluaran kas

f. unsur sistem pengendalian intern Organisasi fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi transaksi penerimaan & pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain Sistem otorisasi & prosedur pencatatan pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yg berwenang pembukaan & penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yg berwenang pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yg telah mendapat otorisasi dari pejabat yg berwenang & yg dilampiri dgn dokumen pendukung yg lengkap Praktik yg sehat saldo kas yg ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yg tidak semestinya dokumen dasar & dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh Bagian Kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan

penggunaan rekening koran bank (bank statement), yg merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yg merupakan fungsi yg tidak terlibat dalam pencatatan & penyimpanan kas semua pengeluaran kas harus dilakukan dgn cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dgn pemindah-bukuan jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yg kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yg akuntansinya diselenggarakan dgn imprest system secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik yg ada di tangan dgn jumlah kas menurut catatan akuntansi kas yg ada di tangan (cash in safe) dan kas yg ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian kasir diasuransikan (fidelity bond insurance) kasir dilengkapi dgn alat-alat yg mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yg ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, & strong room) semua nomor cek harus dipertanggung-jawabkan oleh Bagian Kasa

h. bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas dengan cek g. dampak cancelled check terhadap sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yg diterimanya melalui check clearing, sistem pengeluaran kas perusahaan pembayar tidak menuntut penyerahan kuitansi sebagai tanda penerimaan pembayaran dari pihak yg menerima pembayaran jika sistem perbankan tidak mengembalikan cancelled check kepada check issuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yg diterimanya melalui check clearing, sistem pengeluaran kas perusahaan pembayar menuntut penyerahan kuitansi sebagai tanda penerimaan pembayaran dari pihak yg menerima pembayaran h. bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas dengan cek Sistem pengeluaran kas dgn cek dibagi menjadi 4 : 1. sistem pengeluaran kas dgn cek dalam account payable system 2. sistem pengeluaran kas dgn cek dalam voucher payable system a. one-time voucher payable system dgn cash basis b. one-time voucher payable system dgn accrual basis c. built-up voucher payable system

1. sistem pengeluaran kas dgn cek dalam account payable system Mulai 2 3 T Jurnal pembelian 4 Bagian Jurnal Faktur dari pemasok Dari Bagian Pembelian 1 DP Jurnal pengeluaran kas Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung Pada saat faktur jatuh tempo N Kartu utang Selesai Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek FDP Cek Ke kreditur FDP = Faktur Dari Pemasok DP = Dokumen Pendukung Bagian Utang Bagian Kasa

2.a. one-time voucher payable system dgn cash basis Mulai 2 3 T Register bukti kas keluar Faktur dari pemasok Dari Bagian Pembelian 1 DP N Selesai Membuat bukti kas keluar Bagian Utang Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung Pada saat faktur jatuh tempo BKK 1 BKK 1 Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek Cek Ke kreditur BKK 3 Kartu biaya BKK 2 Register cek Bagian Kasa Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya DP = Dokumen Pendukung BKK = Bukti Kas Keluar

2.b. one-time voucher payable system dgn accrual basis Mulai 3 T Register bukti kas keluar Faktur dari pemasok Dari Bagian Pembelian 1 DP N Selesai Membuat bukti kas keluar Bagian Utang Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung Pada saat faktur jatuh tempo 2 BKK 1 BKK 1 Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek Cek Ke kreditur BKK 3 Kartu biaya BKK 2 Register cek Bagian Kasa Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya DP = Dokumen Pendukung BKK = Bukti Kas Keluar

2.c. built-up voucher payable system Mulai 2 3 Register bukti kas keluar Faktur dari pemasok Dari Bagian Pembelian 1 DP N Selesai Membuat BKK & mencatat faktur pada BKK Bagian Utang Disimpan menurut tgl pembayaran BKK yg telah dijadwalkan bersama dgn DP BKK diambil dr arsip pd saat akan dilakukan pembayaran BKK 1 BKK 1 Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek Cek Ke kreditur BKK 3 Kartu biaya BKK 2 Register cek Bagian Kasa Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya DP = Dokumen Pendukung BKK = Bukti Kas Keluar A Satu BKK dpt digunakan untuk lebih dr 1 faktur dr pemasok yg sama

Sistem Dana Kas Kecil a. deskripsi kegiatan Penyelenggaraan dana kas kecil dapat dilakukan dgn 2 cara : 1. sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system) 2. imprest system Prosedur penyelenggaraan dana kas kecil dalam sistem saldo berfluktuasi sbb : 1. pembentukan dana kas kecil dicatat dgn mendebit rekening Dana Kas Kecil 2. pengeluaran dana kas kecil dicatat dgn mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi 3. pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dgn jumlah sesuai dgn keperluan, & dicatat dgn mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. Prosedur penyelenggaraan dana kas kecil dalam imprest system sbb : 1. pembentukan dana kas kecil dilakukan dgn cek & dicatat dgn mendebit rekening Dana Kas Kecil 2. pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yg diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. 3. pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yg tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dgn cek & dicatat dgn mendebit rekening Biaya & mengkredit rekening Kas.

b. dokumen yg digunakan 1. bukti kas keluar. 4 b. dokumen yg digunakan 1. bukti kas keluar 4. bukti pengeluaran kas kecil 2. cek 5. permintaan pengisian kembali kas kecil 3. permintaan pengeluaran kas kecil c. catatan akuntansi yg digunakan 1. jurnal pengeluaran kas 2. register cek 3. jurnal pengeluaran dana kas kecil d. fungsi yg terkait 1. fungsi kas 4. fungsi yg memerlukan pembayaran tunai 2. fungsi akuntansi 5. fungsi pemeriksa intern 3. fungsi pemegang dana kas kecil e. bagan alir dokumen sistem dana kas kecil Sistem dana kas kecil dibagi menjadi : 1. prosedur pembentukan dana kas kecil 2. prosedur permintaan dan pertanggung-jawaban pengeluaran dana kas kecil a. dengan imprest system b. dengan fluctuating-fund-balance system 3. prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Pemegang Dana Kas Kecil 1. prosedur pembentukan dana kas kecil Mulai 3 Register bukti kas keluar Surat keputusan 1 SK N Selesai Membuat bukti kas keluar Bagian Utang Setelah Bagian Kasa membubuhkan cap lunas pada BKK & dokumen pendukung & mencatat nomor cek pada BKK Dikirim ke Bagian Kartu Persediaan & Kartu Biaya untuk diarsipkan 2 BKK 1 BKK 1 Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek Cek BKK 3 4 Register cek Bagian Kasa Bagian Jurnal Pemegang Dana Kas Kecil SK = Surat Keputusan BKK = Bukti Kas Keluar Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar Menguangkan cek ke bank Menyimpan uang tunai

Pemegang Dana Kas Kecil 2.a. prosedur permintaan dan pertanggung-jawaban pengeluaran dana kas kecil dengan imprest system DP Pemegang Dana Kas Kecil Pemakai Dana Kas Kecil Mulai Membuat permintaan pengeluaran kas kecil 2 PPKK 1 1 Mengeluarkan uang & mengumpulkan bukti pendukung N Membuat bukti pengeluaran kas kecil BPKK 3 4 PPKK 2 Selesai Menyerahkan uang kpd peminta Bersama dgn penyerahan uang tunai Memeriksa pertanggung-jawaban pemakaian dana kas kecil Dikembalikan kpd pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas A Diarsipkan sampai dgn saat pengisian kembali kas kecil PPKK = Permintaan Pengeluaran Kas Kecil BPKK = Bukti Pengeluaran Kas Kecil DP = Dokumen Pendukung

Pemegang Dana Kas Kecil 2.b. prosedur permintaan dan pertanggung-jawaban pengeluaran dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system DP Pemegang Dana Kas Kecil Pemakai Dana Kas Kecil Mulai Membuat permintaan pengeluaran kas kecil 2 PPKK 1 1 Mengeluarkan uang & mengumpulkan bukti pendukung N Membuat bukti pengeluaran kas kecil BPKK 3 4 PPKK 2 Selesai Menyerahkan uang kpd peminta Bersama dgn penyerahan uang tunai Memeriksa pertanggung-jawaban pemakaian dana kas kecil Dikembalikan kpd pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas A PPKK = Permintaan Pengeluaran Kas Kecil BPKK = Bukti Pengeluaran Kas Kecil DP = Dokumen Pendukung 5 PPKK 1 Jurnal pengeluaran dana kas kecil 6 Kartu biaya Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya

3. prosedur pengisian kembali dana kas kecil Bagian Utang Pemakai Dana Kas Kecil Mulai Membuat permintaan pengisian 1 T Arsip BPKK & dokumen pendukung nya DP BPKK 2 PP3K 1 4 BKK 3 Cek Menyimpan uang tunai Menguangkan cek ke bank Membuat bukti kas keluar 3 BKK 1 Register bukti kas keluar 6 5 PP3K = Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil BKK = Bukti Kas Keluar

Mengisi cek & meminta tanda tangan atas cek Bagian Kartu Biaya Bagian Kasa Bagian Jurnal DP BPKK PP3K 2 3 BKK 1 Register cek 2 6 Selesai Mengisi cek & meminta tanda tangan atas cek Cek 5 4 Setelah bagian Kasa membubuhkan cap lunas pada BKK & dokumen pendukungnya & mencatat nomor cek pada BKK PP3K N BKK 2 Kartu biaya