Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: DFD PERTEMUAN 3-4 Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: DFD Deskripsi Materi: Konsep dasar teknik dokumentasi Konsep dasar DFD Simbol-simbol DFD Batasan-batasan DFD Levelisasi DFD

Pendahuluan Dokumentasi mencakup siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana: Memasukkan data (Data entry) Memproses data (Processing) Penyimpanan data (Storage) Output informasi (Information output) Pengendalian sistem (System controls)

Pendahuluan Bagaimana akuntan menggunakan dokumentasi? Pada tingkat minimum, mereka membaca dokumentasi untuk memahami bagaimana kerja sistem Untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan dari pengendalian internal Untuk menentukan apakah sistem yang diajukan sesuai dengan kebutuhan pengguna dll

Pendahuluan Pada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi yang sering digunakan, yaitu: Data flow diagrams Menggambarkan secara grafis aliran (sumber-tujuan) data dalam suatu organisasi. DFD menunjukkan : Dari mana data tersebut berasal Bagaimana aliran datanya Proses yang merubah data tersebut Kemana data tersebut setelah diproses

Pendahuluan Pada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi yang sering digunakan, yaitu: Data flow diagrams Flowcharts Teknik analisa yang digunakan untuk menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Flowchart dibagi menjadi 3, yaitu: Document flowcharts menggambarkan aliran dokumen dan informasi antara departemen-departemen atau unit-unit. System menggambarkan hubungan antara input, pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem informasi Program flowcharts menggambarkan urutan pengoperasian secara logis yang dilakukan komputer saat menjalankan sebuah program

Pendahuluan Alat-alat dokumentasi ini membantu akuntan dengan cara: Mengorganisir sistem yang kompleks kedalam suatu formulir yang dapat dibaca dengan mudah Membantu anggota baru untuk memahami sistem yang sudah ada

Pendahuluan Data flow diagram fokus pada aliran logis dari data Flowcharts, lebih menekankan pada detail fisik

DATA FLOW DIAGRAMS A data flow diagram (DFD) menggambarkan secara grafis aliran data dalam suatu organisasi. Digunakan untuk: Mendokumentasikan sistem yang sudah ada Merencanakan dan mendesain sistem baru DFD terdiri dari 4 elemen dasar, yaitu: Sumber dan tujuan data Arus data Proses transformasi Penyimpanan data

Contoh DFD: Accounts Receivable 1.0 Process Payment 2.0 Update A/R Customer payment 1.0 Process Payment 2.0 Update A/R Customer Remittance data Receivables Information Credit Manager Deposit Bank

Simbol DFD

DFD: Sumber & Tujuan Data Diwakili oleh bujur sangkar Dapat berupa orang, organisasi atau unit-unit dalam organisasi yang mengirimkan data atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh suatu sistem Tujuan data disebut juga sebagai kotak penampungan data (data sink) Biasanya menggunakan kata benda, misal: pelanggan, bank, manajer kredit, dll Customer

DFD: Arus Data Diwakili oleh tanda panah Menggunakan kata benda Mewakili arus data antara pemprosesan, penyimpanan, serta sumber dan tujuan data Arus data dapat pula digunakan untuk pembuatan, pembacaan, penghapusan, atau pembaruan data dalam suatu file atau database (penyimpanan data) Anak panah arus data harus diberi nama untuk menunjukkan jenis data yang lewat. Jadi pembaca mengetahui dengan tepat informasi apa yang mengalir

DFD: Arus Data Jika arus data terjadi dua arah, maka digunnakan tanda panah kedua arah Update Receiv- ables General Ledger

DFD: Arus Data Process Customer Payment Jika dua elemen data terjadi secara bersamaan, misal slip pembayaran dan tanda terima uang kas dalam proses pembayaran, maka cukup digunakan satu simbol arus data. Process Payment Customer Cash Rec’d & Remittance Slip

DFD: Arus Data Process Payment Customer Sedangkan apabila elemen-elemen data tersebut tidak terjadi secara bersamaan, misal pertanyaan pelanggan tentang proses pembayaran mereka dan pembayarannya, maka digunakan dua alur data. Process Payment Customer Customer Inquiry Customer Payment

DFD: Proses Transformasi Disimbolkan dengan lingkaran Mewakilkan transformasi data Harus diberi nomor dan nama dengan menggunakan kata kerja, misal: proses pembayaran, proses penggajian, dll Process Payment 1.0

DFD: Penyimpanan Data Merupakan tempat penyimpanan data yang diwakili oleh dua garis horisontal Menggunakan kata benda, misal: buku besar, file karyawan/penggajian, file piutang dagang Aliran data keluar dari data store berarti mendapatkan kembali informasi (retrieve) Aliran data keluar dari data store berarti memasukkan atau memperbarui data Dapat berupa suatu file atau suatu sistem, database dari suatu komputer, suatu arsip/dokumen, suatu agenda/buku` Account Receivable

Batasan-batasan Umum DFD: Seluruh proses harus memiliki nama yang unik yang dapat membedakan antara elemen yang satu dengan yang lainnya Input dari suatu proses harus berbeda dengan output yang dihasilkan Suatu DFD sebaiknya tidak lebih dari 7 proses

Batasan: Proses Incorrect Setiap proses tidak mungkin hanya memiliki output saja (yang dapat memiliki output saja hanyalah sumber data) Correct Setiap proses tidak mungkin hanya memiliki input saja (yang dapat memiliki input saja hanyalah tujuan data) Proses diberi nama dengan kata kerja (verb) Incorrect Correct Edit

Batasan: Data Stores Incorrect Data tidak dapat berpindah langsung dari data store yang satu ke data store lainnya. Akan tetapi harus melalui suatu proses terlebih dahulu. Correct Data dari data source tidak dapat langsung disimpan dalam data store, akan tetapi harus melalui suatu proses terlebih dahulu baru kemudian dapat disimpan dalam data store Incorrect Correct

Batasan: Data Stores Incorrect Data dalam data store tidak dapat mengalir secara langsung ke data destination Correct 10) Data store diberi nama dengan menggunakan kata benda CUSTOMER

Batasan: Source/Sink Incorrect Data tidak dapat berpindah secara langsung dari sumber data ke tujuan data. Akan tetapi harus melalui suatu proses terlebih dahulu Correct Customer 12) Sumber atau tujuan data diberi nama dengan menggunakan kata benda.

Batasan: Data Flow 13) Suatu data flow yang bercabang menggambarkan aliran data yang sama (misal beberapa lembar copy dari invoice) yang berasal dari lokasi yang sama menuju ke proses, data store, atau tujuan data yang berbeda. A B Incorrect A Correct

Batasan: Data Flow Alur data menuju data store berarti memperbarui data (menghapus, menambah, atau merubah) Alur data dari data store berarti menggunakan data Alur data menggunakan kata benda dan dapat terdiri lebih dari 2 label selama data tersebut terjadi secara bersamaan.

Levelisasi DFD DFD dapat dibagi dalam suatu tingkatan-tingkatan untuk memudahkan dalam mengelola kompleksitas dari masing-masing tingkatan-tingkatan tersebut Tingktan yang paling awal disebut sebagai tingkatan konteks (context diagram) dan merupakan tingkatan yang paling tidak detail

Levelisasi DFD Tingkatan-tingkatan berikutnya (level 0, 1, 2, dst) membagi satu proses dari diagram sebelumnya menjadi diagram baru yang lebih detail Setiap tingkatan harus dijaga keseimbangannya. Dalam artian alur masuk dan keluar dari sumber/tujuan data haruslah sama dari level yang satu ke level lainnya

Subdividing the DFD

CONTEXT LEVEL Merupakan level tertinggi/paling atas dalam DFD Memberikan pandangan secara ringkas kepada pembaca atas suatu sistem Diagram tersebut menggambarkan hubungan antara sistem pemprosesan data dan entitas eksternal (sumber & tujuan data) Tidak menggambarkan hubungan antar terminator dan data store. Simbol proses diberi nomor “0”

CONTEXT DIAGRAM DAPUR PELANGGAN Data Pesanan Pelanggan SISTEM Data Pesanan Pelanggan SISTEM PEMESANAN MAKANAN Data Pesanan Makanan Data Penerimaan Pembayaran Laporan Manajemen MANAJER RESTAURAN

LEVEL 0 DFD Diagram level 0 merupakan proyeksi proses-proses yang terdapat dalam diagram konteks. Pada diagram level 0, eksternal entity ditulis ulang, proses-proses yang ada dijabarkan menjadi beberapa sub-proses, data store mulai ditampilkan Diagram level 0 ini harus “seimbang” dengan diagram konteks. Artinya keduanya harus memiliki ekternal entity yang sama. Dan aliran data dari dan ke ekternal entity tersebut juga harus sama.

DFD Balance DAPUR PELANGGAN Proses Pengolahan Pesanan Pelanggan 1.0 Data Pesanan Pelanggan Data Pesanan Makanan Data Penerimaan Pembayaran Proses Update Persediaan 3.0 Proses Update Barang Terjual 2.0 Data Barang Terjual Data Persediaan Formatted Inventory Data Formatted Goods Sold Data Database Persediaan Database Barang Terjual Proses Pembuatan Laporan 4.0 Data Harian Jumlah Persediaan Data Harian Jumlah Barang Terjual Laporan Manajemen MANAJER RESTAURAN

LEVEL 1 DFD Diagram level 1 merupakan proyeksi dari proses yang terdapat di level 0 Diagram level 1 menunjukkan semua proses yang terdapat dalam suatu proses pada level 0 Menunjukkan bagaimana informasi bergerak/mengalir dari dan ke masing-masing proses Diagram level 1 tidak perlu selalu ada pada saeluruh proses di level 0 Pada diagram level 1 kita tidak perlu mengulang penulisan entitas eksternal. Data store juga boleh tidak diulang penulisannya

Level 1 Diagram Proses 1 pada Diagram Level 0 Sub Proses 1 dari Level 1 Diagram 1.1 1.3 Transform Order to Kitchen Format Process Customer Order Customer Order Food Order Customer Order Inventory Data Customer Order 1.5 Customer Order Generate Inventory Decrements Customer Order 1.4 1.2 Generate Good Sold Increments Generate Customer Receipt Goods Sold Data Receipt NOTE HOW WE HAVE THE SAME INPUTS AND OUTPUTS AS THE ORIGINAL PROCESS SHOWN IN THE LEVEL 0 DIAGRAM

Contoh: (h.192) Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis. Merupakaan aktivitas diluar sistem penggajian. Sehingga tidak dimasukkan ke dalam DFD

Contoh: (h.192) Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis. Terdapat dua aliran data (data flow) menuju ke proses penggajian (formulir pegawai baru & formulir perubahan pegawai). Sumber aliran datanya adalah Departemen SDM.

DATA FLOW DIAGRAMS Data Inputs Processes Data Outputs formulir pegawai baru & formulir perubahan pegawai (dari Dept. SDM)

Contoh: (h.192) Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis. Merupakan suatu proses (memperbarui catatan pegawai) dengan data outflow menuju ke penyimpanan data (data store) yaitu file pegawai/penggajian

DATA FLOW DIAGRAMS Data Inputs Processes Data Outputs formulir pegawai baru & formulir perubahan pegawai (dari Dept. SDM) Memperbarui data File pegawai/penggajian yang sudah diperbarui

Contoh: (h.192) Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis/berdasarkan abjad. Merupakan informasi bagaimana data secara fisik disimpan. Informasi seperti ini digunakan dalam flowchart.

DATA FLOW DIAGRAMS Depart- ments Employees Employee paychecks Data pegawai baru Depart. SDM Time cards 1.0 Update File peg./ penggajian 2.0 Pay Employ- ees Payroll check Bank Data perubahan pegawai Payroll disburse- ment data 3.0 Prepare Reports 5.0 Update Gen. Ledger File pegawai/ penggajian Payroll tax disb. voucher Payroll report 4.0 Pay Taxes General Ledger Manage- ment Tax report & payment Govt. Agencies

Universitas Narotama Surabaya