STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGAWASAN KOMISI INTERNAL DEWAN INSAN CENDIKIA DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA DIPLOMA IPB 2011 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGAWASAN

Standard Operating Procedure (SOP) Pengawasan merupakan pedoman pelaksanaan pengawasan Komisi Internal DPM terhadap BEM J, CLUB, FORMA dan MIPRO meliputi pengontrolan sebelum, saat, dan sesudah kegiatan atau program kerja sebagai bentuk pelaksaan fungsi kontroling DPM KM yang selanjutnya diterapkan oleh DPM J IPB.

SOP PENGAWASAN LK-J 1. Rapat Koordinasi (Rakor) merupakan rapat yang dihadiri oleh Komisi Internal DPM dengan Lembaga Kemahasiswaan Diploma IPB. 2. Jenis Rakor Komisi Internal dan DPM : a. Rakor rutinan awal minggu ditiap bulan, dilaksanakan berdasarkan inisiasi DPM terutama Komisi Internal dengan fasilitas telepon seluler. b. Rakor general antara seluruh anggota DPM dan seluruh Lembaga Kemahasiswaan, dilaksanakan minimal dua kali dalam satu tahun. c. Rakor insidental, dapat dilaksanakan berdasarkan permintaan DPM atau Lembaga Kemahasiswaan sesuai dengan kesepakatan bersama. d. Rapat Pimpinan (Rapim) / Rapat Executive Committee (Exco), merupakan rapat yang dihadiri kepala divisi / bagian / ketua komisi bersama BPH. BPH yang dimaksud ialah ketua, wakil ketua, sekretaris dan bendahara.

3. Komisi II (Internal) ialah komisi yang menjadi koordinator dari jalannya pengawasan sesuai dengan fungsi utamanya dalam bidang controlling. 4. Komisi Internal DPM yang akan mengadakan rakor diwajibkan melakukan breafing sebelum rakor dilaksanakan. 5. Agenda Rakor: a. Evaluasi program kerja yang telah terlaksana dan pembahasan program kerja yang akan dilaksanakan dalam satu bulan kedepan. b. Kerapihan administrasi. c. Kondisi Lembaga Kemahasiswaan (keaktifan anggota dll). d. Penyampaian rekomendasi berdasarkan aspirasi mahasiswa.

6. Rakor dapat dilaksanakan berdasarkan penjadwalan yang ditentukan oleh Komisi Internal DPM. 7. Rakor dapat dilaksanakan diluar jadwal yang ditentukan jika dalam keadaan darurat dan pertimbangan-pertimbangan yang kuat sehingga rakor harus diundur. Ex: Aksi, Bencana Alam, Terjadi Tindakan Kriminal dan Keadaan Perang. 8. Komisi Internal dapat mengadakan rakor dengan satu atau lebih departemen (untuk BEM) dan satu atau lebih Lembaga Kemahasiswaan (untuk LK-J non BEM) dalam waktu bersamaan. 9. Kepengurusan BEM dan Lembaga Kemahasiswaan non BEM yang mengikuti rakor harus berasal dari pengurus yang masih aktif dan resmi keberadaanya.

10. Saat melakukan rakor, SDM dari DPM minimal 3 orang dari komisi yang bersangkutan dan jika tidak memenuhi kuota, komisi internal dapat meminta SDM dari komisi yang lain. 11.Rakor tidak boleh melanggar kode etik kelembagaan (Ex: batas maks rakor ialah pkl 21:00). Jika melebihi atau melaksanakan rapat diatas jam tersebut, maka pihak yang akan mengadakan rapat harus membuat surat keterangan yang formatnya telah diatur oleh BPH DPM-J IPB. 12.Rakor sekurang-kurangnya dilakukan selama 30 menit.

13. Komisi internal wajib membuat rekapan absensi dan notulensi rakor yang keseluruhannya dikelola secara berkala oleh Sekretaris DPM. 14.Jika agenda rakor adalah evaluasi kegiatan sebelumnya maka langsung dinilai berdasarkan SPPK dan hasil rekapannya disimpan oleh Komisi Internal.

15. Saat Kegiatan Pengawasan ada minimal 2 orang anggota DPM yang didelegasikan untuk mengawasi kegiatan LK-J yang sebelumnya telah dikoordinasikan dengan LK-J yang mengadakan kegiatan. 16. Delegasi membawa: a. Membawa ID Card b. Membawa Surat Tugas c. Menyebarkan Kuisoner untuk peserta dan panitia, dengan berkoordinasi dengan panitia d. Mengisi form evaluasi kegiatan (form disediakan oleh komisi II) e. Mengikuti kegiatan dengan baik dan tidak menggangu jalannya kegiatan.

TERIMA KASIH TERIMA KASIH