Perlindungan Dokumen Elektronik Dokumen Perusahaan Dalam Implementasi Undang-Undang No. 8 Tahun 1997 : Perlindungan Dokumen Elektronik Matakuliah : ERP Eka Ismantohadi

Sistem Basis Data (Arsip / Dokumen)   Basis Data (Database), dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki lemari arsip dan berwenang/bertugas untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti : memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan, menentukan kelompok/jenis arsip, memberi nomor dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.

Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Kumpulan file/tabel/arsip/dokumen yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

Basis data di sebuah harddisk Sistem Pengarsipan Mahasiswa Matakuliah Absen Nilai Lemari arsip sebuah ruang Disk / Storage File Mahasiswa File Matakuliah File Absen File Nilai Basis data di sebuah harddisk

Sistem Pengarsipan Konvensional Rektorat Sekretariat PDE Dengan PC Stand Alone Bank

Sistem Pengarsipan Modern

Sistem Pengarsipan Terdistribusi

Sistem Informasi Terintegrasi Sistem Pengarsipan Terdistribusi Sistem Informasi Terintegrasi Bank

Sistem Informasi Terintegrasi Sistem Pengarsipan Online-Realtime Sistem Informasi Terintegrasi

Komponen Sistem Kearsipan   Basis Data (Database), Data tersimpan secara terintegrasi dan dipakai secara bersama-sama Hardware, Perangkat keras yang digunakan dalam mengelola sistem database Software, perangkat lunak perantara antara pemakai dengan data fisik. Perangkat lunak dapat berupa Data Base Management System dan berbagai program aplikasi User, sebagai pemakai sistem Sistem Operasi (Operating System)

Tujuan Desain Pengarsipan Mencegah Data redudancy dan Inconsistency Mempermudah dalam melakukan akses terhadap data Mempertimbangkan Data Isolasi Mempertimbangkan masalah keamanan data

Struktur Arsip & Akses

Perkembangan Sofrware Arsip Stand-alone database diakses pada komputer personal misalnya Microsoft access, foxbase, dbase, dll Server database diakses oleh jaringan komputer misalnya Oracle, IBM DB2, Microsoft SQL Server, MYSQL, SYBASE, INTERBASE, PARADOX, PROGRESSQL, .

Design Kearsipan Conceptual model 2. Logical database design Meliputi perancangan pemilihan DBMS baik secara conceptual, logical dan phisical. Langkah-langkah dalam mendesign database (database design). Ada 3 langkah utama dalam design database yaitu: Conceptual model Adalah mendefenisikan data-data yang diperlukan. Pada langkah pertama ini perlu diperhatikan adalah data apa yang dibutuhkan sebagai output, baik melalui screen (layar) atau printer, yang datanya harus disimpan dalam file database. 2. Logical database design Adalah menentukan data yang akan dikelompokan dalam suatu file database. Hal yang penting dalam pengembangan adalah logika disain database, model relasi dan proses normalisasi yaitu pengelompokan data menjadi satu tabel berdasarkan entity dan relasinya. Design Kearsipan

3. Physical database design Adalah pertimbangan kemampuan sistem yang akan dipakai jika diperlukan pembahasan yang sesuai dengan informasi sistem. Pada tahap ini adalah untuk mempertimbangkan, penyisipan dan penghapusan jika tidak terjadi maka tabel-tabel yang telah dinormalisasikan harus digabungkan kembali yang disebut penormalisasian.

Contoh Database Bank

Konsep Model Database Mengapa mengambil dan memproses data yang sama berulang kali? Pertanyaan inilah yang menjadi alasan utama mengapa data warehouse diperlukan.Ada alasan lain, akibat situasi diatas, yang selalu menimbulkan keraguan pemakai tingkat-atas top manager, misalnya kepala wilayah) akan kebenaran informasi yang diperolehnya. Laporan harian pada contoh bank-bank diatas diatas dijadikan sumber data oleh fungsi-fungsi dikantor cabang dan wilayah, untuk membuat laporan yang lain untuk keperluan masing-masing. Akibat berantainya penggunaan dan pemrosesan individu ini (terutama re-entry manual, perbedaan pengertian nilai data (definisi dan makna) dan formula perhitungan), maka bila mereka mengadakan rekonsiliasi kembali berdasar laporan individu tersebut (misalnya waktu rapat manajemen antar fungsi), hampir selalu muncul masalah inconsistenc informasi. Sistem gudang data (Data Warehouse) dibangun untuk mengatasi masalah teknis dan bisnis dalam kasus-kasus sejenis diatas, yaitu kasus kasus yang berkaitan dengan pengunaan data dan informasi untuk mengambil keputusan bisnis dan manajemen.

Sistem Informasi Terintegrasi

Sistem Informasi Terintegrasi Universitas

Sistem Informasi Terintegrasi Bank Bukopin

Perlindungan Terhadap Arsip Keamanan Setiap transaksi, arsip dan informasi di encrypted, Vendor bertanggung jawab atas keamanan server. Kepercayaan Apakah Vendor Legitimate ? (Hanya berdasarkan informasi yang tertera pada homepage). Apakah konsumen legitimate ?. (Hanya berdasarkan no. credit card, beberapa vendor hanya mengirim produk ke alamat penagihan credit card)

Perlindungan Terhadap Arsip Services Keamanan secara Elektronik Authentication Access Control Confidentiality Integrity Non-Repudiation Services Keamanan secara Non-Elektronik Identitas Foto, Nama lengkap, dll Pembuka Pintu dan kunci Masternya, check point Surat Tersegel tinta yang tidak terlihat Tinta tidak terhapus, hologram pada credit card Tanda tangan notaris surat yang terintegrasi

MANFAAT ARSIP 1. Dalam bentuk kegiatan organisasi: • Sebagai bahan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi; • Sebagai bahan pengambilan keputusan/kebijaksanaan • Sebagai bahan membuat perencanaan • Sebagai bahan untuk penyusunan program • Sebagai bahan acuan melaksanakan kegiatan • Sebagai bahan evaluasi dan laporan 2. Bahan pertanggungjawaban antar generasi 3. Bahan penulisan sejarah

NILAI GUNA ARSIP 1. Nilai guna administrasi 2. Nilai guna hukum 3. Nilai guna keuangan 4. Nilai guna kebijaksanaan 5. Nilai guna pelaksanaan kegiatan 6. Nilai guna sejarah 7. Nilai guna penelitian

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN UNTUK MENYIMPAN ARSIP Baki surat (Letter Tray) 2. Brankas (Safe Keeping Document) 3. Rak buku (lemari terbuka) 4. Lemari Arsip Memory writer Microfilm 7. Komputer

PERSONIL ARSIP (SYARATNYA) 1. Ketelitian 2. Kecerdasan 3. Kecermatan 4. Kerapihan 5. Tekun dalam melaksanakan tugas 6. Tidak mudah bosan 7. Mampu memegang/menyimpan rahasia 8. Peramah, sopan santun 9. Kesabaran/tidak emosional 10. Memiliki keahlian dibidang kearsipan

SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK 1. Mudah dilaksanakan 2. Mudah dimengerti 3. Murah/ekonomis 4. Tidak memakan tempat 5. Mudah dicapai 6. Cocok bagi organisasi 7. Luwes 8. Dapat mencegah kerusakan 9. Mempermudah pengawasan

Kesimpulan Arsip (Dokumentasi) tidak cukup hanya melalui teks dan grafik saja. Sekarang Arsip mencakup teks, grafik, animasi gambar, dan video, yang disertai dengan sajian audio berasal dari teknologi Database (Kearsipan) Era Globalisasi, para pimpinan organisasi dalam mengambil keputusan (decision making) tertentu untuk pengembangan solusi yang baru maupun perubahannya akan digantikan oleh peranan Bank Data (Data Warehouse) yang didukung oleh TI yang tepat guna dan database. Salah satu modal yang harus ditingkatkan untuk menghadapi hal tersebut adalah efektifitas pemanfaatan TI. Regulasi, Globalisasi dan teknologi database merupakan driving forces perubahan yang mempunyai dampak terhadap perubahan gaya hidup (life style) dan gaya bekerja (work style) yang menghendaki perubahan tuntutan layanan dengan karakteristik : Speedly, Simplicity, effeciency, dan excellency. Tuntutan layanan Speedly, Simplicity, effeciency, dan excellency hanya dapat terpenuhi dengan memanfatkan sistem informasi dan teknologi Arisp dan Akses (File & Access) yang berbasiskan Teknologi Informasi.

Sumber-Sumber dan Informasi Lebih Lanjut ·   Laudon, “Management Information Systems; Organization and Technology”, Mcmillan Publishing Co., 1993.  ·   Marchand, A. Donald, "Competing with Information", Wiley, 2000  ·   M. Roche, “Managing Information Technology in Multinational Corporations”, Mcmillan Publishing Co., 1992.  ·   Schultheis, M. Sumner, “ File Organization, Processing and Accessing ”, Irwin, 1995.  ·   Internet Resources: http://www.erp-enterprise-resource-planning-erp-software.com/ http://www.erpassist.com/ http://www.sap.com/ http://www.oracle.com