Sistem Informasi Manajemen dan Bisnis – Slide 2 Danny Kriestanto, S.Kom., M.Eng

SI Menurut Pakar Bryce: “sistem informasi adalah suatu rangkaian proses bisnis yang secara logis saling berhubungan untuk mencapai tujuan organisasi” Taggart: SI harus mempunyai syarat: Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat Harus sesuai dengan kebutuhan dalam pengambilan keputusan Harus mempunyai nilai surprise Harus dapat menuntun pemakai untuk mengambil keputusan Brooker, dkk: SI harus memiliki sifat: Pemrosesan informasi yang efektif Manajemen informasi yang efektif Keluwesan Kepuasan pemakai

SI dan TI Faktor-faktor pendorong yang mempengaruhi kecepatan dan keefektifan penggunaan SI/TI adalah: Kemampuan teknologi Kemampuan ekonomi dalam mengadakan perangkat teknologi Aplikasi yang memungkinkan Skill dan kemampuan pengguna yang tersedia untuk mengembangkan aplikasi Skill dan kemampuan dalam organisasi untuk menggunakan aplikasi tersebut Tekanan dari organisasi atau industri untuk meningkatkan kinerja

SI dan TI TI lebih banyak dicondongkan kepada teknologi, khususnya perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan telekomunikasi. Umumnya disebut dengan ICT (Information and Communication Technology) di Eropa. SI lebih dicondongkan kepada bagaimana orang dan organisasi dalam memanfaatkan teknologi dalam menggabungkan, memproses, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan informasi tersebut.

e-Business dan e-Commerce E-Commerce menunjukkan pada tindakan perdagangan atau bisnis secara elektronik/menggunakan Internet. Ada juga istilah M-commerce dan t-commerce. E-Business merupakan otomatisasi dari bisnis proses internal perusahaan dengan menggunakan teknologi Internet.

Komponen Sistem Informasi INPUT MODEL OUTPUT TEHNOLOGI DATABASE CONTROL

Blok Model PROSEDUR MODEL LOGIKA MODEL MATEMATIK

Blok Teknologi MENERIMA INPUT TEKNOLOGI MENJALANKAN MODEL CONTROL PROSES & CONTROL SISTEM SIMPAN DAN AKSES DATA HASIL DAN KIRIM OUTPUT

Blok Input METODE INPUT MEDIA INPUT

Blok Output DOCUMENT OUTPUT OUTPUT INFORMASI BERKUALITAS

CEGAH DAN TANGANI KESALAHAN DAN KEGAGALAN SISTEM Blok Kendali OPERASIONAL SISTEM CONTROL CEGAH DAN TANGANI KESALAHAN DAN KEGAGALAN SISTEM

Blok Basis Data HARDWARE DATABASE DATA SOFTWARE

Model dan View Awal: Hingga Tahun 1980 Tahun 1960-an hingga 1970-an: mulai ada pertimbangan penggunaan SI/TI dalam manajemen Pertengahan 1970-an: pendekatan untuk mengembangkan sistem yang operasional, baik secara terpusat maupun terdistribusi, dibangun. Sistem yang mulai marak dibuat adalah sistem monitoring dan sistem eksepsi (exception system). Awal 1980-an: PC mulai bermunculan dan ada aplikasi software seperti spreadsheet, word processor, email. Ada tambahan fungsi baru, yakni: enquiry dan analysis. Muncul Data Processing (DP) dan Management Information System (MIS) / Sistem Informasi Manajemen

DP dan SIM 1960 dan seterusnya: era DP 1970 dan seterusnya: era MIS

Perbedaan DP dan SIM Operational and Control System (Data Processing) Control and Planning Systems (SIM) Tujuan Kontrol penanganan transaksi efektif dan efisien Efektif untuk menyelesaikan masalah dan mendukung pengambilan keputusan Daur Hidup 3-12 tahun, tergantung perubahan Jam hingga bulan dan tahun, kejadian yang jarang terjadi Ruang lingkup waktu informasi Baru, saat ini, untuk jangka waktu pendek Menggabungkan histori, hingga jangka waktu yang cukup lama Sumber informasi Transaksi internal maupun eksternal Pengolahan dari data internal dan eksternal Logika proses Sangat algoritmik Probabilistik dan samar Pengguna Operator, petugas administrasi, supervisor level bawah Profesional dan manajer level tengah Teknologi mainframe/komputer mengontrol proses pada workstation Pemrosesan lokal yang terhubung dengan sumber informasi

Perangkat sistem Informasi HARDWARE : komputer, printer, dan teknologi jaringan SOFTWARE OPERATING SYSTEM : Windows, Linux, Novell Netware, dll APLIKASI : Ms.Office, GL, Corel Draw, dll UTILITY : anti virus, Norton Utility, Disk Doctor, dll. BAHASA PEMROGRAMAN : V.Foxpro, C++, Pascal, dll. BRAINWARE : CLERICAL PERSONNEL FIRST LEVEL MANAGER STAFF SPECIALIST MANAGEMENT DATA : dokumen bukti transaksi, nota, kuitansi, dsb. PROSEDUR : Manual book, prosedur sistem pengendalian intern

Pengelola Sistem Informasi PERENCANAAN STRATEGIS, KEBIJAKAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN TOP MANAGEMENT PERENCANAAN TAKTIS DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN MIDDLE MANAGEMENT LOW MANAGEMENT PERENCANAAN, PENGAWASAN OPERASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN PEMROSESAN TRAN- SAKSI DAN RESPON PERMINTAAN OPERATOR

Human Error Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat. Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar. Kehilangan data atau data tidak terolah. Pemeriksaan atau pencatatan. Salah dalam menggunakan dokumen induk / file induk. Kesalahan dalam prosedur pengolahan. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

Sumber Daya Sumber daya dikelola oleh pihak manajemen, diantaranya adalah : Man (Manusia) Money (Uang) Material (Bahan baku) Machine (Mesin, termasuk fasilitas dan energi) Method (Metode/cara) Informasi (termasuk data)

Sumber Daya Selain sumber daya fisik, manajer juga bertugas untuk mengelola sumber daya konseptual: Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna Manajer juga memastikan orang yang layak dalam organisasi untuk menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan. Manajer akhirnya juga membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat

Sumber Daya Secara ringkas, tugas manajemen dalam mengelola sumber daya konseptual dapat dituliskan sebagai tugas manajemen informasi, yakni: Memperoleh informasi Menggunakan informasi dengan efektif dan efisien Membuang informasi pada saat yang tepat

Perhatian Utama Manajemen Informasi Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat : Pengaruh ekonomi internasional Persaingan dunia Kompleksitas teknologi yang meningkat Batas waktu yang singkat Kendala-kendala sosial Kemampuan komputer yang semakin baik

Pengguna Komputer MANAJER NON-MANAJER ORANG-ORANG DAN ORGANISASI DALAM LINGKUNGAN PERUSAHAAN

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN (Henry Fayol, 1914) PLANNING ORGANIZING ACTUATING STAFFING CONTROLLING

PERAN MANAJERIAL (MINTZBERG) INTERPERSONAL ROLES Figurehead Leader Liaison INFORMATIONAL ROLES Monitor Disseminator Spokeperson PERAN KEPUTUSAN Enterpreneur Disturbance handler Negotiator

INTERPERSONAL ROLES Figurehead, manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial, seperti mendampingi pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas Leader, manajer memelihara unit dengan memperkerjakan dan melatih staf serta menyediakan motivasi dan dorongan. Liaison, manajer menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit manajer tersebut – rekan kerja dan lainnya di lingkungannya dengan tujuan menyelesaikan masalah bisnis.

Informational Roles Monitor, manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit. Indera manajer mengamati aktivitas intern unit dan lingkungannya. Disseminator, manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya. Spokeperson, manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang di luar unit-pimpinan dan orang-orang di lingkungannya

Peran Keputusan Enterpreneur, manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit seperti mengubah struktur organisasi. Disturbance handler, manajer bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga, seperti devaluasi dolar di negara asing yang menjadi tempat operasi perusahaannya. Resource Allocator, manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unti bawahannya mana yang mendapatkan sumber daya. Negotiator, manajer menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antar unit di lingkungannya.

TAHAP PEMECAHAN MASALAH Mengidentifikasi permasalahan Menciptakan tindakan alternatif Mengevaluasi hasil setiap alternatif Memberi peringkat pada alternatif dan memilih satu Menerapkan alternatif yang dipilih

Keahlian Manajemen Keahlian komunikasi, dengan menggunakan : Media lisan Rapat terjadwal Rapat tdk terjadwal Telepon Voice mail Kunjungan Acara makan bisnis Media tertulis Laporan komputer Laporan non-komputer Surat dan memo Surat elektronik (e-mail) Terbitan berkala

Keahlian Manajemen (2) Keahlian pemecahan masalah Kegiatan yang mengarah pada solusi suatu masalah (problem solving) Dalam problem solving, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaitu tindakan memilih yang tepat

Pengetahuan Manajemen Mengerti komputer (computer literacy) Mengenai istilah-istilah komputer Pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer Kemampuan menggunakan komputer Mengerti informasi (information literacy) Mengerti bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah Mengerti bagaimana memperoleh informasi Bagaimana membagi informasi kepada orang lain

PENGGUNAAN HARDWARE OLEH MANAJER Stand alone personal computer (PC) PC atau terminal lain, dihubungkan pada komputer sentral PC atau terminal lain, dihubungkan pada distributed computer system PC atau terminal lain, dihubungkan pada Local Area Network Lain-lain

PENGGUNAAN SOFTWARE OLEH MANAJER Spreadsheet / pembuat laporan keuangan Pengolah kata (word processing) Aplikasi database Aplikasi grafis Paket lain atau program jadi Menulis/menyempurnakan/menjalankan program sendiri Electronic mail/komunikasi Aplikasi lain

Pandangan Sistem Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaannya. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian dalam organisasi. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen Menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada perencanaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses

Tahapan Evolusi Si/TI dalam Hubungannya dengan Pengeluaran Perusahaan Initiation: batch processing untuk mengotomatisasi operasi yang berhubungan dengan administrasi Contagion: pertumbuhan dimana user membutuhkan aplikasi tambahan berdasarkan ekspektasi tinggi akan keuntungan, beralih ke sistem online, pengeluaran rata-rata yang tinggi karena perusahaan mencoba untuk memenuhi kebutuhan setiap pelanggan. Control: sebagai respon terhadap kekuatiran manajemen mengenai biaya, proyek-proyek sistem diharapkan untuk mendapatkan keuntungan, sehingga rencana dibuat dan metodologi/ketetapan dibuat.

Tahapan Evolusi SI/TI dalam Hubungannya dengan Pengeluaran Perusahaan Integration: sejumlah pengeluaran untuk melakukan integrasi sistem yang telah ada (melalui database) Data Administration: kebutuhan informasi mendorong proses pembuatan aplikasi. Maturity: perencanaan dan pengembangan SI/TI dalam organisasi dikoordinasikan dengan pengembangan bisnis.

Strategi SI/TI Konsekuensi tidak adanya strategi SI/TI: Investasi sistem yang dibuat tidak mendukung tujuan bisnis Kehilangan kontrol akan SI/TI, menyebabkan individu tujuan-tujuan yang tidak kompatibel melalui SI/TI. Sistem tidak terintegrasi sehingga menyebabkan duplikasi data dan usaha sehingga menyebabkan ketidakkonsistenan hingga ketidakakuratan dan tidak ada sumber informasi yang benar.

Strategi SI/TI (2) Tidak ada artinya melalukan menentukan prioritas untuk proyek-proyek SI/TI dan rencana-rencana yang mengarah kepada turunnya produktifitas. Tidak ada mekanisme untuk menentukan level sumber daya yang optimum Manajemen yang buruk; bisa karena tidak ada, tidak konsisten, tidak akurat, atau terlalu lamban. Kesalahpahaman antara user dengan ahli TI yang mengarah pada konflik dan ketidakpuasan Strategi teknologi tidak masuk akal

Strategi SI/TI (3) Investasi infrastruktur yang tidak memadai dibuat. Semua proyek dievaluasi hanya berbasiskan finansial Masalah yang disebabkan oleh investasi SI/TI dapat menjadi sumber keuntungan yang pada akhirnya akan menjadi kontra produktif dalam keseluruhan konteks bisnis. Sistem, secara rata-rata, akan berumur pendek, sehingga menyebabkan pengeluaran lebih banyak dalam mengembangkan ulang sistem SI/TI akan terjadi lebih sering dari yang dibutuhkan.

MASALAH BISNIS REVOLUSI TEKNOLOGI PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERUBAHAN PRODUK LEDAKAN INFORMASI

DIMENSI KUALITAS PRODUK Kinerja Features Keandalan Kesesuaian Daya tahan Kemudahan perbaikan Keindahan Persepsi terhadap kualitas

DIMENSI-DIMENSI KUALITAS JASA Berwujud Keandalan Responsif Kepastian Empati

Manajemen Kualitas dalam Jasa sistem Informasi Mengidentifikasi pelanggan sistem informasi Mendefinisikan kebutuhan kualitas pelanggan Menetapkan metrik kualitas Mendefinisikan strategi kualitas sistem informasi Menerapkan program-program kualitas sistem informasi Memantau kinerja kualitas sistem informasi

Kerugian Kualitas yang Buruk Kehilangan bisnis Tuntutan hukum Kehilangan produktivitas biaya-biaya : Biaya kegagalan Biaya penilaian Biaya pencegahan

Keuntungan Kualitas yang Baik Pasar yang dilayani oleh industri mencakup pelanggan-pelanggan dengan kebutuhan produk dan jasa tertentu. Penelitian pemasaran mengidentifikasikan kebutuhan tersebut, dan mendefinisikannya dalam hal kualitas. Pelanggan menganggap produk dan jasa perusahaan lebih berkualitas dari pesaingnya. Karena dianggap lebih berkualitas, pelanggan bersedia membayar harga yang relatif lebih tinggi daripada harga pesaing. Karena dianggap lebih berkualitas dan harganya lebih tinggi, produk tersebut dianggap memiliki nilai yang relatif lebih tinggi.

Keuntungan Kualitas yang Baik (2) Nilai yang relatif lebih tinggi menghasilkan kenaikan dalam pangsa pasar. Berkat program kualitasnya, perusahaan dapat mengikuti spesifikasi pelanggan lebih baik daripada para pesaing. Efektivitas ini menghasilkan penurunan biaya dengan memproduksi produk yang dibutuhkan secara benar sejak pertama kali. Penurunan biaya digabungkan dengan pangsa pasar yang lebih luas akan menghasilkan biaya yang lebih murah daripada pesaing. Gabungan dari keunggulan relatif dibidang harga, pangsa pasar dan biaya menciptakan profitabilitas dan pertumbuhan.