Sistem Informasi Manajemen Bab 1 Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer-Based Information System “CBIS”) Materi 1

Sumber daya Informasi adalah salah satu Sumber Daya bagi manajemen Lima jenis Sumber Daya : Manusia (Personel) Materi (Material) Mesin (Machines) Uang (Money) Informasi (Information + data) Sumber daya Fisik Sumber daya Konseptual Materi 1

Mengelola Sumber Daya Mendapatkan  Acquire Mengumpulkan/Menyiapkan  Assemble / prepare Penggunaan Maksimal  Max Use Menganti/ Membuang  Replace Materi 1

Alasan manajer tertarik pada manajemen informasi Kegiatan Bisnis yang makin rumit Pengaruh ekonomi Internasional Persaingan Dunia Teknologi yang makin rumit Persaingan waktu Kendala sosial Kemampuan Komputer yang makin baik Pemakai Sistem Informasi adalah : Manajer, Non-Manajer dan Orang atau perusahaan di luar Organisasi Materi 1

Sumber dan bentuk penyajian Informasi berdasarkan tingkat Manajemen Sumber : Lingkungan Bentuk : Ringkas Strategic planning level Management control level Sumber : Internal Bentuk : Rinci Operational control level

Manajer di semua fungsional perusahaan Strategic planning level Management Control Level Operational Control Level Finance Function Human Resources Function Information Services Function Manufacturing Function Marketing Function

Tingkat manajer mempengaruhi fungsi manajemen (Fayol) Strategic Planning Level Management Control Level Operational Control Level

TINGKATAN MANAJER TOP MANAGER Disebut executive dan berada pada tingkat perencanaan strategis. (strategic Decision Making – Membuat keputusan strategis) MIDDLE MANAGER Kepala cabang, kepala divisi, dll, disebut tingkat manajemen pengawasan. (Tactical Decision Making – Membuat keputusan taktis) LOWER MANAGER Supervisor, kepala bagian, dll, disebut tingkat pengawasan operasional. (Operational Decision Making – Membuat keputusan operasional

Peran Manajerial menurut Mentzberg Interpersonal roles (antar pribadi) Figurehead  tugas seremonial Leader  mempekerjakan / melatih Liason  berhubungan dengna orang luar Informational roles (Informasi) Monitor  mencari informasi dalam unit kerja Disseminator  meneruskan informasi dari luar Spokesperson  meneruskan informasi ke luar Decisional roles (keputusan) Entrepreneur  untuk perbaikan Disturbance handler  untuk kejadian tak terduga Resource allocator  mengendalian pengeluaran Negotiator  penengah perselisihan

Keahlian & Pengetahuan manajer Keahlian Manajer : Komunikasi Memecahan masalah Pengetahuan Manajer : Mengerti Komputer Mengerti Informasi Manajer harus dapat memandang perusahaan / organisasinya sebagai suatu sistem

Informasi dan Pemecahan Masalah Sumber Internal Sumber External Media tertulis Media lisan Tours Voice Mail Periodicals Business Meals Scheduled Meetings Telephone Computer Reports Noncomputer reports Letters & Memos Electronic mail Unscheduled Meetings Pemecahan masalah

Definisi SISTEM Sistem “ sekelompok elemen (subsistem) yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan “ Sistem Fisik  Sistem Konseptual  Sistem lingkaran tertutup – closed-loop system Sistem lingkaran terbuka – open-loop system

Mekanisme pengendalian Komponen Sistem Bagian / komponen dari suatu sistem yg dapat mengendalikan operasinya sendiri tujuan Mekanisme pengendalian Input Transformasi Output

Sistem Terbuka dan Tertutup Dihubungkan dg lingkungannya melalui arus sumber daya Sistem tertutup Tidak dihubungkan dengan lingkungannya

Contoh SISTEM System Elemental Part C Subsystem A Subsystem B part B1

SISTEM FISIK & KONSEPTUAL perusahaan bisnis terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik Sistem konseptual Mewakili suatu sistem fisik Menggunakan sumberdaya konseptual Information Data

Pandangan Suatu Sistem Operasi bisnis sebagai sistem yg melekat dalam suatu lingkungan yg lebih luas Mengurangi kerumitan Mewakili tujuan-tujuan yang baik Menekankan kerjasama Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungan Nilai umpan balik

Data & Informasi Data  adalah faktor-faktor yang akan diolah / ditransformasi menjadi informasi Informasi  adalah data yang telah di proses atau data yang telah memiliki arti Pengolahan data merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual

Contoh CBIS (CBIS) Decisions Problem Solution Computer-based Information System (CBIS) Accounting Information System Problem Information Management Information System Decisions Decision Support Systems Problem Solution The Virtual Office Knowledge-based Systems

Jasa informasi (Information services) Jasa informasi adalah orang yang secara penuh bertanggung jawab untuk mengembangkan & memelihara sistem berbasis komputer Database Administrator Systems Analyst User Programmer Operator Computer Network Specialist

Spesialis Informasi Analis sistem bekerjasama dengan pemakai mengembangkan system baru dan memperbaiki system yang sekarang ada Pengelola Database bekerjasama dengan pemakai dan analis system menciptakan database berisi data yg diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali Spesialis jaringan bekerjasama dengan analisis system dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis system untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai. Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan komputer mini.

End User computering (EUC) EUC adalah : Pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai Yang mendorong EUC - meningkatnya kemampuan komputer - antrian dari jasa informasi - perangkat keras yang murah - banyak beredar perangkat lunak siap pakai

Menilai CBIS Harus dinilai dengan cara yg sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan Ekonomi Mengurangi biaya Mengurangi investasi persediaan Increased productivity (CAD/CAM) Non-ekonomi Menaksir nilai

Achieving The CBIS

Tahap pengembangan sistem dan peranan manajer & Jasa informasi Phase Manager Information Specialist Perencanaan Definisi Masalah Support Analisis Control System Study Rancangan Control Design system Penerapan Control Implement system Penggunaan Control Make available

Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer 1. Sistem Informasi Akutansi / Fokus Data

Karakteristik dari sebuah sistem informasi akutansi adalah: Melaksanakan tugas yang diperlukan Berpegang pada prosedur yang relatif standar Menangani data yang rinci Terutama pada historis Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal

2. Sistem Informasi Manajemen / Fokus Informasi Sistem Informasi Manajemen : Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Karakteristik dari SIM : Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS Mempunyai tujuan untuk mempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat organisasi Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database dan sub sistem output Memberikan gambaran terhadap attitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi

Sistem Informasi Manajement menurut : Robet G Murdick & Joel E Ross Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambilan keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian. Gordon B Davis Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Bagan Sistem Informasi Manajemen

Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut : PENGGUNAAN Petugas administrasi Mengerjakan transaksi,Mengolah data,Menjawab pertanyaan Manajer tingkat bawah Mendapatkan data operasi,Membantu perencanaan,Penjadwalan,Mengetahui situasi yg tak terkendali,Mengambil keputusan Staff ahli Informasi untuk analisa,Membantu dalam analisis,Perencanaan dan pelaporan Manajemen Laporan tetap,Permintaan informasi khusus,Analisis dan laporan khusus,Bantu dlm kenali persoalan dan peluang,Bantu dalam analisis pengambilan keputusan

3. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) / Fokus Pada Pendukung Keputusan DSS adalah Informasi yang menghasilkan system yang ditujukan untuk masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan untuk menghasilkan keputusan yang harus dibuat Teori yang mendasari DSS : Herbert Simon Menggunakan konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram dengan phase pengambilan keputusan yang merefleksikan terhadap pemikiran DSS saat ini. G Anthony Gory dan Michael S Scott Morton Menggunakan tahapan dalam pengambilan keputusan dengan membedakan antara struktur masalah dan tingkat keamanan Masalah yang dapat dipecahkan dengan baik oleh DSS adalah masalah yang bersifat semistruktur. Masalah semistruktur adalah masalah yang beberapa elemen dan hubungannya dapat diketahui dan dimengerti dan beberapa diantaranya tidak dapat diketahui.

Fase pembuatan keputusan menurut Herbert A Simon Intelegensi Desain Peninjauan kembali Proses pengujian menguji kelayakan pemecahan tersebut.

4. Otomatisasi Kantor / Fokus Pada Komunikasi OA(Office Automation) dimaksudkan u/ mempermudah komunikasi & meningkatkan produktivitas diantara manajer & pekerja kantor dengan menggunakan peralatan elektronik & elektromekanik Tujuan utama dari penggunaan otomatisasi kantor: Menaikkan produktivitas tugas sekertaris di karyawan administrasi Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke luar (Outgoing Correspondence) Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke dalam (Ingoing Correspondece) Media dalam pemecahan masalah Penggunaan komunikasi informasi menjadi lebih baik

5. Sistem Pakar (Expert System) / Fokus Konsultasi Sistem yang berfungsi sebagai spesialis dalam suatu area. Merupakan aktivitas penyertaan mesin seperti komputer yang mempunyai kemampuan menampilkan tingkah laku yang dianggap intelegent. Komponen : User interface, software yang berfungsi sebagai media pemasukan ke dalam knowledge base. Knowledge Base, berisi semua fakta, ide, hubungan Inference engine, bertugas untuk menganalisis pengetahuan & menarik kesimpulan berdasarkan knowledge base Development Engine Dipakai untuk menciptakan expert system Ide dasar AI(Artificial Inteligent) : computer dapat di program u/ melakukan beberapa pemikiran logis seperti manusia