Manajemen Integrasi Proyek

Tujuan pembelajaran Menjelaskan kerangka kerja manajemen integrasi proyek dlm hub-nya dgn area manajemen proyek yg lain dan siklus hdp proyek Menjelaskan proses renc. Strategis & menerapkan metode seleksi proyek yg berbeda Menjelaskan pentingnya membuat project charter utk mengawali proyek scr formal Menjelaskan proses membuat pernyataan awal lingkup proyek

Tujuan pembelajaran Menjelaskan pengembangan renc. Manajemen proyek, termasuk isi, menggunakan guidelines dan templates utk mengembangkan renc., dan melakukan analisis stakeholder utk membantu dlm hubungan kerja Menjelaskan eksekusi proyek, hub-nya dgn renc. Proyek, faktor-faktor utk kesuksesan hasil, tools dan teknik utk menunjang eksekusi proyek Menjelaskan proses monitoring dan pengendalian kerja proyek

Tujuan pembelajaran Menjelaskan proses kendali perubahan terintegrasi, perencanaan utk manajemen perubahan pd proyek TI, dan membangun serta menggunakan sistem kendali perubahan Menjelaskan pentingnya membangun dan mengikuti prosedur yg baik utk menutup proyek Menjelaskan bgmn software dapat membantu dlm manajemen integrasi proyek

9 Knowlegde Areas

Kunci sukses proyek: Manajemen Integrasi Proyek yang Baik Manajer proyek hrs mengkoordinasi semua knowledge areas selama siklus hidup proyek Bbrp manajer proyek yg “baru” mpy masalah dlm melihat “big picture” dan ingin fokus ke banyak detail Manajemen integrasi proyek tdk sama dgn integrasi software

Proses Manajemen Integrasi Proyek Membuat project charter: bekerja sama dgn stakeholder utk membuat dokumen yg scr formal memberikan kewenangan utk menjalankan proyek Membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek: bekerja sama dgn stakeholder, terutama user dari produk (jasa) hasil proyek utk mengembangkan lingkup proyek yg berkualitas tinggi dan membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek Membuat rencana manajemen proyek: mengkoordinir semua usaha perencanaan utk membuat sebuah dokumen yg koheren dan konsisten, yaitu rencana manajemen proyek

Proses Manajemen Integrasi Proyek (lanj.) Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek: menjalankan renc manajemen proyek dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnya Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyek Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset proses organisasional Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr formal menutup proyek

Rencana Strategis dan Seleksi Proyek Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa baru Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT Strength – Weaknesses – Opportunities – Threats Sbg bagian dr rencana strategis, organisasi hrs: Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek mana yg akan dikerjakan (proses seleksi) Memformalkan proyek dgn membuat project charter

Mengidentifikasi Proyek-proyek Potensial Bbrp organisasi mengikuti proses perencanaan utk memilih atau menyeleksi proyek-proyek IT Adl sangat penting utk menyelaraskan proyek IT dgn strategi bisnis Penelitian menunjukkan bahwa: Dukungan thdp tujuan bisnis yg nyata mrpk alasan utama yg dipakai utk investasi dlm proyek IT Perusahaan dgn operasi IT terkonsolidasi mpy biaya operasional per user end 24% lebih rendah Penggunaan IT yg standar menurunkan biaya pengembangan aplikasi (41% per user)

Proses Perencanaan IT

Metode Seleksi Proyek Biasanya tdk tersedia cukup banyak waktu dan sumberdaya utk mengimplementasikan semua proyek Metode utk seleksi proyek mencakup: Fokus pd kebutuhan organisasi scr meluas Membuat kategori proyek-proyek IT Melakukan net present value atau analisis finansial yg lain Menggunakan model penilaian dengan pembobotan Menggunakan penilaian berimbang

Fokus pd kebutuhan organisasi Seringkali sangat sulit utk menilai bbrp proyek IT, namun biasanya semua orang menyetujui bahwa proyek tsb mpy nilai yg tinggi Tiga kriteria penting utk sebuah proyek: Bahwa proyek tsb mmg dibutuhkan Bahwa ada dana tersedia utk proyek tsb Bahwa ada keinginan kuat utk membuat proyek tsb sukses

Kategorisasi Proyek IT Salah satu kategorisasi adl bgmn proyek memberikan respon pd: Problem atau masalah Peluang Pengarahan (directive) Kategorisasi yg lain berdasar pd waktu yg dibutuhkan utk menyelesaikan proyek atau tanggal penyelesaian proyek Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek scr keseluruhan

Analisis Finansial Proyek Pertimbangan finansial biasanya mrpk aspek penting dlm proses seleksi proyek Tiga metode utk menentukan nilai finansial proyek: Analisis NPV (Net Present Value) ROI (Return on Investment) Analisis payback

Analisis Net Present Value Analisis Net Present Value (NPV) adl metode utk menghitung laba atau rugi scr moneter dr sebuah proyek dgn tanpa memperhitungkan cash inflows and outflows di masa mendatang Proyek dgn NPV positif dpt dipertimbangkan jika nilai finansial mrpk kriteria utama Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik

Contoh analisis NPV

ROI ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek dari keuntungan kmd dibagi dgn biaya ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya proyek Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik Byk organisasi menentukan ROI minimum bagi proyek-proyek yg akan didanainya IRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn membuat NPV = nol

Analisis Payback Periode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk pengembalian modal (investasi) dlm sebuah proyek Payback terjadi jika kumulatif keuntungan atau laba dan biaya adl lebih besar daripad nol Byk organisasi menginginkan supaya proyek-proyek IT mpy periode payback yg cukup pendek

Contoh Grafik Periode Payback

Model Weighted Scoring Model weighted scoring adl tools yg menyediakan proses sistematis utk memilih proyek berdasar bbrp kriteria Langkah-langkah dalam identifikasi: Identifikasi kriteris penting utk proses seleksi Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria shg totalnya 100% Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk setiap proyek Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh bobot-skor total Semakin tinggi bobot-skor, maka proyek semakin baik

Contoh Model Weighted Scoring

Implementasi Balanced Scorecard Dibangun utk membantu memilih dan memanajemen proyek yg selaras dgn strategi bisnis Balanced Scorecard adl metodology yg mengubah penggerak (drivers) organisasi spt layanan konsumen, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja finansial menjadi besaran-besaran yang terukur (defined metrics) Akses www.balancedscorecard.org