Pertemuan Petugas Pengolah Data PANDUAN PRAKTIS APLIKASI MICROSOFT ACCESS Bidang Informasi Keluarga dan Analisa Program (IKAP) BKKBN

Pengenalan Microsoft Access Microsoft Access merupakan salah satu bentuk aplikasi program database yang dapat digunakan secara single user maupun multi user. Keunggulan aplikasi ini memiliki perintah-perintah yang jauh lebih lengkap daripada sistem database lainnya. Kekurangan yang ada pada microsoft access adalah keterbatasan daya tampung data, sehingga banyak pengguna database yang tidak mau menggunakan microsoft access karena masalah keterbatasan yang dimilikinya. Microsoft Access umumnya digunakan untuk sistem aplikasi dengan variable data cukup kompleks

Jenis Aplikasi Program di BKKBN Dengan Microsoft Access PENDATAAN KELUARGA REGISTER KLINIK KB LAPORAN KLINIK KB DATA POTENSI WILAYAH LAPORAN PENGENDALIAN LAPANGAN KEPEGAWAIAN LAPORAN GUDANG DATA INVENTARIS KEPUSTAKAAN (DALAM PROSES)

Bahan Pokok Pembuatan Aplikasi Dengan MS Access APLIKASI PROGRAM YANG DIBUAT UMUM : TABEL FORMS QUERY REPORT MACRO Meliputi Field (Kolom dengan Identitas judul kolom), Data Type (Tipe Data : Number, Text, Memo, Date and Time) dan Description (Keterangan Kolom) Digunakan untuk membuat Menu, Format Entry Data (umumnya disesuaikan dengan bentuk formulir laporan) Digunakan untuk memilih kolom/ variable data dan tabel yang akan digunakan Digunakan untuk membuat hasil yang akan dicetak atau model-model jenis laporan yang akan di informasikan Digunakan untuk membuat kendali proses perjalanan dan penggunaan aplikasi program.

Cara Memperbaiki Aplikasi Program Pendataan Dalam Aplikasi Program Pendataan yang biasanya dilakukan perbaikan antara lain : A. Terdapat kesalahan Validasi B. Data Telah di Entry Tidak Bisa Dicetak C. Kesalahan Rumus Pada Hasil Pencetakan D. Kesalahan Dalam Penjumlahan Perbaikan Form Data Entry Cek Perangkat & Kode Wilayah Perbaikan Report Perbaikan Report

Cara Memperbaiki Aplikasi Program Pendataan A. Perbaikan Form Data Entry Aktifkan Aplikasi Program Pendataan Klik Icon Database Window Klik Forms Klik Kanan Pada Data Entry dan Pilih Icon Design View Silakan perbaiki validasi mana yang dianggap salah Validasi ditandai dengan Penulisan berukuran besar Untuk memperbaiki Kolom Dapat Dilebarkan dan ukuran huruf dapat diperkecil

Cara Memperbaiki Aplikasi Program Pendataan B. Data Telah di Entry Tidak Bisa Dicetak Bila Data tak bisa dicetak, maka cek hubungan kabel printer dengan CPU Nyalakan mesin printer dan gunakan jenis printer dari menu pencetakan Cek penulisan kode wilayah harus sesuai antara tabel R1KS dengan Tabel wilayah Aktifkan Aplikasi Program Pendataan Klik Icon Database Window Klik Tabels Double Klik Pada R1KS 2001 dan Tabdes Kode Desa Harus sama penulisannya (tampil 2 tabel) Silakan cek dan perbaiki kode desa pada R1KS 2001 dan sesuaikan dengan kode pada Tabdes

Cara Memperbaiki Aplikasi Program Pendataan C. Dan D. Perbaikan Report (Kesalahan Rumus Pada Hasil Pencetakan) Perbaikan Rumus (penjumlahan baik kesamping maupun dari atas ke bawah) pada hasil pencetakan dilakukan pada Report Aktifkan Aplikasi Program Pendataan Klik Icon Database Window Klik Reports Klik kanan pada nama Report yang akan diperbaiki dan pilih Icon Design View Silakan cek dan perbaiki Rumus pada Report tersebut

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Untuk melakukan query dengan memilih field tertentu maka harus diketahui field yang ada pada data entry Field Data Wilayah dan Field Demografi

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Field Data Demografi dan PUS

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Field Tahapan KS, Indikator Tambahan, Sasaran Intervensi dan Kesertaan Ber KB

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Field Permasalahan Tahapan KS per Indikator

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Contoh : Menentukan query dengan indikator terpilih Aktifkan Aplikasi Program Pendataan Klik Icon Database Window Klik Queries Klik New Pilih Design View Dari Box Show Table lakukan Double Klik File R1KS2001 dan Tabdes kemudian Klik Close Lakukan Drag Kodedes pada R1KS ke Kodedes pada Tabdes

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Contoh : Menentukan query dengan indikator terpilih G. Lakukan Drag Field PUS Kelompok Umur H. Lakukan Klik Icon Run Jika hasil Query akan disimpan dalam bentuk File, maka lakukan Klik tanda silang dan Klik Save, Pada Box Save As ganti nama query dengan nama baru misal PUS

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Contoh : H. Lakukan Klik Icon Run Jika hasil Query akan dicopykan ke Aplikasi Excel, maka lakukan Blok Data dan Klik copy dan aktifkan MS Excel kemudian lakukan Klik Paste. Lanjutkan dengan mengganti nama-nama Kode Kolom dengan nama sebenarnya

Cara Melakukan Export Data Dari MS Access ke MS Excel Export Data dapat dilakukan baik dari Tabel maupun dari hasil Query yang telah tersimpan Export Data Dari Tabel Misal R1KS2001 Aktifkan Aplikasi Program Pendataan Klik Icon Database Window Klik Tabels Klik pada file yang akan di Eksport Klik Icon Analyze It With MS Excel Tunggu sampai tampil dan tersimpan data R1KS pada format Excel secara utuh data satu file

Cara Melakukan Export Data Dari MS Access ke MS Excel Export Data dapat dilakukan baik dari Tabel maupun dari hasil Query yang telah tersimpan Export Data Dari Hasil Query Misal R1KS2001 dan Tabdes Aktifkan Aplikasi Program Pendataan Klik Icon Database Window Klik queries Klik pada file yang akan di Eksport Klik Icon Analyze It With MS Excel Tunggu sampai tampil dan tersimpan data R1KS pada format Excel secara utuh data satu file

Tips-Tips Untuk dapat menguasai aplikasi ini sebaiknya lakukan copy file Aplikasi dengan nama lain dan silakan untuk mencoba. Jangan merasa takut untuk mencoba, karena dengan melakukan uji coba, maka peluang untuk dapat mengembangkan berbagai jenis tabel data dan informasi akan semakin besar. Dengan melakukan Uji coba, maka peluang terhindar dari kemacetan melakukan pengolahan data semakin kecil.

Sekian Terima Kasih