Siklus Pendapatan : Penjualan dan Penerimaan Kas PREPARED BY EMAN SETIAWAN,S.Kom,MM Siklus Pendapatan

Outline Aktivitas usaha umum dan operasi pemrosesan data terkait Keputusan dalam siklus pendapatan Pemahaman siklus pendapatan Identifikasi ancaman utama dalam siklus pendapatan. Pemahaman model data (diagram REA) dalam siklus pendapatan Siklus Pendapatan

Aktivitas bisnis siklus penerimaan Siklus penerimaan adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan informasi terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada konsumen serta pengumpulan kas atas pembayaran dari penjualan tersebut. Siklus Pendapatan

Keputusan Penting dalam Siklus Penerimaan Tujuan utama siklus penerimaan adalah menyediakan produk yang tepat pada tempat yang tepat pada waktu yang tepat dan pada harga yang tepat. Bagaimana perusahaan mencapai tujuan ini? Untuk mencapai tujuan utama siklus penerimaan, manajemen harus memutuskan keputusan penting berikut : Siklus Pendapatan

dalam Siklus Penerimaan Keputusan Penting dalam Siklus Penerimaan Sampai sejauh mana dan haruskah produk disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan konsumen tertentu? Berapa banyak persediaan yang harus tersedia, dan dimana persediaan itu harus ditempatkan? Bagaimana barang dikirimkan kepada konsumen? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau outsource kepada pihak ketiga yang khusus menangani logistik? Siklus Pendapatan

Aktivitas bisnis siklus penerimaan Aktivitas bisnis siklus pendapatan adalah: Entry pesanan penjualan Pengiriman Penagihan dan Piutang Pengumpulan kas Siklus Pendapatan

Aktivitas bisnis siklus penerimaan: Entry Pesanan Penjualan Entry pesanan penjualan terdiri atas tiga tahapan: Menerima pesanan konsumen Pengecekan dan persetujuan kredit konsumen Pengecekan ketersediaan persediaan Siklus Pendapatan

DFD Level 1 Entri Pesanan Penjualan 1.1 Ambil Pesanan Pelanggan Pesanan Pelanggan Pesanan yang Ditolak Pesanan 1.2 Setujui Kredit DFD Level 1 Entri Pesanan Penjualan Permintaan Jawaban Pemberitahuan Pelanggan Pesanan yang Disetujui 1.3 Persiksa Ketersediaan Barang 1.4 Jawaban ke Permintaan Pelanggan Pesanan Penjualan Persediaan Daftar Pemesanan Ulang Pesanan Penjualan Daftar Pengambilan Barang Pesanan Penjualan Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Bagian Gudang Bagian Pembelian

1.1 Ambil Pesanan 1.2 Setujui Kredit Pelanggan 1.3 1.4 Pesanan yang Ditolak Pesanan 1.2 Setujui Kredit Permintaan Jawaban Pemberitahuan Pelanggan Pesanan yang Disetujui 1.3 Persiksa Ketersediaan Barang 1.4 Jawaban ke Permintaan Pelanggan Pesanan Penjualan Persediaan Daftar Pemesanan Ulang Pesanan Penjualan Daftar Pengambilan Barang Pesanan Penjualan Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Bagian Gudang Bagian Pembelian

DFD Level 1 Entri Pesanan Penjualan 1.1 Ambil Pesanan Pelanggan Pesanan Pelanggan Pesanan yang Ditolak Pesanan 1.2 Setujui Kredit DFD Level 1 Entri Pesanan Penjualan Permintaan Jawaban Pemberitahuan Pelanggan Pesanan yang Disetujui 1.3 Persiksa Ketersediaan Barang 1.4 Jawaban ke Permintaan Pelanggan Pesanan Penjualan Persediaan Daftar Pemesanan Ulang Pesanan Penjualan Daftar Pengambilan Barang Pesanan Penjualan Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Bagian Gudang Bagian Pembelian

1.1 Ambil Pesanan 1.2 Setujui Kredit Pelanggan 1.3 1.4 Pesanan yang Ditolak Pesanan 1.2 Setujui Kredit Permintaan Jawaban Pemberitahuan Pelanggan Pesanan yang Disetujui 1.3 Persiksa Ketersediaan Barang 1.4 Jawaban ke Permintaan Pelanggan Pesanan Penjualan Persediaan Daftar Pemesanan Ulang Pesanan Penjualan Daftar Pengambilan Barang Pesanan Penjualan Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Bagian Gudang Bagian Pembelian

DFD Level 1 Entri Pesanan Penjualan 1.1 Ambil Pesanan Pelanggan Pesanan Pelanggan Pesanan yang Ditolak Pesanan 1.2 Setujui Kredit DFD Level 1 Entri Pesanan Penjualan Permintaan Jawaban Pemberitahuan Pelanggan Pesanan yang Disetujui 1.3 Persiksa Ketersediaan Barang 1.4 Jawaban ke Permintaan Pelanggan Pesanan Penjualan Persediaan Daftar Pemesanan Ulang Pesanan Penjualan Daftar Pengambilan Barang Pesanan Penjualan Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Bagian Gudang Bagian Pembelian

1.1 Ambil Pesanan 1.2 Setujui Kredit Pelanggan 1.3 1.4 Pesanan yang Ditolak Pesanan 1.2 Setujui Kredit Permintaan Jawaban Pemberitahuan Pelanggan Pesanan yang Disetujui 1.3 Persiksa Ketersediaan Barang 1.4 Jawaban ke Permintaan Pelanggan Pesanan Penjualan Persediaan Daftar Pemesanan Ulang Pesanan Penjualan Daftar Pengambilan Barang Pesanan Penjualan Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Bagian Gudang Bagian Pembelian

DFD Level 1 Entri Pesanan Penjualan 1.1 Ambil Pesanan Pelanggan Pesanan Pelanggan Pesanan yang Ditolak Pesanan 1.2 Setujui Kredit DFD Level 1 Entri Pesanan Penjualan Permintaan Jawaban Pemberitahuan Pelanggan Pesanan yang Disetujui 1.3 Persiksa Ketersediaan Barang 1.4 Jawaban ke Permintaan Pelanggan Pesanan Penjualan Persediaan Daftar Pemesanan Ulang Pesanan Penjualan Daftar Pengambilan Barang Pesanan Penjualan Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Bagian Gudang Bagian Pembelian

1.1 Ambil Pesanan 1.2 Setujui Kredit Pelanggan 1.3 1.4 Pesanan yang Ditolak Pesanan 1.2 Setujui Kredit Permintaan Jawaban Pemberitahuan Pelanggan Pesanan yang Disetujui 1.3 Persiksa Ketersediaan Barang 1.4 Jawaban ke Permintaan Pelanggan Pesanan Penjualan Persediaan Daftar Pemesanan Ulang Pesanan Penjualan Daftar Pengambilan Barang Pesanan Penjualan Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Bagian Gudang Bagian Pembelian

Entry Pesanan Penjualan (Aktivitas 1) Fungsi entry pesanan penjualan melibatkan 4 aktivitas: Menanggapi permintaan konsumen Pengecekan dan persetujuan kredit konsumen Pengecekan ketersediaan persediaan Menjawab permintaan pelanggan Siklus Pendapatan

Entry Pesanan Penjualan (Aktivitas 1) Bagaimanapun pesanan konsumen diterima, edit checks berikut dibutuhkan: Validity checks Completeness test Reasonableness tests Persetujuan Kredit Otorisasi umum Limit kredit Otorisasi khusus Limit checks Siklus Pendapatan

Aktivitas bisnis siklus penerimaan: Pengiriman Aktivitas dasar kedua dalam siklus penerimaan – penyiapan pesanan konsumen dan pengiriman barang – terdiri atas 2 tahapan : Pengambilan dan pengepakan pesanan Pengiriman pesanan Siklus Pendapatan

DFD Level 1 Pengiriman 2.1 Ambil & Pak 2.2 Kirim Barang Persediaan Dftr Pengambilan Barang 2.1 Ambil & Pak DFD Level 1 Pengiriman Entri Pesanan Penjualan Dftr Brg & Pengepakan Pesanan Penjualan Pesanan Penjualan 2.2 Kirim Barang Dokumen Pengiriman & Slip Pengepakan Persediaan Penagihan & Piutang Usaha Dokumen Pengiriman & Slip Pengepakan Pengiriman Kurir

2.1 Ambil & Pak 2.2 Kirim Barang Persediaan Pengiriman Dftr Pengambilan Barang 2.1 Ambil & Pak Entri Pesanan Penjualan Dftr Brg & Pengepakan Pesanan Penjualan Pesanan Penjualan 2.2 Kirim Barang Dokumen Pengiriman & Slip Pengepakan Persediaan Penagihan & Piutang Usaha Dokumen Pengiriman & Slip Pengepakan Pengiriman Kurir

DFD Level 1 Pengiriman 2.1 Ambil & Pak 2.2 Kirim Barang Persediaan Dftr Pengambilan Barang 2.1 Ambil & Pak DFD Level 1 Pengiriman Entri Pesanan Penjualan Dftr Brg & Pengepakan Pesanan Penjualan Pesanan Penjualan 2.2 Kirim Barang Dokumen Pengiriman & Slip Pengepakan Persediaan Penagihan & Piutang Usaha Dokumen Pengiriman & Slip Pengepakan Pengiriman Kurir

DFD Level 1 Pengiriman 2.1 Ambil & Pak 2.2 Kirim Barang Persediaan Dftr Pengambilan Barang 2.1 Ambil & Pak DFD Level 1 Pengiriman Entri Pesanan Penjualan Dftr Brg & Pengepakan Pesanan Penjualan Pesanan Penjualan 2.2 Kirim Barang Dokumen Pengiriman & Slip Pengepakan Persediaan Penagihan & Piutang Usaha Dokumen Pengiriman & Slip Pengepakan Pengiriman Kurir

Pengiriman(Aktivitas 2) Pekerja gudang bertanggunjawab untuk memenuhi pesanan konsumen dengan menghilangkan barang dari persediaan Keputusan kunci dan kebutuhan informasi: Penentuan metode pengiriman . in-house outsource Siklus Pendapatan

Aktivitas bisnis siklus penerimaan Penagihan dan Piutang Aktivitas dasar ketiga adalah : Penagihan pada konsumen Update piutang Siklus Pendapatan

DFD Level 1 Penagihan & Piutang Usaha 3.1 Penagihan Slip Pengepakan & Dok. Pengiriman Pengiriman Entri Pesanan Penjualan Pesanan Penjualan Faktur Penjualan Penjualan Sistem Buku Besar & Pelaporan Pelanggan Pelanggan Penjualan Laporan Bulanan 3.2 Memelihara Data Piutang Usaha Ruang Penyortiran Surat Daftar Pengiriman Uang

Pelanggan Penjualan Entri 3.1 Pengiriman Pesanan Penagihan Penjualan Slip Pengepakan & Dok. Pengiriman Pengiriman Entri Pesanan Penjualan Pesanan Penjualan Faktur Penjualan Penjualan Sistem Buku Besar & Pelaporan Pelanggan Pelanggan Penjualan Laporan Bulanan 3.2 Memelihara Data Piutang Usaha Ruang Penyortiran Surat Daftar Pengiriman Uang

DFD Level 1 Penagihan & Piutang Usaha 3.1 Penagihan Slip Pengepakan & Dok. Pengiriman Pengiriman Entri Pesanan Penjualan Pesanan Penjualan Faktur Penjualan Penjualan Sistem Buku Besar & Pelaporan Pelanggan Pelanggan Penjualan Laporan Bulanan 3.2 Memelihara Data Piutang Usaha Ruang Penyortiran Surat Daftar Pengiriman Uang

DFD Level 1 Penagihan & Piutang Usaha 3.1 Penagihan Slip Pengepakan & Dok. Pengiriman Pengiriman Entri Pesanan Penjualan Pesanan Penjualan Faktur Penjualan Penjualan Sistem Buku Besar & Pelaporan Pelanggan Pelanggan Penjualan Laporan Bulanan 3.2 Memelihara Data Piutang Usaha Ruang Penyortiran Surat Daftar Pengiriman Uang

Penagihan dan Piutang (Aktivitas 3) 2 aktivitas dilakukan pada tahap siklus penerimaan ini: Penagihan konsumen Memelihara rekening konsumen Keputusan kunci dan kebutuhan informasi: Penagihan yang akurat Siklus Pendapatan

Penagihan dan Piutang (Aktivitas 3) Jenis sistem penagihan: Pada sistem postbilling, taghian disiapkan setelah konfirmasi bahwa barang sudah dikirimkan Dalam sistem prebilling, tagihan disiapkan (tapi tidak dikirim) saat pesanan disetujui. Persediaan, piutang, dan buku besar diupdate pada tahap ini. Siklus Pendapatan

Penagihan dan Piutang (Aktivitas 3) Metode memelihara piutang: Metode open invoice Metode balance-forward Untuk mendapatkan alur yang lebih seragam atas penerimaan kas, banyak perusahaan menggunakan proses disebut cycle billing. Siklus Pendapatan

Pengumpulan Kas (Aktivitas 4) 2 area yang terlibat dalam aktivitas ini : Kasir Fungsi Piutang Siklus Pendapatan

Aktivitas bisnis siklus penerimaan Pengumpulan Kas Langkah keempat ini melibatkan: Penanganan kiriman uang dari konsumen Depositokan kiriman uang tsb ke bank Siklus Pendapatan

Pengumpulan Kas (Aktivitas 4) Keputusan kunci dan kebutuhan informasi: Penurunan pencurian kas. Fungsi piutang/penagihan tidak boleh punya akses secara fisik pada kas atau cek Fungsi piutang harus dapat mengidentifikasi sumber dari berbagai kiriman uang dan tagihan yang harus dikredit Siklus Pendapatan

Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Fungsi kedua dari SIA yang baik adalah menyediakan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan berikut tercapai : Transaksi diotorisasi dengan benar. Transaksi yang dicatat adalah benar. Siklus Pendapatan

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS INVOLVED IN REVENUE CYCLE Takes customer orders Authorizes credit for existing customers in good standing Checks inventory availability

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS INVOLVED IN REVENUE CYCLE Responds to customer inquiries

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS INVOLVED IN REVENUE CYCLE Picks the order

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS INVOLVED IN REVENUE CYCLE Packs the order Ships the order

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS INVOLVED IN REVENUE CYCLE Invoices the customer

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS INVOLVED IN REVENUE CYCLE Maintains the customer’s account: Increases customer account when sales are made Decreases account when cash is collected

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS INVOLVED IN REVENUE CYCLE Approves credit for new customers or existing customers with issues Authorizes credits to customer accounts for returns, allowances, and write-offs

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS INVOLVED IN REVENUE CYCLE Deposits cash received from customers

Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Semua transaksi telah diotorasi dengan benar Semua transaksi yang dicatat valid Semua transaksi yang valid dan disahkan telah dicatat. Transaksi dicatat dengan akurat Aset (kas, persediaan, dan data) diamankan dari kehilangan atau pencurian. Aktivitas bisnis dilakukan dengan efisien dan efektif Siklus Pendapatan

Ancaman dan Pengendalian Dalam Siklus Pendapatan Proses / Aktivitas Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan Entri Pesanan Penjualan: Memproses pesanan pelanggan, penjualan secara kredit terbayar, semua penjualan sah, meminimalkan hilangnya pendapatan Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk Keabsahan Pesanan Habisnya persediaan , biaya penggudangan, dan pengurangan harga Pemeriksaan kelengkapan data pelanggan, pencarian otomatis data referensi seperti alamat. Menetapkan batas kredit utk setiap pelanggan, persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, memelihara catatan yang akurat atas saldo piutang pelanggan Ttd di atas dokumen kertas; ttd digital dan sertifikat digital untuk e-business Sistem pengendalian persediaan (perpetual), dan perhitungan fisik persediaan secara periodik

Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Pengiriman: Memenuhi pesanan pelanggan dan menjaga persediaan 5. Kesalahan pengiriman: Barang dagangan salah Jumlah yang salah Alamat yang salah 6. Pencurian persediaan Membandingkan data pengiriman dan pesanan penjualan; pemindai kode garis Pengendalian aplikasi entri data Persediaan disimpan di tempat yang aman dengan pembatasan akses secara fisik; semua transfer internal didokumentasikan; perhitungan fisik persediaan secara periodik dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat

Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Penagihan dan piutang usaha: memastikan para pelanggan ditagih untuk semua penjualan, faktur akurat, catatan rekening pelanggan dipelihara secara akurat Kegagalan untuk menagih pelanggan Kesalahan dalam penagihan Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dengan pesanan penjualan. Mencocokan jumlah yang tercantum di slip pengepakan dengan jumlah di pesanan penjualan Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan

Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Penagihan kas Untuk menjaga kiriman uang pelanggan 10. Pencurian Kas Pemisahan tugas (menangani kas/cek & memasukkan data kiriman ke rek pelanggan, menagani kas/cek & otorisasi nota kredit, membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan); minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas

Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Masalah pengendalian umum: Data tersedia ketika dibutuhkan dan semua aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif 11. Kehilangan data 12. Kinerja yang buruk Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis) Persiapan dari tinjauan laporan kinerja: Laporan analisis penjualan laporan analisis profitabilitas Produk yang lambat penjualannya Daftar umur piutang usaha Anggaran kas

Model data siklus penerimaan Model data REA menyediakan satu metode untuk merancang database yang secara efisien mengintegrasikan baik data keuangan mauupun operasional. Model data REA sederhana untuk siklus penerimaan pada perusahaan manufaktur harus memasukkan informasi : 2 sumber daya utama (kas dan persediaan ) yang digunakan dalam siklus penerimaan` Siklus Pendapatan

Diagram REA parsial pada Model data siklus penerimaan Diagram REA parsial pada siklus penerimaan Inventory order (0, N) Inventory fill order (0, N) Inventory (0, N) Inventory ship Siklus Pendapatan

Diagram REA parsial pada Model data siklus penerimaan Diagram REA parsial pada siklus penerimaan Cash (1, N) Deposits in (1, 1) Collects cash (1, 1) by Cashier (1, N) Siklus Pendapatan

Referensi Romney, Marshall B., 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9, Buku 2, Salemba Empat, Jakarta Siklus Pendapatan