Definisi Sistem Informasi Eksekutif Sistem Informasi eksekutif (SIE) adalah sistem berbasis komputer yang menyediakan (bagi eksekutif) kemudahan akses terhadap informasi internal dan eksternal yang relevan terhadap faktor kritikal keberhasilan mereka

Ciri-ciri SIE : SIE dibuat untuk pemakai individual/eksekutif Data diuraikan, disaring, dipadatkan dan dapat ditelusuri tingkat kritikalnya Menyediakan fasilitas : Status akses Exceptional report Drill down, yang memungkinkan eksekutif mengakses data rinci dari informasi summary yang ada pada tampilan SIE Mengakses data dan mengintegrasikan sejumlah besar data internal dan eksternal User friendly, dan sedikit memerlukan pelatihan bagi pemakai Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa bantuan pihak lain Menampilkan informasi grafis, tabel-data maupun teks

Informasi dan data lingkungan Perusahaan Tanpa EIS Informasi dan data lingkungan Manajer puncak Sistem informasi pemasaran Sistem informasi manufaktur Sistem informasi keuangan Sistem informasi SDM Informasi dan data lingkungan MATERI 8B

Informasi dan data lingkungan Informasi dan data lingkungan Perusahaan Dengan EIS Informasi dan data lingkungan Sistem informasi eksekutif Sistem informasi pemaasaran Sistem informasi manufaktur Sistem informasi keuangan Sistem informasi SDM Informasi dan data lingkungan MATERI 8B 4

Perbedaan EIS dan ESS Definisi EIS dan ESS dapat saling dipertukarkan. Namun ESS mempunyai pengertian lebih luas karena kapabilitasnya sebagai berikut : Mendukung electronic communication (e-mail, computer conference, word processing) Kemampuan analisis data (spreadsheet, query, SPK) Kemampuan sebagai alat mengorganisasi informasi (e- calendar, tickler files, dll)

Contoh tampilan layar SIE

Keterangan gambar tampilan layar Layar menunjukkan hasil penjualan (sales) sampai bulan Desember 1998, yang merupakan informasi up-to-date waktu itu Untuk menampilkan layar ini, eksekutif melakukannya dengan memasukkan pilihan F1 sebagai nomor screen yang terdapat di pojok kiri atas Tampilan ini juga dapat terjadi secara otomatis jika nomor screen tadi dipakai di dalam salah satu pilihan menu (dengan memilih memakai mouse) Nama penanggung jawab yang menyediakan informasi screen ini ditampilkan di pojok kanan atas, lengkap dengan nomor tilponnya. Hal ini agar bila eksekutif ingin data yang lebih rinci dapat menghubungi langsung

Keterangan gambar tampilan layar (lanjutan-1) Dibawah penanggung jawab terdapat nomor dokumen sebagai sumber informasi Layar dibagi menjadi tiga bagian : di bagian atas, ditampilkan gambar yang menyajikan informasi visual yang impresif di bagian tengah informasi grafis, dapat berupa tabular-data Tombol-tombol yang menyatakan pilihan yang akan ditampilkan ditempatkan di bagian bawah Grafik menampilkan informasi yang lalu (1991-1995), informasi yang berjalan (Januari – Desember) dan forecast (1996–2000) yang dinyatakan dengan bar-chart atau grafik garis

Keterangan gambar tampilan layar (lanjutan-2) Rancangan layar dibuat semudah mungkin sehingga dimengerti pemakai, dengan cara menyederhanakan isinya, agar tidak menimbulkan salah pengertian Pada diagram batang, warna kuning menunjukkan actual sales, sedangkan anggaran sales dinyatakan dengan warna biru Warna dan ketebalan batang digunakan secara konsisten untuk menempatkan data actual dan anggaran Data pendukung disiapkan dalam bentuk tabular-data

Keterangan gambar tampilan layar (lanjutan-3) Warna-warna (seperti pada lampu lalulintas) digunakan untuk menonjolkan kondisi–kondisi khusus. Merah menyatakan kondisi yang tidak menyenangkan atau penurunan sales, sedangkan hijau menyatakan kondisi baik/normal artinya proyek sesuai dengan jadwal. Beberapa sistem memungkinkan user meng-click pada data yang diwarnai untuk melihat data rinci (disebut : drill-down) yg menjelaskan alasan terjadinya kondisi khusus tersebut Informasi berupa teks menjelaskan : - alasan terjadinya sesuatu, - apa dampaknya dan berapa lama hal tersebut dapat berpengaruh, - koreksi apa yang harus dilakukan, - apa yang perlu dilakukan untuk menjamin hal itu tidak terjadi lagi

Perkembangan (history) SIE Tahun 1970 EIS pertama kali dibuat oleh Northwest Industries and Lockheed John Rockart dan Michael Treacy’s membuat “The CEO Goes On-Line” pada tahun 1982 Pertengahan 80-an beberapa produsen perangkat lunak memproduksi EIS- software seperti Pilot Software Command Center dan Comshare’s Commander Akhir tahun 80-an banyak seminar tentang EIS, salah satunya International Data Corporation Tahun 1990 terjadi perubahan pandangan terhadap EIS. Jika pada versi sebelumnya (1985) EIS lebih diarahkan untuk eksekutif, mulai saat itu juga dibuat untuk keperluan para manajer dan analis, mereka menjadi salah satu pemakainya. Informasi dalam EIS menyatakan bagaimana perusahaan dapat dilihat kinerjanya melalui KPI dan CSF, biasanya luas tetapi global. EIS saat ini berisi data yang lebih beragam, seperti informasi financial, customer related data, bisnis proses dan informasi eksternal

Perkembangan (history) SIE

Alasan diperlukan SIE Menurut Watson dan Rainer (1991), SIE menyajikan : informasi yang lebih tepat waktu mengakses data operasi lebih banyak mengakses database organisasi lebih banyak menampilkan informasi yang relevan menampilkan informasi baru atau update menampilkan informasi lingkungan eksternal, dll

Alasan diperlukan EIS (lanjutan-1) EIS meningkatkan kinerja eksekutif : meningkatkan komunikasi menampilakn informasi trend meningkatkan efektifitas dan efisiensi pertemuan dilakukan melalui jaringan Model mental meningkatkan perencanaan dan pengawasan, dll EIS mendukung tujuan organisasi : meningkatkan respons thd kebutuhan pelanggan meningkatkan kualitas produk menyederhanakan organisasi

Perbandingan SIM, SPK, SIE SIM mengelola data yang lalu, saat ini dan projeksi, yang berkaitan dengan kegiatan internal dan pengamatan eksternal. SIM mendukung perencanaan, pengawasan dan pelaksanaan kegiatan dengan menyediakan informasi periodik untuk membantu mengambil keputusan (Kennevon, 1970) SPK adalah sistem informasi berbasis computer utk mendukung pengambilan keputusan untuk permasalahan yang semi dan tidak terstruktur dengan dukungan data dan model-model analisis. SPK lebih dangkal dibandingkan SIE, karena dirancang untuk keperluan yang spesifik, tugas-tugas pengambilan keputusan semi dan tidak terstruktur, menggunakan model matematika seperti simulasi atau linier program. Meskipun demikian beberapa SIE memasukkan SPK sebagai komponen didalamnya, hal ini memudahkan eksekutif untuk melakukan analisis. (lihat tabel 1.1 Perbandingan EIS, MIS dan DSS)

Apa yang tidak ada di SIE ? SIE tidak dapat mengeliminasi kebutuhan organisasi terhadap pengolahan data. Artinya meskipun sudah ada EIS, tetapi masih tetap diperlukan TPS Untuk menghasilkan laporan-laporan yang standar, periodik, query dan sebagainya lebih baik menggunakan SIM Untuk melakukan analisa hal-hal yang spesifik lebih baik menggunakan SPK Meskipun knowledge based dapat dimasukkan ke dalam SIE, tetapi beberapa tugas lebih cocok jika digunakan sistem pakar tersendiri SIE tidak mengubah peran eksekutif secara langsung, tetapi lebih sebagai dukungan terhadap tugas-tugasnya

EIS Staf, yaitu staf pengembang dan pemelihara SIE Tiga Perspektif SIE : EIS Staf, yaitu staf pengembang dan pemelihara SIE User, yaitu eksekutif sebagai pemakai SIE untuk mendukung tugas-tugas mereka Vendor dan Konsultan, menyediakan perangkat dan jasa untuk pengembangan SIE

Perspektif struktural Dorongan organisasi dalam mengembangkan SIE Contoh : Jika dalam perusahaan hutang (debt) meningkat, solusinya adalah mengurangi personil Jika pimpinan tidak puas dengan tampilan laporan, solusinya sistem harus dirancang kembali Jika akan meningkatkan revenue, perusahaan harus fokus ke customer

Perspektif struktural

Perpektif struktural (lanjutan) Sponsor eksekutif Biasanya terdiri dari presiden direktur dan wakil direktur Bertugas : inisiasi proyek, alokasi resources, pengguna sistem dan mengurangi resistance Sebenarnya SIE tidak memerlukan Cost benefit analysis, mengingat cost dapat dihitung sedangkan benefit (karena sifatnya yang intangible) baru dapat dihitung setelah SIE berhasil diimplementasikan. Tetapi hal ini dapat menjadi pertimbangan dalam menilai efektifitas sebuah SIE

Perspektif struktural (lanjutan) Sponsor operasi Penunjukan eksekutif untuk mengamati development EIS Tugasnya memilih staf, merencanakan development dan melakukan pengawasan kegiatan EIS Staff Manajer EIS Staff Merumuskan proses-proses bisnis dan requirement eksekutif technical support Melakukan evaluasi hardware,software, LAN, download data Information Analyst Merumuskan informasi apa saja yang akan ditampilkan Data supplier Merumuskan data apa saja yang akan dimasukkan ke SIE

Perspektif struktural (lanjutan) Personil Area Fungsional Pemakai system yang biasanya ikut serta merumuskan requirement informasi Bekerja bersama-sama information analyst, staff EIs dan eksekutif merumuskan jenis informasi yang akan ditampilkan di EIS Data Data berada pada Functional area/bisnis Data dapat berasal dari eksternal, misalnya dari : Dow Jones, published data, data pelanggan, data pemasok Hard data : data yang berada/ berasal dari dalam perusahaan Soft data : data yang dikumpulkan dari luar perusahaan

Dialog Action language Bagaimana pemakai memerintah system Misal : keyboard, e-mail, mouse, trackball, touchscreen Berbentuk menu, berisi pilihan informasi,keyword index Presentation Language Bagaimana sistem menyediakan informasi untuk user Berbentuk teks, grafis, tabular-data Perlu dibuat rancangan layar, pengaturan warna, grafis, kadang-kadang voice atau image. Knowledge base Eksekutif perlu mengetahui kemampuan atau dukungan apa saja yang ada pada SIE. Harus user friendly, log-on prosedur, memudahkan pengoperasian.

Soft Information Hard information : adalah semua data yang diperoleh secara konvensional seperti laporan periodik tentang finansial, sales order, inventory control. Informasi ini disajikan secara terjadwal, sesuai dengan permintaan serta query. Informasi diperoleh dari pengolahan database perusahaan. Umumnya informasi seperti ini lebih bermanfaat bagi low level management Soft Information : Soft informasi meningkatkan pemahaman kejadian-kejadian yang lalu, saat ini dan y.a.d. Ketepatan & manfaatnya bergantung dari kesesuaian terhadap keadaan saat ini yang dipahami oleh user. Ditampilkan dalam bentuk, teks, grafik, image, voice, berasal dari saluran formal dan informal baik internal maupun eksternal. Informasinya berbentuk prediksi, opini, news, ide-ide, rumor, dll.

Hasilnya (lihat gambar 12.3) Rumors, gosip, desas-desus 9,4 % Opini, feelings, ide 15,6 % Prediksi, spekulasi, prakiraan, estimasi 78,1 % Penjelasan, justifikasi, penilaian, interpretasi 65,6 % Jadwal, rencana formal 50,0 % Berita, trend industri, hasil survai eksterna 62,5 %

Gambar 12.3

Alasan perlunya soft informasi Eksekutif lebih membutuhkan soft informasi Budaya organisasi berdampak perlunya soft informasi dimasukkan ke EIS Eksekutif belum tentu bersedia memasukkan soft informasi ke dalam EIS Soft informasi meningkatkan perhatian pada isu kritikal Soft informasi meningkatkan perkembangan organisasi Soft informasi menambah variasi industri Soft informasi yang berisi data pesaing meningkatkan nilai usaha Soft informasi tidak selalu dimasukkan ke dalam EIS

Alasan perlunya soft informasi Nilai soft informasi bergantung pada waktu Bertambahnya kualitas dan kuantitas soft informasi meningkatkan dukungan kepada staf Beragamnya soft informasi meningkatkan nilai EIS Organisasi dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas soft informasi Identifikasi terhadap sumber, meningkatkan nilai soft informasi Penyajian soft informasi melalui EIS bergantung teknologi Rumor, gosip dan desas-desus kurang bagus dimasukkan ke dalam EIS, sebaliknya prediksi, prakiraan, estimasi sangat tepat dimasukkan ke dalamnya

Keys to EIS Success SIE dikatakan sukses bila memenuhi kebutuhan user, dapat meningkatkan produktifitas dan meningkatkan komunikasi. SIE yang tidak mendukung sasaran bisnis, dapat dikatakan telah gagal. Tiga pihak yang berperan dalam suksesnya SIE adalah Sponsor Eksekutif, EIS Staff dan User. Perspektif lainnya berhubungan dengan manajemen data, penanganan hambatan non-teknis serta penggunaan metode prototyping untuk meningkatkan kepuasan user.

ModeI SIE yang Sukses Tahap : Development Tahap : Pengoperasian Keterlibatan eksekutif (Executive involment) Kerjasama eksekutif dengan Staff SIE (Relationship between executive and providers) Staf SIE Tahap : Pengoperasian 4. a. Kualitas informasi b. Dampak pada tugas Eksekutif c. SIE yang berfungsi d. Kemudahan pemakaian e. Isu-isu pemanfaatn SIE

Model Key Success SIE

Keterlibatan Eksekutif Proyek pengembangan SIE harus didukung oleh Sponsor Eksekutif Peran Sponsor eksekutif memberi dukungan/motivasi dan komitmen terhadap sumberdaya Didukung oleh Top Management Mempertimbangkan biaya Penugasan oleh Eksekutif kepada staff operasional agar ikut aktif di dalam proyek SIE

Kerjasama Eksekutif dengan Staff SIE Mengembangkan dan memelihara SIE Menguasai skill teknis dan skill bisnis, serta keahlian interpersonal Mampu memilih software yang sesuai Mampu merumuskan kebutuhan sistem dan informasinya Mampu bekerjasama dengan eksekutif dan user untuk menentukan isi tampilan SIE

Peran Staff SIE Mengelola data internal dan kesternal Mengelola penyebaran informasi Menjamin adanya sinergi akibat luasnya pemakaian SIE Penyerahan aplikasi SIE secepatnya Menghubungkan SIE dng kebutuhan bisnis spesifik Membentuk tim pengembangan SIE &pemeliharaan Menjamin diperolehnya data & pemutakhiran data Mengelola jaringan komputer, memelihara sistem Mengembangkan sistem yang mudah digunakan

Kualitas Informasi SIE Timely Akurat Relevan Convenience Concise New, uniques Comprehensive

Dampak pada tugas Eksekutif Meningkatnya efisiensi Meningkatkan komunikasi Adaptive terhadap perubahan organisasi

SIE yang berfungsi Menyediakan status access Menyediakan exception reporting Definisi data yang standar Memungkinkan data dari eksternal Menyediakan fasilitas drilldown Menyediakan soft informasi (human resources) Menyediakan data internal Akuntabilitas data Menyediakan tampilan grafis Menyediakan informasi trend analysis Menyediakan fungsi decision support Integrasi data keseluruhannya

Kemudahan pemakaian SIE Mudah dioperasikan Tidak memerlukan training khusus bagi user Respon times cepat Sistem reliabel

Isu-isu pemanfaatan SIE Bentuk output yang beragam Warna Mudah memperoleh hard-copy Mudah dipelihara Fasilitas help secara visual Menu yang mudah Berbagai kemungkinan cara menemukan informasi