Bab 9. Sistem Akuntansi Pembelian a. deskripsi kegiatan Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perushaan untuk pengadaan barang yg diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2 : pembelian lokal & impor b. fungsi yg terkait 1. fungsi gudang 2. fungsi pembelian 3. fungsi penerimaan 4. fungsi akuntansi c. jaringan prosedur yg membentuk sistem 1. prosedur permintaan pembelian 2. prosedur permintaan penawaran harga & pemilihan pemasok 3. prosedur order pembelian 4. prosedur penerimaan barang 5. prosedur pencatatan utang 6. prosedur distribusi pembelian

d. informasi yg diperlukan oleh manajemen Jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian Penerimaan faktur dari pemasok (8) Laporan penerimaan barang (7) Permintaan pembelian (1) Fungsi Pembelian Pemasok Fungsi Akuntansi Fungsi Gudang Fungsi Penerimaan Permintaan penawaran harga (2) Penawaran harga (3) Order pembelian (4) Penyimpanan barang (6) Penerimaan barang dari pemasok (5) d. informasi yg diperlukan oleh manajemen jenis persediaan yg telah mencapai titik pemesanan kembali order pembelian yg telah dikirim kpd pemasok order pembelian yg telah dipenuhi oleh pemasok total saldo utang dagang pada tanggal tertentu saldo utang dagang kpd pemasok tertentu tambahan kuantitas & harga pokok persediaan dari pembelian

g. unsur sistem pengendalian intern e. dokumen yg digunakan 1. surat permintaan pembelian 4. laporan penerimaan barang 2. surat permintaan penawaran harga 5. surat perubahan order 3. surat order pembelian 6. bukti kas keluar f. catatan akuntansi yg digunakan 1. register bukti kas keluar 3. kartu utang 2. jurnal pembelian 4. kartu persediaan g. unsur sistem pengendalian intern Organisasi fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, & fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yg dilaksanakan secara lengkap hanya oleh 1 fungsi tsb. Sistem otorisasi & prosedur pencatatan surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yg disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yg langsung pakai surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yg lebih tinggi laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yg lebih tinggi pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yg didukung dgn surat order pembelian, laporan penerimaan barang, & faktur dari pemasok

pencatatan ke dalam kartu utang & register bukti kas keluar (voucher register ) diotorisasi oleh fungsi akuntansi Praktik yg sehat surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi gudang surat order pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi pembelian laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penerimaan pemasok dipilh berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok barang hanya diperiksa & diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yg diterima dari pemasok dgn cara menghitung & menginspeksi barang tsb & membandingkannya dgn tembusan surat order pembelian terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, & ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tsb diproses untuk dibayar catatan yg berfungsi sbg buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dgn rekening kontrol utang dalam buku besar pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dgn syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok

Membuat surat permintaan pembelian h. bagan alir dokumen sistem akuntansi pembelian Bagian Gudang Mulai Membuat surat permintaan pembelian 2 Surat 1 permintaan pembelian 1 5 Pada saat reorder point Surat 5 order pembelian N 6 Laporan 6 penerimaan barang Kartu gudang T

Bagian Pembelian PH 1 Membuat surat permintaan penawaran harga Surat 1 permintaan pembelian Surat permintaan penawaran harga Surat penawaran harga Membuat perban-dingan harga Perbandingan harga 2 Membuat surat order pembelian SPH SPP 7 6 5 4 3 Surat order 1 pembelian Diterima dari pemasok Dikirim ke pemasok T A Laporan 1 penerimaan barang 8 Mencatat tgl penerimaan pada SOP lb 6 dan 7 Dari pemasok Faktur Memeriksa faktur 9 SPP = Surat Permintaan Pembelian SOP = Surat Order Pembelian SPPH = Surat Permintaan Penawaran Harga SPH = Surat Penawaran Harga PH = Penawaran Harga

Bagian Kartu Persediaan Faktur Bagian Penerimaan SOP 3 Dikirim ke Bagian Gudang bersamaan dgn barang 3 N 7 Dari pemasok Surat pengantar Memeriksa barang yg dikirim Membuat laporan penerimaan barang SOP 2 Laporan 1 penerimaan barang 6 Bagian Utang Bagian Kartu Persediaan 4 8 9 SOP 4 LPB 1 Membandingkan faktur dari pemasok dgn SOP & LPB Membuat bukti kas keluar LPB 1 Bukti Kas 1 Keluar Register bukti kas 10 T Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar Bukti Kas 2 Keluar LPB = Laporan Penerimaan Barang

Mengisi batch transfer form Sistem Akuntansi Pembelian Dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik Bagian Utang Dari Bagian Pembelian 8 Mengisi batch transfer form DP 2 Bukti Kas 1 Keluar 1 T Faktur LPB Surat order pembelian BKK 1 Batch transfer form BKK = Bukti as Keluar BTF = Batch Transfer Form BTF Register bukti kas keluar

Batch input control totals log BKK 1 Batch transfer form 2 Batch input control totals log Log and control totals 3 5 Penyimpangan & control totals Register bukti kas keluar 8 6 7 Control totals Register cek RA 1 Cek Ke Bagian Kasa Arsip transaksi pembelian Terminal 4

Operator Komputer Arsip transaksi pembelian Penyimpangan & Control Totals 4 Run 1 Sort and Edit Arsip transaksi penjualan Run 2 Membuat register bukti kas keluar & update arsip induk Arsip induk utang (updated) Arsip induk persediaan Arsip induk persediaan (updated) Register bukti kas keluar 6 Run 3 Baca & sortasi Arsip BKK yg akan dibayar Control Totals Run 4 Membuat cek & register cek 7 Register cek RA 2 Cek 1