Electricity for a Better Life PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) Panduan Menulis Dokumen Aplikasi Kriteria Malcolm Baldrige

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Kenali Struktur Kriteria Malcolm Baldrige yang disusun dalam 3 (tiga) level, yaitu: ................(1) Basic Requirement Pertanyaan pada level ini letaknya ada disamping judul item kategori Pertanyaan hanya singkat dan menanyakan sesuai item kategori, sifatnya masih umum Contoh: Overall Requirement Pertanyaan pada level ini letaknya ada di bawah judul item kategori Pertanyaan makin detail atau makin spesifik dibanding basic requirement Meminta perusahaan untuk menjelaskan poin-poin penting yang harus diperhatikan dari item kategori Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Kenali Struktur Kriteria Malcolm Baldrige yang disusun dalam 3 (tiga) level, yaitu: ................(2) Multiple Requirement Pertanyaan pada level ini letaknya ada di samping sub part Makin detail atau makin spesifik dan lebih terperinci dibanding overall req Meminta perusahaan utk menjawab setiap pertanyaan yang ada Contoh: Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Kenali Struktur Kriteria Malcolm Baldrige yang disusun dalam 3 (tiga) level, yaitu: ................(3) 1. Kepemimpinan ..................................................... adalah [kategori] 1.1 Kepemimpinan Senior .................................. adalah [item kategori] a. Visi, Tata Nilai, dan Misi ......................... adalah [area to address] (1) Visi dan Tata Nilai ............................. adalah [sub part] Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige CATEGORY ITEM ATA PART QUESTION I I-1 I-2 I-1a I-1b I-1a1 H,H,H, 1.1 Senior Leadership. 1.2 Governance and Societal Responsibilities Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Selalu kaitkan dengan visi, misi, sasaran strategis dan strategi perusahaan Yang harus ditanamkan sebelum menjawab adalah mengetahui apa visi, misi, sasaran strategis/tujuan perusahaan dan selanjutnya ketika menjawab pertanyaan selalu dikaitkan bahwa jawaban perusahaan adalah dalam rangka merealisasikan visi, misi, sasaran strategis/tujuan perusahaan. Inilah yang akan menghimpun kekuatan tim dan menyatukan seluruh elemen perusahaan menuju arah yang sama. Pada pedoman penilaian hal ini menunjukkan kekuatan integrasi dan keselarasan baik terkait kriteria PROSES yang lain ataupun HASIL. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Akrab dengan kriteria dan pertanyaannya...(1) Memahami konsep dan kerangka kerja adalah kekuatan untuk tidak mudah goyah dalam menjawab pertanyaan (contoh: fokus pada hasil, maka pastikan untuk jawaban PROSES adalah tidak sekedar proses, melainkan proses yang akan mengantarkan dicapainya HASIL yang unggul). Terbiasa atau akrabi 7 kriteria yang terdiri dari 6 kriteria PROSES dan 1 kriteria HASIL berikut kategori, item kategori, area to address dan sub part di dalamnya. Tidak ada salahnya memahami pertanyaan sesuai tingkatan kriteria mulai dari basic, overall dan multiple requirement. Seringkali kita langsung menjawab pertanyaan untuk level MR dan menemukan kesulitan karena banyak yang belum ada (belum diterapkan) di perusahaan. Mulai membiasakan diri dengan pertanyaan dan memahami apa maksud pertanyaan dalam konteks yang umum yang terjadi dalam keseharian pengelolaan perusahaan. Setiap pertanyaan meskipun dipisah-pisahkan dalam beberapa pertanyaan harus dipahami bahwa itu satu kesatuan dan saling berkaitan. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Akrab dengan kriteria dan pertanyaannya...(2) Kemungkinan kita akan frustasi dan susah mencari jawabannya, biasanya karena tidak paham maksud pertanyaan atau perusahaan belum menerapkan (memiliki cara) sehingga tidak terbayang jawabannya. Terus akrabi saja pertanyaannya dan jangan berhenti untuk memahami maksud pertanyaan sambil mencari sumber lain atau bertanya pada orang lain yang mampu menjelaskan. INGAT 3x !!! Jawaban perusahaan bukan apa yang  seharusnya dilakukan oleh perusahaan melainkan apa yang terjadi di perusahaan. Bila tidak ada jawaban, maka perusahaan sudah tahu sebenarnya, apa area yang kedepan harus diperbaiki Hindari kalimat yang mengandung kata “AKAN” Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Cari contoh jawaban dari perusahaan lain Salah satu cara yang dianjurkan adalah mempelajari bagaimana perusahaan lain merespon pertanyaan. Konsultan hanya membantu memahami maksud pertanyaan, maka lakukan diskusi bersama terkait realitas yang terjadi di perusahaan. Mulailah dengan Profil Organisasi Mengetahui siapa diri kita berikut lingkungan bisnis yang terjadi adalah modal utama untuk memudahkan perusahaan menjawab pertanyaan kriteria. Jawaban pertanyaan Profil Organisasi adalah informasi dasar untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan kriteria selanjutnya. Layaknya kita sedang terbang buta, jika langsung menjawab pertanyaan tanpa sebelumnya melakukan dan memahami jawaban dari Profil Organisasi, apa yang terjadi ? Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Potong menjadi beberapa bagian pertanyaan Meskipun pertanyaan-pertanyaan kriteria harus dipahami adalah satu kesatuan dalam sub part atau area to address atau bahkan dalam satu item kategori, namun beberapa pertanyaan bisa kita potong-potong menjadi beberapa bagian untuk memudahkan  memahami pertanyaan dan mencari jawabannya. Contoh pertanyaan adalah “Bagaimana perusahaan mendengarkan pelanggan untuk memperoleh informasi / yang akan ditindaklanjuti / dan untuk mendapatkan umpan balik pada produk Anda dan dukungan perusahaan kepada pelanggan? Lihat dan pahami catatan/penjelasan dari setiap item kategori di bawah Setiap item kategori ada catatan yang menjelaskan lebih jauh tentang apa yang dimaksud dari pertanyaan. Catatan setiap item kategori wajib dibaca dan akan membantu untuk memahami maksud pertanyaan. Juga tidak kalah penting adalah  glossary yang ada di halaman belakang. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Pertimbangkan pedoman penilaian (scoring system) Pedoman penilaian memberikan pengetahuan kepada kita untuk menjawab pertanyaan sesuai perspektif penilaian,  yaitu  PROSES meliputi : Approach – Deployment – Learning dan Integration (atau sering disingkat dengan sebutan ADLI) dan untuk HASIL yang meminta perusahaan untuk menampilkan Level pencapaian – Trend (pertumbuhan kinerja dari waktu kewaktu) – Comparison (posisi perusahaan dibanding benchmark) dan Integration (atau sering disingkat dengan sebutan LeTCI) Pedoman penilaian juga menunjukan posisi skor untuk : Basic Requirement – Overall Requirement dan Multiple Requirement Mengacu pada pedoman penilaian, maka diharapkan perusahaan menjawab secara singkat (sistematis) dan tidak sekedar menyampaikan hal-hal yang sepele yang terjadi di perusahaan. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE 1000 650 450 Basic (Cara yang diperlukan) Overall (Cara yang spesifik) Multiple (Cara yang lebih detail): - Focus - Perbaikan lebih detail Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – APPROACH 0% or 5% Tidak terbukti adanya Cara/ Pendekatan (APPROACH) yang sistematis terhadap persyaratan suatu Item, informasi anekdotal 10%, 15%, 20%, or 25% Tahap awal dari APPROACH yang sistematis terhadap BASIC REQUIREMENTS, sudah terbukti 30%, 35%, 40%, or 45% APPROACH sistematis dan efektif, responsive terhadap BASIC REQUIREMENTS suatu Item, sudah terbukti 50%, 55%, 60%, or 65% APPROACH sistematis dan efektif, responsif terhadap OVERALL REQUIREMENTS suatu Item, sudah terbukti 70%, 75%, 80%, or 85% APPROACH sistematis dan efektif, responsif terhadap MULTIPLE REQUIREMENTS suatu Item, sudah terbukti 90%, 95%, or 100% APPROACH sistematis dan efektif, responsif penuh terhadap MULTIPPLE REQUIREMENTS suatu Item, sudah terbukti Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – DEPLOY 0% or 5% Terbukti hanya sedikit atau tidak ada penerapan (DEPLOYMENT) atas APPROACH yang sistematis 10%, 15%, 20%, or 25% APPROACH baru pada tahap awal DEPLOYMENT di sebagian besar area atau unit kerja, menghambat kemajuan dalam pencapaian BASIC REQUIREMENTS suatu Item 30%, 35%, 40%, or 45% APPROACH sudah di DEPLOY, meskipun beberapa area atau unit kerja baru dalam tahap awal deploy 50%, 55%, 60%, or 65% APPROACH sudah WELL DEPLOYED, meskipun DEPLOYMENT masih bervariasi di beberapa area atau unit kerja 70%, 75%, 80%, or 85% APPROACH sudah WELL DEPLOYED, tanpa kesenjangan (Gaps) yang signifikan 90%, 95%, or 100% APPROACH sudah FULLY DEPLOYED, tanpa kelemahan atau kesenjangan (Gaps) yang signifikan di berbagai area atau unit kerja Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – LEARNING 0% or 5% Orientasi pada Perbaikan tidak ditemukan, perbaikan dicapai sebagai reaksi atas adanya masalah 10%, 15%, 20%, or 25% Tahap awal transisi dari bersifat reaktif terhadap masalah menuju Orientasi pada Perbaikan secara umum, sudah terbukti 30%, 35%, 40%, or 45% Tahap awal APPROACH yang sistematis untuk mengevaluasi dan memperbaiki proses utama, sudah terbukti 50%, 55%, 60%, or 65% Proses evaluasi dan perbaikan sistematis, berdasarkan fakta, dan beberapa pembelajaran (LEARNING), termasuk INOVASI sudah terbukti untuk memperbaiki efisiensi dan efektivitas proses-proses utama 70%, 75%, 80%, or 85% Proses evaluasi dan perbaikan yang sistematis, berdasarkan fakta, dan pembelajaran (LEARNING) termasuk INOVASI telah menjadi alat manajemen yang utama; terdapat bukti yang nyata adanya penyempurnaan dan inovasi sebagai hasil analisis dan ”sharing” pada level perusahaan 90%, 95%, or 100% Proses evaluasi dan perbaikan sistematis, berdasarkan fakta, dan pembelajaran (LEARNING) organisasional melalui INOVASI telah menjadi alat utama organisasi secara luas; penyempurnaan dan inovasi didukung oleh analisis dan ”sharing”, sudah terbukti diseluruh organisasi Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – INTEGRATION 0% or 5% Tidak terbukti adanya keselarasan (ALIGNMENT) Organisasional; area individu atau unit kerja bekerja sendiri-sendiri 10%, 15%, 20%, or 25% APPROACH selaras dengan area atau unit kerja lainnya sebagian besar melalui penyelesaian masalah bersama 30%, 35%, 40%, or 45% APPROACH masih dalam tahap awal penyelarasan (ALIGNMENT) dengan kebutuhan dasar perusahaan yang diidentifikasi dalam respons pada Profil Organisasi dan Item Process lainnya 50%, 55%, 60%, or 65% APPROACH sudah selaras (ALIGNED) dengan kebutuhan organisasi menyeluruh yang telah diidentifikasi dalam respons pada Profil Organisasi dan Bidang-bidang Process lainnya 70%, 75%, 80%, or 85% APPROACH sistematis dan efektif, responsif terhadap MULTIPLE REQUIREMENTS suatu Bidang, sudah terbukti 90%, 95%, or 100% APPROACH sudah WELL INTEGRATED dengan kebutuhanorganisasional saat ini dan yang akan datang sebagaimana yang diidentifikasi dalam respon pada Profil Perusahaan dan Item Process lainnya Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – LEVELS 0% or 5% Tidak ada hasil-hasil kinerja organisasi yang dilaporkan, atau hasilnya buruk dalam area yang dilaporkan 10%, 15%, 20%, or 25% Beberapa hasil kinerja organisasional sudah dilaporkan; responsif terhadap BASIC REQUIREMENTS pada item, dan tahap awal kinerja baik terbukti 30%, 35%, 40%, or 45% Level kinerja organisasi yang baik telah dilaporkan; responsif terhadap BASIC REQUIREMENTS pada item 50%, 55%, 60%, or 65% Level kinerja organisasi yang baik telah dilaporkan, responsif terhadap OVERALL REQUIREMENTS pada Item 70%, 75%, 80%, or 85% Level Kinerja organisasional ”good” sampai ”excellent” telah dilaporkan, responsif terhadap MULTIPPLE REQUIREMENTS pada Item 90%, 95%, or 100% Level Kinerja organisasional ”excellent” sudah dilaporkan yang , responsif penuh terhadap MULTIPPLE REQUIREMENTS pada Item Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – TRENDS 0% or 5% Trend data tidak dilaporkan atau yang dilaporkan pada umumnya menunjukkan trend terbalik 10%, 15%, 20%, or 25% Beberapa trend data telah dilaporkan, dengan beberapa trendnya terbukti tampak terbalik 30%, 35%, 40%, or 45% Beberapa trend data telah dilaporkan, dan mayoritas trend yang disajikan bermanfaat 50%, 55%, 60%, or 65% Trend yang bermanfaat sudah terbukti di area penting bagi pencapaian misi organisasi 70%, 75%, 80%, or 85% Trend yang bermanfaat dapat dipertahankan sepanjang waktu di hampir seluruh area penting bagi pencapaian misi organisasi 90%, 95%, or 100% Trend yang bermanfaat telah dipertahankan sepanjang waktu di semua area penting bagi pencapaian misi organisasi Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – COMPARISONS 0% or 5% Informasi pembanding tidak dilaporkan 10%, 15%, 20%, or 25% Tidak ada atau hanya sedikit saja informasi pembanding yang disajikan 30%, 35%, 40%, or 45% Tahap awal mendapatkan informasi pembanding, sudah terbukti 50%, 55%, 60%, or 65% Beberapa level kinerja saat ini telah dievaluasi terhadap informasi pembanding dan atau benchmark, dan menunjukkan area kinerja yang relatif baik 70%, 75%, 80%, or 85% Banyak sampai hampir seluruh trend dan level kinerja saat ini telah dievaluasi terhadap pembanding dan/ atau benchmark yang relevan dan menunjukkan area kepemimpinan dan kinerja yang relatif sangat baik (”very good”) 90%, 95%, or 100% Terdapat bukti yang menunjukkan kepemimpinan industri dan benchmark dalam banyak area Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – INTEGRATION 0% or 5% Hasil-hasil pada area yang penting bagi pencapaian misi utama organisasi, tidak dilaporkan 10%, 15%, 20%, or 25% Hasil-hasil telah dilaporkan pada beberapa area yang penting bagi pencapaian misi organisasi 30%, 35%, 40%, or 45% Hasil-hasil telah dilaporkan untuk banyak area penting bagi pencapaian misi organisasi 50%, 55%, 60%, or 65% Hasil-hasil kinerja organisasional telah dilaporkan untuk hampir seluruh persyaratan pelanggan utama, pasar, proses 70%, 75%, 80%, or 85% Hasil-hasil kinerja organisasional telah dilaporkan untuk hampir seluruh persyaratan pelanggan utama, pasar, proses dan rencana kerja 90%, 95%, or 100% Hasil-hasil kinerja dan proyeksi organisasional telah dilaporkan untuk hampir seluruh persyaratan pelanggan utama, pasar, proses dan rencana kerja Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Memahami pertanyaan “Bagaimana (How)” dan “Apa (What)” Jawaban untuk pertanyaan yang diawali dengan kata “Bagaimana” atau “How”, meminta perusahaan untuk menguraikan : Apa proses atau pendekatan cara (approach) yang diterapkan di perusahaan? Pertanyaan yang diawali dengan “Bagaimana” adalah yang paling banyak kita temukan dalam kriteria. Mengacu pada pedoman penilaian maka dalam menjawab pertanyaan “bagaimana”, maka perusahaan menjelaskan : apa pendekatan yang digunakan?, bagaimana dan seberapa luas pendekatan tersebut diterapkan? , bagaimana perusahaan mengevaluasi dan memperbaiki proses tersebut? Juga bagaimana pendekatan tersebut selaras dengan tujuan perusahaan dan kriteria lainnya. Jawaban untuk pertanyaan yang diawali dengan kata “Apa” atau “What” hanya menyampaikan informasi  sesuai yang diminta oleh pertanyaan. Harus hati-hati, karena seringkali kita tidak sadar menjawab pertanyaan “Bagaimana” tetapi ternyata uraian jawabannya seperti menjawab pertanyaan “Apa”. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige (PROSES) Proses/cara/metoda /pendekatan – Approach, Deployment, Learning, Integration HOW SISTEMATIK (Sejauh mana cara tsb dilakukan berulang, berbasis data & Informasi memenuhi persyaratan) WHAT Pernyataan / Data – informasi dasar proses bekerja. Temuan, ukuran,rencana, sasaran, tujuan interpretasut/kriteria 2013-2014/ Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Tampilkan tren dan benchmark dan sampaikan penjelasannya untuk jawaban HASIL Khusus untuk menjawab pertanyaan HASIL atau result, maka tampilkan kinerja perusahaan sesuai persyaratan pedoman penilaian (LeTCI seperti yang diuraikan pada penjelasan poin 8). Akan lebih baik menampilkan HASIL berupa grafik diagram garis (line chart). Jangan lupa untuk memberi penjelasan dari setiap grafik yang ditampilkan. Ingat bukan menulis ulang informasi yang telah tertampil di grafik tetapi memberi penjelasan lebih lanjut dari  grafik kinerja. Penjelasan diperlukan agar pembaca memahami bahwa kinerja yang ditampilkan adalah kinerja yang sangat penting untuk ditampilkan karena sangat terkait erat dengan jawaban Profil Organisasi dan jawaban kriteria. Juga memberi penjelasan atas adanya kejadian (kalau ada) berkaitan dengan trend yang dicapai (baik trend meningkat atau sebaliknya). Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Jangan khawatir kalau jawabannya  panjang Untuk pertama kalinya biarkan jawaban apa adanya dan tidak harus  memaksakan diri  sesuai  jumlah halaman yang diminta. Pengalaman yang banyak dijumpai adalah tidak mungkin sekali menyusun akan diperoleh jawaban yang baik termasuk jumlah halaman yang efektif. Jurus yang tepat adalah susun jawaban, revisi,  revisi dan revisi untuk kesempuranaan jawaban yang sitematik dan mencerminkan persyaratan proses (ADLI) dan hasil (LeTCI) didalamnya. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Lihat keterkaitannya dengan jawaban dari kriteria lain Pada nomor 2 telah diuraikan, bahwa jawaban perusahaan untuk “Selalu dikaitkan dengan visi, misi, sasaran strategis dan strategi perusahaan”, karena  inilah yang menyatukan sudut pandang jawaban perusahaan secara keseluruhan dalam satu tujuan, tetap harus dilakukan review untuk juga melihat keselarasan dan integrasinya dengan jawaban dari kriteria yang lain. Beberapa rujukan yang menyampaikan keterkaitan kriteria (linkage criteria) bisa menjadi alat untuk melihat keselarasan dan integrasi jawaban. Beberapa orang menyebut ini sebagai “benang emas”, dari semua jawaban  harus dapat ditunjukan keselarasan dan integrasinya, mulai dari visi, misi, sasaran strategis, rencana jangka panjang, rencana tahunan, target, rencana kerja, proses yang mendukung, indikator kinerja yang diukur dan dievaluasi ……….dst…..sampai dengan pencapaian kinerja sebagai  jawaban yang ditampilkan untuk kategori 7 (HASIL). Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

Terima Kasih