ANALISIS JABATAN & DESAIN PEKERJAAN Oleh: Gerry Taufan Anggoro Freddy Aldo Setiawan

Definisi Analisis Jabatan Gary Dassler (2003) Prosedur untuk menetapkan kewajiban-kewajiban tiap posisi dan karakterstik orang yang diambil oleh organisasi. Pembuatan informasi analisis jabatan digunakan untuk diskripsi pekerjaan secara tertulis dan spesifikasi jabatan.

Definisi Analisis Jabatan Syafarudin Alwi (2001) proses memperoleh informasi yang lebih jelas tentang suatu jabatan. Analisis jabatan berkaitan dengan proses identifikasi tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam organisasi (deskripsi jabatan) dan identifikasi tentang karakteristik keahlian dan kemampuan SDM yang diperlukan untuk menjalankan tugas-tugas yang terurai dalam deskripsi jabatan tersebut (spesifikasi jabatan).

Informasi Untuk Analisa Jabatan Aktivitas pekerjaan. Perilaku manusia. Mesin, alat-alat, peralatan, dan bantuan kerja. Standar kinerja. Kontek pekerjaan. Persyaratan manusia.

Penggunaan Informasi Analisis Jabatan Deskripsi Jabatan Spesifikasi Jabatan Keputusan Rekrutmen dan Seleksi Penilaian Kinerja Evaluasi Pekerjaan dan Keputusan Gaji Persyaratan Pelatihan dan Pengembangan

Hubungan Analisis Jabatan dan Desain Jabatan Manipulasi dari faktor-faktor yang mendorong efektivitas pelaksanaan tugas Deskripasi Jabatan Spesifikasi Jabatan Implementasi tugas yang tertera pada deskripsi jabatan

Daftar tugas, kewajiban Kualifikasi pengetahuan, Hubungan Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan Deskripsi Jabatan: Daftar tugas, kewajiban dan tanggung jawab Spesifikasi Jabatan: Kualifikasi pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan pengalaman Analisi Jabatan

Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Fungsi-fungsi Lain MSDM Deskripsi Jabatan Spesifikasi Jabatan Staffing Recruitment Seleksi Penempatan Kinerja Evaluasi Kinerja Strategi Desain Jabatan Simplifikasi Enlargement Enrichment Rotasi Perencanaan Kuantitas Kualitas

Fokus dan Tujuan Strategi Desain Jabatan Simplifikasi Memperkecil lingkup tugas (karena penerapan otomatisasi) Individu bekerja lebih efektif melalui spesialisasi tugas yang spesifik Enlargement Memperluas lingkup tugas dan tanggung jawab Mengurangi kelesuan dan kebosanan karena spesialisasi Enrichment Ekspansi jabatan, vertikal (dept) dan horisontal (lingkup) Memberi tanggung jawab dan otonomi lebih besar pada jabatan Membuat tugas-tugas lebih menarik dan bermakna Terbukanya peluang bagi pengembangan ide dan kepuasan dalam jabatan Rotasi Menambah variasi tugas dan tanggung jawab Mengurangi efek demotivatif dalam jabatan Peningkatan pengalaman dalam berbagai jabatan

Job Enlargement : memperluas isi pekerjaan secara horisontal, mengurangi spesialisasi Job Rotation : memindahkan karyawan pada berbagai jabatan Keberhasilan Job Enlargement dan Job Rotation dan munculnya teori motivasi (Maslow&Herzberg) melahirkan Job Enrichment

Job Enrichment Perkembangan lebih lanjut dari Job Rotation dan Job Enlargement Berdasarkan teori motivasi Herzberg : untuk memotivasi karyawan, jabatan perlu diperkaya (enriched) sehingga memberi kesempatan untuk : - achievement – recognition – responsibility - advancement – growth

Contoh Job Enrichment SEBELUM JOB ENRICHMENT SETELAH JOB ENRICHMENT Tiap karyawan dirotasi pada semua mesin Tiap karyawan dirotasi hanya pada 2 mesin Jika mesin rusak, operator memanggil petugas perawatan mesin Karyawan mendapatkan latihan perawatan mesin (prefentif dan korektif) dan memperbaiki sendiri 2 mesin yang menjadi tanggung-jawabnya Operator mengganti sparepart sesuai jadwal menurut manual Operator menetapkan sendiri kapan blade akan diganti Mandor mengawasi operator dan melakukan tindakan korektif jika performansi kurang baik Memberikan sistem feedback yang memberikan keterangan tentang hasil kerja, langsung pada operator

Contoh Job Enrichment lanjutan … SEBELUM JOB ENRICHMENT SETELAH JOB ENRICHMENT Karyawan melaksanakan proses khusus terhadap tiap produk/benda kerja yang melewati mereka satu benda kerja digarap hingga selesai oleh satu kelompok (3-5 pekerja) khusus Tugas karyawan ditentukan oleh supervisor/mandor kelompok karyawan menetapkan sendiri pembagian tugas Mandor/inspector memeriksa mutu pekerjaan kelompok karyawan memeriksa sendiri mutu pekerjaan

ANALISIS PEKERJAAN Secara sistematik mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasi informasi tentang pekerjaan-pekerjaan.

ISI ANALISIS PEKERJAAN (What) Apa yang harus dikerjakan ? (How) Bagaimana cara mengerjakannya ? (Why) Mengapa harus dikerjakan seperti itu ? (whom) Kualitas orang macam apakah yang tepat untuk mengerjakannya?

KEGUNAAN INFORMASI ANALISIS PEKEJAAN Menetapkan basis rasional bagi struktur kompensasi Menghapuskan persyaratan kerja yang menyebabkan diskriminasi dalam pengadaan personalia Merencanakan kebutuhan SDM di waktu mendatang dan sebagai basis perencanaannya Menforecast dan menentukan kebutuhan latihan bagi karyawan baru dan lama

5. Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik 6 5. Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik 6. Menempatkan karyawan pada pekerjaan yang sesuai dgn keterampilan mereka secara efektif 7. Membantu merevisi struktur organisasi 8. Memperkenalkan para karyawan baru dengan pekerjaan mereka 9. Memperbaiki aliran kerja 10. Menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.

PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN TAHAP 1, Persiapan Analisis Pekerjaan TAHAP 2, Pengumpulan Data Observasi Wawancara Kuesioner Logs Kombinasi TAHAP 3, Penyempurnaan Data

TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN PENGENALAN ORGANISASI & TIPE PEKERJAAN PENGUMPU-LAN DATA APLIKASI: DESKRIPSI & SPESIFIKASI PENYUSUNAN DAFTAR PERTANYAAN IDENTIFIKASI PEKER-JAAN SI SDM

Metode Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan Pengumpulan informasi analisis pekerjaan melibatkan HR Specialist, pekerja, dan Supervisor pekerja. Metode yang populer dalam pengumpulan data al.: Wawancara. Metode yang digunakan wawancara individu dengan setiap karyawan, wawancara kelompok karyawan yang memiliki kesamaan pekerjaan, wawancara supervisor dengan satu atau lebih supervisor tentang pemahaman pekerjaannya. Kuisoner. Jenis kuisoner yang biasa digunakan adalah kuisoner berbentuk checklist yang tersetruktur atau kuisoner berbentuk terbuka yang terstruktur. www.themegallery.com

Pengamatan. Pengamatan langsung dapat memberikan gambaran sebenarnya aktivitas fisik pekerja. Tapi terkadang bias karena saat pengamatan karyawan akan sangat rajin. Diperlukan penggabungan metode pengamatan dan wawancara. Catatan Harian. Catatan atau laporan aktivitas pekerjaan harian karyawan. Teknik Analisis Jabatan Kuantitatif. Dengan menggunakan pendekatan kuantitatif seperti wawancara dan kuisoner yang tidak selalu sesuai. Metode yang digunakan Position Analysis Questionnaire (PAQ), Department of Labor (DOL) Procedure, Functional Job Analysis. www.themegallery.com

Lanjutan… Menggunakan Berbagai Sumber Informasi. Perusahaan bisa mengumpulkan data dari pekerja individu, kelompok, atau supervisor; atau dari observasi analisis pekerjaan, etc. Metode yang digunakan wawancara, observasi, atau kuisoner secara bersamaan. Masalah yang muncul dari penggunaan beberapa data ini adalah penilaian orang secara individu.

SPESIFIKASI PEKERJAAN DESKRIPSI PEKERJAAN Suatu pernyataan tertulis yang meng-uraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya SPESIFIKASI PEKERJAAN Menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu & faktor-faktor manusia yang diisyaratkan.

CONTOH Deskripsi Pekerjaan Nama Jabatan : Manajer Pelatihan & Pengembangan Kode Jabatan : A-22537 Tanggal : 10 Agustus 2012 Departemen : Personalia Penyusun : Nama Penyusun Lokasi : Kantor Pusat Fungsi: Dibawah supervisi umum Direktur Personalia, mengembangkan, menyelenggarakan dan mengevaluasi program-program latihan on the job dan off the job. Bertindak sebagai penasehat bagi manajemen operasional dalam pelaksanaan latihan. Tugas-Tugas: 1. Bekerjasama dengan para anggota manajemen lainnya menentukan kebutuhan 2. Dengan persetujuan Direktur, mengembangkan struktur program latihan 3. Melakukan riset tentang metode latihan yang paling efektif 4. Mempersiapkan bahan-bahan latihan yang diperlukan 5. Mengembangkan berbagai prosedur evaluasi latihan 6. Menjelaskan kepada para anggota manajemen lainnya tentang teknik-teknik pengajaran yang efektif. 7. Bila perlu dan memenuhi syarat, bertindak sebagai instruktur dalam kursus-kursus latihan karyawan.

Wewenang: 1. Menentukan instruktur dan para pelaksana program latihan 2. Mengusulkan program-program latihan yang diperlukan 3. Meminta fasilitas yang diperlukan untuk penyelenggaraan latihan 4. Dengan persetujuan Direktur, menentukan skedul program latihan Tanggungjawab: Bertanggungjawab atas kelancaran pelaksanaan program-program lain. Bertanggungjawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan. Hubungan Lini: Atasan langsung : Direktur Personalia Bawahan langsung : para pelatih (instruktur), Kepala bagian administrasi latihan. Kondisi Kerja: Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 08.00 pagi sampai jam 16.00 sore, kecuali bila memberikan latihan dan melakukan perjalanan (tiga hari per bulan)

CONTOH SPESIFIKASI PEKERJAAN Nama Jabatan : Kepala Bagian Riset Kimia Kode Jabatan : E-456 Tanggal : 10 September 2007 Penyusun : Nama Penyusun Departemen : Devisi Produk Plastik Lokasi : Laboratorium Jalan Cermai Persyaratan-persyaratan Pekerjaan: Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia, menguasai kimia organik, fisika dan kimia murni, mempunyai keterampilan dalam menggunakan komputer dan analisis statistik matematis. Pengalaman : 5 tahun bekerja dibidang industri atau penelitian plastik. Persyaratan fisik : kesehatan baik untuk melakukan perjalanan dan kontak dengan personalia diluar perusahaan pada berbagai seminar, konvensi, tugas konsultasi, dan sebagainya. Mempunyai stamina dan daya tahan cukup kuat untuk melakasanakan tugas-tugas. Persyaratan mental: inisiatif & kreatif, dapat mengambil keputusan secara cepat, mampu menganalisa dan membuat sintesa berbagai informasi yang abstrak. Supervisi : Akan mengendalikan 6-10 sarjana teknik kimia dan lulusan sekolah kejuruan. Mampu untuk berkomunikasi secara lisan dan tertulis – baik secara vertikal maupun horizontal dalam organisasi perusahaan. Kondisi kerja : Baik, 80% duduk di atas kursi yang nyaman, tenang dan dalam ruangan yang ber AC.

TERIMA KASIH