KODIFIKASI (CODIFICATION) DAN BERBAGI (SHARING) PENGETAHUAN MENANGKAP(CAPTURE), KODIFIKASI (CODIFICATION) DAN BERBAGI (SHARING) PENGETAHUAN

REVIEW Tiga tahapan utama dalam siklus manajemen pengetahuan terintegrasi yaitu : 1. Menangkap atau menciptakan pengetahuan. 2. Membagi dan menyebarkan pengetahuan. 3. Mengakuisisi dan aplikasi pengetahuan.

Beberapa Metode Tacit Knowledge Capture Sejumlah teknik mungkin dapat digunakan untuk menangkap pengetahuan tacit dari individu dan dari kelompok, seperti : Ad hoc sessions Road maps Learning histories Action learning E-learning Learning from others through business guest speakers and benchmarking against best practices

EXPLICIT KNOWLEDGE CODIFICATION Kodifikasi pengetahuan adalah tahapan selanjutnya dari memperluas pengetahuan. Dengan mengubah pengetahuan tacit menjadi bentuk yang eksplisit dan tangible seperti suatu dokumen, yang pengetahuan dapat dikomunikasikan secara lebih luas dan dengan sedikit biaya. Dokumen dapat disebarkan secara luas melalui intranet korporat dan berlangsung lama, yang dapat membuatnya tersedia sebagai referensi dan ketika diperlukan, baik oleh staf yang ada dan staf di masa yang akan datang.

EXPLICIT KNOWLEDGE CODIFICATION Kodifikasi pengetahuan eksplisit dapat tercapai melalui berbagai teknik seperti Cognitive mapping, Decision trees, Knowledge taxonomies, Task analysis.

Cognitive Mapping Peta kognitif adalah cara yang baik untuk mengkoding pengetahuan yang ditangkap karena peta juga menangkap konteks dan antarhubungan yang kompleks antara konsep-konsep kunci yang berbeda. Peta kognitif berdasarkan pemetaan konsep (Leake et al., 2003), peta konsep merepresentasikan konsep dan relasi dalam bentuk grafik dua dimensi, dengan node/titik merepresentasikan konsep kunci yang dihubungkan oleh hubungan-hubungan (links) yang merepresentasikan proposisi. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mengorganisasikan lebih baik pengetahuan eksplisit dan menyimpannya dalam memori korporat untuk penyimpanan jangka panjang.

Cognitive Maps

Decision Trees Pohon keputusan adalah metode lain yang digunakan secara luas untuk mengkodifikasi pengetahuan eksplisit. Pohon keputusan biasanya dalam bentuk flowchart, dengan jalur (path) alternatif mengindikasikan dampak dari keputusan berbeda yang dibuat pada titik waktu itu. Bentuk grafiknya membuatnya mudah dimengerti dan pohon keputusan tentu saja sangat sesuai untuk pengkodingan pengetahuan proses. Contoh berikut adalah proses maintenance preventif pada peralatan pabrik.

Decision Trees

Knowledge Taxonomies Taksonomi pengetahuan membuat pengetahuan dapat secara gambar direpresentasikan sehingga merefleksikan organisasi konsep dalam bidang keahlian khusus atau untuk organisasi secara lebih luas. Taksonomi adalah sistem klasifikasi dasar yang membuat kita dapat menggambarkan konsep dan ketergantungannya-biasanya dalam bentuk hierarki. Makin tinggi konsep diletakkan, makin umum atau generik konsep tersebut. Makin rendah suatu konsep ditempatkan, makin spesifik hal tersebut pada kategori level tinggi. Konstruksi taksonomi melibatkan identifikasi, mendefinisikan, membandingkan dan mengelompokkan elemen.

Knowledge Taxonomies

Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Penciptaan Pengetahuan Strategy : Penyelarasan strategi organisasi dengan strategi Knowledge Management Measurement : Pengukuran atau penilaian dengan cara menentukan apakah terjadi perbaikan setelah adanya Knowledge Management atau apakah ada manfaat yang telah diambil Policy : Aturan tertulis yang telah dibuat oleh organisasi sebagai dasar melakukan kegiatan operasional organisasi Content : Bagian dari Knowledge-Base Organisasi yang ditangkap secara elektronik Process : Proses yang digunakan oleh Knowledge Worker di organisasi, dalam tujuan mencapai misi dan visi organisasi Technology : Teknologi yang dijadikan sebagai fasilitator atau media antara proses identifikasi, penciptaan, dan difusi pengetahuan diantara elemen-elemen organisasi. Culture : Lingkungan dan budaya dalam organisasi

PERANAN BUDAYA ORGANISASI

ALASAN PERLUNYA BUDAYA ORGANISASI Upaya mengatasi masalah-masalah eksternal dan internal di dalam organisasi maka perlu membentuk suatu budaya organisasi yang kuat dan sehat, bila ingin mempertahankan diri, bahkan jika ingin terus tumbuh dan berkembang menjadi organisasi yang efektif.

EFFECTIVE KNOWLEDGE MANAGEMENT 80% Organizational culture and human factors 20% Technology

MENCIPTAKAN BUDAYA ORGANISASI Budaya organisasi pada umumnya tidak statis (dinamis) Budaya organisasi dibuat oleh individu atau kelompok dalam organisasi. Individu atau kelompok berpartisipasi dalam organisasi dengan membawa pengalamannya, kepribadian, keterampilan, kepercayaan dan nilai yang berkaitan dengan lingkungan bermain pada masa anak-anak, latar belakang keluarga, posisi kelas sosial, jender, etnis, agama, tingkat pendidikan, pelatihan profesional, pengalaman organisasi.

DEFINISI BUDAYA ORGANISASI Robbins (1990), budaya organisasi merupakan nilai-nilai dominan atau falsafah yang menuntun kebijaksanaan organisasi untuk para anggota organisasi tersebut. Budaya organisasi juga merupakan sistem nilai yang diyakini, dipelajari, diterapkan, serta dikembangkan secara berkesinambungan, dan dijadikan acuan perilaku oleh semua anggota organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

DEFINISI BUDAYA ORGANISASI Shein (Renstra LAPAN, 2005) – pakar dalam “Applied Strategic Planning” mendefinisikan budaya organisasi sebagai suatu pola dari asumsi-asumsi dasar (keyakinan dan harapan) yang ditemukan ataupun dikembangkan oleh suatu kelompok tertentu dari organisasi, dan kemudian menjadi acuan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang berkaitan dengan adaptasi keluar dan integrasi internal, yang dalam kurun waktu tertentu telah berfungsi dengan baik, maka dipandang sah, karenanya dibakukan, sehingga setiap anggota organisasi harus menerimanya sebagai cara yang tepat dalam pendekatan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi.

Kesimpulan…. Budaya Organisasi adalah suatu pola dari keseluruhan keyakinan dan harapan yang dipegang teguh secara bersama oleh semua anggota organisasi dalam pelaksanaan pekerjaan yang ada dalam organisasi tersebut Budaya dalam suatu organisasi adalah menjadi pengikat semua karyawan dan sekaligus sebagai pemberi arti dan maksud dari keterlibatan karyawan dalam organisasi.

HIGH SOLIDARITY HIGH SOCIALITY (COMMUNAL CULTURE) A communal culture can give its members a sense of belonging, though it also is task-driven. Leaders of this culture are usually very inspirational and charismatic. The major negative is that they often exert too much influence and other members are rarely vocal. HIGH SOLIDARITY HIGH SOCIALITY (COMMUNAL CULTURE)

LOW SOLIDARITY HIGH SOCIALITY (NETWORK CULTURE) In a networked culture, members are treated as friends and family. People have close contact with each other and love each other. They are willing to help each other and share information. The disadvantage of this culture is that people are so kind to each other that they are reluctant to point out and criticize the poor performance. LOW SOLIDARITY HIGH SOCIALITY (NETWORK CULTURE)

HIGH SOLIDARITY LOW SOCIALITY (MERCENARY CULTURE) A mercenary culture focuses on strict goals. Members are expected to meet the goals and to get the job done quickly. Since everyone focuses on goals and objectivity, there is little room for political cliques. The negative is that those with poor performance may be treated inhumanely. HIGH SOLIDARITY LOW SOCIALITY (MERCENARY CULTURE)

LOW SOLIDARITY LOW SOCIALITY (FRAGMENTED CULTURE) In a fragmented culture, the sense of belonging to and identification with the organization is usually very weak. The individualists constitute the organizations, and their commitment is given first to individual members and task work. The downside is that there is a lack of cooperation. LOW SOLIDARITY LOW SOCIALITY (FRAGMENTED CULTURE)

Robbins (1990) Sepuluh karakteristik budaya yang berlaku di suatu organisasi yang membedakan antara budaya dari masing-masing organisasi. YAITU….

Inisiatif individual Toleransi terhadap tindakan beresiko Arah (direction) Integrasi Dukungan dari manajemen 6. Control 7. Identitas 8. Sistem imbalan (reward sistem) 9. Toleransi terhadap konflik 10. Pola-pola komunikasi

Sharing Knowledge Setelah pengetahuan telah dikumpulkan, lalu harus disimpan (stored) dan dibagikan (shared). Berbagi (sharing) pengetahuan melibatkan pemindahan pengetahuan dari satu (atau lebih) orang ke seseorang (atau lebih) lain. Fokus dari Knowledge Management tidak hanya pada pendistribusian (distribution) tidak juga pada penyebaran (dissemination) pengetahuan, tetapi pada pembagiannya (share). Meskipun pengetahuan dapat di peroleh pada tahapan individu, agar dapat berguna harus dibagikan dalam suatu komunitas, yang seringkali digambarkan sebagai komunitas praktek. Contohnya, jika terdapat hanya satu orang yang mengetahui aturan dan prosedur organisasi, aturan dan prosedur seperti itu akan menjadi tidak berguna dan tak berarti. Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) kemudian menjadi krusial ketika anggota baru datang dan yang lain keluar.