Mengenal Alat Komunikasi: Policy Brief Yuyu Komariah, B-Trust 11 Juni 2009 – Bandung, Indonesia 1 1

Sasaran Memahami dengan baik penggunaan, isi, struktur, dan desain policy brief. Membuat outline policy brief yang sesuai dengan topik yang dipilih.

LATIHAN KELOMPOK – bagian I Peserta dibagi ke dalam beberapa kelompok. Setiap kelompok mendapatkan contoh policy brief (tidak boleh dilihat/dibaca terlebih dahulu!) Setelah aba-aba, seluruh kelompok diberikan waktu 2 menit untuk membaca policy brief yang diberikan Setelah 2 menit berakhir, policy brief diletakkan kembali pada tempatnya dan tiap kelompok harus dapat menjawab pertanyaan berikut: Apa isu yang diungkapkan dalam policy brief tsb? Mengapa isu tersebut diangkat, apa pentingnya? Rekomendasi apa saja yang diberikan? Berikan contoh fakta, data, atau bukti yang membenarkan/memperkuat rekomendasi tsb? Tiap kelompok mempresentasikan jawabannya. After the presentations have a short discussion: Which of the questions were easy/hard to answer, and why? Why do you think that we started with this exercise? (My justification below) The target audience for policy briefs are people short on time and deprived of sleep who need to get up to speed on an issue very quickly. The time-bound nature of this exercise forces you to think like the target audience and can help you to understand what works and what doesn’t both in terms of form and content. It also helps emphasise lessons from previous talks (mainly on successful communication) about how to create sticky, memorable messages and the importance of clear language. (Did anybody have difficulty understanding the meaning of their policy brief?) More generally, this exercise is perhaps the first time some have had the chance to read a policy brief, so it’s a good chance to begin to familiarise yourself with this tool for research communication.

Outline of presentation Sebuah pengantar tentang policy briefs: Apa itu Policy Brief? Mengapa policy brief dibuat? Untuk siapa policy brief dibuat? Teknik Umum menyusun Policy Brief Membuat Outline Policy Brief Kesimpulan

Apa itu Policy Brief?? Dokumen ringkas dan berdiri sendiri yang fokus pada isu tertentu yang membutuhkan perhatian kebijakan. Dokumen yang memaparkan alasan atau rasional pemilihan alternatif kebijakan tertentu yang ada pada tataran perdebatan kebijakan Menjelaskan dan meyakinkan urgensi isu terkait Menyajikan rekomendasi kebijakan Memberikan bukti yang mendukung rekomendasi tsb Menunjukkan pembaca PB sumber-sumber lainnya tentang isu terkait On the first point: It is important that the document be ‘self-contained’. i.e. all of the information required to understand the basics of the issue. Don’t assume much, if any, background knowledge on the issue. On the second point: note that most common is four pages, and that one shouldn’t do six pages as that doesn’t fold properly. On the third point: Policy briefs are not written for a general public. While they should use language that is easily understandable, it is ok to use some technical language. It’s not a newspaper article!

Apa itu Policy Brief?? Dua tipe Policy Brief PB sebagai memo PB sebagai publikasi Fokus ke dalam (internal) Fokus keluar (eksternal) Demand-driven Supply-driven Sasaran terbatas Sasaran luas Pandangan umum tentang subyek tertentu dari berbagai sudut Fokus kepada penelitian yang memperkuat argumen PB Dapat menyajikan banyak solusi Menyajikan rekomendasi yang kuat, jelas dan menyeluruh The focus of the rest of this presentation is the second type of policy brief, as this is the situation that researchers, civil society organisations, networks, policy advocates and lobbyists are more likely to be in. It might be helpful to describe a (hypothetical) situation for each of these types of policy brief: Memo: The Secretary of State for International Development asks the Trade Policy team at the Department for International Development what the government’s position should be on a trade agreement that is under negotiation between the EU and Peru and Colombia. PB as publication: A researcher has shown that HIV infection rates in Malawi are significantly reduced if HIV status is recorded in an individual's health passport. This is because the highest rates of infection in the country are through mother-to-child transmission and this knowledge can help maternal health clinics to prevent this type of transmission. The researcher wants to convince the Malawian government to make this change, which might mean targeting the Ministry of Health, Parliamentarians, iNGOs, donors, etc.

Mengapa Policy Brief? Ada pembagian antara kebijakan dan riset Bukti berdasarkan penelitian dapat memberikan masukan bagi kebijakan yang secara dramatis berdampak positif. Menjembatani jurang antara komunitas peneliti dan pengambil kebijakan yang dikarenakan : Kebutuhan dan tekanan yang berbeda mngenai penggunaan informasi Ekspertis penelitian yang spesifik vs pengetahuan umum Perbedaan ruang dan waktu antar komunitas Kompetisi pengaruh memepngaruhi terhadap keputusan kebijakan Point 1: TEHIP rural health programme in Tanzania, for example, led to a decrease in child mortality in two rural districts of 43 and 46% between 2000 and 2003. Divergent needs: Researchers are focused on rigorous studies and often wrap their conclusions in caveats. Their incentives are mainly to produce academic articles, which aren’t usually read outside academia. As for policy-makers, Vincent Cable notes five main constraints for using evidence in the policy process: SPEED (they have to make decisions quickly and in accordance with political agenda); SUPERFICIALITY (don’t need in depth knowledge, just enough to be able to justify a decision); SPIN (have to stick with a decision for a reasonable amount of time); SECRECY (most discussions take place in private and don’t allow participation from researchers); and SCIENTIFIC IGNORANCE. Specialised research v general knowledge: Some fear that the capacity of the current system of communication between researcher and policy communities is inadequate to rule out excessive dilution of scientific knowledge (Clark and Juma, 2002). It is therefore important for researchers to play the role of knowledge translators – policy briefs from researchers can ensure accuracy of information while making it understandable outside the academic environment. Time horizons: Research often requires a long time to complete, while policy-makers tend to have to make decisions quickly and in accordance with the current political agenda. Competing influences: Evidence is usually only one small part of the

Mengapa Policy Brief? Ada pembagian antara kebijakan dan riset ODI/ Sci-DevNet survey dengan para pembuat kebijakan dalam bidang Ilmu, Teknologi dan Inovasi menemukan bahwa: 50% pembuat kebijakan dan 65% of peneliti beranggapan bahwa diseminasi temuan riset untuk pengambilan keputusan masih kurang 79% responden menempatkan policy brief sebagai alat komunikasi yang bermanfaat Two, four or a maximum of eight pages in length (that’s 1200, 2000 or 4000 words) Sumber: Jones, N and C Walsh (2008) ‘Policy briefs as a communication tool for development research’. ODI Background Note. London: ODI.

(Pembuat Kebijakan, India) Mengapa Policy Brief? “Saya sering membaca policy brief untuk keperluan resmi/kantor atau keperluan lainnya. Saya pikir saya tidak bisa memutuskan lebih lanjut sebelum saya menyimak PB. PB menambah dan memperluas wawasan tentang apa yang terjadi di sekeliling saya.” (Pembuat Kebijakan, India)

Mengapa Policy Brief?

Tahapan dalam Proses Kebijakan Inisiasi kebijakan Formulasi kebijakan Pengambilan Kebijakan Implementasi Kebijakan Monitoring dan Evaluasi Kebijakan Feedback

Untuk siapa Policy Brief? Penulis Peneliti Lembaga Riset yang berorientasi pada kebijakan Think tanks Civil society organisations Advocacy organisations International NGOs Multilateral organisations Institusi pemerintah Jaringan / koalisi Pembaca Non-academic/ non-specialist Pengambil kebijakan dengan berbagai tingkat keahlian pada isu terkait Pada kasus tertentu, dapat menyasar para praktisi pembangunan Tidak lazim menyasar kepada masyarakat umum The important part of understanding the audience is that, while the language should certainly be clear, it can use some technical language.

KONTEN DARI SEBUAH POLICY BRIEF bagaimana membangun elemen kunci? 1 Identifikasi tujuan dan lingkup pesan dari PB 2 Tentukan 3 rekomendasi kunci kebijakan 3 Bangun alur logika yang mendukung rekomendasi-rekomendasi tersebut 4 Indentifikasi satu atau dua entry points pesan berdasarkan pemahaman terhadap konteks isu/persoalan It may be useful to write down in one or two paragraphs what the overall objective or purpose of the policy brief is. This statement can be referred back to while writing and checking the brief to ensure that the resulting document achieves this goal. Consider this (mostly fabricated) example: Purpose might be as straightforward as something like: ‘To convince the Peruvian government to implement post-FTA complementary social policies that protect women and children from the brunt of structural readjustment.’ Establish more accessible and widespread childcare services; provide training programmes tailored to the needs of female entrepreneurs; Why childcare services? Because research from the WTO shows that women in Peru have a disproportionately large time burden. When adding up the number of PAID and UN-PAID hours of work per week, women average x hours more per week. Interviews with women employed in the maquiladora (small-scale manufacturing) sector also indicated that lack of access to child care was the number one reason that limited the number of paid hours they could work. Some described hour-long treks to drop off the child before continuing on to work, etc. Entry points: global financial crisis is making a bad situation worse; the president of Peru has pledged substantial amount of money to reforming primary education in the country.

STRUKTUR POLICY BRIEF Judul Executive summary /Abstrak Konteks dan Pentingnya Masalah Kritik terhadap pilihan Kebijakan (Policy) Rekomendasi Kebijakan Apendiks Referensi rujukan

STRUKTUR POLICY BRIEF Judul Bertujuan untuk mencuri perhatian seseorang untuk membaca dan memahami descriptive, punchy and relevant.

STRUKTUR POLICY BRIEF Executive Summary/Abstrak Untuk meyakinkan pembaca bahwa policy brief ini layak dibaca. 1 – 2 paragraf yang berisi Penjelasan masalah : pernyataan mengapa opsi kebijakan atau pendekatan harus diubah Rekomendasi kegiatan

STRUKTUR POLICY BRIEF Konteks dan Pentingnya Permasalahan Untuk meyakinkan bahwa problem yang ada sekarang ini perlu ditangani Merupakan pendahuluan dari Policy brief yang meliputi : Pernyataan singkat fokus dan akar permasalahan Pernyataan singkat mengenai implikasi kebijakan dari permasalahan yang menunjukan pentingnya serta relevansi kebijakan terhadap isu yang diangkat

STRUKTUR POLICY BRIEF Kritik terhadap Opsi Kebijakan Bagian ini bertujuan untuk memaparkan kekurangan-kekurangan dari pendekatan yang digunakan saat ini. Di bagian ini juga dijelaskan perlunya perubahan dan aspek-aspek mana saja yang perlu diubah. Kritik terhadap opsi kebijakan umumnya meliputi hal-hal sebagai berikut: - pandangan singkat dari opsi kebijakan yang menjadi fokus - sebuah argumen yang mengilustrasikan mengapa dan bagaimana pendekatan yang digunakan saat ini atau yang lalu gagal Penting juga untuk mengenali pandangan/opini lainnya dalam perdebatan isu demi menjaga kredibilitas.

STRUKTUR POLICY BRIEF Rekomendasi Kebijakan Rekomendasi kebijakan bertujuan untuk menyajikan proposal yang detail dan meyakinkan tentang perlunya perubahan atas pendekatan kebijakan yang selama ini telah terbukti gagal. Untuk mencapai tujuan tersebut, upayakan mencantumkan hal-hal berikut: Breakdown dari langkah-langkah praktis dan spesifik yang perlu dilakukan. Seringkali juga dengan membuat paragraf penutup yang menegaskan kembali pentingnya aksi langkah-langkah tsb

STRUKTUR POLICY BRIEF Appendices Meskipun Policy brief adalah dokumen ringkas dan dengan target yang spesifik, penulis juga seringkali memerlukan dukungan-dukungan tambahan untuk memperkuat argumennya. Oleh karena itu, seringkali mencantumkan pula appendices. Appendices hanya dicantumkan jika benar-benar diperlukan.

STRUKTUR POLICY BRIEF Sumber Rujukan dan Refererensi Masih banyak penulis yang tidak mencantumkan sumber temuan mereka dan kurang mengindahkan etika akademis Jika anda memutuskan untuk mancantumkan daftar pustaka singkat, tempatkan di akhir dengan daftar bacaan-bacaan lebih lanjut lainnya

STRUKTUR POLICY BRIEF Executive statement (10%) Pendahuluan (10-15%) Methodologi (5-10%) Hasil-hasil dan kesimpulan (25%) Rekomendasi (25%) Referensi/rujukan dan Sumber lainnya Catatan: Policy Brief yang baik terdiri dari 2, 4 atau MAKSIMAL 8 panjang halaman (sekitar 1200, 2200, 4000 kata)

Susunan Outline Judul Penulis Ringkasan Pernyataan tentang isu atau permasalahan Latar Belakang Situasi dan Kondisi Kebijakan Existing Opsi-Opsi kebijakan yang diusulkan  Kelebihan dan kekurangan tiap opsi Temuan berdasarkan penelitian Rekomendasi anda Referensi untuk bacaan lebih lanjut

Tulis Heading dengan urutan yang logis Tulis Sub-Heading TEKNIK I: Menyusun Outline & meletakkan informasi ke dalamnya Tulis Heading dengan urutan yang logis Tulis Sub-Heading Masukkan informasi yang diperoleh ke dalam heading/sub-heading yang sesuai

TEKNIK II: Membangun outline dari informasi yang diperoleh Susun daftar 7-8 kategori untuk mengelompokkan informasi yang didapat Misalnya: Situasi, Masalah, Intervensi, Hasil, Analisis, Rekomendasi, Contoh menarik, dst. Labeli catatan anda dengan kategori-kategori tsb Kelompokkan catatan berdasarkan kategori Susun Kategori-kategori tsb menjadi urutan yang logis

LATIHAN KELOMPOK – bagian II Dengan group yang sama sebelumnya, buka dan baca kembali policy brief lebih meyeluruh Setelah membaca kembali policy brief, diskusikan point-point berikut dalam kelompok: Elemen atau ide apa yang paling menempel dalam pikiran anda? Mengapa? Apa yang anda sukai dari policy brief tsb? Apa isi dari policy brief tsb yang masih mungkin diperkuat? Apa yang anda sukai dari format/desain policy brief tsb? Apa format/desain dari policy brief tsb yang masih mungkin ditingkatkan? When facilitating this exercise, go around and discuss with each group. Have four pieces of paper on a large pad ready with the headings: CONTENT – Like; CONTENT – Dislike; FORMAT – Like; FORMAT – Dislike Ask each group to present on each of those four categories and write down the lists of the various likes and dislikes. Taken together, these lists can become a mini ‘best practice’ guide that they can use when developing their own policy briefs. Use the discussion to segue into the next part of the presentation on formats of policy briefs. (i.e. So, in this discussion, you’ve already identified some things about the formatting of policy briefs that work well. For example, you mentioned [charts, pull quotes, anything they have actually mentioned], which are integral to effective policy briefs. In the next part, we’re going to talk through more systematically the various options and techniques for designing policy briefs…).

DESAIN POLICY BRIEFS Judul, lead, dan headings Foto Tabel dan grafik Text boxes Kutipan Side bars Elemen-eleman ini dapat memperjelas pesan kunci, gagasan, fakta, maupun data statistik. Ini juga cara cerdas menceritakan hal-hal penting dan perlu perhatian lebih dibandingkan dengan memasukkannya dalam tulisan dalam teks. For example, a picture can make the situation more real and tangible by visually telling the story of why the issue is important. A graph can also help situate the topic in a wider context.

Kandungan Kunci dari Policy Brief yang Efektif KESIMPULAN Kandungan Kunci dari Policy Brief yang Efektif Bukti/Temuan (Evidence) Argumen yang persuasif Tujuan yang jelas; argumen yang kohesif, kualitas data/bukti ; kejelasan dan transparasni bukti/data yang menopang rekomendasi kebijakan (mis. Studi tunggal, review thdp bukti yang ada, dsb.) Otoritas Penyampai pesan (individu maupun organisasi) memiliki kredibilitas di mata para pembuat kebijakan Konteks Kebijakan Spesifikasi konteks audiens PB dibuat untuk konteks yang jelas, spesifik dan sesuai dengan kebutuhan sasaran (audiens) Rekomendasi yang bisa ditindaklanjuti (diimplementasikan) Berhubungan dengan proses kebijakan tertentu, infromasi jelas, dan rekomendasi dapat ditindaklanjuti dengan pengambilan kebijakan Keterkaitan Presentasi Opini yang didasari dengan bukti dan temuan Presentasi pandangan/opini penulis PB seputar implikasi kebijakan dari temuan riset; perjelas juga argumen yang merupakan pandangan pribadi Bahasa/tulisan yang mudah dicerna Dapat dipahami oleh orang yang berpendidikan meski bukan spesialisasinya Tampilan/desain Secara visual menarik, mendukung penyampaian argumen, dilengkapi dengan foto, tabel, grafik, kutipan, dll. Sumber: Adapted from Jones, N and C Walsh (2008)